Comment organiser des réunions plus efficaces et plus participatives, en interne comme en externe

Marc Gigon, Global Digital Advisor chez Microsoft, met son expertise dans l’énergie au service des équipes d’account executives dédiées à ce secteur d’activité. Il interagit avec certaines des plus grandes entreprises clientes de Microsoft. Sa mission est triple : 

1. Aider les responsables de comptes à atteindre leurs objectifs de ventes ;
2. Établir la crédibilité de Microsoft et générer de la confiance avec ses clients grands comptes ;
3. Transmettre les connaissances recueillies auprès des clients en question aux ingénieurs Microsoft pour répondre au mieux à leurs besoins et à leurs attentes.

L’équipe de Marc Gigon compte 20 personnes, basées partout dans le monde, en Europe, en Amérique du Nord et en Asie.

Le challenge : mieux collaborer à distance

Comme beaucoup d’autres, Marc et son équipe ont expérimenté différentes solutions pour mieux collaborer à distance. Brainstormings virtuels, sessions de travail sur des documents partagés… Tous ces systèmes avaient, selon lui, toujours le même défaut : il était très difficile d’en exploiter les éventuels résultats. Comment compiler les commentaires implémentés à même les diapositives d’un PowerPoint ? Sans même parler de l’aspect chronophage de la tâche, comment s’assurer que le compte rendu ne soit pas plus le reflet de la pensée de la personne qui le rédige qu’un aperçu objectif des échanges qui ont bel et bien eu lieu ?

La solution : réinventer les moments de collaboration

Marc a alors découvert Klaxoon. Depuis, il utilise la Workshop Platform à toutes les sauces. En interne, avec ses collègues et les responsables de comptes ; en externe, avec ses clients. « J’utilise Board pour n’importe quel type de workshop et de réunion à distance », insiste-t-il. Grâce à Klaxoon et à son tableau blanc virtuel, Board, il s’assure que tout le monde contribue et partage une même vision des choses.

Un template pour chaque réunion

Lors de ces réunions et autres workshops, Marc utilise régulièrement les templates prêts à l’emploi. Il affectionne tout particulièrement le modèle Rose, Thorn, Bud qui lui permet d’analyser une situation, de recueillir facilement du feedback et d’amorcer une réflexion collective. Il s’en sert pour nourrir sa démarche d’amélioration continue. 

Sur le Board, les participantes et les participants envoient leurs idées en respectant un code couleur très simple : rose pour les succès, bleu pour les difficultés et vert pour les opportunités et les idées à explorer. De quoi obtenir un retour d’expérience visuel et rapide, et élaborer immédiatement un plan d’action.

À chaque réunion son Board

Mais il arrive aussi à Marc de mettre ses templates favoris de côté pour explorer les infinies possibilités du tableau blanc virtuel de Klaxoon : « Je lance un nouveau Board, je crée des lignes et des boîtes, et j’invite simplement les participantes et participants à envoyer leurs idées. » Les couleurs et les catégories d’idées, qui permettent de les trier, dépendent bien sûr du sujet abordé.

Et il n’est pas rare que Marc lance un Board au bout de quelques minutes de réunion, même s’il n’avait pas prévu d’utiliser Klaxoon, simplement pour « s’assurer qu’on tire quelque chose de la discussion ». Quelques minutes suffisent en effet pour y inscrire les informations essentielles, poster ses idées, « liker » celles que l’on souhaite mettre en avant, et ainsi dresser une sorte d’état de l’art visuel du sujet évoqué.

Le résultat : des réunions efficaces et participatives

« Klaxoon génère de l’efficacité : j’obtiens de meilleurs résultats et un meilleur engagement », résume Marc. En très peu de temps et très simplement, il recueille les informations dont il a besoin ainsi que les points de vue des différentes parties prenantes. Un « like » ou un vote plus tard, et c’est priorisé. Le gain de temps, tant en matière de préparation (estimé à 40% selon Marc) que de restitution (20%), est loin d’être négligeable.

Sans compter que celles et ceux qui participent visualisent leur contribution. Avec la Workshop Platform, la participation pendant les réunions et workshops de Marc a augmenté de 25%. Grâce à Klaxoon, tout le monde a le sentiment d’avoir été écouté et tout ce qui est exprimé est pris en considération.