Cas d'usage

Créer un avantage concurrentiel grâce à l’amélioration continue

Un template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant
PRO

Niveau
Présentiel
À distance
Temps de lecture :
min.
Publié le
9/2/21
Partagé par 
Matthew Magat
Responsable de l'Amélioration Continue à Xylem

Matthew Magat, Responsable de l’Amélioration Continue chez Xylem Water Solutions, nous explique comment acquérir un avantage concurrentiel grâce à l’amélioration continue en suivant 8 étapes de problem solving. Découvrez comment vous pouvez appliquer ces étapes aux enjeux de votre entreprise.

Matthew Magat

Le challenge : améliorer l’efficacité globale du travail d’équipe

Même si la pandémie est loin d’avoir été facile à traverser, elle nous a donné à tous une occasion rare de repenser presque chaque jour notre façon de travailler, nos processus, nos rituels ainsi que notre approche de la conception. Mais comment être certains que notre travail d’équipe est efficace ? Comment garantir que des améliorations graduelles contribueront à des avancées plus significatives ? Et quel rôle pour l’amélioration continue dans cette réflexion ?

Commençons par nous pencher sur l’amélioration continue (AC). Quels en sont les avantages, et pourquoi les organisations mettent-elles aujourd’hui davantage l’accent dessus ? Matthew Magat, Responsable de l’Amélioration Continue chez Xylem Water Solutions, la préconise depuis longtemps, animant depuis quelques temps des workshops et des réunions à ce sujet.

Selon lui, l’amélioration continue permet de diminuer les sources de gaspillage de votre projet, et de simplifier votre façon de travailler. Il souligne que bien menée, elle peut améliorer la qualité de vos produits, réduire vos coûts, améliorer la satisfaction de vos clients, tout en augmentant l’efficacité, la productivité et la satisfaction de vos équipes. Vous pourriez alors, à juste titre, vous dire que cela semble trop beau pour être vrai !

Mis en application, c’est un moyen qui permet d’identifier les problèmes, de comprendre leurs répercussions sur les parties prenantes, et de réfléchir à des solutions qui aideront à faire évoluer le projet en question.

La solution : une approche centrée sur les données

Pour bien comprendre l’intérêt des projets d’amélioration continue, il est nécessaire de tout valider avec des données, une règle générale qui s’applique aussi à la performance et au travail d’équipe. 

Dans la pratique, Matthew Magat signale qu’il faut pour cela structurer suffisamment les ateliers et les réunions pour en extraire les données pertinentes. Ce n’est qu’en cernant le véritable problème que l’on pourra cibler les données appropriées, c’est pourquoi il peut être très utile, par exemple, d’instaurer un processus pour réaliser une analyse des causes profondes.

Matthew Magat définit ainsi les 8 étapes de problem solving en amélioration continue :

  1. Clarifiez votre problème, suivant la méthode SMART. Réfléchissez à la mesure de vos performances, et comparez votre situation actuelle à votre situation idéale.
  2. Analysez tous les aspects du problème.
  3. Définissez vos objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis).
  4. Réalisez une analyse des causes profondes.
  5. Élaborez des contre-mesures : recensez toutes les idées qui, selon le groupe, pourraient résoudre le problème, puis déterminez lesquelles doivent être mises en œuvre en priorité.
  6. Menez à bien vos contre-mesures (préparez les échéances et programmes).
  7. Suivez les résultats et le processus.
  8. Standardisez et communiquez avec l’équipe.

En suivant ces étapes dans vos projets et en les intégrant régulièrement à votre philosophie du travail d’équipe, vous constaterez bientôt des améliorations notables.

Le résultat : un plan facile à mettre en œuvre avec Klaxoon

Depuis le début de la pandémie, les organisations ont dû basculer leur travail d’équipe en ligne, le télétravail étant devenu la règle admise. Xylem, à l’instar de nombreuses autres organisations, a dû trouver des outils lui permettant de réunir les gens à distance, et Klaxoon lui a montré la voie.

Matthew Magat admet qu’avant le Covid, ses ateliers se déroulaient presque exclusivement en face-à-face, mais il est maintenant devenu un adepte du télétravail, et pas seulement par nécessité. 

