Assurer un workshop 100% à distance et faire coïncider prise de parole, démocratie, créativité et gestion de projet : c’est la problématique particulière à laquelle se frotte Céline Varenne Souchon dans un projet de concertation citoyenne. Pour y répondre, elle se dirige vers Klaxoon, qu’elle utilise avec ses clients et son équipe depuis plusieurs années déjà. Alors, pari tenu ?
Le challenge de Céline : tenir une concertation citoyenne en plein confinement
Céline Varenne Souchon est la fondatrice de l’agence Mengrov, spécialiste du design à impact, basée à Lyon. Dans son activité, l’agence a l’habitude d’animer des collectifs pour concevoir de nouveaux projets. En mars 2020, à l'annonce du confinement, Céline doit repenser ses méthodes de travail, notamment en ce qui concerne l’animation de collectifs.
Céline ne se laisse pas abattre et un nouveau projet arrive sur son bureau : elle doit imaginer un moyen d’organiser une concertation citoyenne, et ce dans le contexte du confinement.
La demande vient de la mairie du 1er arrondissement de Lyon et concerne la piétonnisation d'une rue. Dans une démarche d'apaisement de cette zone très urbanisée, la collectivité souhaite recueillir l'avis des riverains. Réfléchir aux usages de ces espaces libérés, répondre aux inquiétudes, voici les questions auxquelles elle fait face.
Pour Céline, l’enjeu est de taille : elle doit trouver un moyen de rassembler un maximum de personnes, et d’organiser avec eux un atelier de brainstorm afin de recueillir leurs idées sur la situation et les mettre en valeur. De plus, elle doit prendre en compte la différence de maturité digitale entre les participants : certains sont plus à l’aise avec les outils numériques que d’autres. Le tout, à distance.
En utilisatrice convaincue de Klaxoon depuis ses débuts en 2015, c’est tout naturellement que Céline se tourne vers cet outil.
Elle opte pour la méthodologie agile du SpeedBoat qui utilise la métaphore d’un bateau pour déterminer toutes les dimensions d’un projet en tenant compte des forces mais aussi des risques potentiels.
Comment Céline mise sur le management visuel pour booster la participation de tous
Le but du projet de la mairie de Lyon est d’engager une discussion efficace et productive avec les citoyens du quartier nouvellement transformé. Ce que Céline parvient à mettre en place en utilisant les outils adéquats.
Avec Klaxoon, on a vraiment pu convier les citoyens à prendre part aux discussions de manière très ouverte avec l’échange au premier plan.
Le choix d’un workshop avec la méthodologie SpeedBoat
Pour y parvenir, Céline organise un workshop digital et l’anime grâce à la méthode du bateau Agile. Cette représentation visuelle tirée des méthodes Agiles et du design thinking est très simple et permet aux entreprises de se représenter avec précision tous les éléments qui constituent un projet.
Le but est de prendre du recul avec son équipe et de remettre un projet à plat pour identifier de nouveaux problèmes, des risques potentiels mais aussi pour se recentrer sur ce qui fait l’ADN de l’entreprise et du projet, ainsi que son but final.
Appliquée au projet de Céline, la métaphore du bateau reprend une majorité de ces éléments, représentés de façon très ludique sur l’image. Ainsi, on retrouve :
- La coque du bateau qui représente l’ADN du projet,
- L’ancre qui représente les freins que l’on a identifié et qui peuvent nuire au projet,
- Le soleil qui symbolise les atouts du projet et de l’équipe qui le mène à bien,
- Les rochers correspondent aux futurs risques potentiels (qu’il est préférable d’esquiver au plus tôt dans le projet !)
- Et enfin l’île : la destination, c’est-à-dire l’objectif final du projet !
En une image très simple, Céline parvient ainsi à faire comprendre à plus de 50 participants de tous horizons le but de cette allégorie : décomposer et analyser un sujet assez critique du fait de la proximité des participants avec le projet de piétonisation du quartier.
Comment Céline organise le workshop
Concrètement, Céline organise ce workshop en deux temps :
- Tout d’abord, les membres du conseil citoyen rejoignent le Board Klaxoon en visioconférence.
- Ensuite, les citoyens qui souhaitent participer au workshop rejoignent la réunion. Ceux qui le souhaitent rejoignent aussi le Board Klaxoon via un simple code de partage qui leur permet de se connecter directement sur n’importe quel appareil (PC, tablette ou smartphone).
