Organiser un workshop d’idéation hybride en télétravail pour imaginer la banque de demain

Comment organiser un workshop d’idéation et récolter les idées de 16 managers de manière efficace, même à distance ? Cécile Ollivon, Responsable de la Conduite du Changement chez BNP Paribas, pourrait y répondre. Elle construit avec les managers du secteur bancaire, des ateliers pour transformer leurs méthodes de travail. Entre volonté de rassembler et nouvelles méthodes de management qui intègrent de plus en plus le distanciel, elle fait le choix d’une solution de collaboration hybride, en accord avec les nouvelles revendications des collaborateurs : 8 sur 10 souhaitent en effet conserver une alternance entre présentiel et télétravail. Pour y parvenir, Cécile a choisi le Board Klaxoon : un outil idéal pour brainstormer en mode hybride.‍

Cécile organise un workshop d’idéation qui mise sur la collaboration hybride

Cécile Ollivon est responsable de la conduite du changement corporate chez BNP Paribas.  Tous les jours, elle accompagne les managers afin d’initier avec eux un changement de leur métier, en tentant de répondre aux objectifs de digitalisation et de modernisation de la profession.

Pour ce faire, elle organise des ateliers d’idéation. Le sujet de l’atelier en ligne qu’elle anime en mai 2020 : quelles sont les compétences du banquier de demain ?

Pour répondre à cette question, Cécile regroupe des collaborateurs aux profils différents, tous acteurs du secteur de la banque.
Initialement, ce workshop était pensé pour être assuré en présentiel. Mais à la sortie du premier confinement, la volonté de Cécile est de se tourner vers une collaboration hybride plus forte, ce qui l’incite à assurer son workshop d’idéation via des outils digitaux.

Elle choisit alors Klaxoon et Board : selon elle, c’est le meilleur outil pour conserver l’échange et la convivialité malgré la distance.

Board : un espace de travail visuel pour organiser des brainstorms efficaces

Grâce à son Board Klaxoon, Cécile accueille l'ensemble des participants comme dans une salle de réunion virtuelle.Elle utilise les nombreuses fonctionnalités de Board pour construire son workshop d’idéation en plusieurs étapes.‍

Un icebreaker comme initiation à Board

Les participants commencent le workshop d’idéation par un icebreaker. Cécile utilise l'activité Aventure de Klaxoon, qui permet d’inviter la gamification à la réunion. Les participants doivent individuellement se poser une question : parmi une liste d’objets, lesquels prendraient-ils avec eux s’ils venaient à être déposés sur une île déserte ? Après avoir répondu à cette question, ils doivent trier ces objets en les rangeant dans des catégories : objet pour se nourrir, pour se signaler, à utiliser en cas de problème...

L’intérêt de cet icebreaker est double :

• Il permet de faire comprendre aux participants que la solution miracle n’existe pas : le banquier de demain ne sera pas créé en une seule réunion, mais en plusieurs années de changement des habitudes de travail. Cécile ouvre ainsi de nouvelles perspectives aux participants. Libérés de la pression du besoin de changement immédiat, ils peuvent laisser libre cours à leur créativité.
• Il permet d’introduire les participants aux manipulations de base de Board, de façon ludique. Lancer des idées, les placer dans les bonnes cases : l’icebreaker leur fait comprendre en quelques minutes comment fonctionne le Board.

Un brainstorming en équipe pour faire parler le collectif

Le brainstorm peut alors commencer. Les managers doivent donner au moins une idée de ce à quoi devrait ressembler le banquier de demain. Ils ne sont pas limités en nombre d’idées, ce qui permet vraiment d’avoir beaucoup de matière et des discussions enrichissantes entre les participants.
De son côté, Cécile trie les idées pour les regrouper en thématiques. Elle fait ressortir les compétences les plus souvent citées par les managers, en attribuant des catégories aux idées : il s’agit d’une dimension qui lui permet ensuite de trier le Board en quelques clics et de le rendre plus visible.
Cécile mise sur la simplicité : le Board sert de plateforme où les participants publient leurs idées au fur et à mesure qu’elles leur viennent en tête. Cela permet de centraliser les discussions et les idées au même endroit

Pour d’autres usages, Cécile et tous les utilisateurs Klaxoon peuvent utiliser et personnaliser les modèles prêts à l’emploi, mis à disposition dans la bibliothèque de templates Klaxoon. Par exemple, le template Brainstorming est tout indiqué pour ce genre d’exercice. Très simple d’aspect et très clair, le template mise sur 3 étapes : brainstormer, creuser, acter. Le but est d’inciter les participants à trouver un maximum d’idées, puis de sélectionner et creuser plus en profondeur les idées les plus souvent citées, pour faire ressortir les plus pertinentes.

