Le jukebox
Avec l’icebreaker Jukebox, apprenez à vous connaître en musique avant un workshop !
Béatrice Hacher est cheffe de projet au sein du laboratoire biopharmaceutique français IPSEN. Ce leader mondial de taille moyenne est spécialisé dans l’innovation de médicaments en oncologie, maladies rares et neurosciences. Impliquée dans le développement de molécules, Béatrice travaille également sur des projets d’amélioration continue. À ce titre, elle anime régulièrement des réunions et des ateliers, dont un workshop mensuel sur la gestion des connaissances, qui rassemble environ 20 personnes. Au fil de ces événements récurrents, le besoin d’un outil interactif est devenu absolument indispensable. Alors pour révolutionner ses réunions, Béatrice s’est appuyée sur Klaxoon !
Béatrice a l’habitude d’utiliser le traditionnel chevalet de conférence ou paperboard, en écrivant sur le tableau blanc effaçable et/ou en y collant des Post-it®. Un modèle de réunion qui trouve rarement des volontaires lors de l’étape de la restitution, indispensable mais chronophage, puisque toutes les informations doivent ensuite être saisies informatiquement !
Et pour Béatrice, d’autres difficultés surviennent lors de ce type de réunion, car les participants sont répartis sur deux sites différents :
Face à ces problématiques, Béatrice recherche une solution interactive qui lui permette de gagner en confort et en efficacité lors de l’animation de ses réunions. C’est ainsi qu’elle découvre Klaxoon et anime un premier atelier en février 2019, au cours duquel elle remarque aussitôt que l’attention des participants est maintenue plus facilement, mais pas seulement...
Chaque mois, Béatrice réunit 20 managers d’équipe, à l’occasion d’un atelier de 1h30 sur la gestion des connaissances ou knowledge management. Il se déroule généralement à distance, via Board, le tableau blanc digital ou whiteboard de Klaxoon, qui comporte un outil de visioconférence intégré. Sa surface de communication infinie permet de partager tous types d’informations : du texte, des images, des vidéos, des documents (PDF, PowerPoint, Excel, etc.) ou encore, des liens vers des pages Web. Dans un premier temps, Béatrice anime une séance d’idéation avec l’ensemble des participants, puis une seconde phase est dédiée à une analyse approfondie avec quelques volontaires.
En guise d’introduction, Béatrice ouvre l’atelier par un temps de partage et de sensibilisation sur le sujet. Puis elle invite chaque manager à partager son avis sur :
Les participants partagent leurs idées dans les espaces dédiés que Béatrice à créés sur le Board. Le rendu est ainsi aussitôt structuré, d’autant plus qu’un code couleur est attribué à chaque thème de réflexion.
Pour optimiser le temps de chaque participant, seuls 5 à 6 managers volontaires poursuivent l’atelier de Béatrice. Cette deuxième phase consiste d’abord à effacer les doublons et à répartir les idées dans deux catégories : les bonnes pratiques et les actions à mettre en place pour répondre aux besoins d’amélioration.
Une fois ce travail terminé, l’équipe détaille chaque idée émise au sein des deux catégories.
Pour analyser chaque bonne pratique proposée, le groupe cherche à répondre à plusieurs questions. Qu’en faisons-nous ? Comment la partageons-nous ? À qui s’adresse-t-elle ? À quelle occasion peut-elle être utile ?
Ici, le groupe s’interroge sur le plan d’actions à mettre en place, ce qui soulève des questions liées aux ressources nécessaires et au délai d’exécution. Pour prioriser la mise en œuvre de ces actions, Béatrice a ajouté sur le Board une matrice de réflexion :
Cette matrice permet ainsi au groupe de visualiser au premier coup d’œil les actions prioritaires.
Avec le Board de Klaxoon, Béatrice a trouvé une réponse entièrement satisfaisante à sa recherche d’outil interactif pour animer ses réunions :
Suite à ces résultats, l’utilisation de Board est devenue un réflexe quotidien pour Béatrice. En effet, elle explique parcourir régulièrement la bibliothèque de Templates, afin de de s’inspirer des centaines de méthodes prêtes à l’emploi.
Béatrice considère Klaxoon comme un excellent moyen de communication, qui se prend bien en main. Au sein des équipes, la solution est régulièrement utilisée dans le cadre de brainstormings ou encore, de team buildings. D’autres activités telles que Quiz et Aventure se prêtent totalement à l’exercice, du fait de leur dimension ludique !
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