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Comment faire une réunion d’équipe 100% efficace en télétravail

Publié le
26/3/2021
Live le
26/3/2021
partagé par
par
Charles
Kergaravat
Directeur Marketing International

Benjamin Lesage et Martha Cavazos font tous deux partie de l’équipe de la Sustainable Ocean Alliance (SOA), une organisation à but non lucratif fondée en 2014 et basée à San Francisco, qui développe des solutions pour préserver la santé et la durabilité de l’océan à l’échelle mondiale. Les programmes de la SOA sont alignés sur les cibles d’Objectifs développement durable 14 des Nations Unies qui visent à préserver l’océan et à utiliser durablement les ressources marines.

niveau
présentiel
distanciel

Benjamin est passionné des océans et expert en technologie et innovation. Il a rejoint SOA en tant que mentor en 2018, puis est devenu coordinateur en 2020, avec pour objectif d’internationaliser l’organisation au-delà de la Californie, en développant une communauté d’entrepreneurs et d’analystes des océans et en se concentrant principalement sur l’Europe.

Martha gère l’accélérateur de solutions pour les océans depuis 2020. Ce programme s’adresse aux entrepreneurs et aux organisateurs mondiaux afin de sauver les océans et de créer un avenir plus durable pour notre planète. Martha conçoit et facilite des expériences à distance, et en personne, afin de créer des réseaux mondiaux d’acteurs du changement.

Découvrez comment Martha et Ben de la SOA ont pu encourager un engagement plus poussé lors de leurs réunions en ligne avec Klaxoon :

En pleine pandémie, Martha et Ben ont dû gérer à distance l’édition 2020 du programme d’accélération de start-up et ont choisi Klaxoon comme solution de travail collaboratif à distance afin de rendre les réunions en ligne pleinement efficaces et participatives.

Le défi de travailler à distance avec des équipes du monde entier

Avant la crise du Covid-19, le programme d’accélération SOA était mené à la fois à distance et en personne et comprenait beaucoup de réunions individuelles, de tables rondes et de réseautage, ainsi que des expéditions sur le terrain, dans le but de rencontrer autant de personnes que possible et de créer des relations solides et durables. En 2020, Ben et Martha ont relevé le défi d’organiser plus de 35 sessions différentes à distance, sur une période de 4 semaines, avec plus de 20 entrepreneurs et 9 start-up de 7 pays différents, à la fois aux États-Unis et en Europe, en travaillant sur différents fuseaux horaires, et cela tout en rendant ces réunions virtuelles aussi intéressantes que les réunions en personne.

Pour compliquer encore les choses, l’équipe de la SOA travaillait également à distance à partir de différents endroits dans le monde. Cela les a poussés à explorer des outils qui pourraient les aider à établir et à entretenir des liens avec leurs mentors et leurs investisseurs, ainsi qu’à soutenir leur équipe tout au long de l’événement en ligne.

Ben a découvert Klaxoon au CES quelques années auparavant, où il avait eu la chance de rencontrer l’équipe et d’entendre parler de son succès pour rendre les réunions plus efficaces et les pratiques de travail plus collaboratives. Lorsque Ben a présenté Klaxoon à la SOA, ses collègues ont réagi avec beaucoup d’enthousiasme et il ne leur a fallu que deux ou trois sessions pour être pleinement embarqués.

Comment utiliser les templates de Klaxoon pour mener des réunions virtuelles hebdomadaires ?

Les réunions hebdomadaires rassemblent tous les membres de l’équipe, une fois par semaine. Elles donnent l’occasion à chaque membre de partager des idées et d’établir des actions futures, aidant ainsi tout le monde à se synchroniser.

En préparation du programme d’accélération de start-up, Ben a décidé de lancer un Template Weekly, disponible dans la bibliothèque Klaxoon, pour l’équipe SOA, composée de cinq personnes travaillant sur trois fuseaux horaires différents. Ce modèle a ensuite été développé et personnalisé en fonction de leurs besoins.

Fixer les priorités et identifier les besoins lors d’une réunion d’équipe hebdomadaire.

