Asynchrones Arbeiten: 3 Wege, wie Sie Zeit und Geld sparen können

Wenn es etwas gibt, das Sie in Ihrem Unternehmen einsparen sollten, dann sind es Zeit und Geld.

Sowohl große als auch relativ kleine Unternehmen müssen aus unterschiedlichen Gründen, wie z. B. langfristige Rentabilität oder Gewinnmaximierung, der effizienten Nutzung von Ressourcen Vorrang einräumen.

Aber viel mehr als das: Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, Zeit und Geld zu sparen, um einen Wettbewerbsvorteil für Innovation und Investitionen, Skalierbarkeit und wirksame Risikominderungsmaßnahmen zu erhalten.

Es gibt jedoch tausend und eine Möglichkeit, in einem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen, und wenn wir mal raten, haben Sie vielleicht schon einige dieser Möglichkeiten ausprobiert. Wir wetten jedoch, dass Sie noch nicht die Magie der asynchronen Arbeit - und deshalb sind Sie hier.

Unabhängig davon, ob Ihr Team persönlich, per Fernzugriff oder in einer Mischform arbeitet, können Sie Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Produktivität des Teams sicherstellen, indem Sie die Themen ermitteln, die asynchron behandelt werden können.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen drei konkrete Möglichkeiten vorstellen, wie asynchrones Arbeiten Ihnen helfen kann, zwei Ihrer wertvollsten Ressourcen zu sparen.

Als Bonus stellen wir auch einige Beispiele vor, bei denen asynchrones Arbeiten bei einigen Unternehmen zu unerwartet hohen Ergebnissen oder zu Kostensenkungen geführt hat.

Wie kann asynchrones Arbeiten die Motivation und Effizienz von Teams steigern?

Welcher Zusammenhang besteht nun zwischen der Steigerung der Teammotivation und -effizienz und der Zeit- und Kostenersparnis für Ihr Unternehmen, wie wir gerade festgestellt haben?

Die Sache ist die: Wenn man diese beiden Ressourcen retten will, muss man zur Grundlage zurückkehren, zu den Ressourcen, die jede andere Ressource überhaupt erst möglich machen: die Menschen.

Ihre Mitarbeiter entscheiden darüber, ob Ihr Unternehmen erfolgreich ist oder nicht. Wenn sie die verfügbaren Materialien optimal nutzen, Aufgaben pünktlich erledigen und weniger Korrekturen und Nachbesserungen vornehmen, müssen Sie weniger Zeit und Geld für Ihre Projekte aufwenden.

Der Schlüssel zu mehr Zeit- und Geldersparnis liegt also bei Ihren Mitarbeitern; wie Sie sie behandeln, wie sie Sie behandeln, wie schnell sie arbeiten und wie gut sie das tun, was sie tun - und die einfachen Begriffe dafür sind Motivation und Effizienz des Teams.

Wie also kann asynchrones Arbeiten die Produktivität des Teams steigern, was wiederum zu Geld- und Zeiteinsparungen führen würde? Bevor wir uns ansehen, wie dies möglich ist, sollten wir ein wenig über den Begriff "asynchron" selbst sprechen.

Was bedeutet es, asynchron zu arbeiten?

"Asynchron" ist das Gegenteil von "synchron", das sich aus dem Grundwort "synchronisieren" ableitet. Synchronisieren oder synchronisieren bedeutet, dass zwei oder mehr Elemente zur gleichen Zeit und im gleichen Tempo zusammenarbeiten und auf das gleiche Ziel hinarbeiten.

Das gegenteilige Wort, asynchron oder async, bedeutet, dass diese zwei oder mehr Elemente nicht im gleichen Tempo arbeiten. Aber dennoch wird das gleiche Ziel verfolgt.

Schauen wir uns ein Beispiel dafür an:

Eine Frau, die eine Reise plant, ruft ein Reisebüro an, das ihr hilft, die beste Fluggesellschaft, die günstigsten Gebühren und das beste Hotel zu finden.

In diesem Fall würden verschiedene Personen in der Agentur an demselben Ziel arbeiten: die beste Lösung für den Kunden zu finden.

