Comment s’appuyer sur l’adoption digitale pour optimiser ses rituels d’équipe

Le challenge : collaborer de manière fluide avec une équipe dispersée géographiquement 

Lors de son arrivée au poste de responsable qualité, Laura  a été confrontée à la responsabilité de superviser une équipe internationale. Rapidement, elle a eu le besoin de proposer un management où les informations sont centralisées pour une visibilité maximale.

Son objectif premier était de simplifier la communication au sein de cette équipe dispersée à travers le monde, et de coordonner de manière plus efficace les initiatives à prendre.

Pour cela, elle a choisi la plateforme visuelle de Klaxoon et a mis en place un espace de travail virtuel, un véritable "bureau commun", grâce à son tableau blanc en ligne, Board.

Dans cet espace, les membres de son équipe peuvent se réunir malgré leur éloignement géographique. L'idée est de faciliter l'animation de l'équipe, de suivre l'évolution des projets et de maintenir une présence constante auprès de chacun. Cette démarche vise également à créer une cohésion au sein de l'équipe, et à garantir une gestion efficace des tâches malgré la distance qui les sépare.

La solution : adopter des rituels d’équipe digitalisés pour maximiser l’efficacité

Pour mieux collaborer à distance ou en mode hybride, Klaxoon s’est rapidement imposé comme la meilleure solution. Laura applique l’usage de la plateforme à ses rituels d’équipe digitalisés, notamment en s’inspirant des méthodes prêtes à l’emploi Weekly et One-to-one, disponible dans la bibliothèque de templates de Klaxoon. 

1. Un rituel en équipe avec Weekly

Dans son Board d’équipe, Laura tire parti des nombreuses fonctionnalités de management visuel pour proposer une nouvelle expérience de travail à toute son équipe. 

Le template Weekly l’aide à réunir son équipe de travail régulièrement, que ce soit en présentiel ou à distance. À l’aide de ce modèle prêt-à-l’emploi, le poste et les missions de chaque participant sont clairement indiqués, ce qui permet d’avoir une vision globale de la production de l’équipe.

Sur ce Board, l’équipe partage quotidiennement les tâches à réaliser de manière asynchrone. Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de se réunir de manière synchronisée pour certains sujets, qui peuvent être menés en parallèle et à distance au rythme de chacun.

De plus, le Board d’équipe de Laura est structuré suivant d’autres zones : 

• Un espace avec les dates de départ des externes et les vacances des membres en interne. Cela leur donne le moyen de retrouver à tout moment les informations concernant les présences et absences dans l’équipe. 
• Un espace dédié aux urgences, qui recense leurs priorités communes. C’est pour eux la possibilité d’être plus réactifs, et de se partager des documents importants.
• Pour le suivi des actions en cours, il y a une zone avec une colonne par personne, où l’on retrouve sous forme d’idées les tâches que les membres de l’équipe sont en train de réaliser. Les tâches sont classées par “topics” pour s’y retrouver plus facilement. Une fois qu’une tâche est réalisée, elle est supprimée. En tant que manager, c’est un moyen pour Laura de s’assurer qu’elle n’oublie rien et de garder un suivi constant et efficace sur les projets.

De plus, les personnes de l’équipe peuvent toujours venir en asynchrone compléter les idées à aborder ensuite, lors de leurs temps d'échange. 

Laura réunit ainsi toute son équipe toutes les deux semaines. La réunion dure environ 1 heure, mais il est souvent difficile de la terminer à temps. Dans ce type de situation, le Board dispose également d’une fonctionnalité Timer, qui permet de suivre le temps restant pour échanger sur les sujets.

2. Un rituel individuel avec les One-to-one

En parallèle, Laura fixe un temps hebdomadaire d’une heure d’échange individuel avec chaque personne de l’équipe. Ces réunions en one-to-one offrent un environnement privilégié, avec une communication ouverte et transparente entre Laura en tant que manager, et son collaborateur. 

Là encore, Laura utilise un Board pour ces échanges. Klaxoon lui permet de créer un espace de proximité et de confiance, et d’avoir à l’esprit l’ensemble des sujets à aborder le moment venu. Il existe un modèle de Board prêt à l’emploi pour organiser simplement des points en one-to-one, mais il est également possible de repartir d’un Board vierge et le personnaliser.

Ces réunions individuelles permettent de suivre de près les progrès des membres de l’équipe, et d’ajuster les objectifs ou les priorités au besoin. C’est également un bon moyen de récolter du feedback pour mieux avancer en tant que manager. 

Weekly et One-to-one, la digitalisation de ces deux rituels d’équipe a facilité la collaboration dans l’équipe de Laura, et leur a permis d’être efficaces sans tenir compte de la distance. Le digital leur a donné les clés d’un meilleur accès à l’information, une plus grande flexibilité pour chacun et un gain de temps collectif.

Le résultat : des réunions plus simples, visuelles et interactives

D'après Laura et son équipe, Klaxoon présente une formidable valeur ajoutée, transformant leur travail en une expérience visuelle et ludique. 

Par rapport à des tableurs classiques, Klaxoon se révèle plus intuitif et pratique, donnant la possibilité d’ajouter et catégoriser des idées en un clic pour enrichir les Boards. 

Cette plateforme visuelle a considérablement simplifié le partage de données en centralisant toutes les informations au même endroit, même lorsque les membres de l'équipe ne se trouvent pas physiquement dans les mêmes locaux.

La communication avec les collaborateurs s'est donc enrichie grâce à une meilleure interactivité, ce qui a grandement amélioré leur efficacité. De plus, lors des retours de vacances ou de congés parentaux, les internes comme les externes se sentent immédiatement réintégrés à la dynamique de l’équipe.

Un autre bénéfice réside dans la polyvalence de Klaxoon : Laura peut facilement ajouter des participants aux Boards, leur permettant de contribuer sans nécessité de posséder un compte dédié. 

Fort du succès de cette adoption digitale, tous les autres responsables que Laura côtoie Laura chez IPSEN envisagent désormais d'utiliser eux aussi des Boards similaires pour leurs rituels d’équipe. Quant à elle, elle a diversifié ses pratiques en créant des Boards d'onboarding spécifiques pour les nouveaux membres de son équipe.

En somme, pour l’équipe de Laura, l’adoption de Klaxoon a été couronnée de succès, apportant une réelle valeur ajoutée à la gestion d’équipe et au processus de travail global.