Cas d'usage

Comment réussir des ateliers et brainstorming à distance à plus de 50 personnes ?

Un template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant
PRO

Niveau
Présentiel
À distance
Temps de lecture :
min.
Partagé par 
Yannig Raffenel
Co-président du Learning Show
Publié le
19/11/20

Le digital learning a de nombreuses facettes. Il s’agit d’un format d’apprentissage numérique utilisant l’ensemble des outils du numérique en matière de formation : e-learning, quizz, vidéos pédagogiques, dans une démarche essentiellement autonome. Depuis plus de 25 ans, Yannig Raffenel travaille dans ce secteur. C’est un expert et pionnier en la matière. C’est aussi le cofondateur et le coprésident de l’association Learning Show. Un groupe d’une vingtaine de personnes à l’initiative d’un événement annuel pour que tous ceux qui travaillent dans le digital puissent échanger et communiquer ensemble à travers des ateliers immersifs et expérientiels réalisés en présentiel à Rennes.

On a réussi à récupérer à la fois, énormément d'idées mais on a pu aussi ressortir les grandes lignes principales.
Yannig Raffenel

Le challenge : trouver une solution e-learning parfaitement adaptée au Learning Show

Depuis leurs débuts, le Learning Show et Klaxoon sont liés par leurs origines rennaises, mais aussi par leur esprit novateur. C’est donc tout logiquement que l’association a intégré cet outil à ses ateliers !

Au début, Klaxoon sert à Yannig Raffenel d'outils de sondages ou encore d’enquêtes de satisfaction. Avec les bonnes performances de Klaxoon, il décide de l’utiliser régulièrement pour ses ateliers et webinars en ligne avec l’association. Au-delà des ateliers, les équipes du Learning Show s’en servent également pour préparer leurs événements afin de faciliter la communication entre les membres de l’association. Ainsi, l’utilisation de Klaxoon est multiple : pour la préparation, mais aussi pour l’animation des ateliers !

Face aux restrictions provoquées par la crise sanitaire et télétravail oblige, ils décident de réaliser un webinar en ligne afin de poursuivre leurs activités, mais aussi de préparer leurs prochaines sessions d’expériences immersives en présentiel. Avec une interrogation au programme : quels sont les apprentissages du futur à l’heure de la crise sanitaire ? Tous les avis et les réponses récoltés lors de cet atelier servent à répondre aux attentes des participants lors des prochains événements.

La solution : un atelier facilement mis en place grâce à Klaxoon

Board, l’espace de travail visuel et collaboratif

C’est grâce à Board que l'association met en place facilement et simplement leurs webinars en ligne.

Board est un espace blanc, également appelé whiteboard, à la taille infinie sur lequel vous pouvez travailler de manière très visuelle pour avoir accès à des méthodes de travail telles que des Templates ou des modèles pour commencer rapidement et simplement. Vous avez aussi un outil de visioconférence intégrée à l’intérieur du Board que vous pouvez utiliser directement sur Klaxoon ou choisir une autre option de visioconférence, comme Skype, Teams ou encore Zoom.

La phase préparatoire de l’atelier

L’aide précieuse des consultants

"Ce qu'il y a de super, c'est que l'équipe Klaxoon nous a amené des consultants qui nous ont aidés dans cette préparation.", Yannig Raffenel. | Klaxoon

Grâce aux consultants certifiés Klaxoon, Yannig Raffenel peut se préparer aisément et ses collaborateurs peuvent animer leur webinar facilement. Une phase préparatoire notamment rendue possible grâce à leur aide et leur accompagnement.

Les prémices de l’atelier

Avec 75 personnes présentes pour ce webinar, il faut un peu d’organisation. Pour les répartir efficacement, 9 espaces sont créés visuellement sur le board. Pour faciliter le management visuel, ces 9 espaces sont d’une couleur différente, ainsi chaque personne sait où se rendre. De plus, dans chacune de ces salles visuelles, chaque animateur ajoute sa photo et son nom.

Mais, comment chaque personne sait dans quelle salle se rendre ? À l’aide d’un outil de visioconférence, grâce auquel les informations sont transmises, chaque personne reçoit un numéro qui correspond au numéro de l’espace correspondant sur le Board. Après cet appel, ils se retrouvent directement en sous-groupe dans une des 9 salles : c’est le moment pour les animateurs d’expliquer les consignes, de montrer comment poser une idée sur Klaxoon et comment aimer une idée.

Un grand groupe de participants est connecté en visioconférence sur Board, dans un espace de collaboration suivant la méthode Breakout Rooms. | Klaxoon
En amont de la session de brainstorming, le déroulement est structuré d'une manière semblable à la méthode Breakout Rooms.

Atelier de brainstorming : Moment d’échange et de réflexion

Une fois cette disposition réalisée, chaque membre du sous-groupe partage ses idées, ses avis, ses propositions sur la question donnée. Tout le monde peut alors exprimer son point de vue. 

C’est un brainstorming collectif qui permet d’échanger, de communiquer et de débattre. Suite à ce regroupement d’idées, chaque sous-groupe élit la meilleure idée en ajoutant un “like” à celle-ci. Ils peuvent ensuite  répondre à la question suivante : Quelle est pour vous l’idée la plus intéressante pour la présenter lors du débriefing ?

Le moment du débriefing : Partage d’idées

Le brainstorming terminé, c’est le moment de restituer toutes les idées des 9 sous-groupes ! Tout le monde se retrouve sur Zoom et débrief ensemble des idées de chacun. Cela permet de récupérer les idées, mais aussi de ressortir 9 grandes lignes directrices sur lesquelles travailler pour préparer la programmation des événements futurs et de trouver les meilleures manières de répondre aux attentes.

Le résultat : objectif atteint grâce à Klaxoon !

L’objectif de Yannig et de son association est de créer des ateliers d’idéation efficaces dans lesquels les idées peuvent ensuite se mettre en action : c’est parfaitement réussi ! Les participants et participantes sont pleinement impliqués : ils et elles s’expriment, réfléchissent et produisent ensemble. Finalement, c’est un réel atelier d’intelligence collective !

Le bénéfice est total pour le Learning Show et les participants qui avaient cette sensation réelle d’avoir pu s’exprimer et réfléchir ensemble.

Pour une association qui valorise les solutions et les outils numériques, utiliser une plateforme novatrice d’e-learning comme Klaxoon permet d’appuyer leur vision !

Klaxoon est une suite d’outils qui permet d’améliorer l’efficacité du travail en équipe. Qui dit travailler en équipe dit différents moments : workshop, ateliers de travail, brainstorming, réunions d’équipe ou réunions de présentation, gestion de projet, formation à distance ou en présentiel… Dans ces moments-là, Klaxoon permet à tout le monde de s’exprimer, mais aussi de faciliter et d’améliorer le processus de décision.

publié par
Marie
Barbesol
-
évangéliste Klaxoon
Spécialiste Learning & Development, elle a rejoint l'aventure Klaxoon dès sa genèse. Elle y transmet sa passion pour la formation et la communication. Débordante d'énergie et télétravailleuse depuis 2010, elle vit au bord de la mer ou dans le train selon les jours !

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