Aber sie werden wahrscheinlich nicht im gleichen Tempo oder gar auf die gleiche Weise arbeiten. Ein Agent könnte sich sofort nach den besten Fluggesellschaften erkundigen, während ein anderer etwa zwei Stunden später Hotels in der Nähe des Zielflughafens kontaktiert, um sich an deren Öffnungszeiten anzupassen, da sie sich in einer anderen Zeitzone befinden.

Das bedeutet, dass diese beiden Agenten nicht synchron arbeiten, da sie nicht genau zur gleichen Zeit arbeiten. Sie arbeiten asynchron, und sobald beide ihre Empfehlungen fertig haben, können sie sich wieder an die Kundin wenden, um ihr ihre Angebote mitzuteilen.

Aber was hat die asynchrone Arbeit mit der Steigerung der Teamproduktivität zu tun, die Ihnen letztlich helfen würde, Ihre Ressourcen zu schonen? Hier sind einige Möglichkeiten, wie dies geschehen kann:

Asynchrones Arbeiten erhöht die Flexibilität und reduziert den Stress

Der Spruch "Nicht alle Finger sind gleich" ist so populär, dass die Menschen vergessen haben, wie wahr er ist. Wenn Sie zehn Ihrer Mitarbeiter bitten, fünfzehn Berichte, eine PowerPoint-Präsentation und den Entwurf eines Vertragsvorschlags zu erstellen, werden Sie zehn verschiedene Arbeitsweisen und zehn verschiedene Arbeitsgeschwindigkeiten haben, um diese Aufgaben zu erledigen.

Einige brauchen vielleicht mehr Zeit, andere weniger Arbeit. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in ihrem eigenen Tempo zu arbeiten, zeigt das, dass Sie ihre Unterschiedlichkeit schätzen und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für sie wichtig ist.

Wie können Sie dadurch Zeit oder Geld sparen? Die Antwort liegt in Ihrer Umsatzrate.

Wenn Sie der Erfahrung Ihrer Mitarbeiter Priorität einräumen Mitarbeitererfahrung bei der Arbeit, wie oft würden Sie dann Geld für die Einstellung neuer Mitarbeiter ausgeben?

Was glauben Sie, wie viel Zeit Sie für die Einarbeitung und Übergabe neuer Mitarbeiter aufwenden würden?

Eine schnelle Schätzung könnte lauten: weniger oder keine.

Asynchrones Arbeiten verbessert die Konzentration der Mitarbeiter

Ein weiterer Punkt ist die Konzentration der Mitarbeiter während des Dienstes. Wenn alle gezwungen sind, im gleichen Tempo zu arbeiten, bedeutet dies, dass eine Kommunikation in Echtzeit erforderlich ist.

Stellen Sie sich vor, dass Ihre Mitarbeiter oder deren Vorgesetzte Sie während der Fahrt ständig anrufen, um verschiedene Informationen zu überprüfen. Wie abgelenkt wären Sie da? Stellen Sie sich nun vor, wie es wäre, wenn Ihre Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten würden, während sie Anrufe entgegennehmen, E-Mails beantworten und auf Bestätigungen warten.

Die Produktivität des Teams wird darunter leiden, und Sie verschwenden Zeit.

Aber hören Sie sich das an: Wenn jeder in seinem eigenen Tempo arbeitet (was bedeutet, dass alle benötigten Ressourcen vorher bereitgestellt wurden), wird es einen positiven Unterschied geben.

Ihre Mitarbeiter sind in der Lage, sich bei ihren Aufgaben zu konzentrieren und Multitasking zu vermeiden, das nachweislich die Produktivität um bis zu 40 % senkt.

Asynchrone Diskussionen führen zu besseren Entscheidungen und mehr Transparenz

Unabhängig davon, ob Sie im gleichen Tempo arbeiten oder nicht, kommen Sie um Besprechungen nicht herum - aber Sie müssen sie nicht auf herkömmliche Weise durchführen. In manchen Situationen kann sich die Umwandlung einer Besprechung in asynchrone Arbeit auch positiv auf die Motivation und Produktivität Ihres Teams auswirken.

