Comment la gestion de projet favorise-t-elle la réussite d'une organisation ?

Parfois, votre équipe peut avoir besoin d'un changement d'état d'esprit pour l'aider à mieux travailler et à obtenir de meilleurs résultats. En intégrant l'état d'esprit de gestion de projet dans vos processus de collaboration quotidiens, vos équipes se démarqueront et pourront accomplir leurs tâches plus rapidement et plus efficacement.

Comment la gestion de projet se retrouve-t-elle dans notre vie quotidienne ?

Vous serez peut-être surpris d'apprendre que la gestion de projet est présente dans notre vie quotidienne de diverses manières. Vous avez probablement organisé une fête d'anniversaire ou un projet de rénovation de maison, réservé des vacances ou acheté une nouvelle voiture. 

Certains abordent ces événements comme des "projets", avec des tableurs et des budgets, et prêtent une attention méticuleuse aux détails. D'autres se contentent de se débrouiller et d'espérer que tout se passe bien. Il est probablement juste de dire que, le plus souvent, des projets soigneusement planifiés seront plus réussis - et moins stressants - que ceux qui se reposent sur l’instant présent. 

Et si vous avez tendance à voler de vos propres ailes, il y a de fortes chances que vous faites régulièrement appel à certains principes de gestion de projet !  

Quels que soient vos projets personnels, les principes de gestion de projet vous aident à vous assurer que vos tâches sont menées à bien. L'efficacité dans l’accomplissement de ces tâches dépend de la manière dont vous utilisez ces principes. La gestion de projet est essentiellement le processus de planification, d'exécution, de contrôle et de finalisation des projets, afin d'atteindre les buts et objectifs spécifiques qui y sont liés.

La planification de projet

L'une des façons dont nous voyons la gestion de projet dans notre vie quotidienne se trouve dans toutes les formes de planification. Chaque fois que nous avons un projet ou une tâche à accomplir, nous devons planifier et organiser efficacement notre temps et nos ressources pour être sûrs d'atteindre notre objectif.

Un bon exemple est celui des vacances en famille. Vous devez établir un calendrier pour votre projet et fixer des échéances pour certaines choses. Par exemple, vous devrez décider quand et où vous voulez partir en vacances. Lorsque vous connaissez au moins l'un de ces éléments, vous pouvez commencer vos recherches. 

Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous disposez du temps et des moyens financiers nécessaires. Vous devrez peut-être chercher où vous pouvez aller en fonction des dates dont vous disposez, de la somme d'argent que vous pouvez dépenser et de vos préférences personnelles. Cela peut nécessiter une certaine planification de votre part, ou de la part d'un autre membre de la famille. Vous pouvez peut-être déléguer cette partie, et si vous procédez ainsi, vous vous positionneriez en tant que chef de projet.

L’exécution du projet

Pour des vacances, il y a une myriade d'autres choses à organiser, selon les circonstances. Peut-être devrez-vous vous absenter de votre travail, et trouver quelqu'un pour vous remplacer ? Peut-être avez-vous besoin de quelqu'un pour s'occuper de votre maison, de vos enfants ou de vos animaux de compagnie ? Peut-être avez-vous d'autres engagements que vous devrez annuler, ou pour lesquels vous devrez prendre d'autres dispositions pendant votre absence ?

Il se peut que vous ayez besoin d’avoir à votre disposition un certain nombre d’éléments pendant vos vacances, ce qui peut nécessiter des recherches ou une planification plus poussée. Vous devrez veiller à ce que tout soit fait en temps voulu. Si vous prévoyez d'emmener votre famille en voyage autour du monde, vous aurez probablement besoin d'un temps de planification plus long : certaines personnes mettent des années à planifier ce type de vacances. 

Si vous avez l'intention de camper dans le coin juste avec votre partenaire, quelles que soient les conditions météorologiques, il est plus probable que cela ne vous prenne que quelques jours ou semaines à organiser. Dans tous les cas, il y a des choses que vous devrez faire à certains moments pour mener à bien le projet. Vous devrez peut-être acheter de nouveaux vêtements, faire renouveler votre passeport ou vous déplacer jusqu’à l'aéroport, par exemple.

Le suivi global est un aspect important de la gestion de projet. Vous devrez vous assurer que vous contrôlez son évolution au fur et à mesure qu'il avance. Vous devrez identifier tout problème ou risque afin de pouvoir prendre des mesures pour maintenir le projet sur la bonne voie. 

