Au sein d’une équipe, au gré des missions de chacun, les jours se suivent et ne se ressemblent pas. Pour que l’équipe puisse avancer comme un seul homme d’une semaine sur l’autre, une bonne pratique consiste à pratiquer le weekly, une réunion hebdomadaire pour faire une synthèse de la semaine et repartir avec une vision de la direction prise par l’équipe. Découvrez une des recettes pour faire de ce rendez-vous incontournable un moment à la fois efficace et plaisant.
Mixez partage d'informations et esprit d'équipe
Une équipe qui fonctionne bien est une équipe qui communique. Voici les 4 points indispensables à aborder en weekly pour faire circuler l’information et booster l’esprit d’équipe.
1. Les tâches ou actions réalisées au cours de la semaine
Chacun doit pouvoir s’exprimer sur ce qu’il a fait au cours de la semaine passée. L’idée n’est pas ici de détailler son agenda et encore moins de se justifier, mais de partager de l’information utile, en se posant la bonne question : “Ce que j’ai fait sur ce sujet peut-il nourrir le travail de mes collègues, les aider ? ” Ces informations vont en effet permettre à l’équipe d’avoir une vue d’ensemble sur la matière produite et disponible. Imaginez par exemple qu’un membre de l’équipe ait modifié une plaquette commerciale, ou actualisé un fichier clients. Si l’information ne circule pas, le reste de l’équipe risque fort, malgré le travail qui a été accompli, de continuer à utiliser des ressources qui ne sont plus à jour. Partager sur ce qui a été fait, c’est donc offrir à l’équipe la possibilité d’être toujours au bon niveau d’information et tirer le meilleur parti du travail de chacun. Exemples d’actions réalisées qui peuvent être partagées par les membres de l’équipe : présence sur un salon pour un chargé de communication, nombre de rendez-vous commerciaux pour un ingénieur d’affaires, nombre d'entretiens avec des candidats par un chargé de recrutement…
2. Les tâches ou actions prévues pour la semaine prochaine
Il s’agit cette fois que chacun sache qui compte faire quoi la semaine prochaine. Là-encore, les informations partagées par l’équipe vont permettre à l’équipe de collaborer, de gagner du temps. En effet, si un sujet à venir a déjà été traité, celle ou celui ayant déjà travaillé dessus pourra se manifester, proposer son aide. Exemples de tâches prévues sur lesquelles communiquer : un rendez-vous programmé avec un partenaire commercial important, le tournage d’une vidéo publicitaire, la finalisation d’une fiche produit, l'accueil d'un nouveau collaborateur, un plan d'actions à créer, le prochain jalon d'un projet en cours…
3. Les suggestions d'amélioration
En weekly, chacun doit contribuer à l’amélioration continue de l’équipe. Il s’agit de remonter les points sensibles, de proposer des solutions, de partager de bonnes pratiques. Si nécessaire, l’équipe programme une réunion de travail spécifique. Exemples de points à aborder : faire du ménage dans les dossiers partagés, rendre l’information accessible pour nos collègues à distance, penser à recharger les tablettes du service, partager un argument de vente qui fait mouche…
4. Les coups de cœur
Faire circuler des informations pour mieux collaborer, c’est essentiel. Mais partager un peu de ce qui nous motive pour renforcer les liens au sein de l’équipe, c’est tout aussi important. Avec le coup de cœur, chacun peut expliquer au reste de l’équipe ce qu’il a particulièrement aimé au cours de la semaine. Que ce soit avec des mots personnels ou une jolie photo, ce moment constitue une bonne occasion de mettre en avant un collègue, un client, ou encore de communiquer sur un succès. Exemples de coups de cœur : l’aide apportée par un collègue, le retour d’expérience particulièrement positif de la part d’un client, un record de vente battu…
Grâce à ces 4 points très simples, le point d’équipe hebdomadaire prend une autre dimension. L’information est la même pour tout le monde. Chacun rebondit sur les informations qui peuvent lui être utiles pour mener à bien ses missions. Le weekly devient un temps de réunion 100% utile pour les individus et le collectif.
