5 stratégies pour minimiser le risque en gestion de projet qui ont fait leurs preuves

Dans le contexte spécifique de la gestion de projet, il existe une série de risques qui peuvent affecter la bonne exécution des projets. Il s'agit notamment des risques suivants :

Les risques politiques

Les situations de crise

• Crise économique, inflation
• Émeutes, guerre, actes terroristes

Apparition ou modification de réglementations

• Apparition de nouveaux impôts ou taxes
• Modification des normes ou des règles techniques
• Modification des règles d'octroi des aides publiques

Les risques du marché

Concurrence

• Existence de brevets, marques et modèles antérieurs
• Apparition d'un produit concurrent

Marketing

• Mauvaise perception du besoin (approche qualitative)
• Surestimation du volume du marché
• Surestimation des prix du marché

Risques liés aux fournisseurs

• Défaillance d'un fournisseur-clé
• Augmentation des prix d'achat
• Risques environnementaux
• Action de groupes de pression
• Difficultés physiques d'accès au site
• Risque climatique

Risque client

Problèmes socio-économiques

• Grèves
• Difficultés économiques, dépôt de bilan

Dénonciation du contrat

• En cas de force majeure
• Pour non-respect des accords (délais, moyens,...).

Gestion de projet

Objectifs irréalistes

• Temps insuffisant
• Budget insuffisant
• Spécifications trop ambitieuses
• Indisponibilité de certaines technologies

Prévisions erronées

• Sous-estimation de la complexité
• Sous-estimation des ressources humaines et/ou techniques, de l'investissement.

Mauvais choix de conception

• Choix d'une solution ou d'un procédé inadapté ou non performant.

Gestion inadéquate

• Mauvais contrôle de la qualité et de la communication
• Manque de visibilité et/ou décisions inappropriées

Il est donc impératif de réduire ou d'atténuer l'impact de ces menaces sur la viabilité du projet, voire de les éliminer complètement.

Par conséquent, l'atténuation des risques liés au projet est la stratégie qui consiste à se préparer et à atténuer l'impact des menaces qui peuvent entraver la bonne exécution du projet. Les équipes de projet d'entreprise élaboreront un plan d'atténuation des risques pour les situations potentielles qui sont inévitables ou ne peuvent être entièrement évitées, comme les changements météorologiques et les violations de données.

Cette pratique n'a pas pour but d'éviter un risque, mais elle aide les équipes de projet à déterminer les mesures à prendre pouvant atténuer les effets potentiels d'un problème, et à gérer les conséquences si une situation à risque se produit.

L'atténuation des risques permet aux équipes de projet de maintenir la viabilité de leurs projets parce qu'elles sont capables de les exécuter à des coûts raisonnables.

Pour ce faire, des stratégies doivent être développées. Il existe une variété de stratégies qui peuvent être déployées, mais il est important de s'assurer qu'elles sont efficaces.

Quelles sont donc les stratégies efficaces à déployer pour atténuer les risques liés à la gestion de projet ?

Une fois les risques de votre projet identifiés, l'étape suivante consiste à prendre les mesures appropriées. Cet article présente cinq choix stratégiques pour atténuer les risques.

L'objectif est de vous permettre de réfléchir à une stratégie adaptée à la situation de votre projet.

Parmi les nombreuses options disponibles, cinq se distinguent comme étant les plus efficaces, comme suit :

Accepter les risques

Tout d'abord, vous devez accepter que les risques sont inévitables. Il y aura toujours des concessions à faire et, quelles que soient les décisions que vous prenez, il y aura des risques potentiels.

Vous pouvez aussi bien être confrontés à des situations où le coût de la prise de risque sera supérieur à la perte potentielle.

La première étape de toute stratégie d'atténuation des risques doit commencer avant que les risques ne se matérialisent. Cette étape consiste à identifier, rechercher et comprendre les risques auxquels votre entreprise est exposée.

Vous pouvez classer les risques par probabilité ou par gravité. L'une des meilleures façons de procéder est de former des équipes collaborant de manière transversale au sein de l'organisation, et d'encourager la communication. Cela vous permettra d'obtenir une image complète de votre environnement de travail.

Bien que cela puisse paraître simple, la collaboration entre les équipes est importante. Elle est la clé de la communication, de l'appartenance et de la transparence. C'est avec une équipe transversale que vous serez en mesure d'avoir des opinions diverses.

Éviter les risques

Lorsque l'être humain se sent menacé, il réagit en affrontant la situation ou en la fuyant. C'est ce qu'on appelle la réaction de combat ou de fuite. Sous un certain angle, on peut observer les mêmes réactions chez les entrepreneurs.

Parfois, il est préférable de ne pas affronter une menace si vous ne pouvez pas la contrôler ou l'éliminer. Dans ce cas, il peut être préférable d'adapter vos plans pour éviter le risque.

Il n'y a pas de honte à fuir si cela vous permet de poursuivre vos activités. En outre, éviter un risque ne signifie pas nécessairement changer complètement vos plans.

Vous pouvez simplement décider de mettre en place des contrôles supplémentaires pour éviter les résultats néfastes. Par exemple, vous pouvez décider de tester davantage vos produits avant de les lancer sur le marché.

C'est particulièrement important pour les organisations qui se lancent avec de nouveaux produits soumis à des réglementations différentes de celles auxquelles elles sont habituées.

