Wie du deine Videokonferenzen interaktiver gestalten kannst

Best Practices zur Verbesserung der Interaktivität von Videokonferenzen

Engagement in Meetings sollte für die meisten, die schon einmal eine Präsentation gehalten haben, eine Selbstverständlichkeit sein. Subtile Hinweise aus dem Publikum und Techniken, um die Aufmerksamkeit im ganzen Raum aufrechtzuerhalten, sind eine bewährte Strategie für Präsentatoren, um ihre Argumente viel effektiver zu vermitteln.

Aber Videokonferenzen haben dem Ganzen einen Strich durch die Rechnung gemacht: Plötzlich ist das Publikum nicht mehr so aktiv an der Präsentation beteiligt und die Techniken sind nicht mehr so effektiv, wenn sie in eine digitale Form übertragen werden.

"Bei persönlichen Treffen ist Engagement wichtig. Aber in virtuellen Meetings ist das Engagement entscheidend", sagt Michael Wilkinson, CEO von Leadership Strategies. Bei persönlichen Treffen kann es leicht passieren, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer/innen nachlässt oder ihr Interesse an bestimmten Punkten geweckt wird, aber das virtuelle Medium kann dazu führen, dass du diese Vorgänge nicht mehr wahrnimmst und deine Präsentation auf weitgehend taube digitale Ohren stößt.

Wilkinson fügt hinzu, dass "[d]urch die Einbindung der Teilnehmer/innen bessere Beiträge erzielt werden, die zu besseren Entscheidungen, besseren Lösungen und besseren Ergebnissen führen. Gleichzeitig führt die Einbindung der Teilnehmer/innen dazu, dass sie sich stärker in die Diskussionen einbringen, was wiederum zu einer größeren Zustimmung zu den Entscheidungen führt, was wiederum ein größeres Engagement für Maßnahmen zur Folge hat, was wiederum zu besseren Ergebnissen führt. Deshalb haben wir uns einige der besten Praktiken angeschaut, die zu einer besseren Interaktivität bei Videokonferenzen führen können.

Frühzeitig Erwartungen und Ziele festlegen

Wie bei vielen Dingen im Leben ist es schwer, die Wichtigkeit der Vorbereitung zu bestreiten (vor allem die frühzeitige Vorbereitung). Da fast 50 % aller Arbeitnehmer/innen fast 4 Stunden pro Woche allein für Videogespräche aufwenden, solltest du unbedingt versuchen, deine Videokonferenzen mit der Frage zu beginnen: "Muss das überhaupt ein Meeting sein?". Besprechungen, auch Videokonferenzen, nehmen Zeit aus dem ohnehin schon vollen Terminkalender in Anspruch. Wenn du also sicherstellst, dass du die richtigen Erwartungen stellst und begründest, warum du diese Besprechungen überhaupt abhältst, kannst du dein Team besser darauf einstellen, was es zu erwarten hat.

Sobald du die Relevanz deiner Videokonferenz hergestellt hast, ist es wichtig, dass du vor dem eigentlichen Treffen eine Tagesordnung festlegst und deinen Teilnehmern genug Zeit gibst, um alles vorzubereiten, was von ihnen verlangt wird. Das ist besonders wichtig für Videokonferenzen, bei denen es um Workshops geht, auf die wir später in diesem Artikel eingehen werden.

Da Videokonferenzen für die meisten eine sehr variable Erfahrung sind (aufgrund von schlechten Internetverbindungen, plötzlichen technischen Störungen usw.), kann die Kontrolle der Anzahl der Stimmen im Raum dir helfen, die wichtigsten Erkenntnisse auf effiziente Weise zu gewinnen. Ziehe in Erwägung, unwichtige Teilnehmer/innen als optional zu kennzeichnen, wenn du mit größeren Gruppen oder funktionsübergreifenden Teams arbeitest.

