Comment faciliter la participation tout au long d’un parcours de formation ?

Le challenge : adapter les sessions de formation au télétravail et humaniser le partage d’expérience

L’objectif des stages de formation de Caroline est de sécuriser la prise de poste de nouveaux contrôleurs aériens qui débutent dans une zone, en facilitant l’adaptation à leur nouveau périmètre. 

S’ensuit une formation pratique qui peut s’avérer plus longue et complexe pour certains. Cette étape permet donc aux contrôleurs aériens de de faciliter la transition et de partager leur expérience.

Jusqu’en 2020, Caroline assurait ses stages exclusivement en présentiel. Le plus souvent, les apprenants étaient issus de différentes zones géographiques, et devaient donc se déplacer pour y assister.

Toutefois, la pandémie et les confinements ont amené Caroline à devoir repenser entièrement le déroulement de ses stages, et à trouver une solution pour les basculer entièrement en télétravail. 

Elle a donc choisi Klaxoon pour créer un format de sessions de formation 100% à distance. Et elle nous explique comment cela lui a permis de stimuler les participants avant, pendant comme après les temps d’échange.

La solution : un format de session qui combine des temps synchrones et asynchrones

Le nouveau format de stage mis en place par Caroline pour accompagner les contrôleurs aériens propose 2 créneaux de 2h30 en visio. En dehors de ces temps d’échange, plusieurs activités sont aussi à réaliser en asynchrone par les participants, qui sont généralement au nombre de 4.

En travaillant de manière asynchrone, les participants ne s’interrompent pas dans l’avancement de leurs sujets, et peuvent s’interpeller en sachant qu’ils recevront une réponse dès que leur interlocuteur sera disponible. Cela leur permet de rester concentrés et efficaces. 

Pour la partie en visio, les 2 formateurs et animateurs de la session combinent l’utilisation de Klaxoon et Microsoft Teams. Et en asynchrone, il s’agit uniquement d’activités Klaxoon.

En amont du stage : premiers partages et parcours gamifiés

Pour chaque nouveau stage, Caroline crée un Network dans lequel elle invite les participants. Il s’agit d’un groupe privé sur Klaxoon, dans lequel vous pouvez ajouter différents types d’activités auxquelles les membres auront accès.

Caroline alimente donc ce Network au fur et à mesure du stage en fonction de ses objectifs :

• Pour les phases synchrones, des Boards (tableaux blancs en ligne) ;
• Pour les phases en asynchrone, des Mémos (comptes-rendus interactifs) et des Aventures (parcours gamifiés).

Une fois qu’ils ont rejoint le Network, les participants sont invités à lire un premier Mémo avec les différents éléments de contact, le contexte, le déroulé du stage,… À l’intérieur, les formateurs intègrent aussi des questions de Sondage pour mieux connaître le profil des apprenants, d’où ils viennent, ce qui les caractérise et s’ils connaissent déjà les outils Klaxoon.

Ensuite, un parcours sous forme d’Aventure leur est proposé, afin de les familiariser avec l’utilisation de Klaxoon. L’Aventure consiste en un parcours gamifié, qui propose des éléments de challenge aux participants pour tester leurs connaissances sur ce qu’ils ont appris. Étape par étape, cette Aventure les familiarise avec l’utilisation des outils visuels de Klaxoon.

À la fin de l’Aventure, un lien redirige les apprenants vers un Board. Ce Board leur permet de continuer à pratiquer sur Klaxoon, et d’en comprendre les différentes fonctionnalités :

• Les post-its virtuels
• Les Questions pour interagir en temps réel sous forme de Vote, de nuage de mots,... 
• Les dimensions pour mieux organiser leurs idées,...

Du côté des formateurs, Caroline et son binôme peuvent facilement suivre l’avancée de chaque participant dans cette Aventure. Ainsi, ils connaissent la progression du groupe et leurs scores, et peuvent identifier des notions à réexpliquer ou à approfondir en atelier.

La veille du stage, nous pouvons nous assurer que tout le monde a bien pris connaissance de l’Aventure ou du Mémo, sinon, nous pouvons les relancer.

Pendant le stage : le management visuel au service de la participation

Le jour J, Caroline et son binôme formateur retrouvent les participants pour la première session en visio. Pour l’occasion, le Board de formation est structuré en 3 parties, suivant la métaphore d’un arbre :

• Les racines : échange sur les expériences et les personnalités ;
• Les fruits : les notions et l’inspiration à retirer du stage ;‍
• Le tronc : les ingrédients-clés de la formation.