Afin d'identifier les risques et de les éviter, il est essentiel d'examiner les facteurs internes et externes. Lorsque vous passez en revue les procédures de votre entreprise, identifiez les outils ou les activités qui dépendent de votre réussite. Assurez-vous de disposer d'alternatives en cas de problème.

L'année dernière a apporté un exemple concret des problèmes qui peuvent être causés si une entreprise est dépendante d'un logiciel quelconque. En effet, comme de nombreux travailleurs ont dû effectuer leurs tâches en télétravail, les organisations ont dû trouver des alternatives pour mener leurs réunions d'équipe.

Plusieurs logiciels de vidéoconférence ont ainsi gagné en popularité. Une dépendance excessive aux réunions en face-à-face ou à un logiciel particulier vous rend plus vulnérable aux risques.

Contrôle des risques

La troisième stratégie est le contrôle des risques. Elle est similaire à l'acceptation des risques, mais elle va un peu plus loin puisque l'organisation doit faire des efforts pour contrôler les risques possibles. L'objectif est d'identifier et de réduire les éventuelles conséquences négatives.

Si vous identifiez un risque, mais que vous êtes en mesure de le contrôler, il perd en puissance. Cela peut avoir un effet important sur le moral de votre équipe.

Les entreprises sont confrontées à des problèmes tous les jours. Elles doivent prendre des risques calculés. Plus elles ont le contrôle sur leur continuité, plus elles ont de chances de réussir.

Face à un risque important, même un manager doté du plus grand sang-froid peut choisir de faire de la microgestion.

Les outils de gestion des tâches sont un bon moyen de parvenir à une bonne gestion d'équipe. Il existe une solution pour chaque entreprise. Veillez à choisir un logiciel de gestion de projet qui vous permette de gérer le temps et de suivre les tâches en permanence.

Il existe de nombreuses façons de contrôler les risques. Les plus courantes sont la diversification et la répartition des risques, et elles sont conçues pour atténuer les impacts.

Travailler en ligne et sauvegarder tous les documents est un autre moyen de réduire les risques. Envisagez d'installer un système de partage de fichiers sécurisé pour éviter les fuites de données.

Il y a des années, les entreprises devaient conserver leurs documents en format papier pendant de très longues périodes. Cette pratique les exposait à un grand risque de perte par incendie ou même par inondation. Heureusement, nous pouvons maintenant contrôler ce risque grâce à la technologie.

Transférer le risque

Les entreprises peuvent contrôler le risque dans la mesure où il est prévisible. Cependant, certains événements comme les événements météorologiques peuvent sembler incontrôlables même s'ils sont parfois prévisibles. En d'autres termes, les entreprises peuvent répartir ou transférer le risque. La façon la plus courante de le faire est d'acheter des polices d'assurance appropriées.

La plupart des risques ne sont pas des catastrophes naturelles dramatiques et incontrôlables. Ils sont souvent le résultat d'une erreur humaine. Une stratégie de transfert des risques permet d'identifier les parties responsables.

Avec le travail à domicile, cette pratique est plus difficile à appliquer. Cela met en évidence les défis de la gestion d'une équipe à distance.

Une autre méthode courante de transfert des risques consiste à utiliser des clauses d'indemnisation dans vos contrats. Ces clauses signifient que les deux parties acceptent de partager un risque.

Les deux parties le font en indemnisant l'autre pour tout impact négatif mentionné dans l'accord.

Garder un contrôle total

La dernière stratégie présentée est la plus importante à mettre en œuvre. Les entreprises qui réussissent gardent le contrôle sur tout. Elles sont constamment à l'affût des tendances émergentes. C'est un peu comme un système d'alerte préliminaire.

Il existe de nombreuses façons de le faire, et les organisations les plus performantes utilisent une grande variété de méthodes de contrôle.

Les nouvelles techniques de gestion de projet et les moyens d'améliorer l'analyse du commerce en ligne aident les chefs d'entreprise à surveiller tous les risques en temps réel.

L'un des plus grands défis de la gestion des risques est de dépasser les objectifs parfois serrés de vos clients.

S'il peut sembler formidable de promettre de placer le client au centre de votre activité, cela vous rend plus vulnérable aux risques inattendus.

Il est préférable que vous ayez le contrôle total de votre situation. Vous devez vous concentrer sur vos clients tout en continuant à étudier le marché.

La transformation numérique est un moteur majeur vers cet état d'esprit transverse. Il y a tellement d'informations disponibles sur le web que les marchés évoluent plus vite que jamais.

L'adoption de nouvelles technologies est l'un des aspects les plus passionnants de la gestion des risques. En adoptant les technologies numériques, les entreprises ont un accès rapide aux informations.

Avec la transformation numérique, il est désormais beaucoup plus facile pour les équipes de projet de mesurer les risques

Il est désormais possible d'évaluer les influences de notre marché.

Cet ensemble d'éléments constitue un système d'alerte efficace dans la gestion des risques d'un projet.

Nous parlons ici d'outils qui ont été développés pour fournir aux équipes de projet des indicateurs leur permettant de s'orienter vers la décision la plus appropriée.

Quels sont certains de ces outils ?

Pour cela, Klaxoon a développé son propre outil prêt à l'usage, et recommande une méthode empruntée à la marine américaine.

Le Board de Klaxoon

En utilisant le tableau blanc de Klaxoon et ses fonctionnalités avancées, vous pouvez facilement mobiliser l'intelligence collective pour analyser tous les risques, leurs tenants et aboutissants, et définir un plan d'action pour réduire la probabilité d'occurrence de ces risques.

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