Comment animer un workshop mensuel d’amélioration continue, à distance

Le challenge : animer une réunion multisite qui conjugue participation et efficacité

Béatrice a l’habitude d’utiliser le traditionnel chevalet de conférence ou paperboard, en écrivant sur le tableau blanc effaçable et/ou en y collant des Post-it®. Un modèle de réunion qui trouve rarement des volontaires lors de l’étape de la restitution, indispensable mais chronophage, puisque toutes les informations doivent ensuite être saisies informatiquement !

Et pour Béatrice, d’autres difficultés surviennent lors de ce type de réunion, car les participants sont répartis sur deux sites différents :

• Problème logistique : chaque site nécessite la présence d’un paperboard et d’un facilitateur ;
• Problème de communication : la mise en commun des informations est compliquée ;
• Problème de participation : il est difficile de dynamiser l’ensemble du groupe.

Face à ces problématiques, Béatrice recherche une solution interactive qui lui permette de gagner en confort et en efficacité lors de l’animation de ses réunions. C’est ainsi qu’elle découvre Klaxoon et anime un premier atelier en février 2019, au cours duquel elle remarque aussitôt que l’attention des participants est maintenue plus facilement, mais pas seulement...

La solution : le Board de Klaxoon, interactif et idéal pour animer une réunion mensuelle, à distance

Chaque mois, Béatrice réunit 20 managers d’équipe, à l’occasion d’un atelier de 1h30 sur la gestion des connaissances ou knowledge management. Il se déroule généralement à distance, via Board, le tableau blanc digital ou whiteboard de Klaxoon, qui comporte un outil de visioconférence intégré. Sa surface de communication infinie permet de partager tous types d’informations : du texte, des images, des vidéos, des documents (PDF, PowerPoint, Excel, etc.) ou encore, des liens vers des pages Web. Dans un premier temps, Béatrice anime une séance d’idéation avec l’ensemble des participants, puis une seconde phase est dédiée à une analyse approfondie avec quelques volontaires.

Première étape : idéation en groupe entier

En guise d’introduction, Béatrice ouvre l’atelier par un temps de partage et de sensibilisation sur le sujet. Puis elle invite chaque manager à partager son avis sur :

1. Ce qu’il a appris et/ou ce qui a bien fonctionné lors du dernier mois écoulé (en vert).
2. Ce qu’il souhaiterait apprendre (en bleu).
3. Ce qui mérite d’être amélioré (en rouge).

Les participants partagent leurs idées dans les espaces dédiés que Béatrice à créés sur le Board. Le rendu est ainsi aussitôt structuré, d’autant plus qu’un code couleur est attribué à chaque thème de réflexion.

Deuxième étape : analyse en groupe restreint

Pour optimiser le temps de chaque participant, seuls 5 à 6 managers volontaires poursuivent l’atelier de Béatrice. Cette deuxième phase consiste d’abord à effacer les doublons et à répartir les idées dans deux catégories : les bonnes pratiques et les actions à mettre en place pour répondre aux besoins d’amélioration.

Une fois ce travail terminé, l’équipe détaille chaque idée émise au sein des deux catégories.

Analyse des bonnes pratiques

Pour analyser chaque bonne pratique proposée, le groupe cherche à répondre à plusieurs questions. Qu’en faisons-nous ? Comment la partageons-nous ? À qui s’adresse-t-elle ? À quelle occasion peut-elle être utile ?

Analyse des actions à instaurer, en réponse aux besoins d’amélioration

Ici, le groupe s’interroge sur le plan d’actions à mettre en place, ce qui soulève des questions liées aux ressources nécessaires et au délai d’exécution. Pour prioriser la mise en œuvre de ces actions, Béatrice a ajouté sur le Board une matrice de réflexion :

• l’axe des abscisses représente le temps, pour placer les actions à court terme et à long terme ;
• l’axe des ordonnées représente l’importance de l’action par rapport à son potentiel impact.

Cette matrice permet ainsi au groupe de visualiser au premier coup d’œil les actions prioritaires.

Le résultat : Board, un outil tout aussi bénéfique au quotidien

Avec le Board de Klaxoon, Béatrice a trouvé une réponse entièrement satisfaisante à sa recherche d’outil interactif pour animer ses réunions :

• le caractère hybride des équipes, déployées sur plusieurs sites n’est plus un problème ;
• le fruit de la réflexion collective est structuré, consolidé et conservé, ce qui permet de gagner en temps et en efficacité ;
• la participation est naturellement dynamisée.

Suite à ces résultats, l’utilisation de Board est devenue un réflexe quotidien pour Béatrice. En effet, elle explique parcourir régulièrement la bibliothèque de Templates, afin de de s’inspirer des centaines de méthodes prêtes à l’emploi.

Béatrice considère Klaxoon comme un excellent moyen de communication, qui se prend bien en main. Au sein des équipes, la solution est régulièrement utilisée dans le cadre de brainstormings ou encore, de team buildings. D’autres activités telles que Quiz et Aventure se prêtent totalement à l’exercice, du fait de leur dimension ludique !