Organiser votre espace de travail pour gagner en efficacité

Facilitez le travail en équipe avec des locaux bien agencés !

Le confort et le bien-être au travail sont essentiels pour favoriser la concentration et l'efficacité de votre équipe. Avec un espace ordonné, fonctionnel et bien pensé, on est toujours plus productif.

Faire en sorte que chacun soit bien équipé et se sente à l'aise à son poste de travail, c'est ce que vous permet le template Aménager un espace de travail dans la plateforme collaborative Klaxoon. Que vous emménagiez dans de nouveaux locaux ou que vous souhaitiez réagencer l'espace actuel, centralisez ici le plan, les dimensions, les inspirations,...

En améliorant la circulation et les interactions entre les différents postes de travail, la communication est plus fluide, la collaboration est facilitée.

Pourquoi est-il si important d'organiser votre espace de travail ?

L’aménagement de l’espace de travail n’est pas accessoire, c’est un vrai sujet à enjeux. En effet, améliorer le confort et la convivialité des lieux a une incidence directe sur la collaboration et la communication dans une organisation. Travailler en équipe dans de bonnes conditions matérielles s’avère plus efficace et plus fluide. On peut donc en déduire qu'organiser votre espace de travail avec soin a une incidence directe sur l'efficacité de votre équipe.

Dans un bureau bien aménagé, les collaborateurs sont à l’aise, concentrés, détendus, sereins, épanouis. Un état d’esprit recherché par les managers pour travailler en équipe dans les meilleures conditions !

On aménage une maison à son image, la configuration et la décoration sont imprégnées par la personnalité des habitants… Eh bien, c’est pareil pour des bureaux ! L’identité et la culture d’une entreprise ou d’une organisation sont aussi véhiculées au sein de ses locaux. Les équipes baignent au quotidien dans cette culture d’entreprise à travers la conception de leurs bureaux. L’architecture et le design veulent dire quelque chose, et les espaces sont au services des équipes, ce qui influe sur l’implication des collaborateurs dans leur travail.

En fonction de votre secteur d’activité, sachez aussi que l’aménagement et la décoration de votre espace de travail vont plus ou moins encourager la créativité des équipes. Certaines couleurs sont plus stimulantes que d’autres, par exemple.

7 conseils pour bien organiser votre espace de travail

1. Avoir de l’espace

Une circulation fluide des personnes est primordiale, car des collaborateurs qui circulent facilement, ce sont des informations qui circulent tout aussi facilement, et la communication est très importante.

Cela parait évident, mais rappelons-le tout de même : chacun doit avoir une place à un poste de travail. La superficie du lieu doit couvrir assez d’espace pour tous afin que personne ne se sente oppressé. Manquer de place est inconfortable, et donc perturbe la concentration.

2. Disposer d’une place pour chaque chose

Indispensable pour s’y retrouver facilement ! Quand l’espace est visuellement clair et dégagé, c’est plus facile de mettre de l’ordre dans ses pensées.

Prévoyez par exemple un porte-manteau et des rangements en quantité suffisante par rapport aux besoins de votre équipe, suivant votre secteur d’activité. Aucune perte de temps pour retrouver un dossier ou un outil !

3. Choisir du mobilier ergonomique

En premier lieu, un bon fauteuil pour chaque collaborateur, c’est la clé ! Privilégiez le confort au design, et si vous avez les deux, c’est la cerise sur le gâteau.

Mais le bien-être des équipes passe avant toute chose, être bien assis c’est la base pour ne pas avoir de problème de dos, le fameux “mal du siècle”.

4. Prévoir des espaces plus intimistes

Des open spaces oui, mais pas que ! Si vous optez pour l’open space, pensez aussi à réserver de plus petits espaces fermés pour les réunions, des discussions confidentielles,…

Il est important de pouvoir s’isoler, notamment pour se synchroniser au calme en petit nombre, ou encore pour passer des coups de téléphone ou participer à des workshops en visio, échanger à distance avec les collaborateurs en télétravail,… Ou tout simplement pour pouvoir, si on le souhaite, s’isoler pour couper de temps en temps et travailler dans sa bulle.

5. Organiser l'espace de travail de façon modulable

Faites en sorte que l’aménagement choisi ne soit pas immuable, qu’il offre plusieurs options d’aménagement à mettre en place facilement.

De plus en en plus, on voit des équipes qui travaillent en mode hybride, et les personnes présentes au bureau changent donc en fonction des jours ou des semaines : des personnes sont au bureau et d’autres en télétravail, ou à distance.

Pouvoir adapter la configuration des lieux à la configuration de l’équipe en un clin d’œil est un gros plus : cela permet d’être toujours efficace ! Ça peut passer, par exemple, par certaines pièces de mobilier à roulettes pour les déplacer facilement.

6. Apporter de la lumière, et de la bonne lumière !

‍Cela peut sembler être un détail, mais la lumière au quotidien est une source de bien-être. Il faut être vigilant au manque de lumière, notamment en hiver, quand les heures d’ensoleillement sont réduites : on arrive au bureau quand il fait encore nuit, et quand on repart il fait déjà nuit !

