Accompagner une équipe projet inexpérimentée, de l’idée au prototype

Les équipes de Pôle emploi Île-de-France n’imaginaient pas voir leur idée d’agence virtuelle de recrutement pour les métiers liés aux JO 2024 sélectionnée par CentraleSupélec. Du jour au lendemain, des étudiants développeurs étaient mis à leur disposition pour la concrétiser et produire un prototype de la solution. Pour piloter ce projet, un binôme de choc était créé : Aurélie Divaré, coach produit chez Pôle emploi, et Sihem El Ouassini, psychologue du travail et consultante senior chez Orange Consulting. La première accompagne les intrapreneurs au sein de l’incubateur Pôle emploi, la seconde ses clients dans leur projet de transformation numérique.

Le challenge : un mois, une double acculturation

Ensemble, elles avaient un défi de taille à relever : aider cette équipe, distribuée entre Lyon et Paris et peu familiarisée avec ce type de projet éloigné de son cœur de métier, à designer son concept en un mois seulement. Afin qu’elle s’approprie ce nouveau rôle, Aurélie et Sihem devaient l’acculturer à deux méthodes, UX et produit. 

Pour les embarquer à distance, elles ont choisi Klaxoon. Sihem, consultante certifiée Klaxoon, précise : « Pour moi, en tant que coach UX, il y avait un objectif très important, c’était de vraiment engager toute l’équipe. Je ne voulais pas qu’on ait des personnes en retrait ou qui ne participent pas aux ateliers. »

La solution : un parcours pédagogique inclusif en trois étapes

Aurélie et Sihem ont ainsi imaginé un parcours pédagogique inclusif en trois étapes, des « premiers pas » très guidés, avec des templates prêts à l’emploi, à « l’autonomie », s’effaçant alors pour mieux laisser l’équipe monter en compétences et animer elle-même les workshops. Une démarche de co-construction menée sur un seul et même Board. Le tableau blanc virtuel leur permet de centraliser l’information, d’offrir à l’équipe une continuité entre les ateliers et à tous et toutes de travailler de manière asynchrone.

Les premiers pas : benchmark et mapping concurrentiel

Aurélie et Sihem ont commencé par demander à l’équipe de réaliser un benchmark pour cartographier la concurrence dans le secteur du recrutement à distance. Elles ont créé une matrice d’analyse concurrentielle où l’équipe a répertorié, de manière asynchrone, la proposition de valeur et la cible de chaque éditeur, avec trois niveaux de maturité distincts selon le périmètre couvert par le concurrent en question. Une première étape de mapping concurrentiel très encadrée par Aurélie et Sihem, car l’équipe projet découvrait tout juste son nouveau rôle.

Le coaching : personas et proposition de valeur

Mais dès la seconde étape, l’équipe projet a adopté une posture de co-animation des ateliers grâce à des mises en situation. En sous-équipes, les conseillères et conseillers Pôle emploi ont brainstormé pour d’abord segmenter leurs utilisateurs et utilisatrices puis en dresser les portraits et ainsi faire émerger des personas, tant du côté recrutement que recherche d’emploi. De quoi affiner leur proposition de valeur et commencer à dessiner les contours de leur produit minimum viable.

L’autonomie : fonctionnalités et maquettes

Pour la troisième et dernière étape d’accompagnement, Aurélie et Sihem se sont peu à peu effacées pour inciter les membres de l’équipe à faciliter eux-mêmes les workshops. Avant d’imaginer ce à quoi pourrait bien ressembler leur agence virtuelle d’un point de vue esthétique, ils ont utilisé une matrice pour prioriser les fonctionnalités du prototype à développer. Ils y ont positionné les différentes fonctionnalités envisagées (outils de visioconférence et de chat intégrés, accessibilité…), selon leur degré d’importance pour l’utilisateur et de faisabilité technique.

Le résultat : de nouveaux acteurs du design, actifs et engagés

« Ils sont passés petit à petit d’un rôle passif et timide vers un rôle d’acteur du design avec une vision, des convictions à défendre et l’envie d’aller vérifier leurs hypothèses auprès de représentants d’utilisateurs», raconte Sihem. L’équipe est devenue actrice du design, mais aussi facilitatrice : lors des derniers ateliers, elle n’attendait même plus les consignes pour faire avancer le projet. Board a facilité les échanges, favorisé la prise de recul et a permis de structurer les idées. 

En seulement un mois, l’équipe projet a donné vie à son concept, avec une proposition de valeur différenciante. Board leur a permis de partager une vision commune, de piloter l’avancée du projet et de faire participer tout le monde. « Ça a vraiment permis d’engager l’équipe et de rendre chaque membre de l’équipe acteur », souligne Aurélie. « Engager toute l'équipe » , c’était aussi le principal objectif de Sihem. Objectif atteint !