Cas d'usage

Comment organiser et animer un programme de workshops efficace réunissant jusqu’à 80 participants ?

Un template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant
PRO

Niveau
Présentiel
À distance
Temps de lecture :
min.
Publié le
8/11/21
Partagé par 
Ian Kingstone & Toby Mankertz
Spécialiste de la transformation des entreprises & Expert en transformation digitale à Columbus Global

Découvrez comment Ian Kingstone, spécialiste de la transformation des entreprises, et Toby Mankertz, expert en transformation digitale chez Columbus Global, ont réussi à animer des workshops efficaces sur le changement des pratiques et sur les valeurs avec leurs clients.

Business Model Canvas, Radar, Difficulty and Importance Matrix, Abstraction Laddering… un grand nombre de méthodes de Design Thinking ont inspiré Ian et Tobias pour concevoir le programme d’ateliers parfait répondant aux besoins de leurs clients. Résultat : plus de 80 employés de tous niveaux hiérarchiques ont participé à 14 workshops différents, pour bâtir ensemble une culture alignée sur leurs valeurs fondamentales.

Organiser une série d’ateliers à distance et avec un grand nombre de participants ? Avec Klaxoon, c’est possible !

Ian Kingstone & Toby Mankertz

Si animer un atelier à grande échelle peut sembler un défi de taille, Ian Kingstone et Toby Mankertz de Columbus Global ont trouvé la solution en optant dès le début pour les outils Klaxoon. Mais avant d’analyser en détail la façon dont ils procèdent, examinons les raisons qui ont motivé leur choix.

Le challenge : améliorer l’efficacité des workshops

Certains seront sans doute surpris d’apprendre que seulement 30 % des projets de transformation en entreprise ont réussi à produire les résultats et la valeur escomptés. Ce qui signifie que plus de 70 % ont échoué.

Selon Mankertz et Kingstone, tous deux experts dans le domaine de la transformation, les 30 % de transformations fructueuses se démarquent parce que ces projets gardent constamment le cap des résultats et la valeur escomptés, et adoptent une approche holistique qui privilégie l’aspect humain de la transformation.

Vous vous demandez peut-être, quel rapport avec les workshops ? Eh bien, la raison est que l’animation d’ateliers est généralement un élément-clé de tout processus de transformation, qui favorise un changement de valeurs chez leurs clients. Cela prend tout son sens lorsque l’on sait que l’équipe de Columbus Global a consacré un temps considérable à réfléchir à la façon d’améliorer l’efficacité de ses ateliers.

La solution : le design thinking et une approche axée sur la valeur

L’entreprise Columbus Global a identifié ce qu’elle décrit comme une approche axée sur la valeur (« Value First approach »), qui explique précisément aux clients l’aboutissement de leur parcours de transformation digitale, puis les aide à évaluer leurs progrès une fois arrivés à la fin de ce parcours. L’équation est simple : 

Technologie digitale + Capacités de transformation de l’entreprise = Nouvelle valeur

Cette approche s’articule autour de 4 piliers :

  1. Rechercher constamment une nouvelle valeur ;
  2. Aligner l’individu avec l’état d’esprit à adopter ; 
  3. Actionner la capacité de transformation appropriée ;
  4. Justifier et mettre en œuvre au bon endroit.

Pour Kingstone et Mankertz, l’adoption de Klaxoon pour animer leurs workshops a été relativement rapide, sans être surprenante. En effet, la façon dont ils génèrent et recherchent la valeur s’appuie sur une approche de design thinking, qui se prête particulièrement bien au format des ateliers et des tableaux blancs. 

Ils ont trouvé que Klaxoon avait été un outil précieux pendant la pandémie, le télétravail étant devenu la norme. Mais ils reconnaissent aujourd’hui que la Workshop Platform continue à jouer un rôle si essentiel dans leurs processus, et qu’ils continueront à l’utiliser même en évoluant vers le travail hybride. L’intérêt de Klaxoon ne réside pas seulement dans sa facilité d’utilisation pendant un atelier, mais aussi dans les outils et fonctionnalités supplémentaires qui permettent d’interagir et de l’utiliser de n’importe où et à tout moment.

Columbus Global collabore généralement avec un vaste éventail de clients, dont beaucoup veulent comprendre l’intérêt d’une transformation, qu’il s’agisse de leur logiciel ou de méthodes de travail et de collaboration plus fondamentales. L’utilisation de Klaxoon permet de rassembler un grand nombre de personnes autour du même tableau, même à distance, afin de réfléchir à la manière dont ils pourraient concevoir l’avenir de leur organisation.