On a envie de voir le jour pour autant, pour garder le moral et éviter la dépression saisonnière. Au moment d'organiser votre espace de travail, prévoyez le plus de lumière naturelle possible, en veillant à l’orientation pour éviter les contre-jour gênants sur les écrans.

Autrement, il existe une alternative dans le choix des lampes. Privilégiez des ampoules qui diffusent de la lumière proche de la lumière naturelle, plus reposante. Pensez à l’écologie en choisissant des modèles à basse consommation, et pensez également à sensibiliser vos équipes à l’extinction des lampes et autre matériel énergivore, ou bien mettez en place d’un système de variateur ou de programmation, pour faire des économies d’énergie.

7. Penser aussi à la détente

Les moments de pause informelle sont nécessaires à l’équilibre des collaborateurs, et donc à leur efficacité.

Un espace de travail doit aussi prévoir un espace pour couper quand on en a besoin. Et pourquoi ne pas penser à des zones hybrides, qui s’adaptent au travail ou à la détente, en fonction du moment de la journée ou de l’équipe qui s’en saisit ? C’est tout à fait possible également !

Quel est le meilleur moment pour organiser votre espace de travail ?

Si cela paraît évident de devoir aménager l’espace quand on s’installe dans de nouveaux locaux, à l’occasion d’un déménagement ou d’une ouverture de bureaux, d’autres moments sont aussi propices à ce changement :

• Modification des effectifs : suite à de nouveaux recrutements, par exemple ;
• Nouvelle distribution : une partie des effectifs passe en télétravail ;
• Réorganisation des services ;
• Nouveau(x) marché(s) ;
• Nouveaux processus ;
• Renouvellement du parc matériel ;
• Refonte de l’image de l’entreprise : changement de nom, de charte graphique,…
• Situation inédite qui oblige à repenser l’espace et la circulation (par exemple, la pandémie de Covid-19 qui a imposé un protocole sanitaire strict).

Autant de changements qui peuvent être le déclic pour initier un nouvel aménagement de l’espace de travail!

Aucun point dans cette liste ne concerne votre équipe ? Si vous sentez tout simplement un besoin ou une envie de changement, lancez-vous !

Organiser un espace de travail permet à une équipe d’insuffler une nouvelle dynamique, tout d’abord par le projet en lui-même, car tout le monde peut mettre la main à la pâte. De plus, l’optimisation de l’espace permet de réorganiser naturellement certains processus, d’améliorer des choses ensemble, de mieux communiquer,…

Toute l’équipe en tirera des bénéfices, et ce ne sera pas forcément un chantier de longue haleine ou bloquant pour vos projets, surtout si vous utilisez ce template de Klaxoon pour mener à bien l’aménagement.

Quels sont les bénéfices du template Aménager un espace de travail ?

• Projetez-vous, maquettez, testez, recommencez… Le template est disponible sur Board, le tableau bland en ligne de Klaxoon, dont l’espace et les possibilités sont infinis, grâce à une boîte à outils et une palette bien fournies. Formes, couleurs, textes, photos… C’est facile de se projeter, on peut faire des plans et des essais sans compter, afin d’étudier différentes options de configuration des lieux sans perdre de temps.  

• Suivez le guide ! Dans le template Aménager un espace de travail, des zones et des outils sont déjà préparés pour élaborer vos plans, et tout est explicité de manière claire et précise dans un mode d’emploi complet, avec toutes les instructions d’animation. C’est le cas dans tous les modèles et méthodes disponibles dans notre bibliothèque de templates.

• Chacun son rythme : toutes les modifications apportées au Board sont enregistrées automatiquement, et on peut tout à fait procéder par étapes et revenir sur le Board à plusieurs reprises, à tête reposée pour étudier les plans précédents avec un peu de recul. Cela permet aussi à plusieurs personnes de travailler dessus à des moments différents, quand chacun a le temps.

• Travaillez en équipe sur les plans : Board est un outil collaboratif, c’est-à-dire que tout le monde peut partager ses idées en même temps, on peut synchroniser l’écran même à distance, lorsque certains participants sont en télétravail. Le tableau blanc en ligne de Klaxoon est également équipé d’une visioconférence intégrée, Live, vous n’avez besoin de rien d’autre.

• Mettez à profit la force du collectif : le fait que ce template soit participatif, c’est plus inspirant, puisque les idées viennent de tous. De plus, les décisions sont collectives, notamment grâce à l’outil Question qui permet de s’interpeller facilement, mais aussi de poser des questions de sondage, ou encore de voter.

Avec le template Aménager un espace de travail dans la plateforme collaborative Klaxoon, le but final est d’être plus efficaces ensemble, et pour y arriver, on se projette et on avance main dans la main. Travailler en équipe pour mieux travailler en équipe, la boucle est bouclée !