Plan de prévention : la méthode simple et efficace pour assurer la sécurité de l’entreprise

Élaborer simplement et collectivement un plan de prévention en mode gestion de projet

Élément clé de la sécurité des organisations, la prévention des risques est un sujet à ne pas prendre à la légère. Qu’est-ce que le plan de prévention, à quoi sert-il et dans quel cas celui-ci doit être élaboré ? Quelles sont les obligations liées au Code du travail ? Qui est chargé de la réalisation du plan et qui le signe in fine ? Comment élaborer de A à Z et mettre à jour le plan de prévention ? Réponses ci-dessous.

Le plan de prévention, qu’est-ce que c’est ?

Un plan de prévention est un document produit par un ensemble d’acteurs visant à prévenir les risques de co-activité lorsqu’une entreprise intervient dans les locaux d’une autre entreprise (opérations d’entretien, de maintenance, de rénovation, etc.). Réaliser un plan de prévention est obligatoire quand la durée des travaux prévus est au moins de 400 heures sur 12 mois et si les travaux sont considérés comme dangereux, quelle que soit la durée (décret du 20 février 1992).

Le plan de prévention doit contenir a minima les informations suivantes :

• Identification des entreprises et responsables.
• Définition des phases d’activité dangereuses et des moyens de prévention associés.
• Adéquation des matériels, installations et dispositifs, aux opérations à effectuer et leurs conditions d’entretien
• Instruction à donner aux salariés
• Organisation des premiers secours
• Conditions de la participation des salariés d’une entreprise aux travaux réalisés par une autre pour assurer le maintien de la sécurité.

Le plan de prévention est valable :

• soit la durée de l’intervention si elle est ponctuelle ;
• soit pour une durée indéterminée si l’intervention est récurrente et de nature identique (cas des contrats d’entretien-maintenance).

Chaque entreprise conserve un exemplaire du plan de prévention. Si l’entreprise extérieure fait appel à des sous-traitants, elle doit leur communiquer le plan de prévention pour qu’ils puissent appliquer les mesures de prévention. Le plan de prévention doit également être tenu à la disposition de l’inspecteur du travail, de la CARSAT (Caisse d’Assurance retraite), de l’OPPBTP (Organisme Professionnel de Prévention du Bâtiment et des Travaux Publics), du médecin du travail, des délégués du personnel.

Avec Klaxoon et le template accessible ci-dessus, vous allez pouvoir élaborer votre plan de prévention de façon fluide en mobilisant les parties prenantes tout au long du processus. L’activité Meeting, outil de présentation Klaxoon, associée à Board (le whiteboard digital de Klaxoon) permet de répondre à ces obligations réglementaires. Colonne vertébrale de la réalisation du plan, le Meeting permet de connecter l’ensemble des parties prenantes et d’animer sous forme de workshops les 2 grandes séquences : l’inspection commune préalable et la réalisation du plan. Grâce au compte-rendu complet au format PDF généré automatiquement à la fin de la réalisation du plan, toutes les étapes peuvent être retracées et ce compte-rendu fait foi auprès des acteurs de contrôle. Il peut également être stocké et distribué.

Qui est chargé de la réalisation du plan de prévention ?

L’établissement d’un plan de prévention est à l’initiative de l’entreprise dans laquelle ont lieu les travaux, dite “entreprise utilisatrice“. La rédaction du plan de prévention doit être réalisée conjointement par le responsable de l’entreprise qui intervient pour réaliser les travaux (dite “entreprise extérieure“), et celui de l’entreprise utilisatrice.

Avec le template Plan de prévention, l’entreprise utilisatrice par le biais de son responsable sécurité ou d’un autre acteur chargé de la réalisation du plan va pouvoir lancer le projet, le suivre de A à Z et animer les différents temps avec un outil, en un seul endroit. L’ensemble des parties prenantes peut être intégré simplement à la démarche, avec le partage des activités Klaxoon via un lien ou un code. Chacun pourra participer aux étapes d’inspection préalable, de réalisation du plan et de mise à jour. Grâce à l’utilisation de Klaxoon, le plan de prévention relie l’analyse et la réalité opérationnelle.

Comment se déroule la construction d’un plan de prévention ?

Le plan de prévention se construit via 2 grandes phases, qui peuvent être animées lors de workshops avec les parties prenantes.

• L’inspection commune préalable permet à l’entreprise utilisatrice et aux intervenants de repérer collectivement les phases d’activité à risque.
• La réalisation du plan peut être menée en salle ou à distance avec Board : il s’agit de passer en revue les phases d’activité, d’identifier les risques et les mesures adaptées à mettre en place.

L’inspection commune préalable

Avant de rédiger ce plan de prévention des risques, les chefs d’entreprise ou leurs représentants doivent mener une inspection commune préalable. Cette inspection a pour objectif de prendre connaissance des lieux d’intervention, à analyser les risques liés à la coactivité, aux installations et aux matériels, et à prévoir les mesures de prévention nécessaires pour éviter que tout événement dangereux se produise.