Une personne travaillant à distance sur ordinateur, avec son équipe connectée en visio sur un Board, où des idées en couleur sont partagées. | Klaxoon
Toute l'équipe est connectée en visio directement sur le Board, et voit en temps réel les idées apportées sur l'espace de travail.

Si savoir animer un workshop en face-à-face est une chose, qu’en est-il à distance ? Kingstone suggère de démarrer par un « icebreaker », un court exercice de 5 minutes qui vise à s’assurer que les participants comprennent comment utiliser Klaxoon (utiliser la fonctionnalité « ajouter une idée », par exemple), avant de passer rapidement à la conception. Kingstone et Mankertz utilisent généralement la méthode du double diamant pour réfléchir à quoi pourrait ressembler l’avenir, avant d’y travailler. Le template What’s on your radar? est aussi particulièrement utile à cet égard.

La bibliothèque de templates prêts à l’emploi est une autre fonctionnalité très appréciable, qui a contribué à rendre Klaxoon indispensable pour les équipes de Columbus. Nos clients nous confient régulièrement que « les nombreux modèles prêts à l’emploi répondent à nos besoins ». Même si l’on doit adapter ou utiliser tel ou tel modèle différemment, le processus reste très intuitif. Pour les nouveaux utilisateurs comme pour les utilisateurs aguerris de Klaxoon, les templates sont un excellent moyen d’être immédiatement opérationnels, mais ils peuvent aussi être facilement adaptés pour répondre à l’usage voulu.

Le résultat : des ateliers de brainstorming constructifs

Business Model Canvas, Radar, Difficulty and Importance Matrix, Abstraction Laddering… ces méthodes de design thinking sont toutes susceptibles d’inspirer les programmes de workshops, et d’aider à répondre aux besoins des clients. Et la bonne nouvelle, c’est que Klaxoon est compatible avec chacune d’entre elles ! 

Nos clients chez Columbus Global réunissent régulièrement plus de 80 participants autour d’une série continue d’ateliers (il n’est pas rare que 14 ateliers différents soient organisés sur un projet donné), tous facilités par Klaxoon pour co-construire une culture qui s’alignera sur leurs valeurs fondamentales.

S’il est essentiel de réussir à cerner les principales difficultés des participants, favoriser le débat et l’expression de chacun l’est tout autant. Kingstone et Mankertz utilisent souvent l’outil Board comme ils le feraient avec un tableau blanc traditionnel, pour y ajouter des post-it virtuels, ce qui lance le débat et les discussions parmi les participants. Ils soulignent qu’il est souvent utile de ne pas intervenir dans les échanges, car c’est à ce moment-là qu’ils entrevoient un véritable alignement : dans un workshop comptant un grand nombre de participants, ils doivent alors trouver un moyen de parvenir à une conclusion, ce que permettent les votes et le dialogue ouvert. 

Il est également utile de rappeler que pendant que certaines personnes s’expriment, d’autres les écoutent : Klaxoon permet vraiment aux participants d’examiner les choses en profondeur en les plaçant facilement au centre de la réflexion, et en considérant les idées des participants comme des pièces d’un grand puzzle.

Une personne répondant à une Question de vte sur le brainstorming, sur son mobile. | Klaxoon.
Les Questions sont un moyen de recueillir efficacement un feedback de l'équipe, en faisant voter les participants instantanément.

La fonction Network constitue un excellent moyen d’inviter les participants à rejoindre des workshops de longue durée, puisqu’ils peuvent alors voir l’historique des actions passées et prendre part à la préparation des prochains ateliers. Toutefois, il est intéressant de noter que le travail a souvent lieu avant ou après un atelier en asynchrone, et pas seulement au cours de celui-ci.

Kingstone et Mankertz ont également remarqué l’adhésion des clients qui prennent des photos des Boards utilisés pendant un workshop, et qui les partagent avec leurs équipes en interne. Les avantages de la Workshop Platform de Klaxoon sont multiples, sans compter qu’il est tout de même assez rare de réunir autant de personnes en un seul et même endroit.

Pour finir, l’aspect de l’humain est aussi un domaine dans lequel Klaxoon aide à obtenir des résultats. Chez Columbus Global et partout ailleurs, nos clients sont surpris et enchantés du niveau d’engagement constaté lors de leurs workshops : des personnes qui ne se seraient d’ordinaire pas exprimées participent et contribuent au processus.

Pour Kingstone et Mankertz, c’est simple : ils préfèrent utiliser Klaxoon maintenant plutôt qu’animer un atelier traditionnel en présentiel, et ils continuent de recourir à Klaxoon même en passant d’un mode de travail entièrement à distance à un mode de travail plus hybride.

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