Par exemple, si vous avez demandé à un professionnel de vous aider à réserver vos vacances, vous devrez vous assurer qu'il vous donne les informations promises au bon moment. Sinon, vous risquez de découvrir à la dernière minute que les vols sont complets ou que l'hôtel n'a pas été réservé. Vous devez vous assurer que vous respectez le budget que vous aviez fixé au départ, sinon vous risquez de voir vos dépenses s'accumuler et vous n'aurez plus aucun moyen de payer les sommes pour lesquelles vous vous êtes engagés.

La clôture du projet

Enfin, la clôture de votre projet - le départ en vacances que vous avez réservé - est évidemment un aspect important de la gestion de projet. Vous pouvez alors évaluer la réussite de votre projet et en tirer des enseignements. 

Par exemple, vous pouvez réaliser que vous avez fait un mauvais choix en ce qui concerne l'agence de voyage ou la société de vacances que vous avez sollicitée, et prendre note de faire appel à une autre entreprise, basée sur d'autres critères, la prochaine fois. Peut-être votre destination était-elle idéale, et vous savez maintenant que vous aimeriez y retourner ? Peut-être auriez-vous dû dépenser plus pour avoir une meilleure chambre d'hôtel ? Quel que soit l'enseignement que vous tirez de ce projet, vous pouvez l'appliquer au suivant.

Vous pensiez peut-être simplement organiser des vacances, mais pour parler formellement, vous avez géré un projet du début à la fin. Votre approche et la qualité de votre travail détermineront probablement votre satisfaction à l'égard du résultat.

Qu'est-ce que l'état d'esprit en gestion de projet ?

L'état d'esprit en gestion de projet consiste à considérer une tâche ou un projet comme une occasion de s'assurer que l'on fait quelque chose au mieux de ses capacités, de manière méthodique et en tenant compte de toutes les éventualités. Vous devrez être organisés, avoir de bonnes compétences en matière de gestion du temps, et être capables de prioriser les tâches. Il s'agit d'un ensemble d'attitudes et de comportements qui aident les chefs de projet et les membres des équipes à être plus efficaces.

L'état d'esprit de la gestion de projet se concentre sur l'obtention de résultats et la réalisation des objectifs spécifiés pour le projet. Les chefs de projet doivent hiérarchiser les tâches, et prendre des décisions en fonction de ce qui les aidera à atteindre les résultats souhaités. 

Cela signifie qu'ils doivent être proactifs et anticiper tout problème ou risque potentiel. Une personne ayant une mentalité de chef de projet surveillera l'avancement du projet pour s'assurer qu'il reste sur la bonne voie, et prendra des mesures pour atténuer tout risque identifié avant qu'il ne devienne un problème.

L'organisation et la planification sont essentielles. Des plannings détaillés permettent d'établir des calendriers, et d'allouer les ressources de manière efficace. La collaboration et le travail d'équipe sont également des éléments essentiels d'une gestion de projet efficace. Les chefs de projet et les membres des équipes doivent être en mesure de travailler en étroite collaboration les uns avec les autres et avec les parties prenantes externes à l'équipe, afin de s'assurer que tout le monde est sur la bonne voie et travaille dans le même sens. 

Cela peut nécessiter un certain degré de flexibilité : il y a toujours des aléas en cours de route, en particulier si de nouvelles informations ou des circonstances nécessitent un changement de cap.

Le concept d'amélioration continue est un élément important de l'état d'esprit en gestion de projet, et il peut entrer en jeu pendant comme après un projet. Les chefs de projet doivent régulièrement évaluer les progrès réalisés, identifier les éléments susceptibles d'être améliorés, et mettre en œuvre les évolutions nécessaires pour optimiser les résultats du projet. 

Après tout, vous ne tirerez pas toujours les mêmes leçons de chaque nouveau projet : vous devez tirer parti de ce que vous avez appris à chaque fois, et l'utiliser à votre avantage pour le projet suivant.

En adoptant un état d'esprit de gestion de projet, les chefs de projet peuvent travailler plus efficacement pour atteindre les résultats souhaités pour le projet et leurs équipes. Ils peuvent aussi s'assurer que leurs équipes collaborent efficacement à la réalisation d'un même objectif. Les membres de l'équipe sont ainsi mieux équipés pour jouer leur rôle, et créer ensemble une équipe harmonieuse, efficace et performante.

