Aménager un espace de travail : pour que l’équipe gagne en efficacité

Facilitez le travail en équipe avec des locaux bien agencés !

Le confort et le bien-être au travail sont essentiels pour favoriser la concentration et l'efficacité de votre équipe. Avec un espace ordonné, fonctionnel et bien pensé, on est toujours plus productif.Faire en sorte que chacun soit bien équipé et se sente à l'aise à son poste de travail, c'est ce que vous permet le Template Aménager son espace de travail. Que vous emménagiez dans de nouveaux locaux ou que vous souhaitiez ré-agencer l'espace actuel, centralisez ici le plan, les dimensions, les inspirations... En améliorant la circulation et les interactions entre les différents postes de travail, la communication est plus fluide, la collaboration est facilitée.

Pourquoi aménager un espace de travail ?

L’aménagement de l’espace de travail n’est pas accessoire, c’est un vrai sujet à enjeux. En effet, améliorer le confort et la convivialité des lieux a une incidence directe sur la collaboration et la communication au sein du groupe. Travailler en équipe dans de bonnes conditions matérielles s’avère plus efficace et plus fluide. On peut donc en déduire qu’aménager un espace de travail avec soin fait potentiellement accroître la productivité de l’équipe.

Dans un bureau bien aménagé, les collaborateurs sont à l’aise, concentrés, détendus, sereins, épanouis. Un état d’esprit recherché par les managers pour travailler en équipe dans les meilleures conditions !

On aménage une maison à son image, la configuration et la décoration sont imprégnées par la personnalité des habitants… et bien, c’est pareil pour des bureaux ! L’identité et la culture d’une entreprise ou d’une organisation sont aussi véhiculées au sein de ses locaux. Les équipes baignent au quotidien dans cette culture d’entreprise à travers la conception de leurs bureaux. L’architecture et le design veulent dire quelque chose et les espaces sont au services des équipes, cela influe sur l’implication des collaborateurs dans leur travail.

En fonction de votre secteur d’activité, sachez aussi que l’aménagement et la décoration de votre espace de travail vont plus ou moins encourager la créativité des équipes. Certaines couleurs sont plus stimulantes que d’autres, par exemple.

7 conseils pour bien aménager un espace de travail

1. Avoir de l’espace : une circulation fluide des personnes est primordiale, car des collaborateurs qui circulent facilement, ce sont des informations qui circulent tout aussi facilement, et la communication est très importante. Cela parait évident mais rappelons-le tout de même : chacun doit avoir une place à un poste de travail. La superficie du lieu doit couvrir assez d’espace pour tous afin que personne ne se sente oppressé. Manquer de place est inconfortable, et donc perturbe la concentration.
2. Disposer d’une place pour chaque chose : indispensable pour s’y retrouver facilement ! Quand visuellement l’espace est dégagé et clair, c’est plus facile de mettre de l’ordre dans ses pensées. Prévoyez par exemple un porte manteau, et des rangements en quantité suffisante par rapport aux besoins de votre équipe selon le secteur d’activité. Aucune perte de temps pour retrouver un dossier ou un outil !
3. Choisir du mobilier ergonomique : en premier lieu, un bon fauteuil pour chaque collaborateur, c’est la clé ! Privilégiez le confort au design, et si vous avez les deux, c’est la cerise sur le gâteau. Mais le bien-être des équipes passe avant toute chose, être bien assis c’est la base pour ne pas avoir de problème de dos, le fameux “mal du siècle”.
4. Prévoir des espaces plus intimistes : open space oui, mais pas que ! Si vous optez pour l’open space, pensez aussi à réserver de plus petits espaces fermés pour les réunions, des discussions confidentielles… c’est important aussi de pouvoir s’isoler, notamment pour se synchroniser au calme en petit nombre, ou encore pour passer des coups de téléphones ou participer à des workshops en visioconférence, échanger à distance avec les collaborateurs en télétravail… Ou tout simplement pour pouvoir, si on le souhaite, s’isoler pour couper de temps en temps et travailler dans sa bulle.
5. Rendre la disposition modulable : faites en sorte que l’aménagement choisi ne soit pas immuable, qu’il offre plusieurs options d’aménagement à mettre en place facilement. De plus en en plus, on voit des distributions hybrides au sein des équipes, qui changent en fonction des jours ou des semaines : des personnes sont au bureau et d’autres en télétravail, ou à distance. Pouvoir adapter la configuration des lieux à la configuration de l’équipe en un clin d’œil est un gros plus : cela permet d’être toujours efficace ! Ça peut passer par exemple par certaines pièces de mobiliers à roulettes pour les déplacer facilement.
6. Apporter de la lumière, et de la bonne lumière ! Cela peut sembler être un détail mais la lumière au quotidien est une source de bien-être. Il faut être vigilant au manque de lumière, notamment en hiver, quand les heures d’ensoleillement sont réduites, on arrive au bureau quand il fait encore nuit, et quand on repart il fait déjà nuit ! On a envie de voir le jour pour autant, pour garder le moral et éviter la dépression saisonnière. Lors de l’aménagement des bureaux, prévoyez le plus de lumière naturelle possible, en veillant à l’orientation pour éviter les contre-jour gênants sur les écrans. Et sinon, il existe une alternative dans le choix des lampes. Privilégiez des ampoules qui diffusent de la lumière proche de la lumière naturelle, plus reposante. (Pensez à l’écologie en choisissant des modèles à basse consommation, et on n’oublie pas de sensibiliser les équipes à l’extinction des lampes et autres matériels énergivores, ou la mise en place d’un système de variateur ou de programmation, pour faire des économies d’énergie.)
7. Penser aussi à la détente : Les moments de pause informelle sont nécessaires à l’équilibre des collaborateurs, et donc à leur efficacité. Un espace de travail doit aussi prévoir un espace pour couper quand on en a besoin. Et pourquoi ne pas penser des zones hybrides, qui s’adaptent au travail ou à la détente, en fonction du moment de la journée ou de l’équipe qui s’en saisit ? C’est tout à fait possible ! Les locaux Klaxoon en sont la preuve.

