Business Process Design : la modélisation des étapes essentielles d'un process

La modélisation de processus via une analyse stratégique des tâches

Pour clarifier vos process de travail, de production ou autre, et mettre tous les membres de votre équipe au diapason, adoptez le template Business Process Design. Également appelé modélisation BPMN ou processus BPMN pour Business Process Modeling Notation, cette méthode graphique permet de représenter des processus d'affaires. Il s’agit d’un logigramme qui modélise de A à Z les étapes d'un processus métier. Élément clé de la gestion de projet ou de la gestion d'un processus métier, il permet de représenter visuellement sur le whiteboard digital de Klaxoon une séquence détaillée des activités et des flux d'informations nécessaires à la réalisation d'un processus.

En équipe, recensez les tâches indispensables à accomplir lors du process. En un seul workshop, vous définissez à la fois les flux de travail et de données pour votre entreprise ou votre projet. Avec votre équipe, inscrivez les étapes régulièrement effectuées et essentielles pour atteindre vos objectifs. Vous pourrez alors améliorer le processus, accélérer la durée des cycles, gagner en qualité ou encore réduire les coûts.

Quels sont les avantages de la modélisation de processus ?

Le template Business Process Design peut vous permettre d’optimiser les cycles d'un process et de réduire les coûts. En effet, outre la cohésion que crée ce workshop qui fait travailler en équipe tous les acteurs autour d’une activité ou d’un métier qui, parfois, ne se croisent pas ou peu, il permet surtout de mettre à plat et de détailler chaque étape d’un processus que l’on ne voit souvent que dans sa globalité. Ainsi, vous détectez en fin de réunion les tâches superflues ou les points bloquants.

De plus, cette analyse stratégique dessine une véritable cartographie des processus métier qui offre à tout le monde un visuel clair, au même endroit, et fait ressortir les bonnes actions à mener dans l'ordre.

Que ce soit pour de l'amélioration continue d'un process ou lors de la création d'un nouveau, le whiteboard modulable à l’envie de Klaxoon vous sert ici à gagner en productivité et potentiellement à faire des économies en temps ou en argent.

Comment modéliser un processus avec le template Business Design Process ?

Après avoir invité sur le whiteboard tous les membres de l’équipe ainsi que les acteurs associés au processus à analyser, indiquez le nom du projet associé, la date, le nom du process et éventuellement le numéro de version. Pour vous assurer que tous les participants sont en phase avec les objectifs, lancez une Question dans l’idée du process.

Demandez alors aux participants d’envoyer dans la boîte à idées toutes les tâches faisant partie du process, en étant le plus clair et précis possible (entrants, sortants, objectif principal, etc.). Placez les idées dans le tableau en fonction de leur niveau (de 1 à 4), puis détaillez-les ensemble. Passez chaque sous-process dans la couleur correspondant à son niveau et indiquez-le dans catégorie.

Il ne vous reste plus qu’à organiser les idées afin de créer une cartographie la plus claire et visuelle possible. Vous avez plusieurs options d’alignement et d’arrangement des idées. Choisissez le style des connecteurs qui les relieront et le sens des flèches adéquat. Utilisez de nouveau l’outil Question pour vérifier avec l’équipe qu’il ne manque aucune tâche. C’est le moment d’évaluer l’efficacité du processus analysé et de supprimer les tâches superflues si elles existent.

Terminez ce workshop en utilisant la partie Rétrospective de votre Board. Lancez une question de vote pour inviter tout le monde à partager son feedback et lancez un Live Storm pour identifier les points à améliorer pour la prochaine fois. Les participants n’ont qu’à double-cliquer sur la question pour y répondre et les résultats apparaissent automatiquement.