Organiser un workshop d’idéation dans un grand groupe avec Klaxoon et son Board

Workshop et brainstorming : pourquoi Yannick choisit-il Board ?

Alors qu’en 2019, le groupe Yves Rocher cherche à diminuer son empreinte sur l’environnement, l’entreprise invite toutes ses équipes à participer à cet enjeu RSE et à générer de nombreuses idées qui vont dans ce sens.

En tant qu'API Product Manager, Yannick Tremblais joue un rôle de passerelle entre les différentes applications du Groupe. C’est donc une évidence pour lui : pour accompagner cette démarche d’idéation, il doit faire appel à un outil qui lui permet de générer de très nombreuses idées en un minimum de temps tout en les filtrant au mieux. Dans le détail, il cherche un outil capable :

• d’améliorer la participation des intervenants au workshop d’idéation,
• de collecter de nombreuses idées tout en privilégiant la bonne compréhension de tous grâce à un workshop qui reste clair et compréhensible,
• d’enrichir les idées directement après les avoir récoltées, par exemple en obtenant aussi des moyens concrets de mesurer les effets positifs des idées recueillies,
• de faciliter la prise de décision et la création d’un plan d’actions clair,
• de faciliter et d’accélérer l’exportation et le partage des informations issues du workshop d’idéation.

En utilisateur confirmé de Klaxoon, Yannick se tourne donc vers Board, qu’il personnalise selon ses besoins.

Comment utiliser Board dans le cadre d’un workshop ?

Yannick doit générer des idées à partir d’un workshop d’idéation qu’il organise avec les 8 personnes de son équipe, le tout à distance. Celui-ci se déroule en 4 étapes.

1/ Préparer son workshop en amont

Tout d’abord, Yannick prépare son Board en dessinant deux zones principales : l’une destinée à accueillir les idées en rapport avec l’IT (l’équipe de Yannick) et l’autre pour les idées qui prendront place à l’échelle du groupe. De façon très simple, il pose donc les bases de ce qui donnera par la suite un board orienté management visuel.

Si vous aussi vous souhaitez utiliser Klaxoon pour organiser un workshop dans une démarche RSE, vous pouvez le créer vous-même ou opter pour le template Greenstorm, un template de brainstorming destiné à réduire l’impact environnemental de votre équipe !

2/ Générer des idées avec son équipe

Puis vient le début du brainstorming en ligne : tous les participants se connectent à Klaxoon, combiné avec Microsoft Teams pour assurer la visio.

Yannick utilise l’outil Timer pour donner à cette partie une durée maximale de 20 minutes : grâce à cela, les participants sont incités à entrer rapidement dans le vif du sujet et les réunions ne débordent jamais !

L’utilisation de catégorie permet aux participants de classer leurs idées selon plusieurs thématiques définies par Yannick au préalable (transport, poste de travail…). En tant qu’animateur, Yannick veille à ce que les idées soient rangées dans les bonnes catégories. Il en profite aussi pour supprimer les doublons et ce, pour améliorer sans cesse la lisibilité de son Board.

Toujours en ce sens, il utilise aussi un code couleur très simple : les idées apparaissent en jaune tandis que les points de mesure (les KPI) apparaissent en rose.

3/ Favoriser la participation et la compréhension de tous

Le groupe de Yannick est constitué de profils très différents, et donc, il est parfois utile de préciser certaines idées, notamment lorsque celles-ci ont un rapport avec des notions techniques pas forcément accessibles pour tout le monde.

Pour ces précisions, Yannick offre ensuite un temps de parole à tous : chacun est libre de s’exprimer vis-à-vis des idées qui ont été générées précédemment et de réclamer une explication. Le Board de Klaxoon permet donc de pousser la participation plus loin en donnant à tout le monde la main sur le contenu créé par le groupe.

Par la suite, chacun vote pour ses idées préférées via la fonctionnalité  “Like”.

4/ Sélectionner les meilleures idées et bâtir un plan d’action

Il suffit à Yannick de prendre les idées qui reçoivent le plus de votes positifs pour sélectionner ses objectifs et il obtient un plan d’action ! En quelques clics, il exporte la liste des idées qui ont été générées par son groupe ainsi que les résultats des votes : à partir de là, il peut facilement partager ce contenu avec les participants ou son manager.

Au final, le Board nous a vraiment permis de nous concentrer sur l’essentiel et nous avons tous choisi collectivement les meilleures idées à suivre.

Quels résultats pour le workshop tenu par Yannick avec Klaxoon ?

Pour Yannick, ce workshop d’idéation est un franc succès, et c’est bien grâce à Board !

Résultats : en seulement 2h de réunion, son équipe a pu générer 54 idées et sélectionner collectivement les 3 meilleures d’entre elles !

Selon Yannick, Klaxoon facilite vraiment la mise en oeuvre des exercices de brainstorming comme celui-ci pour plusieurs raisons :

• Les absents ne sont pas laissés de côté puisqu’il est possible de laisser le Board ouvert pour que tout le monde vienne l’enrichir régulièrement, même après la réunion : le board est donc évolutif !
• Les outils de timer et d’exportation du Board ainsi que les nombreuses fonctionnalités qui permettent de construire son Board en favorisant un meilleur management visuel permettent de miser sur la réactivité et l’efficacité. Yannick est parvenu à planifier et à assurer son workshop d’idéation puis à transmettre les informations en un temps record : le gain de temps est énorme pour lui : plus d’une journée de travail économisée ! Sur le long terme, le gain de temps est encore meilleur, puisqu’il réutilise régulièrement le même Board, amélioré à chaque fois.
• En tant que chef de groupe, Yannick accueille tous les outils qui misent sur la gamification et l’aspect ludique pour favoriser une meilleure rétention de l’information, une meilleure humeur au travail et des échanges plus dynamiques. L’efficacité au travail s’en retrouve décuplée ! C’est le cas avec Board puisque l’outil permet de partager du texte bien sûr, mais aussi des images ou des vidéos par exemple.

Enfin, Board est très facile d’accès : à vous de le créer comme bon vous semble. Pas le temps ou pas d'idées ? Piochez comme bon vous semble dans notre bibliothèque de templates à installer en un clic !