Quand aménager son espace de travail ?

Si cela paraît évident de devoir aménager l’espace quand on s’installe dans de nouveaux locaux, à l’occasion d’un déménagement ou d’une ouverture de bureaux tout simplement, d’autres moments sont propices à ce changement :

• Modification des effectifs : suite à une vague de recrutements par exemple
• Nouvelle distribution : une partie des effectifs passe en télétravail
• Réorganisation des services
• Nouveau(x) marché(s)
• Nouveau process
• Renouvellement du parc matériel
• Refonte de l’image de l’entreprise : changement de nom, de charte graphique…
• Situation inédite qui oblige à repenser l’espace et la circulation, comme par exemple la crise du covid qui a imposé un protocole sanitaire strict, etc.

Autant de changements qui peuvent être le déclic pour initier un nouvel aménagement de l’espace de travail. Aucun point dans cette liste ne concerne votre équipe ? Si vous sentez tout simplement un besoin ou une envie de changement, lancez-vous ! Réaménager son espace de travail permet à une équipe d’insuffler une nouvelle dynamique, tout d’abord par le projet en lui-même, car tout le monde peut mettre la main à la pâte. Enfin, l’optimisation de l’espace permet de réorganiser naturellement certains process, d’améliorer des choses ensemble, de mieux communiquer… Toute l’équipe en tirera des bénéfices, et ce ne sera pas forcément un chantier de longue haleine ou bloquant pour vos projets, surtout si vous utilisez le template de Klaxoon pour mener à bien l’aménagement.

Quels sont les bénéfices à utiliser le template “Aménager un espace de travail” ?

• Projetez-vous, maquettez, testez, recommencez… Le template est disponible sur Board, le whiteboard digital de Klaxoon, dont l’espace est infini et les possibilités très nombreuses grâce à une boîte à outils et une palette bien fournies. Formes, couleurs, textes, photos… C’est facile de se projeter, on peut faire des plans et des essais sans compter, afin d’étudier différentes options de configuration des lieux sans perdre de temps.  

• Suivez le guide ! Dans le template “Aménager son espace de travail”, des zones et des outils sont déjà préparés pour élaborer vos plans, et tout est explicité de manière claire et précise dans un mode d’emploi complet avec toutes les instructions d’animation. C’est le cas dans tous les modèles et méthodes disponibles dans notre bibliothèque de templates, qui s’enrichit chaque semaine.

• Chacun son rythme : toutes les modifications apportées au Board sont enregistrées automatiquement, on peut tout à fait procéder par étapes et revenir sur le Board à plusieurs reprises, à tête reposée pour étudier les plans précédents avec un peu de recul. Cela permet aussi à plusieurs personnes de travailler dessus à des moments différents, quand chacun a le temps.

• Travaillez en équipe sur les plans : Board est un outil collaboratif, c’est-à-dire que tout le monde peut partager ses idées en même temps, on peut synchroniser l’écran même à distance, lorsque certains participants sont en télétravail. Le whiteboard digital de Klaxoon est également équipé d’une visioconférence intégrée, Live, vous n’avez besoin de rien d’autre.

• Mettez à profit la force du collectif. Le fait que le template soit participatif, c’est plus inspirant, puisque les idées viennent de tous. De plus, les décisions sont collectives, notamment grâce à l’outil Questions qui permet de s’interpeller facilement mais aussi de poser des questions de sondage ou encore des votes.

Avec le template “Aménager son espace de travail”, le but final est d’être plus efficace en ensemble, et pour y arriver, on se projette et on avance main dans la main. Travailler en équipe pour mieux travailler en équipe, la boucle est bouclée !