Avec Klaxoon, il est possible de mener des sessions de brainstorming en utilisant le tableau virtuel Board sensiblement de la même manière qu’on le ferait dans une salle physique, mais avec l’avantage que les post-it ne se décollent pas du mur ! De plus, on peut partager son Board en ligne, et travailler de manière asynchrone constitue un avantage très appréciable.

Bien entendu, quelques problématiques subsistent, notamment en lien avec le temps d’écran, mais Matthew Magat fait observer qu’une solution pourrait être de programmer les workshops sur plusieurs dates. Par ailleurs, les ateliers sont généralement plus efficaces car les participants sont vraiment impliqués.

Une personne travaillant sur e template de Board SMART Goals, avec son équipe connectée en ligne. | Klaxoon
Dès le début du processus, le management visuel du Board est un atout précieux pour un travail d’équipe efficace.

Klaxoon simplifie également le déploiement des projets : aucun changement d’outil n’est nécessaire, tout le monde peut retrouver ou visualiser directement les comptes-rendus des réunions, et vous pouvez créer différents types de workshops à l’aide des templates fournis, tranquillement depuis chez vous. 

Matthew Magat utilise certains des templates sur l’amélioration continue déjà disponibles, mais il crée et personnalise également ses propres modèles de Board. Il apprécie le fait de pouvoir partager des graphiques et de conserver l’analyse en un seul et même endroit. Mais mieux encore, c’est le flux d’idées favorisé par Klaxoon qui mobilise fortement les participants. Avec Klaxoon, chacun peut s’exprimer et partager activement son point de vue.

Si vous n’utilisez pas encore Klaxoon, vous vous demandez peut-être s’il est compliqué de se lancer. La grande majorité des utilisateurs convient que la solution est assez simple à appréhender. Pour Matthew Magat, il a fallu environ une semaine pour préparer son premier atelier à l’aide des nouveaux outils, mais il économise désormais un temps considérable puisqu’il peut réutiliser et décliner les Boards qu’il a déjà créés.

Bien sûr, rien n’est immuable, et il est probable qu’un nouveau mode de travail hybride définisse les prochaines années. Alors, Xylem et Matthew Magat continueront-ils à utiliser Klaxoon à l’avenir ? Matthew Magat concède que c’est très probable, même en cas de retour aux réunions en présentiel, car Klaxoon permet très facilement de partager et de conserver des informations, de façon à maintenir l’engagement et la motivation des équipes.

Matthew Magat fait remarquer que clarifier le problème est généralement la partie la plus difficile de tout processus d’amélioration continue, mais que veiller à ce que les principales parties prenantes restent engagées et participent au processus, qu’il s’agisse de clients ou d’employés, vous donne beaucoup plus de chances d’atteindre vos objectifs.

Matthew Magat : "Ce Board facilite considérablement le partage d’informations."

À celles et ceux qui débutent en amélioration continue, Matthew Magat donne ce conseil : ne jamais oublier qu’il s’agit avant tout de comprendre les personnes, l’entreprise avec lesquelles vous travaillez, et d’être à l’écoute des employés et des clients. Menez votre réflexion en équipe, assurez-vous de connaître ses points faibles et puis itérez, encore et encore. Si vous pouvez faire cela, vous pouvez être sûrs que vos solutions répondront aux besoins de vos principales parties prenantes, et les améliorations apportées pourront être quantifiées.

publié par
Charles
Kergaravat
-
Directeur Marketing International
Passionné de Future of Work et de transformation digitale, Charles partage son temps entre les Etats-Unis, qu'il sillonne pour porter haut et fort le pouvoir du travail collaboratif, ou sur le Klaxoon Campus avec un café à la main, ou bien encore naviguant dans le Golfe du Morbihan.

Faites avancer vos projets

Découvrez la nouvelle génération de workshops conçus pour le travail hybride.

essai gratuit - maintenant

Il est temps de révolutionner vos réunions !

Certains cas d’usage vous font écho ? Alors nous pouvons vous aider !

essai gratuit - maintenant

Passez de l’idée à l’action !

Tout comme nous, vous avez besoin de votre dose régulière d’inspiration sur le travail en équipe ? Restez au fait des meilleures pratiques collaboratives, en recevant chaque mois notre bulletin “Good Morning Teamwork” !
s'inscrire maintenant
essayer