Un Sondage pour terminer sur une note individuelle

Pour finaliser le workshop, Cécile propose un dernier exercice. Elle utilise la fonctionnalité Sondage de Board pour donner l’opportunité à chaque participant de répondre à une question : “Si j’étais le banquier de demain, quelles compétences me caractériseraient ?”

Le but est de terminer le workshop par une note individuelle, après un exercice majoritairement collectif. Ainsi, les idées de chacun sont respectées, tout en étant enrichies par celles des autres. C’est quelque chose que seul un outil de collaboration hybride comme Board peut proposer car bien souvent, en présentiel, un consensus se crée rapidement, et l’avis adopté par tous est généralement l’idée proposée par celui qui a la plus forte autorité.

À la fin de l’atelier d’idéation avec les managers, Cécile exporte les idées de chacun ainsi que les réponses au Sondage, afin de partager un compte-rendu clair et pertinent en seulement quelques clics.

Quels avantages Cécile tire-t-elle de son utilisation de Board ?

 Cécile est très heureuse d’avoir choisi Board pour animer sa réunion avec les managers du secteur bancaire. 

 Utiliser Klaxoon, ça s’est fait très naturellement. Et aujourd’hui, il fait partie de nos habitudes !

 Les avantages qu’elle retrouve sont :

• Une efficacité sans pareille : malgré le temps passé par l’organisateur de la réunion ou du workshop pour créer le Board, il est très largement rentabilisé parce que l’outil permet d’organiser ses réunions plus efficacement. Par exemple, au lieu d’un workshop de 3h prévues initialement, la séance de brainstorming de Cécile ne dure plus que 1h45 !
• Des réunions plus riches, notamment grâce à de très nombreuses fonctionnalités qui permettent de personnaliser l’expérience des participants sur le Board, comme les Sondages ou les Questions.
• La restitution de l’information est très efficace. Générer et produire des rapports est une étape incontournable très chronophage. Mais pas avec Board ! Il suffit de générer un rapport automatique en sélectionnant précisément les éléments que l’on veut montrer. Les participants peuvent même se rendre de nouveau sur le Board et ont accès aux informations laissées dessus.
• Enfin, Cécile a été positivement surprise de la capacité de Board à faire parler le collectif tout en n’oubliant pas l’individuel. Chaque participant peut manipuler le Board presque aussi librement que celui qui dirige la réunion. C’est un mode de travail qui correspond mieux aux nouvelles façons de manager, où tout le monde a son mot à dire.
  

Board, votre allié pour avancer vers une meilleure collaboration hybride

Cécile est donc tout à fait conquise par Board ! Alors pourquoi ne pas vous lancer ?

La nouvelle version de Board mise encore plus sur une collaboration hybride qui permet aux entreprises de mettre en place un whiteboard alliant travail à distance et présentiel. En résulte une méthode de travail plus libre, plus responsable, tout en offrant plus d’autonomie aux équipes. Les collaborateurs profitent alors d’échanges plus simples et plus efficaces. Profitez ainsi de très nombreuses fonctionnalités :

• Un management visuel enrichi grâce à des mindmaps, des connecteurs et de très nombreux outils de mise en forme, qui permettent d’améliorer les réunions, et de se servir de l’outil comme outil de gestion de projet.
• Une information plus centralisée mais accessible par tous, grâce à un système de gestion de fichier qui mise sur le partage rapide et facile, et l’import de tous les types de fichiers.
• Des réunions et workshops plus efficaces, même à distance, avec Live, l’outil de visioconférence intégré à Board et une meilleure intégration des principales plateformes de visio comme Meet ou Teams.
• Une personnalisation de Board infinie grâce aux templates, et des réunions plus rapides.

Comme le dit Cécile elle-même : la meilleure façon de se rendre compte du champ des possibles de Board est de le tester !