Comment organiser des PI Plannings et des formations efficaces en mode hybride

Le challenge : engager des équipes à distance en PI Planning et en formation

Sylvie coordonne 11 équipes Renault Group en trains SAFe, soit un total de 130 personnes qui délivrent en continu dans le domaine du marketing digital. 

Dans leur cadre d’agilité SAFe, un PI (Planning Increment) désigne une période de trois mois pendant laquelle les équipes collaborent pour développer des fonctionnalités intégrées porteuses de valeur pour le client. Ces équipes sont regroupées dans un train, qui s'organise de manière à assurer la collaboration et la synchronisation entre elles. Cela favorise un alignement efficace et une livraison régulière, simplifie la gestion de projet à grande échelle, et permet aux équipes de recevoir des retours plus fréquents sur leur travail.

Pour bien démarrer le PI, Sylvie met en place des PI Plannings, étape essentielle qui permet à toutes les équipes impliquées de planifier leurs objectifs, les fonctionnalités à déployer et identifier les dépendances. Dans le cas de Sylvie, ces PI Plannings rassemblent sur 2 jours plus de 150 participants (internes et externes) basés en France, mais aussi en Inde, au Maroc et en Roumanie.

Comment faire en sorte d’aligner avec efficacité ces équipes distribuées, et maintenir l’interaction et l’engagement de tous malgré la distance ? C’est la problématique qui s’est imposée à Sylvie et plus globalement au Centre d’Excellence Agile, à la fois dans le contexte de planification à l’échelle des PI Plannings et dans des formations qu’ils proposent en mode distanciel.

Anciens adeptes des tableaux papier et des post-it physiques, Sylvie et ses collègues agilistes ont fait le choix de la plateforme Klaxoon pour digitaliser leurs supports agiles. Voici comment elle leur a permis de former et accompagner plus de 3000 personnes en 2 ans et demi, et décupler leur efficacité sur site comme à distance grâce à de nouveaux canaux de collaboration.

La solution : une plateforme tout-en-un qui maximise l’efficacité et l’engagement depuis n’importe où

PI Plannings : jusqu’à 200 participants simultanés en multi-site

Désormais, Sylvie et le Centre d’Excellence Agile organisent leurs PI Plannings sur des Boards Klaxoon. Il s’agit de tableaux blancs collaboratifs en ligne qui reproduisent l’expérience de partage et de centralisation des idées des tableaux physiques. Ils la poussent même plus loin, grâce à des fonctionnalités visuelles et interactives ainsi qu’un outil de visioconférence intégré, afin de répondre aux besoins d’un contexte hybride.

Pour gagner du temps de préparation d’un PI Planning à l’autre, Sylvie crée des templates de Board qu’il lui suffit de dupliquer et d’adapter au contenu de la séance à venir. Selon les besoins, elle démarre avec un tableau vierge, ou se base sur les templates agiles prêts à l’emploi disponibles dans la bibliothèque de templates de Klaxoon : PI Planning, Rétrospective,... 

Pour partager leurs templates ainsi créés, les membres du Centre d’Excellence Agile disposent aussi d’un espace privé dédié sur Klaxoon sous la forme d’un Network.

Le jour J, en plus des participants sur site et à distance en interne, plusieurs intervenants clés extérieurs à Renault Group peuvent aussi rejoindre le Board du PI Planning pour s’informer et participer. Au total, c’est entre 150 et 200 personnes issues de 11 équipes qui participent simultanément à chaque séance.

Sur ce Board, les participants retrouvent toutes les informations utiles au déroulement de l’événement PIP (rôles, liens vers des canaux de discussion,...), ainsi qu’un espace de travail dédié à chaque train et aux équipes qui le composent. L’objectif de ces 2 jours est de faire converger progressivement l’ensemble des équipes vers une planification unique, tout en tenant compte des idées et des retours qu’elles partagent, afin de les engager pour les 3 prochains mois.

Pour simplifier la navigation d’une équipe à l’autre dans un espace de travail aussi conséquent, Sylvie a créé des zones sur son Board de PI Planning. Ainsi, elle définit visuellement les zones importantes du whiteboard, et permet aux participants d’y accéder en un clic.