Aber zunächst einmal: Wie kann man eine asynchrone Besprechung abhalten? Asynchrone Besprechungen sind im Allgemeinen solche, bei denen nicht alle Teilnehmer zur gleichen Zeit anwesend sein müssen. Dies kann durch eine aufgezeichnete Videokonferenz oder ein digitales Tool für die Zusammenarbeit geschehen.

Wenn Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, nach ihrem Zeitplan mitzuarbeiten, haben sie sich mehr Gedanken gemacht und mehr Informationen über das Thema gesammelt, was zu durchdachten Diskussionen, wohlüberlegten Entscheidungen und weniger Missverständnissen führt.

Da jede asynchrone Besprechung gut dokumentiert werden muss, gibt es auch Möglichkeiten für Ihr Team, alle Diskussionen auf einfache Weise zu zentralisieren, z. B. auf einem Online-Whiteboard. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Ihren gesamten Austausch und können ihn für künftige Referenzen nutzen.

Aber noch einmal: Wie spart man dadurch Zeit oder Geld?

Beantworten Sie diese Frage: Wie lange dauern herkömmliche Sitzungen? Und seien wir ehrlich: nicht alles ist in einer einstündigen Sitzung notwendig oder produktiv. Und all das hat seinen Preis! Um das zu beweisen, schauen Sie sich unseren Kostenrechner für Meetings.

Asynchrones Arbeiten reduziert daher den Bedarf an Echtzeit-Besprechungen, wodurch Zeit für sinnvollere Aufgaben freigesetzt wird und die Kosten für eine synchrone Besprechung mit Ihrem Team, die oft nicht einmal wirklich notwendig ist, gesenkt werden.

Wie lässt sich asynchrones Arbeiten unabhängig von der Größe und dem Arbeitsstil eines Teams umsetzen?

Jetzt, da Sie die Vorteile der asynchronen Zusammenarbeit für Ihr Team und Ihr Unternehmen kennen, wollen wir uns ansehen, wie Sie das Arbeitsmodell in Ihrem Team anwenden können.

Wie Sie bereits aus dem Thema ersehen können, hat die Größe Ihres Teams oder die Art, wie Sie arbeiten (remote, physisch oder gemischt), keinen Einfluss auf die Verwendung des Modells. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, wenn Sie nicht wissen, was Sie tun und was Sie nicht tun sollten. Wie können Sie also asynchrones Arbeiten in Ihrem Unternehmen anwenden?

Förderung einer klaren Kommunikation 

Da Ihr Team nicht im gleichen Rhythmus arbeitet, müssen Sie ihm im Vorfeld alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen. 

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Informationen an einem Ort aufbewahrt werden, an dem sie jederzeit abgerufen werden können. Das bedeutet, dass Sie nicht nur Telefongespräche als Hauptkommunikationsmittel verwenden sollten. Setzen Sie Werkzeuge wie digitale Kommunikationsplattformen ein, die die Dinge dokumentieren, wie z. B. Chat-Funktionen.

Erwartungen und Fristen festlegen

Sie haben Ihrem Team erlaubt, nach ihrem eigenen Zeitplan zu arbeiten. Aber Sie haben auch ein Unternehmen zu leiten. Sie müssen für jeden Mitarbeiter ein Ziel festlegen, das er erreichen muss. Die Aufgaben sollten auch eine klare Frist haben, damit Fortschritte erzielt werden können.

Tools für die Zusammenarbeit verwenden 

Wenn Sie noch keine digitalen Tools für die Zusammenarbeit eingeführt haben, können Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen noch nicht optimal nutzen. 

Tools für die Zusammenarbeit helfen Ihrem Team, Kommunikation, Arbeitsfortschritt und andere Informationen besser zu dokumentieren. Außerdem können Sie so die Teamarbeit fördern, auch wenn Sie getrennt arbeiten.

Aufbau einer positiven Arbeitskultur 

Vertrauen, unterschiedliche Zeitpläne, Verantwortlichkeit, offene Kommunikation und Respekt werden Ihnen helfen, eine effektive asynchrone Zusammenarbeit zu ermöglichen.