Comment l’état d'esprit de gestion de projet améliore-t-il les performances et l'efficacité ?

Nous avons déjà examiné un exemple de gestion de projet dans notre vie quotidienne. Le succès - ou l'échec - de vos vacances dépendra en grande partie de leur planification et de leur organisation en amont. 

Sans un état d'esprit de gestion de projet, vous pourriez avoir de la chance une fois ou deux et passer de bonnes vacances sans vraiment vous organiser méticuleusement. Cependant, il est juste de dire qu'à un moment donné, la chance risque de tourner. Et nous avons tous connu ce genre de vacances ! 

Il en va de même pour d'autres événements de la vie quotidienne : à combien de fêtes avez-vous assisté alors que vous vous attendiez à ce que de la nourriture soit servie et qu'il n'y en avait pas, parce que cela ne vous avait pas été communiqué correctement ? Ou bien des prestataires ne sont pas venus parce qu'ils avaient été réservés pour une autre date, et que personne n'avait pensé à vérifier ? Vous avez peut-être des amis qui fonctionnent comme cela. Il en va de même dans le monde des entreprises 

Alors que nous attendons de chaque entreprise qu'elle soit gérée de manière professionnelle et sans perte de temps, d'argent ou d'efforts, ce n'est pas toujours le cas. Il y a toujours des optimisations qui peuvent être faites pour améliorer la situation. Et en l'absence d'une gestion de projet adéquate, les tâches et les sommes à la clé ne font qu'augmenter.

Le Garden Bridge : un exemple de mauvaise gestion de projet

Le projet dit du "Garden Bridge" à Londres, au Royaume-Uni, est un excellent exemple de mauvaise gestion de projet menant à un désastre. Le Garden Bridge, qui devait être recouvert de nombreuses plantes et arbres, devait enjamber la Tamise en souvenir de la princesse Diana, décédée en 1997. Le permis de construire pour ce "paradis flottant" a été accordé au trust en charge du projet en 2014.

Le projet a coûté 53,5 millions de livres sterling (dont 40 millions d'argent public), mais aucun pont n'a jamais été construit. 9,5 millions de livres ont été versés aux concepteurs du pont, et le contrat de construction s'élevait à 21 millions de livres. Les travaux préparatoires ont commencé avant même l'acquisition du terrain nécessaire. Le coût total du projet avait été fixé à 140 millions de livres, mais il a dû être revu à la hausse à 185 millions de livres. 

C'est à ce moment-là que le projet a été abandonné. Le trust avait même dépensé 161 000 £ pour un site web et 417 000 £ pour un dîner de gala ! Les responsables du projet n'avaient aucun contrôle sur les coûts, ni même sur la faisabilité, sans posséfer le terrain sur lequel le pont devait être construit.

Pourquoi les équipes doivent-elles adopter un état d'esprit de gestion de projet ?

Une équipe ne doit laisser personne en retrait pour être performante. Si tous les membres de l'équipe sont d'accord et comprennent l'importance d'un état d'esprit de gestion de projet, vous avez plus de chances de réussir. En changeant d'état d'esprit, vous mettez vos équipes sur la voie de la réussite. 

D'un point de vue personnel, prendre le temps et l'effort de réfléchir et de planifier correctement des vacances (ou autre chose) peut conduire à une meilleure expérience pour vous. Il existe peut-être des projets à plus gros enjeux financiers, mais pourquoi prendre le risque dans tous les cas ? Il en va de même dans le monde des affaires, mais les chiffres sont beaucoup plus importants et le potentiel d’échec l'est tout autant. Personne ne peut se permettre de gaspiller des millions de dollars.

Aidez vos équipes à adopter un état d'esprit de gestion de projet

Les équipes de projet disposent de divers outils en ligne pour les aider à gérer leurs projets. Nous proposons des ressources qui facilitent et optimisent le travail d'équipe, afin d'aider les équipes de projet à devenir plus productives. 

Le travail d'équipe et la collaboration en atelier ou en réunion peuvent être améliorés grâce à un tableau blanc en ligne et à tous les outils associés. Dès maintenant, rendez votre équipe de gestion de projet plus efficace en lui donnant les outils dont elle a besoin ! Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour en savoir plus ?