Céline présente une thématique (par exemple, l’ancre, c’est-à-dire les freins que connaît le projet) et tout le monde peut proposer une idée de frein qu’il identifie et qui peut, selon lui, ralentir ou bloquer le projet. Toutes les personnes sont incitées à participer.
En plus de la simplicité, le Board mise sur la clarté de l’information via un management visuel maîtrisé. Ici, un simple code couleur appliqué aux différentes idées permet de s’y retrouver facilement entre les différentes thématiques qui constituent le projet . C’est un avantage qui permet de retrouver l’information rapidement et efficacement.
L’étape suivante est le vote : tous les participants peuvent voter très simplement pour leurs idées préférées via un système de Likes. Cet étape présente deux buts :
- S’assurer que tout le monde s’est exprimé une fois : cela n’est malheureusement pas habituel dans les réunions plus classiques en présentiel et sans Klaxoon, où c’est bien souvent une minorité de personnes qui prend la parole et se fait entendre. Ici, absolument tous les participants votent pour l’idée qu’ils préfèrent, dans chaque thématique.
- Identifier les points les plus importants à chaque fois : ainsi le chef de projet identifie immédiatement les principaux atouts, risques, buts et freins, tels que les imaginent les participants. C’est une action très simple qui permet de prioriser les tâches à accomplir très efficacement.
Recueillir le feedback des participants m’aurait été impossible sans Klaxoon !
Avec 45 minutes de workshop pour plus de 50 personnes réunies et concernées, l'engagement citoyen est une réussite. C'est une performance jamais égalée jusque-là pour la mairie !
Pourquoi choisir, comme Céline, Klaxoon pour ses workshops ?
L’utilisation du Board Klaxoon dans le cadre de ce workshop a permis à Céline de remplir ses objectifs haut la main. Elle note même de très nombreux bénéfices, qui ne peuvent être obtenus qu’avec Klaxoon, selon elle.
Une meilleure participation durant les workshops
Le premier bénéfice noté par Céline est une bien meilleure participation des personnes présentes durant le workshop. C’était un objectif affiché que de rompre avec la monotonie et le désintérêt pour les questions publiques, afin de recentrer le débat sur ce qui touche les citoyens au plus près : le destin de leur quartier.
L’utilisation de Klaxoon à distance lui a permis de stimuler la créativité grâce à un board clair et bien ordonné, au management visuel très efficace. De plus, le principe selon lequel tout le monde peut proposer son idée puis voter pour son idée favorite est un véritable atout dans le contexte de ce workshop.
Klaxoon s’impose même comme outil de médiation puisqu’il permet de clarifier les débats et de les rendre plus égalitaires. Les temps de parole sont respectés par tout le monde et même des personnes qui ne sont pas habituées à s’exprimer en public ou qui n’ont pas une grande connaissance des outils digitaux, mais parviennent à partager leurs idées plus facilement.
Enfin, les citoyens constatent que leur parole est réellement prise en compte, puisqu'ils voient leurs idées s’afficher sur le Board au même titre que les autres, tout le monde peut les voir et les liker.
Un outil facile à mettre en place
Utiliser le Board Klaxoon pour son atelier ou son workshop est gage de rapidité et d'efficacité. Tous les participants peuvent se connecter via l’appareil de leur choix. Un simple code d’accès, et tous les utilisateurs équipés d’un smartphone, d’un PC ou d’une tablette rejoignent le Board sans téléchargement requis !
Avec une simple image et des idées, Céline est parvenue à mettre en œuvre une méthode agile tirée du design thinking et de la rendre accessible et compréhensible pour tous, très simplement : une accessibilité qui favorise la participation et l'activation de l’intelligence collective.
De manière générale, Céline voit en Klaxoon un outil qui permet d’organiser des réunions et des workshops de meilleure qualité. Et ce, même avec un groupe conséquent de plus de 50 personnes, et malgré la contrainte de la distance. Les workshops sont facilement modulables en fonction des besoins des personnes : c’est l’outil qui s’adapte et non l’inverse. La créativité est mise à l’honneur.
Pour en savoir plus sur l'usage de Céline Varenne Souchon, découvrez le replay de son webinar Klaxoon, également disponible sur notre chaîne YouTube.
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