Comment conduire le changement à grande échelle auprès d’équipes internationales, en seulement 3 workshops ?

Le challenge : créer des présentations engageantes et efficaces

Lorsqu’il s’agit de concevoir des présentations efficaces, Norris Capsie sait comment procéder. Il doit tout d’abord s’assurer que chaque participant est engagé et concentré sur le sujet abordé. Toutefois, il n’est pas toujours facile de créer un haut niveau d’interaction dans un environnement professionnel.

Klaxoon appuie véritablement cette approche, en permettant aux participants de partager leurs idées au même endroit, de se connecter à leurs réunions directement sur la plateforme, et d’interagir les uns avec les autres d’une manière très créative. C’est une chose que de présenter et de transmettre des connaissances à une classe bondée, mais c’en est une autre de quitter la salle en ayant réellement appris quelque chose. Et la plupart du temps, sans une collaboration active, cela n’est pas facile à mettre en place. Mais d’après Norris, il est tout aussi important de s’amuser : on peut toujours aborder des questions sérieuses, mais c’est à l’animateur de veiller à ce que chacun passe un moment agréable.

Pourquoi utiliser Klaxoon ?

Norris a commencé à utiliser Klaxoon avec ses clients après avoir ressenti les effets de la pandémie de 2020. Il a ainsi relevé le défi de poursuivre ses activités sans organiser de réunions en face-à-face. Onepoint a présenté Klaxoon à ses clients comme une solution incontournable, capable de favoriser la participation des équipes dans l’ensemble des régions où elles opèrent. 

Le fait que tout le monde puisse partager et collaborer simultanément dans un même espace constitue un atout formidable, une approche somme toute très démocratique, chacun ayant le droit de partager ses réflexions et ses idées via un Board commun. Certaines fonctionnalités (comme la possibilité de « liker » les idées des autres participants, par exemple) sont utiles car elles créent un sentiment de familiarité chez de nombreux clients qui utilisent régulièrement les réseaux sociaux.

Norris est devenu consultant agréé par Klaxoon car cela lui a permis de devenir expert des outils de la plateforme, et de proposer à ses clients des idées créatives.

La solution : mettre en place 3 workshops participatifs avec Klaxoon

En 2021, Norris avait collaboré avec un client de l’industrie métallurgique présent à l’international, notamment en Australie et en Asie du Sud-Est. Comme Norris travaille principalement sur des projets d’adoption technologique, il aidait dans ce cas précis son client à évaluer la maturité de son utilisation de Salesforce dans l’entreprise. 

Le client s’inquiétait que l’intérêt porté à cet outil au sein de son entreprise soit faible, et que les utilisateurs n’en exploitent pas toutes les possibilités, malgré des investissements conséquents. Norris et son équipe l’ont donc aidé à identifier les points faibles, à comprendre ce qui pouvait être amélioré et comment mettre en œuvre ces améliorations.

Après avoir défini un plan d’action avec l’équipe de gestion, ils ont convenu d’utiliser les méthodes de design thinking dans un format de workshops 3 x 3 pour chaque équipe, comprenant environ 15 personnes par atelier.

Premier workshop

Comment faire pour animer des ateliers participatifs ? Norris a commencé les siens avec un icebreaker, pour s’assurer que chaque équipe a compris comment créer et ajouter des idées sur Klaxoon, puis il a défini des attentes pour la première session. Il a ensuite mené une discussion “purpose and outcome”, destinée à aider les équipes à définir les objectifs et les résultats escomptés pour leur premier atelier. 

Norris fait observer qu’il est toujours préférable de laisser les équipes formuler leurs propres suggestions plutôt que d’imposer les siennes d’emblée, afin de s’assurer de générer les idées et les réponses appropriées. 

Une fois que l’équipe a contribué à structurer le programme du workshop, l’étape suivante consiste en la « cartographie des processus de vente et l’idéation sur les cas d’usage», pendant laquelle chaque équipe est répartie par pays dans des espaces de sous-groupes ou breakout rooms (à l’aide de Microsoft Teams) en vue de définir son processus de vente. Les participants sont invités à réfléchir à des situations concrètes, dans le cadre d’un partage d’idées.

Il est vite apparu que chaque pays disposait d’un processus distinct. Alors, Norris a créé un code couleur dans le Board, afin de mettre en évidence les différents processus et outils utilisés. Chaque sous-groupe est ensuite revenu en session plénière pour partager son processus, et réfléchir à la manière dont ce dernier pourrait être standardisé. Les participants au workshop ont été invités à voter à l’aide de la fonction « Like », afin d’identifier le processus général le plus approprié.

En utilisant le Board de Klaxoon de cette façon, chaque chef de projet, directeur et animateur peut structurer les idées présentées, déterminer les objectifs et visualiser les priorités en fonction des retours reçus de l’équipe. Le cas échéant, il est aussi possible de classer les informations par thème.

Deuxième et troisième workshops

Le deuxième atelier vise à aborder les grandes lignes esquissées lors de la première session. C’est l’occasion de discuter de chaque scénario et de réunir toutes les équipes. Norris utilise ici le template de Board What’s on your radar de Klaxoon, qui lui permet de cartographier rapidement les priorités et de définir le plan d’action pour ses clients. Pour ces workshops, Norris a utilisé les rubriques Ressources Humaines, Organisation, Processus et Technologie.

Après avoir déterminé la formation à Salesforce comme étant prioritaire, l’étape suivante consiste à créer des Mémos Klaxoon pour mettre en avant cette formation.

Ces workshops Klaxoon ont permis au client d’y voir plus clair sur sa situation actuelle, ses objectifs et les moyens de les atteindre. Et du point de vue du consultant, cela permet de faire preuve de créativité dès le début, de réunir des retours d’expérience des utilisateurs, de mener des discussions en direct, en posant des questions afin de maintenir l’attention de tous les participants et en partageant les idées qui surgissent. 

Le fait de pouvoir tout faire sur une seule et même plateforme est vraiment avantageux, car on ne perd pas de temps à basculer d’un environnement à l’autre, et on peut également l’utiliser pour travailler de manière hybride, avec des participants à la fois en salle et à distance.

Le résultat : récolter les fruits du travail efficace en équipe

Norris considère que le partenariat entre Klaxoon et onepoint a ouvert la voie à une collaboration avec des équipes multiculturelles et multinationales. C’est une méthode de travail plus dynamique, qui permet de synchroniser les équipes partout dans le monde, sans avoir à se rendre sur place. 

D’après le retour de ses équipes, Norris affirme que Klaxoon a renforcé leur éthique professionnelle, et leur a permis de s’adapter efficacement à l’environnement de travail actuel. Klaxoon a aidé l’entreprise onepoint à supprimer les frontières qu’elle pensait immuables, afin que celle-ci puisse mener efficacement les activités nécessitant un engagement et une réflexion approfondie.