3 leçons sur la participation en entreprise

11 millions. C’est le nombre de réunions qui se tiennent chaque jour en entreprise à travers le monde. Un chiffre à la hausse chaque année, malgré toutes les critiques émises à l’encontre de ces rendez-vous. Au quotidien, les réunions occupent 20 à 30% de votre temps professionnel. Jusqu’à un tiers de vos journées, alors autant les rendre efficaces.

Ce qui fera de vos réunions un succès, c’est d’abord la participation de toutes les personnes présentes. C’est la puissance de l’intelligence collective qui permettra de repérer les problèmes, trouver des solutions, prendre des décisions ou faire jaillir des idées nouvelles. Or, aujourd’hui, 50% des personnes qui participent à des réunions ont le sentiment de ne pas pouvoir exprimer leur point de vue. Si dans la majorité des cas, cela crée surtout de la frustration, dans certaines situations, cela peut avoir des conséquences très graves.

Sans participation, vous mettez en danger votre organisation

La preuve par le cas le plus extrême possible. Vous vous souvenez peut-être du crash d’un Boeing 737 de la compagnie Ethiopian Airlines en 2019. Un dramatique accident qui aurait pu être évité. En effet, l’enquête a démontré que, face aux cadences imposées et à la peur de perdre leur travail, certains employés n’ont pas osé prévenir la direction que la sécurité des futurs 737 Max n’était pas complètement assurée. 

Amy Edmondson, professeure de management et stratégie au sein de l’université Harvard, a étudié cet accident pour en comprendre les ressorts psychologiques : « Nous, les humains, sommes très conscients des risques. Cela devrait jouer en notre faveur, surtout lorsqu'il s'agit de concevoir des systèmes de sécurité pour les avions. Mais nous en sommes surtout conscients lorsqu’ils nous concernent directement en tant que personne. Nous surestimons spontanément le maintien d'un sentiment de confort, de sécurité et même d'appartenance dans le moment présent, et sous-estimons les éventualités incertaines d'un avenir lointain, qui ne se produira probablement jamais. Les psychologues ont un terme pour désigner ce phénomène : l'actualisation de l'avenir. » Autrement dit, c’est l’histoire d’un homme qui tombe d’un immeuble de 50 étages et qui, au fur et à mesure de sa chute, se répète pour se rassurer : jusqu'ici tout va bien.

Sauf que non, tout ne va pas bien. Vous devez saisir les opportunités de vous exprimer à tout moment dans vos réunions.

Vous aurez toujours une bonne raison de participer

« Non, ce n’est sûrement pas intéressant. Ce n’est pas une bonne idée. Je vais faire perdre du temps à tout le monde. » Que celui ou celle qui ne s’est jamais dit cela pendant une réunion lève la main. 

Trop souvent, nous trouvons une bonne raison pour ne pas nous exprimer. Des chercheurs se sont penchés sur le sujet de l’auto-censure et en ont déterminé quatre principales  :

• Nous avons peur d’être mis de côté à cause d’une opinion malvenue ;
• Nous avons peur d’être mis dans l’embarras ;
• Nous avons peur de recevoir des feedbacks négatifs ;
• Nous avons peur de nous exprimer à un moment inapproprié.

Dans chaque cas, cette appréhension tient davantage d’une intuition que d’un fait objectif. Pour passer outre cette peur de s’exprimer, il suffit de changer de perspective.

Par exemple, cette idée que vous avez eu pendant votre dernière réunion et que vous avez tûe, parce que vous la trouviez inaboutie. Peut-être que cette ébauche d’idée aurait pu permettre à l’un ou l’une de vos collègues de rebondir et poursuivre la réflexion. Plutôt qu’une idée inaboutie, vous auriez eu la moitié d’une excellente idée.

Ou encore, lorsque vous êtes resté silencieux alors que vous pensiez que l’équipe n’allait pas dans la bonne direction. Tout ça pour ne pas passer pour l'empêcheur de tourner en rond qui retarde les projets. J’espère que l’histoire de Boeing vous a déjà convaincu que vous devriez vous exprimer. 

Preuve que les temps changent, le CEO de Netflix, Reed Hastings, dans son livre No Rules Rules : Netflix and the Culture of Reinvention (coécrit avec la professeure de l’Insead Erin Meyer) écrit : « Aujourd’hui, nous estimons qu’il est déloyal envers l’entreprise de ne pas exprimer ses désaccords lorsqu’une idée est proposée. Nous pensons qu’en taisant votre opinion, vous choisissez implicitement de ne pas aider l’entreprise. »

Prendre la parole contribue toujours à l’amélioration des performances du groupe

« Les équipes avec 60% de superstars ont de meilleurs résultats que celles qui en ont 80%. Ces résultats se vérifient par l’analyse d’équipes de traders de Wall Street, de matchs de qualification pour la Coupe du monde de football et de rencontres de basketball de la NBA. » C’est ce qu’affirme le psychologue et professeur de la Wharton School de l’Université de Pennsylvanie, Adam Grant. 

Cette analyse tend à prouver que la qualité d’un groupe et du fruit de son travail ne s’évalue pas sur la base des performances de ses meilleurs membres mais bien sur la dimension collective. Donc, dans ce contexte de participation en réunion, si vous prenez la parole, vous ouvrez une porte pour déployer l’intelligence collective de l’ensemble de votre équipe. Peu importe que vous soyez créatif, timide, intelligent, bavard, introverti ou organisé. Chaque membre de l’équipe représente une pièce différente d’un puzzle que vous vous efforcez de compléter ensemble pour atteindre vos objectifs.

Alors, la prochaine fois que vous avez une bonne raison de vous taire, dites-vous plutôt que vous avez une meilleure raison de vous exprimer.