Rythmez votre réunion hebdomadaire
Un bon partage d’informations, c’est comme une bonne musique : il faut du rythme ! Chacun doit pouvoir s’exprimer, et donner aux autres le bon niveau d’information. Découvrez 4 astuces pour garantir la qualité du partage et l’efficacité de votre réunion d’équipe hebdomadaire.
1. Partagez les consignes avant
Si vous êtes organisateur, pensez, la veille du weekly au plus tard, à rappeler au reste de l’équipe les 4 points sur lesquels chacun devra s’exprimer (les tâches réalisées, les tâches prévues pour la semaine à venir, suggestions d'amélioration, les coups de cœur). Cette préparation par chacun permettra à l’équipe de partager de l’information véritablement utile. Le jour J, tout le monde est prêt à partager ses idées, plus personne ne perd de temps à chercher ce qu’il souhaite dire.
2. Gérez le temps
Pour bien gérer le temps, l’idéal est de partager quelques règles simples en amont. Il peut s'agir de limiter le temps de parole (5 minutes par personne) ou le nombre d’idées sur chaque thème (par exemple : 3 tâches réalisées, 3 tâches prévues, 1 point à aborder et 1 coup de cœur). Il convient cependant que l’équipe conserve une certaine souplesse dans le fonctionnement. Il ne sert en effet à rien qu’un membre de l’équipe conserve la parole 5 minutes si ce qu’il a à partager peut être exprimé en 3 minutes. En revanche, il peut s’avérer opportun que l’équipe entende quelqu’un plus longtemps que prévu sur un sujet qui mérite d’être évoqué.
3. Ne prévoyez pas d’ordre de passage
Prévoir un ordre de passage préétabli, c’est s’exposer à ce que la réunion d’équipe soit monotone, et que chacun se mette à faire autre chose une fois sa prise de parole terminée. L’équipe peut par exemple décider que celui qui a terminé de partager ses informations passe le relais, sans que celle ou celui à suivre ne soit prévenu(e). Certaines équipes recourent à ce procédé en matérialisant le relais par une mascotte.
4. Soyez concrets !
L’information ne se partage pas nécessairement oralement. Pour que l’équipe comprenne bien, chacun peut, si cela s’y prête, présenter au reste de l’équipe le résultat de son travail. Cela peut consister à présenter une photo (par exemple : la photo d’un stand occupé sur un salon), une maquette, une vidéo ou encore un souvenir ramené d’un déplacement. Ces éléments très visuels, en faisant appel à d’autres sens que l’ouïe, permettront à l’équipe d’assimiler plus facilement les informations et de casser la routine. Ils présentent également l’avantage de susciter la curiosité, tout en contribuant à cultiver l’esprit d’équipe et à créer une atmosphère de travail conviviale. Avec ces 4 points et ces 4 astuces, la réunion d’équipe hebdomadaire devient un véritable moment de collaboration. Pour aller plus loin et travailler ensemble en toute agilité, pensez également aux outils collaboratifs, qui peuvent simplifier l’organisation et le bon déroulement de votre weekly. Le Brainstorm Klaxoon permet ainsi à l’équipe de poster ses idées en amont en utilisant un code couleur (par exemple : en vert les tâches réalisées, en bleu les tâches de la semaine prochaine, en jaune les points à aborder, en rose les coups de cœur). Lorsque la réunion commence, toutes les idées ont déjà été exprimées, et ce sous toutes les formes disponibles (textes, dessins, photos…). Les informations deviennent concrètes pour toute l’équipe. Tour à tour, sur écran ou sur un MeetingBoard, les participants commentent leurs idées, recueillent les réactions des autres. Tout le monde voit la même chose, l’équipe suit et manage visuellement ses actions passées et futures. A la fin, elle est prête pour entamer une nouvelle semaine placée sous le signe du travail collaboratif !
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