Drängen auf eine Video-On-Umgebung

Videokonferenzen sind ein Segen für Arbeitnehmer/innen, da sie im Grunde genommen immer und überall arbeiten können, aber sie haben auch den nachteiligen Effekt, dass der Einzelne leichter "abschalten" kann, wenn er an einer Videokonferenz teilnimmt. Das äußert sich im wahrsten Sinne des Wortes darin, dass viele Arbeitnehmer/innen sich weigern, an Meetings teilzunehmen, und sogar an Videokonferenzen mit ausgeschaltetem Video und stummgeschaltetem Mikrofon teilnehmen.

Aber es gibt Argumente, die für eine "Video-on"-Umgebung an deinem Arbeitsplatz sprechen, auch wenn viele Menschen eine Abneigung gegen diese Praxis haben. Tracy Bower, eine auf Arbeit spezialisierte Psychologin, schreibt, dass Video-on bei Meetings mehrere wichtige Vorteile hat, die mit einer besseren Kommunikation, einem besseren Verhältnis und sogar einer besseren Stimmung verbunden sind.

Es wurde festgestellt, dass die Kommunikation über den verbalen Bereich hinausgeht und sich aus vielen verschiedenen Faktoren zusammensetzt. 55% des gesamten Austauschs sind nonverbale Signale, die über den Körper oder die Mimik gesendet werden. Eine videogeschützte Umgebung behindert die Verbreitung von Informationen und kann zu Missverständnissen im Tonfall und im Wortgebrauch führen, z. B. in multikulturellen Teams, in denen bestimmte Wörter unterschiedliche Bedeutungen haben.

Nicht nur die Effektivität der Kommunikation, sondern auch die weichen Aspekte von Besprechungen werden durch den Einsatz von Video verbessert, da es dazu beiträgt, ein gutes Verhältnis zwischen den Teammitgliedern aufzubauen, die größtenteils aus der Ferne an wichtigen Projekten arbeiten. Während dies bei der Interaktion im Büro der Fall war, fehlte es bei videolosen Telefonkonferenzen weitgehend. Ohne das Vertrauen, das zwischen den Teammitgliedern aufgebaut wird, kann es zu monotonen Besprechungen kommen, bei denen sich die Teammitglieder nicht einbringen, weil sie keine zwischenmenschlichen Beziehungen zu ihren Kollegen aufgebaut haben.

Breakout-Räume einrichten

Ein interessanter Vorteil von Videokonferenzen gegenüber Präsenzveranstaltungen ist die Möglichkeit, virtuelle Gruppenräume und Aktivitäten einzurichten, die sich auf kleinere Gruppen konzentrieren, um die Zusammenarbeit und den Input der Teilnehmer zu fördern. Während Gruppenarbeit bei persönlichen Konferenzen gang und gäbe ist, können die Teilnehmer/innen in Gruppenräumen in einer geschlossenen virtuellen Umgebung miteinander interagieren und sogar ein wenig Privatsphäre haben, um Dinge zu besprechen, die sie vielleicht nicht mit der größeren Konferenzgruppe besprechen möchten.

Es mag kontraintuitiv klingen, die Mitglieder in kleinere Gruppenräume aufzuteilen, aber für einige Mitglieder kann es schwierig sein, sich in besonders großen Videokonferenzen zu Wort zu melden. Wenn du diesen Personen die Möglichkeit gibst, sich in einer kontrollierteren Umgebung mit anderen auszutauschen, können sie sich besser in die Diskussion einbringen. Die Idee ist auch, sich danach wieder mit dem größeren Publikum zusammenzusetzen.

Außerdem sind solche Gruppenräume dafür bekannt, dass sie den Teilnehmern neue Informationen besser vermitteln können, so die University of Wisconsin-Madison. In diesen Gruppenräumen kannst du die Kameradschaft und die Verantwortlichkeit besser fördern und jedem Mitglied klarer sagen, was es als Nächstes zu tun hat.

