Former 7 personnes aux méthodes Agiles à distance avec Klaxoon

Challenge : assurer une formation de qualité malgré la distance

Début 2020, pour l’un de ses clients, Hubert prépare une formation à dispenser à une équipe de formateurs afin de leur enseigner des nouvelles méthodes de travail dites agiles propres au Design Thinking. Pour ce faire, il utilise le Board de Klaxoon pour réaliser un cheminement de formation, et comme support visuel afin d’améliorer la compréhension et la concentration des apprenants.

 Toutefois, le challenge est de taille :

• former 7 personnes qui ne se connaissent pas,
• rassembler ces 7 personnes sur un outil qu’elles ne connaissent pas,
• les former entièrement à distance, alors que la formation était initialement pensée pour être suivie en présentiel.
• trouver un moyen de rendre la formation la plus interactive et ludique possible : c’est le moteur de toute bonne formation !

Hubert décide de repenser sa formation pour l’adapter à un format entièrement en télétravail.

Solution : une formation imaginée sur un Board Klaxoon de A à Z

Création du Board

La première étape est de recréer le Board.

Tout d’abord, Hubert décide de créer un Board unique, qui servira pour toutes les étapes de la formation. Ainsi, en fin de formation, l’intégralité du Board sera disponible pour les apprenants, qui pourront le consulter à nouveau par la suite. Toutes les informations transmises seront centralisées sur le même espace partagé.

Le schéma est très simple :

• en haut, la présentation de l’objectif principal de la formation
• au milieu, le détail du déroulé de la formation à distance, et le planning des deux demi-journées de formation sur Klaxoon
• à droite, la présentation des 7 apprenants
• à gauche, la description plus en avant de la formation suivie.

Hubert partage son Board dans un Network : il s'agit d’un espace de travail collaboratif créé directement sur Klaxoon et qui permet de partager rapidement et facilement différents documents et activités aux personnes d’une même équipe. Le formateur partage donc son Board, ainsi que plusieurs documents. Ces derniers permettent aux apprenants d’en apprendre plus sur la formation, et ils peuvent consulter ces documents avant même de commencer la formation.

Déroulé de la formation

La formation à proprement parler commence par un icebreaker. Les apprenants sont invités à placer leur photo sur une carte de France et à se présenter. C’est l’occasion pour eux d’annoncer l’objectif qu’ils visent en suivant la formation. C’est aussi un très bon moyen pour eux de se familiariser avec la manipulation de base de l’outil : le Board Klaxoon : ils manipulent en effet leur image, postent des idées, sont invités à réagir aux idées des autres…

En quelques minutes, la glace est brisée et l’onboarding déjà terminé : tout le monde à pu avoir un aperçu de la simplicité de Board.

Pour la suite de la formation à distance, Hubert se base sur les besoins réels des apprenants. Pour ce faire, chacun d’entre eux produit une idée sur le Board qui représente les user-stories. Ce sont les objectifs réels des apprenants qui serviront de cas d’étude pour leur enseigner les méthodes Agiles en gestion de projet qui leur manquent.

La prochaine étape consiste en un planning poker organisé en sous-groupes. Il s’agit d’une méthode agile de gestion de projet destinée à déterminer en équipe la charge de travail de l’équipe dans le cadre d’un projet. C’est un très bon moyen de travailler mieux en équipe et d’envisager plusieurs scénarios.

Dans le cadre de cette formation à distance, cette technique trouve parfaitement sa place : non seulement, les apprenants envisagent ensemble différents scénarios basés sur les user-stories qui les intéressent réellement dans le cadre de leurs projets, mais en plus ils le font en découvrant une technique Agile de gestion de projet. Utiliser les besoins réels des apprenants et les inciter à trouver une solution à leurs besoins via une nouvelle technique, c’est une réelle plus-value !

Les étapes suivantes consistent à initier l’équipe à d’autres techniques agiles comme la méthode Kanban ou la Rétrospective. Pour chaque atelier, Hubert utilise un template sur Board et accompagne les apprenants dans leur utilisation de ces outils, totalement nouveaux pour eux, sur des problématiques et besoins réels.

Hubert a planifié l’intégralité de ces deux sessions de formation, mais tout n’est pas accessible immédiatement du point de vue de l’équipe formée : il cache en effet les différentes étapes de la formation à distance grâce à des images dévoilées au fur et à mesure. Par ailleurs, il utilise aussi la fonction Synchro pour prendre la main sur le point de vue des apprenants et les guider tout au long de la formation.

Quels résultats pour cette formation sur le Board Klaxoon ?

Utiliser le Board Klaxoon s’avère très efficace pour Hubert ! 

Voici les 3 principaux avantages :

1. Grâce à Klaxoon, le temps de préparation est réduit. La préparation d’une telle formation prend beaucoup de temps. Avec Klaxoon, il est possible d’appliquer des templates issus de la bibliothèque de templates ou que l’on a préparés auparavant. Résultat : on divise à chaque fois le temps nécessaire pour préparer ses formations, workshops et réunions !
2. La distance n’est plus du tout un problème. Le Board compte de nombreuses fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d’interagir comme ils le feraient en présentiel. Ces fonctionnalités sont simples et l’interface est si ergonomique qu’un exercice d’icebreaker très court de quelques minutes suffit pour apprendre les fonctionnalités de base à tout un groupe.
3. Le management visuel est le maître mot sur Board de Klaxoon. Toutes les informations sont centralisées sur un espace de travail commun et cela facilite grandement le travail en équipe. C’est un avantage que propose Board aussi bien en présentiel qu’à distance.

Si vous aussi vous cherchez un outil de travail collaboratif pour organiser des workshops, des réunions ou des formations, ou pour vous en servir comme outil de gestion de projet connecté, aussi bien à distance qu’en présentiel, Board de Klaxoon est fait pour vous !