Le Board Klaxoon est un outil simple d’utilisation qui permet la collaboration visuelle dans un espace de travail unique, accessible depuis n’importe quel endroit, avec une bibliothèque de modèles prêts à l’emploi, c’est-à-dire des méthodes, des tableaux ou des modèles inspirés des normes industrielles, des méthodes agiles et des meilleures pratiques de la communauté Klaxoon. Chaque modèle fournit à l’utilisateur un aperçu, une vue d’ensemble et des instructions étape par étape sur la manière de l’utiliser, de sorte qu’il peut être facilement mis en œuvre et personnalisé, même sans aucune connaissance préalable de la méthode en question. Les entreprises peuvent ainsi travailler avec un outil sur mesure sans avoir à en créer un de toutes pièces, ce qui leur permet de gérer plus efficacement les réunions et les projets et d’attirer visuellement leur public.

Au cours du programme d’accélération, le Template Weekly a aidé l’équipe SOA à organiser des réunions internes en ligne, qui se tenaient le lundi (pour débuter la semaine) et le vendredi (pour préparer la semaine à venir), afin de fixer les priorités et de répondre aux besoins soulevés par les entrepreneurs tout au long du programme virtuel de 4 semaines.

Les réunions hebdomadaires commençaient par un débrief individuel de chaque membre de l’équipe (2 minutes chacun) visant à établir les principales priorités de la semaine. En utilisant un large éventail de catégories, de couleurs et de thèmes offerts par la barre d’outils de modèles de Klaxoon, chaque membre a pu organiser visuellement ses idées et créer une liste de choses à faire à partager avec le reste de l’équipe.

La deuxième activité de la réunion consiste en un “Feedback review” (3 minutes chacun), au cours duquel l’équipe SOA a identifié les questions, les besoins et les attentes des entrepreneurs afin d’y répondre le plus rapidement possible.

Le programme d’accélérateur est très intensif et nous devons nous assurer de réagir très rapidement aux questions ou aux besoins des start-up.” Benjamin Lesage, coordinateur SOA

Rendre les réunions d’équipe plus flexibles et plus efficaces

Martha souligne combien il est important, d’un point de vue organisationnel, de disposer d’un modèle avec une séparation visuelle claire entre le débrief individuel (c’est-à-dire les actions) et le feedback (c’est-à-dire le retour d’information positif/négatif) “afin que nous puissions faire la distinction entre certains objectifs, comme la création de notre évènement, la réalisation de nos vidéos pour la journée de démonstration, et le fait que nous avons reçu un excellent feedback sur les présentations que nous faisons, et c’est quelque chose que nous voulons suivre”.

Les outils de Klaxoon, tels que les idées de couleur, sont flexibles et faciles à utiliser et ont permis à l’équipe de générer des idées et d’y répondre rapidement, créant ainsi une approche de design thinking plus raffinée et efficace.

Klaxoon a également amélioré la gestion du temps : le fait que le programme d’accélération comprenait tant de sessions et de tours en un temps limité rendait le chronométrage fondamental, et Martha souligne que le fait d’avoir un timer intégré dans le système était une fonctionnalité simple mais essentielle.

Klaxoon favorise l’efficacité. […] Nous sommes capables de nous ajuster, de pivoter et d’être agiles et flexibles. […] C’est comme un jeu mental.” Martha Cavazos, responsable du programme d’accélération SOA

Faciliter la réflexion avec Board

Au cours du programme d’accélération, chaque vendredi, Ben et Martha organisent une réunion de réflexion avec les fondateurs de la start-up sur un Board : il s’agit d’un espace libre dans lequel les fondateurs partagent leurs pensées et ont des conversations en off sur la semaine qui s’achève. C’est aussi l’occasion de réfléchir au contenu, aux intervenants et aux sessions de la semaine afin de les appliquer à leur entreprise.

Comment rendre les réunions de réflexion plus personnelles et interactives

Les modèles Klaxoon ont aidé la SOA à rendre ce moment de réflexion plus visuel et interactif. Bien que les modèles puissent changer chaque semaine, la structure est toujours la même : ils commencent par un “icebreaker” (par exemple, “Votre semaine en un mot”), suivi de “Ancres et bouées” (difficultés et éléments positifs de la semaine), puis d’un “Cadre de rétrospective” et se terminent par “Une chose à retenir”, c’est-à-dire une action pour la semaine à venir.