3 Beispiele, bei denen Unternehmen durch asynchrones Arbeiten Zeit oder Kosten sparen konnten

Hier sind nun drei konkrete Beispiele von Mitarbeitern und Führungskräften, die das asynchrone Arbeitsmodell eingeführt haben und dadurch in ihren Unternehmen Zeit und Geld sparen konnten.

Optimierung der wöchentlichen Sitzungen

Suzanne Frawley, die Leiterin des Talentmanagements eines Öl- und Gasunternehmens, weiß, wie wichtig häufige Besprechungen für die Teamarbeit, die Produktivität und die Ausrichtung auf die gesetzten Ziele sind. 

Doch statt der üblichen wöchentlichen Treffen, die nur Zeit vergeuden, begann Suzanne mit Klaxoon's Weekly Template zu verwenden, um ihre Teambesprechungen einmal pro Woche zu leiten und sie asynchron vorzubereiten. 

Mit templatekann jeder die Sitzung in seinem eigenen Tempo vorbereiten und sich über seine Leistungen, die Schwerpunkte der Woche und die Herausforderungen, denen er gegenüberstand, austauschen. Dann trifft sich das Team zu einer synchronen Sitzung, die 45 Minuten pro Woche nicht überschreiten sollte und an der jedes Teammitglied teilnehmen und über das sprechen kann, was es asynchron vorbereitet hat.

Die template ist sofort einsatzbereit, so dass Suzanne sie nur jede Woche duplizieren und den Zugangslink vorab an ihr Team schicken muss. Das hilft ihr, viel Zeit zu gewinnen, und verbessert sogar die Motivation und Teilnahme ihres Teams an den wöchentlichen Besprechungen!

Einstellung einer effizienten Kundenbetreuung

Während die Kunden den Klang des 24/7-Supports lieben, ist dieses System für die internen Mitarbeiter nicht so einfach synchron zu handhaben. Sie müssen mehrere Teams auf der ganzen Welt zur Verfügung haben, die ihre gesamte Zeit und Aufmerksamkeit auf die Kundenanfragen konzentrieren müssen, so dass es schwer wird, an etwas anderem zu arbeiten, selbst wenn keine Anfragen vorliegen.

Aus diesem Grund entschied sich der Hauptgeschäftsführer eines E-Commerce-Unternehmens für ein asynchrones System, um Arbeitskosten zu sparen. 

Mit Hilfe eines Ticketing-Systems und einer Antwort innerhalb von 24 Stunden kann er einen asynchronen Kundensupport anbieten. Dies hat zwar keinerlei Auswirkungen auf die Kunden (sie können ihre Anfragen weiterhin jederzeit einreichen), erleichtert aber letztendlich die Arbeit des Teams und des Unternehmens. 

Jetzt werden alle Anfragen an eine Plattform übermittelt, auf die alle Support-Mitarbeiter Zugriff haben. Daher kann ein Agent die Anfragen während der Verfügbarkeit bearbeiten, ohne dass rund um die Uhr Personal benötigt wird.

Zusammenarbeit bei der Erstellung von Inhalten

Nehmen wir nun das Beispiel einer Geschäftsführerin eines Verlagsunternehmens. Seit sie sich erinnern kann, setzt sie auf das asynchrone Modell und bezeugt, dass diese Methode dazu beigetragen hat, den Bedarf an persönlichen Besprechungen zu verringern und gleichzeitig den Prozess der Inhaltsproduktion zu beschleunigen. 

Mit anderen Worten: Sie sparte mit dem asynchronen Arbeitsmodell nicht nur Zeit, sondern auch Gemeinkosten. Zu diesem Zweck forderte sie ihre Autoren, Redakteure und Designer auf, in ihrem eigenen Tempo zu den Projekten beizutragen , indem sie Kommentare und Vorschläge direkt in den Dokumenten hinterließen. Ihre hervorragende Methode fördert die Teamarbeit, die asynchrone Zusammenarbeit, den Projektfortschritt, die Transparenz und die Produktivität des Teams.