Comment animer l’inspection commune préalable à l’aide de Klaxoon ?

En amont de la visite, le responsable de sécurité chargé de la réalisation du plan de prévention crée un Meeting et un Board de manière très simple, en suivant les étapes indiquées dans le template Plan de prévention. Il ne lui reste qu’à y inviter les participants, via un code ou un simple lien web. Sur son ordinateur ou son smartphone en amont de la visite, chacun répond à un Sondage qui permet à l’animateur de collecter des informations sur les représentants des parties prenantes et le détail des opérations prévues.

Ensuite, le Board évolue tout au long de l’inspection commune préalable. Le Board est un tableau blanc digital collaboratif, à l’espace infini, sur lequel chacun peut partager tout type d’idée en utilisant les codes du management visuel. Chacun l’alimente de façon très simple : en prenant des photos avec son smartphone et en les postant dans les zones prévues à cet effet. Tous les potentiels risques sont ainsi recensés et visibles au même endroit. Une fois la visite effectuée, l’animateur utilise les réponses au Sondage et les photos pour définir les phases d’activité dont les risques vont devoir être analysés. Une zone du Board est également dédiée aux documents qui devront être transmis par l’animateur en fonction des interventions prévues. Par exemple les équipements de protection collective nécessaire, les consignes de sécurité ou encore les notices techniques des produits. L’animateur peut utiliser Questions pour transmettre ces documents aux personnes concernées avec le format adapté pendant ou après le workshop. L’outil Questions permet de s’interpeller facilement pour creuser un sujet, ou encore obtenir du feedback.

L’analyse des risques

Après un délai règlementaire de 3 jours minimum suivant l’inspection commune préalable, l’analyse des risques qui lance la phase de réalisation du plan peut avoir lieu. L’analyse des risques doit suivre un certain nombre de principes codifiés dans la partie législative du code du travail. Comme toute analyse des risques professionnelles, elle répond aux principes généraux de prévention suivants (définis dans l’article L.4121-1) :

1. Éviter les risques ;
2. Évaluer les risques qui ne peuvent pas être évités ;
3. Combattre les risques à la source ;
4. Adapter le travail à l’homme, en particulier en ce qui concerne des postes de travail et de production, en vue notamment de limiter le travail monotone et le travail cadencé  et de réduire les effets de ceux- ci sur la santé ;
5. Tenir compte de l’état d’évolution de la technique;
6. Remplacer ce qui est dangereux par ce qui n’est pas dangereux ou par ce qui est moins dangereux;
7. Planifier la prévention en y intégrant, dans un ensemble cohérent, la technique, l’organisation, les conditions de travail, les relations sociales et l’influence des facteurs ambiants, notamment les risques liés au harcèlement moral, tel que défini à l’article L.1152-1
8. Prendre des mesures de protection collectives en leur donnant la priorité sur les mesures de protection individuelle;
9. Donner les instructions appropriées aux travailleurs.

En parallèle de ces principes de prévention, il faut rappeler que le plan de prévention consiste à choisir des méthodes, matériels et procédés qui évitent des interférences en plus des risques identifiés par l’activité propre de chaque entreprise.

Comment mener l’analyse des risques avec Klaxoon ?

Ce temps se déroule en synchrone, pendant un deuxième workshop animé par le responsable sécurité : chacun est connecté au Meeting et accède de nouveau au Board plan de prévention. L’animateur utilise la Synchro Board : cette fonctionnalité permet de se focaliser sur un endroit du Board afin que chaque participant voie le même espace sur son écran, au même moment. L’animateur invite d’abord les participants à compléter la zone dédiée avec leur photo et leurs coordonnées. Le groupe balaie ensuite les familles de risques sur lesquelles s’appuie l’analyse. Les phases d’activités identifiées par l’animateur grâce au sondage sont passées en revue : phase après phase, le groupe s’exprime sur les risques qu’il identifie très simplement, en postant des idées. Une phase de like peut avoir lieu pour décider quels risques principaux sont à prendre en compte. C’est-à-dire que chacun attribue un petit cœur à l’idée pour laquelle il vote. Les risques retenus sont sélectionnés et reportés dans la zone dédiée.

Les mesures de prévention

Une fois les risques identifiés, les parties prenantes sont invitées à réfléchir sur les mesures à adopter pour éviter l’apparition d’événements dangereux. Ces mesures s’articulent autour des équipements de protection, des consignes de sécurité et des habilitations et formations nécessaires des travailleurs.

Les équipements de protection collective ou EPC visent à limiter ou à confiner et sont toujours mis en œuvre prioritairement aux Équipements de Protection Individuelle. Par exemple, si lors de l’inspection préalable est identifiée une situation de travail où il existerait un risque de chute d’une personne : il sera nécessaire de déterminer les mesures à adopter pour éviter cette situation. L’employeur devra notamment prendre les mesures suivantes :

• Mettre en place des équipements et des postes de travail adaptés à l’homme et à ses activités (nacelles élévatrices, échafaudages…)
• Privilégier la protection collective par rapport à la protection individuelle (réglage des lumières, le changement des lampes, la maintenance du bâtiment…)
• Informer les salariés sur les risques de chute et les former à l’utilisation du matériel.
• Dès lors que le risque existe dans une situation de travail en hauteur, une deuxième personne sera présente pour porter assistance et secours si nécessaire.

