Comment dynamiser le partage d’idées lors d’un rituel d’équipe mensuel

Le challenge : retrouver une dynamique d’engagement en workshop hybride

Le rôle de Vincent est aussi central que transverse. D’une part, en tant que coach de la performance, il doit pouvoir fédérer les équipes travaillant depuis le monde entier autour de workshops centrés sur la data et l’agilité. Il doit donc disposer d’un environnement flexible, engageant et compatible avec un mode de travail hybride.

D’autre part, Vincent cherche à relancer un rituel d’équipe réalisé une fois par mois pour partager les bonnes pratiques, dont la participation est en baisse depuis quelque temps. En effet, les personnes impliquées dans ce rituel ont constaté qu’il était laborieux d’accéder aux informations partagées. Par conséquent, comme le souligne Vincent, “les participants peinaient à valoriser et rendre accessibles leurs initiatives”.

Pour répondre à ces deux problématiques, Vincent a utilisé des Boards de Klaxoon. Il a créé des espaces de travail visuels correspondant à chaque enjeu, et a réussi à y réunir les acteurs concernés. Il explique comment cela lui a permis de simplifier et stimuler à nouveau les échanges, et de redonner une dynamique à ces moments de collaboration.

La solution : un espace de travail visuel et structuré selon la méthode SQCDP

Vincent met ici l’accent sur le déploiement de Board dans le cadre de son rituel de partage des bonnes pratiques en interne. Celui-ci rassemble chaque mois une centaine de personnes issues de différentes parties de l’organisation dans le monde entier, et permet alors une diffusion des idées en cross-équipe.

Objectifs et déroulement du rituel

Le rituel de partage des bonnes pratiques animé par Vincent a pour but de centraliser les idées amenées par différentes équipes en un seul endroit. Vincent a donc créé un tableau blanc en ligne sur Klaxoon, qui leur permet un échange efficace d’une heure tous les mois.

Lors du workshop, les 100 participants se connectent sur le Board grâce à l’outil de visioconférence intégré Live. Cela leur permet de travailler ensemble en synchrone, tout en faisant évoluer l’espace de travail collectif.

Chaque mois, les équipes présentent ainsi 4 sujets pendant 15 minutes. Ces sujets sont sélectionnés d’un mois à l’autre, et portent sur des bonnes pratiques définies suivant un code couleur et d’après le modèle SQCDP :

• Sécurité (Safety)
• Qualité (Quality)
• Coût (Cost)
• Délai (Delivery)
• Personnel (People)
• Auxquels s’ajoute un dernier axe dédié à l’Amélioration (Improve)

Comme le précise Vincent, “ces 6 thématiques sont elles-mêmes déclinées en 4 items pour avoir un maillage plus fin, et permettre à chacun de retrouver un sujet d'un clic et d'un coup d'oeil.” Pour rendre l’échange encore plus stimulant et visuel, les sujets s’accompagnent d’une photo ou d’une image descriptive, que les participants peuvent partager très facilement au même titre que des idées ou du texte sur Board.

Mise en place d’une boucle d’amélioration continue

Une fois les sujets partagés, ils restent accessibles sur le Board à n’importe quel moment en asynchrone. Vincent utilise le Board comme un point de repère pour guider les participants vers la bonne source d’information avec un accès maîtrisé, dès qu’il en ont besoin.

J'utilise Klaxoon comme passerelle : cela permet, sans stocker de données confidentielles, de ré-aiguiller l'utilisateur vers un endroit du réseau sécurisé où ces données sont archivées.

Au fur et à mesure, les bonnes pratiques partagées sous forme d’idées sont améliorées par les équipes qui y apportent leur expertise. Ceux et celles qui le souhaitent peuvent alors simplement copier/coller l’idée à la suite de la première version, et y apporter leurs modifications. Ainsi, Vincent et ses équipes mettent en place un véritable cercle vertueux de collaboration et d’amélioration continue, et gardent une trace des différentes évolutions apportées au fil du temps.

Le challenge du meilleur sujet

Ce rituel de partage des bonnes pratiques a ainsi lieu tous les mois, pendant 11 mois de l’année. Le 12ème mois est particulier, car Vincent lance alors un challenge pour sélectionner le sujet le plus pertinent qui ait été partagé. Cela permet aux équipes de prendre de la hauteur sur les réflexions menées tout au long de l’année, et de se rendre compte concrètement de leur progression.

Pour identifier la thématique qui remporte ce challenge, les participants regardent les sujets qui ont eu le plus de versions, et donc qui ont le plus été améliorés au fil des mois. Un deuxième critère qui rentre en compte est également le nombre de “likes” sur les idées. Chacun peut ainsi réagir à une idée simplement en cliquant dessus, puis sur le bouton “J’aime”.

D’ailleurs, une autre fonctionnalité de Klaxoon permet d’approfondir ce système de vote grâce au dot-voting. L’animateur définit alors un nombre de jetons par participant, qui peut en attribuer le nombre qu’il souhaite à une idée pour la valoriser.

Le résultat : une hausse de 50% à 100% des sujets partagés, et un engagement renforcé en cross-équipe

Avant de pratiquer ces rituels d’équipe avec Klaxoon, Vincent avait noté que les présentations utilisées manquaient d’organisation. Les équipes pouvaient se souvenir d’un sujet abordé au cours de ces workshops, encore fallait-il parvenir à le retrouver ensuite dans l’espace partagé alors, “où il y avait toutes les présentations en vrac”.

Grâce à Board, Vincent a mis en place un système simplifié et structuré de management visuel, qui permet à tous les participants de centraliser et retrouver instantanément les informations dont ils ont besoin, depuis n’importe où. Cela représente moins d’efforts pour eux, et donc plus de chances qu’ils interagissent spontanément avec le tableau blanc en ligne. 

Un bien meilleur engagement est aussi à noter quant au nombre de sujets partagés. Vincent constate qu’il y a entre 50% et 100% de sujets en plus proposés par les équipes chaque mois, “alors que deux ans en arrière, on avait de nombreux mois où nous n’avions pas 4 sujets”. De plus, ces sujets sont beaucoup plus qualitatifs, et présentent un meilleur potentiel d’amélioration.

Finalement, avec le processus d’amélioration continue mis en place par Vincent, ce rituel permet aux équipes de s’inspirer les unes des autres. Il en ressort une grande satisfaction, une meilleure collaboration, et la conviction de progresser ensemble plus efficacement. Cela permet également aux managers de reconnaître et célébrer la performance de leurs équipes.

Comme l’indique Vincent, “on commence à voir que les premiers sujets qui ont été partagés ont depuis été copiés et améliorés par une autre équipe, puis repris par l’initiateur qui va chercher à aller encore plus loin”. C’est la définition même d’un déploiement réussi de l’intelligence collective !