Pourquoi former vos collaborateurs est essentiel
Nous avons tous connu ce premier jour de travail où nous ne sommes pas nécessairement sûrs des décisions que nous prenons. La plupart des entreprises partent du principe qu'une bonne orientation peut atténuer le stress lié à un nouveau rôle, mais il arrive souvent que les nouveaux employés partent avec un grand besoin de réponses. En fait, le stress ne s'arrête pas au moment de la nouvelle embauche, car un employé est susceptible de continuer à rencontrer de nouveaux projets et problèmes qu'il n'est peut-être pas en mesure de gérer.
Pourtant, la plupart d'entre nous, après un certain temps, s'adaptent et excellent même à certains postes. Comment se fait-il alors qu'en dépit du fait qu'ils entrent dans un emploi avec peu ou pas de connaissances de leurs fonctions spécifiques, les employés finissent par performer et se développer tout au long de leur carrière ? La réponse réside dans un processus approprié de formation des employés.
L'évolution de la formation au fil des années
Il peut nous sembler évident aujourd'hui que le monde du travail moderne doit disposer d'un parcours de formation approprié pour faire commencer et développer ses employés, mais cela n'a pas toujours été le cas en matière d'emploi. Shane Austin, de EHS Today, décrit la formation des premiers employés comme une formation qui suivait en grande partie le style d'apprentissage "mentor-mentoré", où les nouveaux employés devaient savoir comment chercher un bon mentor pour les guider. Si ce n'était pas le cas au début, le mieux était d'apprendre par essais et erreurs, ce qui pouvait être une méthode d'apprentissage dangereuse et coûteuse.
Selon M. Austin, la formation formelle a réellement commencé à s'implanter dans les années 1950 et jusque dans les années 1970, lorsque des programmes de formation professionnelle ou de métiers ont été introduits dans les programmes scolaires et que le fait d'enseigner aux jeunes adultes comment effectuer certains travaux est devenu la norme.
Aujourd'hui, la formation des employés a largement dépassé ces premières itérations de l'enseignement. Alors que les premières versions étaient entravées par l'absence de normes et de processus, la formation des employés a depuis changé pour devenir plus dynamique et plus réactive aux besoins de l'employé et de l'entreprise. Jeff Seeley, rédacteur pour Training Industry, écrit qu'il y a 3 évolutions principales dans l'environnement de la formation depuis les années 2020.
Renforcement et maintien
À l'époque, la formation était souvent isolée à des moments spécifiques de la carrière d'une personne, et faisait généralement partie du processus général d'intégration (onboarding). Après cette formation initiale, les employés devaient se contenter de "suivre" et d'apprendre au fur et à mesure. Si cette méthode peut fonctionner dans la plupart des cas, elle n'en demeure pas moins variable quant à la manière dont chaque employé intériorise ce qui lui a été enseigné.
C'est pourquoi le monde du travail moderne propose des formations continues à leurs employés afin de s'assurer qu'ils apprennent et se développent comme l'entreprise le souhaite. En général, ces initiatives de formation sont en partie informées par les objectifs d'apprentissage de l'employé, mais c'est sur le long terme et au prix d'un effort continu de formation des employés que les entreprises commencent à voir une croissance soutenue en accord avec l'orientation générale de l'entreprise.
Technologie
L'évolution des technologies d'apprentissage au fil des ans est un autre aspect qui a considérablement accéléré les capacités de la formation. Il y a un peu moins d'une décennie, les séminaires de formation spécifiques devaient durer plusieurs jours afin de diffuser correctement toutes les informations importantes nécessaires à l'exécution du travail. Aujourd'hui, les sessions de formation ont été comprimées et reléguées sur différentes plates-formes afin de donner aux employés la possibilité d'apprendre quand et où ils le souhaitent.
En outre, la technologie a joué un rôle clé dans l'implication active des employés dans le processus de formation lui-même. Les appels asynchrones, les conférences enregistrées, les PDF interactifs, etc. ont pratiquement transformé le paysage de la formation.
Variations dans l'approche
La flexibilité permet aux employés et aux employeurs de concevoir des programmes de formation qui répondent au mieux à leurs besoins spécifiques. Auparavant, de nombreux programmes de formation étaient limités par l'approche étroite et unidirectionnelle des cours magistraux, qui mettait généralement un expert en présence d'un groupe de personnes à former.