Les équipements de protection individuelle (ou EPI) sont des dispositifs ou moyens destinés à être portés ou être tenus par une personne en vue de la protéger contre un ou plusieurs risques susceptibles de menacer sa santé ainsi que sa sécurité (articles R. 4311-12 à R. 4311-14 modifiés du Code du travail). Par exemple, un casque, des chaussures de sécurité, des lunettes, des masques de protection respiratoire, des bouchons d’oreille, des gants, des vêtements de protection, etc. La protection individuelle ne peut être envisagée que lorsque toutes les autres mesures d’élimination ou de réduction des risques s’avèrent insuffisantes ou impossibles à mettre en œuvre. Le chef d’établissement doit les mettre à disposition des salariés exposés quand la situation le justifie.

Les consignes de sécurité décrivent les procédures à suivre en cas d’événement dangereux ou d’accident par exemple. Donner l’alerte, mettre en sécurité, surveiller… Toutes les informations relatives à ces actions doivent être communiquées en amont des interventions prévues.

La formation au gestes et postures ou les habilitations électriques sont des éléments souvent demandés et nécessaires dans la mise en place de ces opérations et essentiel pour s’assurer de la qualité des intervenants dans leur mise en sécurité personnelle et collective. Par exemple, si les travaux comportent la préparation, l’emploi, la manipulation ou l’exposition à certains agents.

Ces mesures peuvent être indiquées directement dans le Board et précisées grâce à des liens web, des documents réglementaires, etc. L’animateur reporte les mesures retenues autour de chaque risque : le groupe visualise en un regard les risques principaux et les mesures à adopter pour l’ensemble des phases d’activité prévues. Pour fixer les risques et mesures retenues, l’animateur utilise l’outil capture : ces éléments sont ainsi automatiquement ajoutés au Meeting et apparaîtront dans le compte-rendu PDF à l’issue de la réalisation du plan.

Pour conclure cette phase de réalisation du plan, les parties prenantes signent directement dans le Board : il leur suffit de poster leur photo et de signer dans une idée avec nom et date. Si besoin, le pouvoir de signature peut être ajouté par l’intervenant dans une Question, l’animateur pourra alors enregistrer le document. L’animateur effectue une capture de l’ensemble des signatures et de chaque étape du plan de prévention pour compléter le compte-rendu. Le Board est terminé et le Meeting peut être clôturé afin que le rapport PDF soit généré automatiquement.

Comment mettre à jour le plan de prévention ?

Les chefs d’entreprise ou responsables sécurité réalisent en moyenne 40 plans de prévention par an. Ces plans de prévention doivent être mis à jour au minimum chaque trimestre. De plus, pendant la réalisation des opérations de maintenance ou de travaux, des inspections communes peuvent révéler des risques non anticipés. Dans ce cas, une mise à jour du plan de prévention est nécessaire.

Pour mettre à jour le plan de prévention, il suffit à l’animateur de rouvrir le Meeting et de cliquer sur le Board pour pouvoir y accéder et procéder aux modifications. Il est également possible de dupliquer le Board pour conserver les résultats initiaux. Pour stocker l’ensemble des plans de prévention, y accéder en un clic et les mettre à jour, l’animateur peut les regrouper dans un Network. Un Network permet de regrouper plusieurs activités liées à un même projet, à partager avec un ensemble de personnes dédiées à ce projet. Seul le groupe de personnes abonnées au Network aura accès aux activités qu’il contient.

Réalisez votre plan de prévention avec ce template Klaxoon, de façon participative et fluide !

Qui est chargé de la réalisation du plan de prévention ?

L’établissement d’un plan de prévention est à l’initiative de l’entreprise dans laquelle ont lieu les travaux, dite “entreprise utilisatrice“. La rédaction du plan de prévention doit être réalisée conjointement par le responsable de l’entreprise qui intervient pour réaliser les travaux (dite “entreprise extérieure“), et celui de l’entreprise utilisatrice.

Avec le template Plan de prévention, l’entreprise utilisatrice par le biais de son responsable sécurité ou d’un autre acteur chargé de la réalisation du plan va pouvoir lancer le projet, le suivre de A à Z et animer les différents temps avec un outil, en un seul endroit. L’ensemble des parties prenantes peut être intégré simplement à la démarche, avec le partage des activités Klaxoon via un lien ou un code. Chacun pourra participer aux étapes d’inspection préalable, de réalisation du plan et de mise à jour. Grâce à l’utilisation de Klaxoon, le plan de prévention relie l’analyse et la réalité opérationnelle.