Idéation et échange à la racine du stage

L’atelier commence avec un partage d’idées autour des points forts et des limites de chacun dans le cadre de la formation. Sur le Board, les participants ajoutent simplement leurs idées dans la zone dédiée, en les catégorisant avec un code couleur : 

• Bleu pour les forces
• Vert pour les limites

Pendant l’idéation, Caroline peut facilement aider les participants à regrouper et catégoriser leurs idées en temps réel, dans la zone dédiée du Board. Elle dévoile ensuite la zone suivante, jusqu’ici dissimulée derrière un rectangle coloré.

Les échanges portent par la suite sur les thématiques des compétences et de la performance, et cette première phase se termine par une discussion autour du cycle d’apprentissage. 

Cela donne aux formateurs des éléments de compréhension sur le fonctionnement des participants, ainsi que leur méthode privilégiée pour assimiler les informations. Ils pourront utiliser ces idées pour adapter la suite du stage et, comme le précise Caroline, “alimenter les discussions et les rendre visuelles.”

Présentation des fruits de la formation

Une fois que Caroline et ses apprenants ont identifié les éléments à la racine du stage, ils en passent en revue les “fruits”. Cela inclut les notions à acquérir, ainsi que les ressources dont ils peuvent s’inspirer pour cela.

Le groupe réalise alors une nouvelle séance d’idéation sur ce que c’est que d’être contrôleur aérien - avec la notion de savoir, de savoir-faire et de savoir-être.

Puis, les formateurs concluent sur la présentation d’une vidéo inspirante directement sur Klaxoon. Tout au long de cette première partie, le groupe a recours à trois fonctionnalités principales sur Board : 

• Un code couleur pour qualifier les idées envoyées : une limite, une force, une situation à éviter, une idée générale, une situation à réévaluer,…
• Les dimensions afin de savoir qui a envoyé quelle idée ;
• Les catégories pour connaître l’importance de l’idée : à surveiller, à capitaliser, …

S’interpeller et brainstormer sur le “tronc” du stage

À la fin de ce premier temps de stage, les formateurs laissent un temps intermédiaire de 4 à 5 jours, permettant aux stagiaires d’avoir une phase d’autonomie en asynchrone.

Le lendemain du premier temps de formation, ils publient un Mémo dans le Network du groupe. Celui-ci contient des captures d’écran du Board et de ce qu’ils y ont produit, ainsi que les étapes à venir.

Lorsqu’ils se retrouvent pour la deuxième partie du stage, les membres du groupe s’intéressent au tronc de l’arbre, c’est-à-dire aux ingrédients de la formation : 

1. La motivation : les formateurs posent des Questions en nuage de mots dans la zone dédiée du Board. Par exemple : “Quels sont les freins qui peuvent vous décourager dans la formation ?” Les réponses à ces Questions sont consolidées en temps réel, et cela permet de poursuivre la discussion de manière très fluide. 
2. Le processus émotionnel : les participants procèdent à un brainstorming sur la manière dont l’émotion peut intervenir dans la formation. C’est l’occasion pour le groupe de dialoguer sur différentes situations rencontrées et partager leur expérience, qu’elle soit plaisante ou déplaisante. 
3. Enfin, Caroline et son binôme proposent un jeu de cartes selon des situations réelles, où les apprenants doivent explorer des pistes pour sortir d’un engrenage émotionnel.

Après le stage : évaluation des connaissances et amélioration continue

Lorsque les deux séances collectives en synchrone sont terminées, les apprenants sont libres de retourner sur le Board quand ils le souhaitent, pour utiliser ou réutiliser les ressources disponibles. 

Puis, pour conclure le stage, les formateurs leur envoient un Mémo avec des Questions et des Quiz Klaxoon pour vérifier leurs connaissances, partager les captures de ce qu’ils ont réalisé et recevoir un feedback sur le stage.

Le résultat : des coûts réduits pour une efficacité décuplée

Pour Caroline et son équipe, Klaxoon a été un réel atout tout au long du stage organisé pour les contrôleurs aériens. “Ca nous a remotivés et ça a relancé le côté interactif”, souligne la formatrice. En utilisant Board, les animateurs sont certains de ne rater aucune information, le contenu étant automatiquement sauvegardé et accessible à l’ensemble du groupe.

Du côté des apprenants, les retours sont également très positifs. “Ils trouvent ça sympa et concret” indique Caroline, notamment concernant la possibilité d’interagir sur le whiteboard à tout moment, même en asynchrone. Le groupe peut facilement et visuellement partager ses idées, et chacun trouve la manière qui lui convient le mieux pour s’exprimer.

Enfin, Klaxoon fait surtout gagner aux formateurs un temps considérable, et aussi de l’argent au bout du compte ! Les équipes économisent sur les frais de déplacement pour se rendre sur place, sans pour autant réduire l’efficacité du travail accompli en stage à distance. La logistique globale est simplifiée, avec un contenu qui n’en reste pas moins en phase avec les besoins des apprenants.