Comment rendre un événement physique de 190 personnes participatif et inclusif ?

Le challenge : rendre le Sophia Antipolis Agile Tour plus inclusif et participatif

“Imaginer un monde agile”. C'est le slogan de l’Agile Tour, une série d'événements à but non lucratif qui se tiennent dans différentes villes du monde chaque automne. Fin septembre, c’est à Sophia Antipolis qu’il s’arrête pour une journée de conférences et d’ateliers autour de la question de l’agilité en entreprise. 

Viviane Morelle est coach d’équipe et facilitatrice graphique de profession. Elle est aussi bénévole pour cette étape de l’Agile Tour. Comme elle l’explique très bien : « L'Agile Tour, ce sont des rencontres dont l'objectif est de faire rayonner l'agilité partout dans le monde. »

D’où l’importance d’une expérience utilisateur très qualitative, quand on sait que l’humain est au cœur des préoccupations des méthodes agiles. 

Repenser l’expérience utilisateur du Sophia Antipolis Agile Tour, c’est le projet de Viviane. « Nous sommes partis du constat qu'il fallait plus d'interactivité. Que nous devions réussir à donner plus de visibilité à notre programme et à nos partenaires et surtout que nous avions besoin de pouvoir collecter des feedbacks. »

La solution : un Board comme interface de partage entre participants et conférenciers

Partenaire de l’événement, Klaxoon a mis à disposition sa Workshop Platform pour l’organisation et la création d’une expérience utilisateur unique pour le Sophia Antipolis Agile Tour.

Sur un Board, Viviane a installé 6 espaces pour donner un maximum de visibilité et de clarté à l’ensemble des ateliers et conférences de cette étape de l’Agile Tour.

Viviane et son équipe ont procédé de manière itérative pour constituer ce Board et s’assurer que toutes les informations étaient bien disponibles.

• Le premier espace contient les informations générales de l'événement : l’accès au campus, les conditions d’utilisation du Board, les consignes sanitaires à respecter, le plan du lieu ainsi que le programme.

Grâce au Board, nous avons pu partager des liens, images, plans pour que ce soit visuel et compréhensible par tous.

• Un deuxième espace est réservé aux partenaires qui peuvent se présenter à l’aide de quatre questions : Pouvez-vous vous présenter, ainsi que votre société ? Qu’attendez-vous de l’Agile Tour 2021 ? Que souhaitez-vous apporter ? Quelles sont les vertus de l’agilité selon vous et au sein de votre entreprise ? Une anecdote d’un précédent Agile Tour ? 

Chaque partenaire est venu répondre à ces questions avec des idées de manière individuelle. On a réussi à sortir de la présentation classique de l’entreprise grâce aux idées.

• Le troisième espace est consacré au réseautage, et permet d’échanger facilement entre les personnes participantes, les orateurs et oratrices, les partenaires et les sponsors.
• Le quatrième donne le programme de la journée.

À chaque atelier et conférence, des Questions sont posées à l’audience pour récupérer du feedback et des informations intéressantes sur le déroulé de la journée. Chaque personne participante peut ainsi partager son point de vue sur les interventions et en faire profiter la totalité du groupe.

Viviane plébiscite l’outil Question, notamment pendant les grandes conférences en plénière.: « Grâce à Question, nous avons interagi avec le public ». L’occasion de récolter du feedback en temps réel pendant l’événement.

• Un dernier espace est consacré à l’outil Sondage pour récolter du feedback plus structurant sur l’ensemble des conférences/ateliers et sur la bonne tenue de l’étape de Sophia Antipolis de l’Agile Tour. 

Cette partie est essentielle pour sans cesse améliorer le travail des personnes en charge de l’organisation de l’événement. Viviane Morelle précise l’usage de ces sondages : « Après l'évènement, toute l'équipe organisatrice a pu orchestrer les debriefs via Klaxoon : rétrospective des orateurs, rétrospective des organisateurs, etc. »

Pour s’assurer un excellent taux d’engagement, Viviane et son équipe jouent sur l’esprit de compétition des personnes présentes. « Pendant la journée, nous proposons aux participants de gagner une licence Klaxoon. Elle est destinée aux personnes qui participeront le plus au Board sur la journée. Cela permet de générer un taux d’engagement très élevé. »

Le résultat : encore plus de participation et d’engagement dans l’événement

À l’issue de cette étape du Sophia Antipolis Agile Tour, les bénéfices de l’usage de Klaxoon sont importants pour Viviane.

D’abord sur un volet quantitatif, 170 personnes se sont connectées au Board sur 190 inscrits, soit un taux de participation de 89%. 

Sur la partie qualitative, les échanges se sont avérés fructueux et sur l’ensemble de l’organisation. Board a accompagné Viviane avant, pendant et après l’événement.

Nous avons pu embarquer les partenaires et les participants en amont de l’événement dans un format participatif. Notre rôle via l’Agile Tour est aussi d’éveiller sur les usages des nouveaux outils utilisés par les équipes agiles.

Le Jour J, les outils participatifs comme Sondage et Questions ont favorisé la participation de tous et l’interactivité. 

Avec Klaxoon, nous avons pu recueillir les avis des participants à la fin de chaque session, et les orateurs ont eu un accès direct à l’information sans nécessité de remise en forme.

Après l’événement, les échanges en mode asynchrone ont fini d’enrichir l’expérience globale : « Suite à l’événement, nous avons partagé le Board en indiquant aux personnes participantes qu’elles pouvaient retrouver l’ensemble des contenus centralisés dessus. Orateurs et participants ont pu déposer et partager les supports et documents ou articles relatifs à chaque conférence ou atelier en toute autonomie. »

Et pour l’organisation, tous ces échanges constituent une mine d’or d’informations : « En aval, nous avons pu partager et organiser les retours d'expérience pour améliorer notre fonctionnement interne. Nous avons eu un atelier de rétrospective des organisateurs en présentiel après l'événement. »

De façon plus générale, l’usage de Board et des outils Klaxoon a facilité l’organisation comme les échanges, apportant de la flexibilité à toutes les parties prenantes.

Klaxoon nous a donné de la souplesse par rapport au site internet. Grâce au Board, chacun peut venir mettre à jour les informations. Pour le coup, cela confirme notre approche agile, on peut toujours venir améliorer. Klaxoon est simple à prendre en main, notamment depuis un téléphone, ce qui était le cas de nos participants lors de la journée de conférences et ateliers.

Enfin, la dimension visuelle du Board a été une source d’inspiration pour toutes et tous, selon Viviane. « Souvent, les gens ne savent pas qu’on peut créer tout un univers, et le fait d’en voir un comme celui-ci, cela les inspire. Un Board, c’est tout un univers, avec une histoire, et cela donne aux participants des idées. Nous, en tant qu’organisateurs, cela nous a permis de donner un souffle, de sortir du format PowerPoint traditionnel. Là, c’était dynamique, les gens pouvaient retrouver l’information en direct. »

La conclusion de Viviane est limpide : « Klaxoon, je recommande pour sa vue globale, le côté partage et la richesse de l’outil. »