Bien que cette méthode puisse être améliorée par des activités de discussion en groupe, les approches modernes de la formation ont nécessité la transformation de cette approche en quelque chose de plus interpersonnel et interactif. L'engagement des individus est devenu une partie intégrante de la formation aujourd'hui, et l'objectif permanent de la formation étant de produire un changement chez les participants, il est extrêmement utile de disposer de plusieurs options pour mener la formation.
Les avantages de la formation des employés au fil du temps
La formation des employés présente de nombreux avantages, à savoir que vos employés apprennent à faire leur travail de la meilleure façon possible. Mais avec le développement des pratiques de formation dans leur ensemble, des avantages auxiliaires ont commencé à apparaître pour la formation des employés, allant au-delà de ce qui était naturellement attendu.
En ce qui concerne certains des effets, vous êtes susceptible de les voir aussi rapidement que dans l'année de mise en œuvre, certains autres effets prennent plus de temps à voir et peuvent nécessiter une formation cohérente des employés au cours du temps. Néanmoins, il est bon de comprendre comment votre entreprise peut bénéficier d'un processus de formation solide qui utilise les meilleures pratiques actuelles.
Avantages à court terme
Les avantages à court terme sont parmi les conséquences les plus évidentes et les plus directes d'une formation des employés bien conçue. L'écrivain Eleni Zoe Papaioannou explique que de bonnes pratiques de formation des employés créent des améliorations très concrètes de l'efficacité sur le lieu de travail. "Les employés travaillent plus rapidement et font moins d'erreurs. Ils apprennent à travailler avec des outils qui simplifient et rationalisent vos processus de travail", écrit-elle. De plus, l'utilisation de variantes de formation comme la formation croisée, où les employés sont formés avec des compétences liées à un autre poste dans l'entreprise, permet aux employés de générer une efficacité supplémentaire en couvrant les besoins en main-d'œuvre ou en passant d'un service à l'autre beaucoup plus rapidement.
Au-delà des gains d'efficacité directs, une bonne formation des employés peut les aider à se sentir plus engagés dans leur travail et entre eux. M. Papaioannou s'exprime à ce sujet en citant une étude de Gallup selon laquelle seuls 34 % des travailleurs américains se sentent engagés au travail. Ce sont les entreprises qui emploient ces travailleurs qui sont susceptibles d'avoir développé leurs programmes de formation pour cultiver l'importance de l'engagement.
Enfin, un effet important que vous pourriez constater à court terme et qui se répercutera probablement à long terme est l'effet de la formation des employés sur la rétention et la compétitivité relative de votre entreprise sur le terrain. Dans une étude récente de LinkedIn, un pourcentage impressionnant de 93 % des travailleurs considèrent l'importance du développement des employés comme un facteur de motivation pour rester au sein de l'entreprise. Les employés ne veulent plus seulement travailler dans une entreprise, ils veulent aussi pouvoir y évoluer.
Et lorsque vous continuez à développer vos employés, il y a plus de chances qu'ils acquièrent des compétences au sein de votre entreprise, ce qui contribue à la rendre compétitive par rapport aux entreprises concurrentes. Le maintien d'un taux de rotation élevé peut vous coûter cher en termes de coûts de remplacement, mais aussi en termes de pertes de revenus dues à un personnel inexpérimenté.
Avantages à long terme
Si les avantages à court terme sont presque immédiatement perceptibles dès le début de la formation, les effets à long terme de la formation des employés sont à prendre en compte lors de l'élaboration de votre programme de formation.
Dans un article de la société Performance Management Consultants, l'un des avantages les plus sous-estimés d'un bon programme de formation des employés est son effet sur la réputation globale de votre entreprise. Le développement de bons programmes de départ pour les nouvelles recrues peut rapidement générer un buzz autour des pratiques de votre entreprise et s'étendre vers leur perception de votre entreprise dans son ensemble. Cela peut vous aider à continuer à générer de bonnes retombées presse et à renforcer votre stature globale sur le marché.
Une bonne réputation s'accompagne de personnes qui cherchent à vouloir vous rejoindre. Cela signifie que les entreprises jouissant d'une bonne réputation (pensez à Google et Microsoft) sont souvent les plus recherchées pour commencer à travailler. Au-delà de leur statut de leader du secteur, ce sont ces avantages qui attirent les meilleurs talents du secteur et qui peuvent faire progresser votre entreprise. La stagnation est un ingrédient clé de la recette du désastre au travail. Lorsque les tâches deviennent répétitives, les rôles s'étiolent et les changements de personnel deviennent inévitables.
