Comment maximiser l'engagement et recueillir du feedback grâce à des workshops visuels ?

Le challenge : accroître l’engagement à travers des workshops en cross-équipe

Plus tôt dans l’année, l'équipe d'Emma chez Karyopharm Therapeutics Inc. avait organisé plusieurs focus groups en interne. Leur objectif était de déterminer les termes qui définiraient le mieux les valeurs de l'entreprise à ce stade de son développement. 

Depuis la région de Boston, Emma avait organisé ces focus groups en ligne sur Zoom. Pour capturer toutes les informations partagées, elle n'avait d'autre choix que de prendre des notes manuscrites. Par conséquent, après une heure de réunion, elle devait encore tout retranscrire de manière anonyme pour le partager avec la direction générale. Emma trouvait que ce processus était "très manuel et lourd d’un point de vue administratif". Elle s'est alors mise à la recherche d'un nouveau moyen permettant aux employés de Karyopharm Therapeutics Inc. de partager leur feedback plus efficacement.

Comme sa manager connaissait déjà Klaxoon, elle a suggéré à Emma de mettre en place les étapes suivantes à l'aide de ces outils, en organisant des workshops collaboratifs. Cette fois, il s'agissait de faire participer les équipes pour savoir comment l'entreprise pouvait incarner les valeurs établies au préalable durant les focus groups.

Je recherchais un outil pour aider les employés à collaborer plus efficacement, et j'ai donc été très curieuse de découvrir cette nouvelle plateforme.

La solution : un espace de travail visuel complet pour plus d'efficacité avant, pendant et après les workshops

Avec Klaxoon, Emma a organisé avec les équipes américaines 3 ateliers d'une heure en deux semaines. À chaque fois, environ 35 personnes réparties sur tout le territoire des États-Unis se sont portées volontaires pour participer et se sont réunies sur Board, le tableau blanc en ligne de Klaxoon où les workshops avaient lieu.

L'objectif était de recueillir le feedback des employés sur deux aspects :

• La manière dont Karyopharm Therapeutics Inc. pourrait incarner les valeurs précédemment identifiées en focus groups ;
• La manière dont ces valeurs pourraient être facilement adoptées par la direction.

Avant les workshops : une préparation en asynchrone

En préparant les supports des workshops de manière asynchrone, Emma s'est demandé comment elle pourrait tirer parti des fonctionnalités de management visuel de Board pour exprimer pleinement l'évolution de l'entreprise. C'est ainsi qu'elle a pensé à la représenter sous la forme d’un cheminement, qui guiderait les participants du début à la fin de la réflexion.

Sur ce Board, Emma a embarqué ses participants comme un groupe d'explorateurs partant en voyage autour du monde. Ce type de scénario peut aussi être facilement réalisé avec une Aventure sur Klaxoon, suivant vos besoins et votre contexte. 

Emma a importé des images de différents formats pour donner vie à son Board. Cela permet de capter l'attention des participants dès le début du workshop, et de personnaliser leur expérience. Par exemple, à un moment donné, ils rencontrent des paysages, des animaux ou des challenges liés à leurs objectifs d'entreprise. Pour Emma, c'est le moyen idéal de transformer l'atelier en une expérience véritablement immersive et encore plus engageante.

Grâce à Klaxoon, j'ai découvert qu'il existe de nombreuses façons d'être créatif, et j'ai pu donner vie à un design axé sur le voyage.

Pendant les workshops : une grande variété d’activités interactives

Un échauffement en groupe avec un icebreaker

Lorsqu'un workshop démarre, Emma commence par engager l'équipe avec un court icebreaker. Cette activité est également directement liée au thème du voyage, puisqu'elle demande aux participants leur destination préférée, sous la forme d’un nuage de mots dans une Question Storm.

En seulement quelques minutes, cet ice breaker permet à Emma de créer un climat de confiance au sein du groupe. Comme la plupart des participants proviennent d’équipes différentes, ils ne se connaissent pas forcément en début de workshop. Ainsi, cet exercice let met plus à l’aise pour partager leur feedback les uns avec les autres. De plus, cela leur permet de se familiariser avec l'utilisation de Klaxoon.

Recueillir efficacement le feedback grâce au brainstorming

Lorsque le moment vient de se plonger au cœur de l'atelier, Emma se déplace sur le Board vers une autre zone, et grâce à la fonction de synchronisation elle peut amener le groupe à la suivre en un clic. Là, elle a préparé des questions ouvertes pour recueillir leurs réactions. 

Sujet après sujet, les participants prennent le temps d’ajouter leurs idées dans la zone dédiée. De cette façon, toutes leurs réponses sont centralisées en un seul endroit, et il n'est pas nécessaire de prendre de notes manuellement. Chacun peut également utiliser le bouton "J'aime" pour exprimer son accord avec les idées partagées par ses collègues. Cela peut également être fait de manière plus poussée avec la fonctionnalité de dot-voting.

Entre deux sujets d'idéation, Emma pose également plusieurs Questions sur les valeurs et les objectifs de l'entreprise. Dans certaines situations, notez que l'outil Question peut aussi être utilisé comme un sondage, pour recueillir efficacement le feedback des participants et obtenir des résultats consolidés instantanément.

S'assurer que le groupe est aligné, avec une session de questions-réponses

Le parcours se termine par une discussion sur les questions que les participants pourraient avoir, à la fois les uns envers les autres, et aussi pour Emma en tant que facilitatrice. 

Et une fois le workshop terminé, le Board reste accessible au groupe avec toutes les idées qui ont été partagées. Pour le groupe suivant, Emma n'a qu'à dupliquer le Board initial, pour le remplir avec le nouveau feedback recueilli au cours de cette session.

Après les workshops : une phase de compte-rendu accélérée

Après chaque session, c’est très rapide pour Emma. En deux clics, elle exporte le Board de l'atelier sous forme de fichier PDF. Ce dernier regroupe toutes les informations et le processus de brainstorming, et Emma peut l'utiliser pour communiquer les résultats à la direction de manière transparente.

Cela a été incroyablement efficace, et m’a permis de faire facilement des recommandations à ma supérieure sur les aspects sur lesquels nous devions nous concentrer.

Le résultat : des workshops participatifs et un feedback facile à communiquer

Avec Klaxoon, Emma a réussi à créer une série de workshops vraiment immersifs et engageants pour les équipes en interne, le tout en travaillant à distance. Cela a eu un impact positif sur l'expérience collaborateur, et a encouragé les différentes équipes à interagir ensemble. Comme elle l’indique à propos de la fonctionnalité de vote avec le bouton "J'aime" :

J'aime qu’on ait la possibilité de voter car, tout en animant, j'ai pu voir ce que le groupe de participants approuvait au fur et à mesure que nous échangions, en fonction du nombre de votes sur chaque idée.

Emma souligne également que Board est un outil formidable en matière de créativité, car il est "visuellement fun à aborder", et les groupes se sont sentis réellement impliqués dans la métaphore du voyage qu'elle a proposée pour ses workshops.

Pour sa part, Emma admet que l'utilisation de Klaxoon lui fait gagner un temps considérable : en phase de préparation en amont de l’atelier comme pour en faire un compte-rendu ensuite. Avec Board, elle a pu gagner environ 30 minutes par workshop. Et après avoir passé seulement 2 heures à concevoir le Board initial, elle n'a pas eu besoin de préparer autre chose entre deux ateliers avec des groupes différents, puisqu'elle a simplement dupliqué son Board.

De plus, en exportant simplement le Board, Emma obtient un rapport clair et visuel de chaque réunion, et n’a plus à travailler manuellement à la retranscription des informations partagées.