Au cours de l’atelier de rétrospective, les participants recueillent des idées en groupe, puis les utilisent pour se rendre dans des salles de réunion pour des conversations en tête-à-tête. “La fonctionnalité de Klaxoon, qui nous permet de garder l’anonymat pour les besoins de la réflexion, ou d’inviter les gens à personnaliser leurs idées, nous a également permis d’être plus créatifs”, explique Martha.

L’utilisation de ce type de format et de Board a permis à la SOA d’offrir aux entrepreneurs du temps pour la réflexion individuelle, la réflexion en groupe et la réflexion en tête-à-tête. “L’une des meilleures pratiques en matière de facilitation consiste à répondre à tous ces différents types de besoins d’apprentissage et de réflexion des individus”, explique Martha.

Grâce à Klaxoon, nous avons pu faciliter ce sentiment de connexion pour renforcer l’engagement avec nos mentors, nos investisseurs et l’équipe de la SOA.”Martha Cavazos, responsable du programme d’accélération SOA

La réunion de réflexion se terminait toujours par une conclusion principale, au cours de laquelle l’équipe SOA utilisait Klaxoon pour synthétiser les principaux apprentissages de la semaine et demandait aux participants de sélectionner l’un des moments/idées/intervenants les plus mémorables afin d’offrir un sentiment de conclusion aux réunions virtuelles.


C’est certainement au cours de ces rencontres que nous avons créé des liens. C’est aussi le moment où nous avons pu en savoir plus sur leur personnalité et leur vie personnelle. C’est très important.” Ben Lesage, coordinateur SOA

Augmenter l’engagement numérique dans les webinaires

En mettant en œuvre Klaxoon dans ses webinaires, SOA a réussi à atteindre un taux d’engagement et de participation de 100 % et à éviter la “fatigue du zoom”, typique des sessions à distance.

L’importance de l’engagement visuel

Au cours de certains webinaires, Ben et Martha ont remarqué des signes de fatigue chez les participants et ont réalisé que les questions étaient toujours posées par les mêmes personnes. Ils ont donc décidé de lancer un Board Klaxoon vierge où les gens pouvaient écrire leurs questions : cela a permis aux membres du groupe, même les plus timides, qui n’auraient pas forcément eut le courage de s’exprimer en public, de disposer d’un espace dédié où partager leurs doutes, augmentant ainsi la participation et la réactivité.

Martha explique qu’avec la suite complète d’outils collaboratifs simples et attrayants de Klaxoon, les entrepreneurs ont la possibilité de faire des pauses, de prendre des notes, de réfléchir et de rassembler des idées, rendant l’espace de travail plus vivant mais aussi plus efficace. Les réunions virtuelles ont l’avantage d’être personnelles et en même temps anonymes, ce qui permet aux participants de discuter de sujets aussi bien personnels que professionnels, et d’accroître leur engagement.

Les Boards Klaxoon ont également amélioré l’organisation interne de l’équipe, en lui fournissant un flux de travail fluide et personnalisé, permettant de comprendre ses priorités, les réactions et les besoins et de classer facilement et visuellement ces besoins afin de pouvoir y répondre.

Augmenter la participation avec des sujets d’actualité

L’utilisation des templates Klaxoon a également permis à SOA de parler du travail à distance et de montrer aux fondateurs de start-up comment organiser des réunions en ligne dynamiques et efficaces : avec la crise du Covid et le fait que tout le monde travaille à distance, ce sont des sujets d’actualité, qui ont aidé les participants à se connecter et à se sentir encore plus impliqués. “En tant qu’accélérateur de start-up, nous sommes là pour ouvrir les yeux des fondateurs sur des sujets clés afin qu’ils puissent accélérer leur entreprise”, explique Ben.

C’était génial d’avoir Klaxoon comme partenaire du programme et de donner une conférence sur ce sujet.“Benjamin Lesage, coordinateur SOA

Rendez vos réunions en ligne plus dynamiques, engageantes et efficaces et permettez aux participants de se connecter pleinement avec Klaxoon !

par
Charles
Kergaravat
,
Directeur Marketing International
Passionné de Future of Work et de transformation digitale, Charles partage son temps entre les Etats-Unis, qu'il sillonne pour porter haut et fort le pouvoir du travail collaboratif, ou sur le Klaxoon Campus avec un café à la main, ou bien encore naviguant dans le Golfe du Morbihan.
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