Créer un espace de travail valorisant la productivité et les résultats et non le face-à-face

Le challenge du travail en équipe à distance

En tant que Global Customer Success Lead à Microsoft, Jace Moreno sait de première main combien le potentiel des nouvelles méthodes de travail peut être impressionnant. 

Le travail de Jace consiste à collaborer avec les clients, afin de transformer leurs investissements en une expérience Microsoft Teams fluide, tout en y ajoutant de la valeur et des nouvelles possibilités. C'est un rôle qui témoigne d'une énorme capacité d'innovation de la part des entreprises du monde entier. 

Jace lui-même décrit cette fonction comme se situant à l'intersection de la culture et de la psychologie - non pas quelque chose de totalement nouveau, mais un domaine au sein des organisations qui est de plus en plus au cœur de leur identité culturelle.

Lorsque la pandémie de Covid s’est déclarée, beaucoup de personnes avec lesquelles Moreno travaille ont très vite compris qu'elles pouvaient faire beaucoup plus, et beaucoup plus vite en travaillant à distance. En termes de travail d'équipe, cela présente autant des opportunités et des défis. 

Et comme Jace fait partie d'une équipe internationale de 30 personnes qui travaillent toutes à distance, il comprend personnellement ces défis. Programmer des réunions d'équipe, par exemple, pour que tout le monde puisse y participer, peut être particulièrement délicat.

Un changement accéléré 

Jace a entendu de nombreuses organisations lui remonter qu'elles réfléchissaient à leur transformation digitale depuis plusieurs années, mais qu'elles ont pu la mettre en œuvre à ce moment-là en 2, 3, 4 ou 5 jours ! Comme quoi, la nécessité peut vraiment conduire l’innovation.

Mais même si cette rapidité d'action des entreprises est très encourageante, la transformation numérique est fondamentale - et c'est aussi ce qui se passe après qui est si important. Bien sûr, il fallait assurer la continuité des activités, mais on ne peut pas se contenter de reproduire la culture du présentiel en ligne. Il y a alors bien plus d’aspects importants du travail en équipe à prendre en compte qu'il n'y paraît.

Chez Klaxoon, nous sommes très attachés à ce que les équipes se réunissent et travaillent efficacement - c'est là que la magie opère. Pourtant, pendant des années, on a eu l'impression que le temps passé au bureau, aussi passif soit-il, était ce qui comptait vraiment. 

Examinons les statistiques, il est prouvé que : 

• 80% des travailleurs américains consultent leurs e-mails pendant leurs vacances.
• 80% des travailleurs britanniques admettent se rendre au travail lorsqu'ils sont malades.

Alors comment changer cet état d'esprit ? Pouvons-nous même le faire ?

Désapprendre pour changer

Jace pense qu'il s'agit en grande partie de désapprendre des comportements, et de réfléchir aux caractéristiques d'un travail d'équipe efficace. Le processus peut se résumer à 3 choses :

• La confiance
• La responsabilisation
• L'autonomisation 

La confiance vient du leadership, tandis que la responsabilisation consiste à rendre les gens responsables de ce qu'ils font, et à leur redonner la possibilité d'adapter leur journée et leur travail comme ils l'entendent. L’autonomisation consiste à avoir la flexibilité de faire les choses à sa façon. 

Jace explique que chez Microsoft, on attend poliment des employés qu'ils remettent en question le statu quo, mais il précise que cela ne signifie pas pour autant qu’on leur demande de réinventer la roue.

Si la pandémie a montré que les opposants au télétravail n’avaient pas de raisons de s’en faire - la productivité est plus élevée, les gens sont plus heureux - elle a également créé un changement dans l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. 

En distanciel, les employés constatent généralement une augmentation de 240 % du nombre d'appels téléphoniques qu'ils passent et reçoivent, ainsi qu'une augmentation du nombre d'e-mails et de vidéoconférences.  Et comme nous savons que l'activité n'est pas forcément synonyme de productivité, c'est là que réside le problème.

Jace conseille de réfléchir à ce que sont nos minimums fondamentaux : il faut veiller à ne pas trop en attendre des gens, mais être clairs sur la façon dont vous allez travailler, et sur les comportements que vous attendez d'eux. 

Personne n'est parfait, et il est facile de revenir à de vieilles habitudes. Mais les équipes peuvent et doivent trouver des moyens de se responsabiliser mutuellement.

En pratique, il peut s'agir :

• De respecter le fait que votre collègue ne réponde pas immédiatement à ses emails ;
• De ne pas programmer une réunion sans ordre du jour ;
• D'ajouter encore plus de réunions “informelles” pour soulager la pression du travail à distance.

Résultat : une évolution des habitudes de travail grâce à des astuces efficaces

Après avoir passé beaucoup de temps à réfléchir à ce sujet, Jace pense que le moyen de "résoudre" le problème de la productivité par rapport au temps de présence est de travailler de manière plus asynchrone. Qu'est-ce que cela signifie ? Eh bien, il aime penser que cela implque que "je m'y mets quand ça me convient".

Tout n'a pas besoin d'une réponse immédiate. Il a donc cessé de réagir comme si c'était le cas : il désactive les notifications, et se concentre sur ce qui doit être fait. 

Apprendre à dire non, et à le faire selon ses propres termes, n'est pas facile, mais avec un environnement technologique qui nous sollicite en permanence aujourd’hui, c'est vital. 

Jace dit qu'il aime penser aux petites astuces de travail qu'il peut mettre en place, ou aux habitudes qu'il peut changer et qui ne lui font gagner que quelques secondes par jour, mais dont les bénéfices s'additionnent rapidement sur une année.

Il explique à ses clients qu'il s'agit de réunir des outils pour en tirer parti de manière inédite, et que cela commence au plus haut niveau, c'est-à-dire lorsque les chefs d'entreprise donnent à leurs collaborateurs les moyens d'utiliser leurs outils pour trouver des méthodes de travail plus efficaces et plus rentables.

Pour la plupart des entreprises, il ne s'agit plus de remplacer les outils existants par d'autres, mais d'en tirer parti pour s’aligner sur leurs objectifs.

Il peut tout de même être tentant de construire quelque chose de nouveau. Après tout, c'est excitant de créer quelque chose qui vous est propre, et l'interopérabilité des outils est alors un bénéfice, car il y a beaucoup de thèmes communs qui ont un impact sur les organisations en ce moment. Le libre-service et l'automatisation des processus en sont de bons exemples : trouver des moyens simples de résoudre les problèmes, ce qui permet aux experts en la matière de consacrer plus de temps à des projets plus productifs.

Jace cite le fait de réunir MS Teams et Klaxoon chez Microsoft comme un excellent exemple de cela. Cela permet de changer la façon dont son équipe travaille avec les clients pendant les ateliers, en se réunissant en fin de workshop pour des sessions d’idéation.

En travaillant avec ce que vous avez, il est possible non seulement d'économiser d'importantes sommes d'argent, mais aussi d'accélérer votre parcours de transformation numérique, tout en obtenant un excellent retour sur investissement.

"Si je sais qu'il existe de meilleures façons de faire les choses, je n'hésiterai pas à le faire", déclare Jace. Mais que se passe-t-il, à présent ? Certes, nous ne pourrons jamais recréer entièrement l’expérience en présentiel en ligne, mais nous pouvons obtenir un meilleur équilibre et un ajustement culturel.

Et il se pourrait bien que la nouvelle normalité - cette façon hybride de travailler - soit agréablement surprenante. Nous devons simplement procéder étape par étape, et commencer par des gains rapides et faciles qui susciteront l'adhésion des équipes.