Virtuelle Aktivitäten erforschen

Das Internet hat den Zugang zu Anwendungen und Funktionen vereinfacht, deren Organisation vor Ort vielleicht etwas mehr Zeit erfordert hätte. Dazu gehören verschiedene workshops, Eisbrecher und Quizspiele, für die man früher eine Sammlung von Materialien, Designs und anderen Elementen benötigt hätte, um sie durchzuführen. Mit dem Aufkommen von Videokonferenzen gibt es auch eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten, was die Art der Aktivitäten angeht, die du online durchführen kannst.

Eisbrecher sind wahrscheinlich das Erste, was dir in den Sinn kommt, wenn du nach Möglichkeiten suchst, mehr Interaktivität in deine Videokonferenzen zu bringen. Du kannst kreativere Wege finden, um das Eis zu brechen, z. B. mit individuellen Profilbildern, die entweder eine Lieblingsfigur aus einem Film oder sogar ein Haustier zeigen können. Du kannst auch die Kehrseite der Medaille erforschen, indem du die Namen und Fotos aller Teilnehmer/innen als anonyme Vorlagen einstellst, bei denen die anderen Teammitglieder anhand von persönlichen Hinweisen erraten müssen, wer die Person ist, die spricht.

Eine weitere Aktivität, die dazu beitragen kann, das Engagement in deiner Videokonferenz aufrechtzuerhalten, ist der Wissenscheck in der Mitte der Sitzung, bei dem du sofort Umfragen oder quiz Fragen verschicken kannst, um zu sehen, ob die Teilnehmer/innen die Informationen ausreichend aufgenommen haben. Du kannst (virtuelle oder nicht virtuelle) Anreize einbauen, um das Engagement noch weiter zu steigern.

Nutzt visuelle Aspekte, um den Ton besser zu treffen

Schließlich musst du dafür sorgen, dass deine Videokonferenz sowohl in Bezug auf das Design als auch auf den Inhalt ansprechend bleibt. Die Moderation der Sitzung macht etwa die Hälfte dessen aus, was die Teilnehmer/innen fesselt, während die andere Hälfte davon abhängt, wie gut du die Informationen, die du vermitteln willst, kreativ und visuell aufbereiten kannst. 

Wenn du deine Informationen klarer und verständlicher aufbereitest, kannst du deine Teilnehmer/innen auch in den Inhalt einbeziehen, indem du Workshops einbaust, wenn es nötig ist, um mehr Input von anderen zu erhalten. In einer bahnbrechenden Studie der McKinsey Group wurde festgestellt, dass fast 90 % der Befragten virtuelle workshop Sitzungen für weitgehend genauso effektiv oder sogar effektiver als persönliche workshops halten.

Der entscheidende Vorteil von Videokonferenzen gegenüber persönlichen Treffen ist jedoch, dass es relativ einfach ist, virtuelle Themen und Designs in das Treffen einzubauen. Wichtige Besprechungsziele können durch einen speziellen virtuellen Hintergrund hervorgehoben werden, den die Moderatoren verwenden können, während Fotofilter sogar eine lustige Möglichkeit sein können, um die Spannung, die bei häufigen Onlinebesprechungen aufkommt, zu verringern.

Wie Videokonferenzsitzungen ineffektiv werden

Möglicherweise hängt es mit unserer schwindenden Aufmerksamkeitsspanne zusammen, dass Videokonferenzen es leicht machen, während wichtiger Geschäftssitzungen einfach das Fenster zu wechseln oder etwas anderes im Hintergrund laufen zu lassen. Selbst wenn du während jeder Sitzung voll aufmerksam bist, hat sich die Zoomüdigkeit zu einem weit verbreiteten Phänomen entwickelt, weil einfach zu viele Videokonferenzen in einem kurzen Zeitraum stattfinden. Da fast drei Viertel aller Unternehmen irgendeine Art von Videokonferenz-Tool verwenden, ist es ein Wunder, dass viele von ihnen auf die gleichen Fallen hereinfallen, die dazu führen, dass das, was eigentlich ein Fortschritt in der Meeting-Technologie sein sollte, nicht funktioniert.