Tôt ou tard, ces processus de formation des employés seront intégrés à la culture globale que vous choisissez de développer au sein de l'entreprise. Mais la culture est probablement l'aspect le plus difficile à faire comprendre aux nouvelles recrues, surtout dès l'intégration. Avec un élément aussi important qu'une culture qui façonne l'identité ultime de l'entreprise, il est important qu'ils voient qu'elle est pratiquée en dehors des situations d'accueil. Lors de l'élaboration de votre programme de formation des employés, utilisez les idées et principes clés de vos valeurs fondamentales et intégrez-les dans des modules spécialisés qui aident à ancrer ces concepts chez vos employés.
Quelques bonnes pratiques en matière de formation des employés
Nous avons beaucoup discuté des différents aspects qui entourent la formation des employés, y compris certains des changements majeurs survenus au cours des dernières années et les avantages plus méconnus qu'elle présente sur différentes périodes.
Afin de maximiser votre expérience en matière de formation des employés, nous avons rassemblé quelques bonnes pratiques qui peuvent grandement améliorer le processus d'idéation lors de l'élaboration d'un programme pour votre entreprise. Un programme de formation solide et bien planifié est essentiel à la réussite. En appliquant quelques bonnes pratiques de formation des employés à votre modèle, vous aiderez vos nouveaux employés à apprendre les ficelles du métier et à s'épanouir dans leur rôle.
Développez un template de formation
Si vous n'avez jamais élaboré un programme de formation structuré, il peut être difficile de partir de zéro. Vous pouvez utiliser des modèles de plans de formation, comme des templates, et des listes de contrôle préétablies comme points de départ, même si le programme de formation des employés de votre entreprise devra être conçu pour répondre aux exigences et aux objectifs uniques de votre organisation. Considérez ces modèles comme un moyen d'élaborer une initiative de formation évolutive et productive.
L'utilisation d'un modèle qui peut être utilisé à distance peut également être très bénéfique pour la flexibilité des employés. En rendant votre formation conviviale à distance, vous créez un environnement où les apprenants peuvent apprendre à leur propre rythme et selon leurs propres contraintes de temps. En proposant un programme convivial à distance et accessible à tout moment et disponible partout, vous créez la formation la plus efficace à laquelle les employés peuvent accéder quand ils le souhaitent. Cela présente plusieurs avantages, notamment celui de renforcer la motivation de votre équipe et d'obtenir des résultats concrets en évitant tout arrêt de la production ou toute perte d'heures pour que les employés terminent la formation à la date prévue.
Définissez le parcours d'apprentissage
L'introduction d'un plan de développement professionnel (PDP) et la création d'objectifs de PDP pour vos employés peuvent contribuer à améliorer la satisfaction au travail et les taux de rétention des salariés. Votre premier objectif est de créer des objectifs qui s'alimentent les uns les autres et aident vos employés - et votre organisation - à se développer. À ce stade initial, il est essentiel que les employés participent à la conversation sur leur formation, car les objectifs d'apprentissage varieront d'une personne à l'autre et seront très personnalisés. Les employés doivent se fixer des objectifs, par le biais de divers moyens et méthodes, afin de créer des programmes de formation et de développement qui répondent à leurs besoins.
Mais vous devez vous assurer de rester flexible avec votre plan de formation, car il devra être ajusté en fonction de l'individu, de son poste et de l'objectif global de la session de formation. Vous pouvez commencer par une structure globale, mais les aspects granulaires sont des éléments que vous devrez modifier si nécessaire.
Conservez des documents de référence pour la formation
La phase de développement d'une formation systématique comprend souvent aussi la sélection des supports et des matériaux les plus appropriés, par exemple, le développement d'audiovisuels, de graphiques, de manuels, la préparation des installations nécessaires et le pilotage du contenu du cours pour s'assurer qu'il est compréhensible.
C'est sur ce dernier point que vous voudrez consacrer du temps pour mieux élaborer des supports de formation auxquels les employés pourront facilement se référer à tout moment. Alors que la formation en direct et les autres méthodes de formation synchrone sont excellentes pour obtenir des réactions en temps réel, ces modules de formation asynchrones sont à la fois utiles pour se donner le temps de lire en profondeur les documents et les révisions en vue d'une utilisation future.