Gwendoline organise la réouverture de sa boutique Orange en équipe avec Board

Gwendoline Babin est conseillère commerciale chez Orange. Elle s’occupe au quotidien de la gestion du stock, de l’inventaire, des livraisons et de la mise en place des produits et de l’affichage en PLV (promotion sur le lieu de vente) dans sa boutique Orange de Laval.

En 2020, alors que les restrictions sanitaires s’amoindrissent, la réouverture de sa boutique est autorisée, Gwendoline doit alors tout mettre en œuvre en un minimum de temps pour reprendre efficacement son activité.

Grâce à la communication interne de Orange, elle connaît Klaxoon et son outil de whiteboard, Board, et décide de l’utiliser. Elle y crée un espace dédié au travail en équipe et adapté pour imaginer la réouverture de la boutique.

L’objectif : réouvrir une boutique Orange dans les meilleures conditions

Le but pour Gwendoline est le suivant : assurer la réouverture en garantissant la sécurité de ses collaborateurs et des clients, et en faisant en sorte que ces conditions particulières n’impactent pas trop négativement les ventes.

Elle doit donc imaginer un nouveau parcours client au sein de la boutique. Elle doit aussi penser à de nouveaux rôles pour ses collaborateurs (par exemple, il en faut un à l’entrée qui régule le nombre de clients dans la boutique). Même les plus petites habitudes de travail doivent être repensées, notamment parce qu’il faut réduire le nombre de produits visibles aux stands et limiter les contacts au maximum.

Cette réorganisation demande beaucoup de travail et c’est inimaginable pour Gwendoline d’imposer tous ces changements à son équipe sans même recueillir l’avis de ses collaborateurs.

C’est pourquoi elle a l’idée de travailler de façon collaborative avec son équipe sur ce projet.

Un atelier de brainstorming et de gestion de projet : la force du whiteboard de Klaxoon

Pour ce faire, Gwendoline lance un Board sur Klaxoon, afin de disposer d’un whiteboard infini et de pouvoir centraliser ses idées et celles de son équipe dessus.

Elle décide de créer son propre Board en misant tout sur la simplicité : l’objectif est de donner le moins de structure possible à son projet, pour mieux laisser les idées fuser ! C’est donc un vrai exercice de brainstorming qu’elle prépare pour son équipe et le whiteboard est tout à fait adapté à cela !

 Elle crée simplement un tableau en 4 colonnes qui reprennent les 4 thématiques traitées :

1. La salarié : comment le protéger, comment le former au mieux sur les nouvelles mesures sanitaires, comment organiser son emploi du temps de façon optimale tout en évitant au maximum les risques…
2. Le client : là aussi, comment assurer sa sécurité du début à la fin de sa visite, tout en lui offrant une visite agréable et intéressante malgré tout.
3. Le business : comment mieux organiser et répartir les RDV notamment, mais aussi comment revoir les processus pour limiter les contacts.
4. Le back-office : tout ce qui touche aux références à placer, aux livraisons…

Pour inviter ses collaborateurs sur Board, il lui suffit de partager un lien, et tout le monde peut s’y connecter simplement et sur n’importe quel support : PC, tablette ou smartphone. Côté visio, il est bien sûr possible d’utiliser les principaux outils comme Zoom ou Meet, ou d’utiliser Live, l’outil de visioconférence directement intégré à Board !

A partir de là, la réunion de brainstorming peut commencer !

Tous ensemble, les membres de l’équipe de Gwendoline envoient leurs idées sur le Board, dans tous les sens : c’est le moment de générer un maximum d’idées. Pour plus de clarté et de management visuel, Gwendoline crée des catégories d’idées, et les participants peuvent attribuer une dimension à leurs idées pour faciliter leur tri. Un code couleur est aussi crée pour chaque thématique (vert pour la thématique Clients, Jaune pour le Business etc…)

Le tri est opéré en quelques clics seulement par Gwendoline, qui dirige la session de brainstorming. Elle décide de classer les nombreuses idées de ses collègues selon les catégories déterminées plus haut. Elle peut aussi activer rapidement la vue colonne, qui lui permet de ranger automatiquement toutes les idées dans des colonnes aux noms des catégories prédéterminées, ou suivant le code couleur.

Pour mieux visualiser l’organisation d’une journée-type sous ce nouveau format de boutique, elle décide aussi de ranger les idées selon les moments de la journée : ouverture, midi, fermeture. Elle peut ainsi visualiser toutes les idées de deux manières, selon la thématique abordée, ou selon le moment de la journée pour mieux représenter une journée-type. D’un Board orienté réunion et brainstorming, elle crée un Board orienté outil de gestion de projet ! C'est ça, la vraie force d’un outil de travail collaboratif !

Préparer le retour au travail après une situation exceptionnelle n’a jamais été aussi facile qu’avec Board. Pour mettre des projets en route rapidement, il suffit de lancer en un clic le template Reprise d’activité. Au menu : retour d’expérience, point projet et priorisation des tâches pour relancer l’activité de la meilleure des façons, tout en travaillant en équipe.

En une heure seulement, objectif atteint en équipe !

Résultat : en seulement une heure, Gwendoline est parvenue à imaginer sa boutique différemment pour correspondre aux critères sanitaires permettant la réouverture de sa boutique.

Mais plus que ça, elle a fait le choix d’un outil connecté qui facilite grandement la prise de décision et le travail en équipe. Plutôt que d’imposer le nouveau modèle de la boutique à ses collaborateurs, elle a préféré le construire avec eux et les faire participer. Après tout, il s’agit aussi de leurs conditions de travail !

Board est le seul outil qui permet une telle interaction au sein d’une équipe, malgré la distance. Les nombreuses fonctionnalités qu’il compte favorisent le travail en équipe, et le whiteboard infini qui le constitue vous autorise à en faire ce que vous voulez !

Pas le temps de construire votre Board comme vous le souhaitez ? Lancez en un clic un ou plusieurs templates depuis notre bibliothèque de templates ! Vous y trouverez tout ce que vous voulez, pour toutes les situations; Jetez-y un œil !