Comment monter une association et la gérer efficacement avec Klaxoon ?

Le challenge de Julia : activer l’intelligence collective pour monter une association efficace rapidement.

En déménageant au Royaume-Uni, Julia se rend compte qu’il s’agit d’une étape qui peut s’avérer compliquée pour les familles qui doivent réapprendre à vivre dans un tout nouveau pays. Les restrictions sanitaires de 2020 accentuent encore plus ces difficultés. Julia y voit un besoin et une opportunité : créer une association d’entraide entre familles d’expatriés afin d’accompagner les nouveaux arrivants dans le pays, et favoriser leur inclusion dans leurs nouvelles équipes chez EDF.

Julia remarque vite que son projet est très bien accueilli par les familles d’expatriés, dont les besoins sont nombreux. Elle souhaite les aider à :

• trouver rapidement un logement, notamment en réalisant les visites à distance,
• inclure les enfants dans les écoles, leur fournir des uniformes scolaires,
• s’intégrer dans leurs nouvelles équipes au sein d’EDF UK.

Pour ce faire, l’association fonctionne à distance en utilisant les outils classiques : mails, réunions en visioconférence… Mais aucun d’entre eux ne permet à Julia de réellement activer la participation et l’intelligence collective au sein de l’association. Ce qu’il lui faut, c’est une solution de gestion de projet tournée vers le digital et le participatif, et assez hybride pour être aussi efficace à distance qu’en présentiel.

Utiliser Klaxoon comme outil de gestion de projet et d’animation de workshops.

Julia découvre alors Klaxoon et Board et elle tombe immédiatement sous le charme de cette solution de gestion de projet interactive, qui facilite le regroupement des membres de l’association et active l’intelligence collective et la collaboration hybride.

En tant que fan des méthodes Agiles et de brainstorming, Julia adopte rapidement Board. Grâce à cet outil, elle peut mettre en place des méthodes Agiles concrètes qui permettent à son équipe de définir rapidement :

• les valeurs de l’association,
• son fonctionnement général,
• ses rituels,
• le management à mettre en place,
• les différents canaux de communication.

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Concrètement, Julia met en place un rituel : tous les mois, tout le monde se rassemble en Live, l’outil de visioconférence intégré au Board, afin de définir ensemble un ou plusieurs axes de l’association. Julia utilise bon nombre de fonctionnalités propres à Klaxoon, notamment la possibilité de timer toutes les réunions pour les garder aussi productives que possible.

 Elle favorise la participation et l’intelligence collective via des sondages, des partages d’idées, des votes pour déterminer les meilleures idées… Ainsi, elle ne laisse personne de côté et s’assure que tout le monde a son mot à dire dans la gestion de l’association.

Mieux encore : cela favorise une meilleure prise de conscience des besoins de l'association par les participants, tout en améliorant la participation et l’engagement, ce qui est crucial dans une association.

Julia voit en Board un véritable outil de gestion de projet. Ainsi, elle priorise les actions grâce à une matrice d’Eisenhower et nomme des responsables (des pilotes) pour chaque action. Elle met tout cela en place très rapidement grâce à l’onboarding efficace de l’outil Klaxoon et des nombreux templates, qui peuvent être installés en un clic sur le Board depuis la bibliothèque des templates.  

Le management visuel est à portée de main avec Board de Klaxoon, et tous les membres peuvent avoir accès au Board depuis n’importe quel appareil et n’importe quand : c’est la nouvelle façon de travailler, plus souple, agile et hybride que jamais !

Quels résultats pour Julia après l’adoption de Klaxoon ?

Les résultats sont nombreux et ne se font pas attendre :

• L’association connaît une croissance très rapide : en seulement 6 mois, le nombre de membres passe de 10 à 45.
• Julia constate que l’efficacité est toujours au rendez-vous, quel que soit le nombre de participants aux réunions et aux workshops, chaque réunion permet d’obtenir un plan d’action efficace.
• Les feedbacks sont immédiats puisque tous les participants sont incités à donner leurs avis et à partager leurs idées.
• Les fonctionnalités de Klaxoon (vote, sondage, proposition d’idée…) permettent de booster la participation et l’intérêt de l’équipe pour l’association : à chaque réunion, Julia est heureuse de constater que les taux de participation et d’adhésion atteignent les 100% !
• L’aspect timé des réunions et des workshops permet d’avancer ensemble et très rapidement.
• Les différents templates que Julia installe en un clic sur le Board partagé permettent d’articuler les séances de brainstorming et d’activer l’intelligence collective.

En seulement 4 réunions de 2h chacune, les participants parviennent à :

• déterminer l’ensemble des éléments constitutifs de l’identité de l’association (valeurs, logo, objectifs…),
• choisir les différentes techniques et outils qui seront utilisés par l’association,
• constituer des équipes internes dédiées chacune à un objectif précis.

Julia apprécie l’onboarding très rapide et simple de Board : cela permet d’appréhender rapidement l’outil et de l’utiliser au maximum de ses capacités, quel que soit le degré d’affinité du participant avec les outils digitaux.

Julia est parvenue à monter une équipe de bénévoles et à constituer une association tout à fait opérationnelle en un temps record, constituée de participants qu’elle n’a même jamais rencontrés. Elle constate que Klaxoon est à la fois assez simple pour être utilisé par tout le monde et assez agile pour s’adapter rapidement aux besoins de l’équipe. Visioconférence intégrée, outil de gestion de projet et plateforme de management visuel, Board est l’endroit où l’information se crée et s’échange avec une immédiateté très appréciée par Julia et son association. Cela permet d’activer l’intelligence collective, la participation et l’agilité au sein d’une équipe. Pour Julia, c’est simple : Klaxoon est “le meilleur outil de gestion de projet” qu’elle pouvait espérer !