En une heure, Rafik définit des plans d'actions à distance avec ses clients grâce au brainstorming

Rafik Youssouf est consultant pour une entreprise de conseil, spécialisée dans l’aide à la digitalisation. Son cœur de métier : la formation et le coaching de ses clients, et l’accompagnement personnalisé qu’il leur offre pour les aider à évoluer.

Klaxoon et Board représentent un outil de travail qu’il utilise quotidiennement. Grâce à l’outil, il anime des sessions de brainstorming et des réunions plus efficaces que jamais ! C’est  notamment le cas lorsqu’une chaîne de restaurants fait appel à ses compétences pour améliorer les séminaires annuels de l’entreprise.

Comment organiser un brainstorming à distance en ligne ?

En tant que formateur et coach, Rafik utilise Klaxoon et Board quotidiennement, et pour toutes sortes d’usages.

Tout particulièrement, ce sont les réunions de brainstorming où chacun note ses idées sur un bout de papier jaune très connu qu’il aime animer sur Klaxoon. Les différentes fonctionnalités de l’outil de travail collaboratif Klaxoon permettent de libérer la parole, de faire foisonner les idées, de prioriser les actions… Le tout, faisable à distance, en gagnant du temps.

Alors, lorsqu’une chaîne de restaurants fait appel à lui dans le but d’améliorer les séminaires annuels au sein de l’entreprise, Rafik fait le choix d’utiliser Board pour assurer sa formation.

Ses objectifs sont les suivants :

• Organiser une session de brainstorming pour en tirer un maximum d’idées ;
• Les prioriser tous ensemble pour définir un plan d’action ;
• Mettre en avant le management visuel permis par le Board pour clarifier la situation, et permettre au client de mieux comprendre les étapes qui vont se dérouler.

Organiser un brainstorming pour définir un plan d’action

Rafik commence donc par ouvrir un Board sur lequel il invite les participants à la session de brainstorming. Le workshop se déroule ensuite en plusieurs étapes.

Une étape de brainstorm pour collecter un maximum d’idées

La première étape consiste pour Rafik à poser une question : à la sortie d’un séminaire, qu’avez-vous aimé ? Qu’est-ce qui vous a déplu ?

Concrètement, il n’en faut pas plus pour utiliser l’outil de brainstorming en ligne Klaxoon.

Tous les participants répondent aux questions en suivant un code couleur : ils postent leurs idées en vert pour exprimer les points positifs et en jaune pour exprimer ce qui devrait être amélioré.

En même temps, Rafik travaille sur chaque idée pour leur attribuer une dimension : il s’agit d’adosser une catégorie à chaque idée. Cette action permet ensuite de trier les idées selon leur dimension. Grâce à la vue Colonnes du Board,  tout le monde peut immédiatement voir les idées rangées par dimension.  Pour ranger le Board, il n’y a pas mieux, et ainsi l’info reste lisible !

Travailler en équipe pour définir les actions à entreprendre

À quoi bon faire intervenir plusieurs personnes en brainstorming si ce n’est pas pour en tirer des axes d’amélioration ?

Une fois le constat des précédents séminaires établis, la deuxième étape consiste pour Rafik en l’organisation d’un workshop où chacun est invité à exprimer ses idées au sujet de la marche à suivre pour améliorer la situation. Pour ce faire, les idées classées à l’étape précédente sont revues en groupe, et les plus importantes font l’objet d’une étude approfondie.

L’objectif de cette étape est de définir un objectif précis, et de choisir les actions à entreprendre pour y parvenir. Il ne reste plus qu’à les prioriser, et Rafik va le faire à la troisième étape.

Prioriser les action pour définir un plan d’action précis grâce à la rétrospective

La dernière étape consiste à définir des étapes précises et un plan d’action pour les mois à venir.

À ce moment-là, Rafik utilise Klaxoon comme un outil de facilitation à la transformation digitale, à l’aide d’une carte de transformation. Utilisée dans un cadre de management visuel, elle permet de représenter graphiquement une stratégie, positionner une équipe sur les actions à mener pour opérer des changements au sein d’une organisation.

Dans notre cas, il utilise une matrice qui représente l’objectif visé sous la forme d’un soleil. Les rayons qui en sortent sont les différents axes d’amélioration : les outils, l’organisation, le marketing et les ressources humaines par exemple.

Le long de chaque rayon, les tâches (c’est-à-dire, les idées retenues à l’étape précédente), sont placées en fonction du timing :

• À l’extrémité extérieure des rayons, les participants viennent placer les tâches à réaliser à court terme ;
• Au milieu des rayons viennent les actions moyen terme, qui permettent de faire le pont entre le début du projet et l’objectif final ;
• À la fin des rayons, très proches du soleil, on vient placer les tâches long terme, soit celles qui permettent d’atteindre l’objectif.

En 1h, Rafik obtient un plan d’action clair et précis

Résultat : en seulement une heure, Rafik est parvenu à faire participer une quinzaine de personnes sur un seul et même projet. Il les a fait travailler en équipe pour à la fois :

• Collecter un maximum d’idées,
• Les trier,
• Les améliorer,
• En faire un plan d’action précis que l’entreprise pourra appliquer de façon très concrète en vue d’atteindre son objectif.

Aujourd’hui, Rafik ne se voit plus organiser ce type de workshop basé sur un exercice de brainstorming sans passer par un outil de brainstorming en ligne tel que Klaxoon et Board.

Les différentes fonctionnalités telles que Question ou le like permettent de faire participer tout le monde, à toutes les étapes du workshop.

De son point de vue, un autre avantage est celui du gain de temps, qui est double :

• Il n’a pas besoin de recréer son brainstorm à chaque fois qu’il en a besoin : il conserve son Board, qu’il peut copier et réutiliser à l’infini.
• Il ne perd plus de temps à créer des comptes rendus : le Board étant partagé avec tous les participants, il leur suffit de se connecter au Board pour voir le résultat de leur exercice de brainstorming !

D’autant plus qu’il peut appliquer l'un des templates de Brainstorming à son Board en un clic ! Commencez à travailler en équipe pour générer de nombreuses idées en seulement 3 étapes grâce à ce template orienté idéation.

Si vous cherchez un outil de travail collaboratif en ligne, vous permettant d’utiliser le brainstorming de manière ultra efficace pour définir des axes d’amélioration et des plans d’action, ne cherchez plus ! Klaxoon et Board sont faits pour vous !

Pour aller plus loin, le webinar de Rafik Youssouf est à retrouver ci-dessous et sur notre chaîne Youtube.