Quand on affiche les zones, les gens peuvent aller plus facilement vers leur espace de travail.

Pour aller plus loin dans la mise en place d’événements agiles, Klaxoon propose également une intégration avancée avec Jira, qui permet de mettre à jour en temps réel les tickets Jira associés à des idées dans un Board Klaxoon, dans l’un ou l’autre de ces environnements. Sylvie y a recours dans le cadre d’événements plus restreints.

Formation : combiner des outils interactifs et la facilité de prise en main

En plus de leurs événements agiles, Sylvie et ses collègues agilistes organisent des formations agiles et des formations à la facilitation à distance, pour aider les équipes de Renault à animer des réunions ou des ateliers en télétravail. Là encore, la plateforme tout-en-un Klaxoon leur donne accès à des outils complémentaires pour maximiser l’engagement de tous, et libérer le potentiel du collectif.

Dès l’étape de l’icebreaker, dans les formations agiles, Sylvie met en place des mécaniques pour que les participants puissent rapidement monter en puissance dans l’utilisation de Klaxoon. Après seulement quelques minutes, ils maîtrisent les principaux outils de Board, et peuvent par exemple utiliser l’outil Dessin pour réaliser un atelier Birdie Birdie (qui se déroulait en présentiel avec des Lego® auparavant).

Lors de leurs formations, Sylvie et ses collègues agilistes utilisent l’outil Session, qui permet de présenter plusieurs activités aux participants de manière séquencée et interactive : 

• Des Boards ;
• Des Mémos pour partager du contenu qui associe des fichiers PDF et des questions interactives ;
• Des Quiz et des Sondages pour évaluer efficacement les acquis des participants ;
• Des Missions et des Aventures à réaliser en asynchrone, en dehors des sessions de formation.

D’après Sylvie, combiner ainsi plusieurs activités Klaxoon permet de transmettre l’information de manière fluide, tout en gardant l’audience impliquée à chaque étape. De plus, il suffit de quelques minutes aux apprenants pour prendre en main la plateforme et se familiariser avec ses fonctionnalités clés.

La facilité d’usage permet aux intervenant(e)s de monter en compétence rapidement sur l’utilisation de Klaxoon. C’est malin et ergonomique.

Le résultat : 3000 personnes formées et des coûts d’organisation réduits avec Klaxoon

Grâce à la plateforme Klaxoon, Sylvie et le Centre d’Excellence Agile assurent désormais leurs PI Plannings en mode hybride avec la même efficacité et le même niveau d’engagement des équipes qu’en présentiel. Cela leur permet de réduire considérablement les coûts logistiques liés aux déplacements depuis l’étranger, l’hébergement, la location d’une salle,...

De plus, les outils Klaxoon restent utilisés même lors des événements agiles en présentiel. L’usage de la plateforme permet de conserver une trace des échanges et des informations, qui restent accessibles à tout moment aux participants par la suite.

Dans le cadre de leurs formations, Klaxoon a permis au Centre d’Excellence Agile de Renault Digital d’accompagner un total de 3000 personnes sur presque 3 ans. Non seulement les équipes ont pu continuer à se former activement grâce à la plateforme au moment de la pandémie de Covid-19, mais elles ont aussi conservé ces pratiques par la suite, pour simplifier et dynamiser les interactions multi-sites, et notamment avec l’international.

La simplicité de prise en main de la plateforme tout-en-un a joué un rôle déterminant dans son adoption par les équipes de Renault Group. Sylvie ajoute qu’à présent, dès qu’il y a un travail d’intelligence collective à mener, les équipes se tournent spontanément vers Klaxoon car c’est une solution facile à utiliser pour rassembler des idées.

Klaxoon nous a aidés à maintenir notre activité à un bon niveau d’efficacité, à la fois sur la dynamique des équipes agiles et sur les formations.

Pour approfondir leur usage de Klaxoon, Sylvie et son équipe prévoient de mettre en place l’intégration avec Jira de manière plus poussée à l’avenir, ainsi que continuer à développer leur usage des templates dans leurs formations et au-delà.