Unzureichende Vorbereitung

Meistens liegt die Schuld nicht bei der Technik, sondern bei denjenigen, die das Treffen überhaupt erst organisieren und einrichten. Technologie kann zwar den logistischen Aufwand deiner Telefonkonferenz verringern (du musst kein Essen bestellen oder große Räume mieten), aber mangelnde Vorbereitung kann dich und deine Zuhörer/innen während der Sitzung in unangenehme Situationen bringen.

Kürzlich durchgeführte Untersuchungen haben gezeigt, dass mangelnde Vorbereitung nach wie vor zu den Top 5 der Gründe für das Scheitern von Meetings gehört, die von den Befragten genannt wurden. Forbes hat sogar eine Liste der häufigsten Fehler bei Videokonferenzen zusammengestellt, die deine Präsentation zum Scheitern bringen können - von schlechten Kamerawinkeln bis hin zu peinlichen "Hot Mic"-Momenten, die dich in Teufels Küche bringen können.

Die richtigen Leute sind nicht anwesend

Bevor sich Videokonferenzen durchsetzten, war es zugegebenermaßen etwas schwieriger, sich von Meetings abzumelden, zu denen man ausdrücklich eingeladen wurde, da man direkt (oder indirekt) Gründe angeben musste, warum man nicht teilnehmen konnte. Videokonferenzen haben es leicht gemacht, Einladungen in rascher Folge zu verschicken, und das wiederum hat es leicht gemacht, diese Einladungen einfach zu ignorieren, während sich dein Terminkalender mit aufeinanderfolgenden Videokonferenzsitzungen immer weiter anhäuft.

Dadurch bleiben wichtige Entscheidungsträger außen vor und deine Treffen sind weniger interaktiv als sie sein sollten, da wichtige Stimmen in der Sitzung nicht zu hören sind.

Innovative Technologien nicht in vollem Umfang nutzen

Der letzte Punkt auf der Liste scheint selbsterklärend zu sein, ist aber dennoch eine wichtige Erinnerung daran, die innovativen Technologien für Videokonferenzen zu nutzen. Konferenzen, insbesondere persönliche Konferenzen, waren schon immer schwierig, wenn es darum ging, das Engagement zu steigern, da es im Wesentlichen um einen einzelnen Redner und ein großes Publikum geht.

Videokonferenzen können dieses Problem mit eingebauten Tools umgehen, die es dir ermöglichen, Input von den Zuhörern zu erhalten, wichtige Erkenntnisse aufzuzeichnen, wichtige Informationen zu teilen oder sogar zusätzliche Tools zu deiner Sitzung hinzuzufügen.

Wichtig ist, dass du recherchierst, was möglich ist und was andere bei ähnlichen Veranstaltungen gemacht haben. Die Technologie ist heute extrem flexibel und vielleicht findest du eine neue Strategie, an die du noch nicht gedacht hast, wenn du einfach erkundest, was heute in der digitalen Umgebung möglich ist.

Deine nächsten Schritte sind zu bedenken

Videokonferenzen können ein äußerst wirkungsvolles Instrument sein, wenn sie richtig eingesetzt werden. Die richtige Planung, das richtige Engagement und die richtige Zusammenarbeit bei diesem neuen Medium für Meetings sowie die Flexibilität des Kanals können deine Teambesprechungen in neue Dimensionen bringen. Außerdem können Teams so besser mit anderen Teams zusammenarbeiten und Informationen umfassender und effizienter austauschen.

Denke an die unterschiedlichen Bedingungen, unter denen dein Team wahrscheinlich arbeitet, und verwende die hier vorgestellten Methoden mit den für dich passenden Änderungen. Videokonferenzen sind ein vielversprechendes Mittel für die Zukunft der Fernarbeit. Halte also die Augen offen nach neuen Taktiken, die du mit diesem praktischen Konferenztool entdecken kannst.