Wie das Offboarding von Mitarbeitern effektiv gemanagt werden muss
So gerne wir auch anders denken würden, der Ort, an dem wir arbeiten, ist wahrscheinlich nicht das Endziel unserer beruflichen Laufbahn oder sogar unseres gesamten Lebens. Mit dem Aufkommen neuerer und mehr agile Arbeitsmöglichkeiten in der heutigen Arbeitslandschaft ist es nicht ungewöhnlich, dass sich Arbeitnehmer/innen anderswo um einen Arbeitsplatz bemühen.
Das soll nicht heißen, dass es den Arbeitnehmern an ihrem Arbeitsplatz nicht gefällt, aber der Grund für ihren Ausstieg kann eine Vielzahl von Faktoren sein, die zusammenkommen. Manchmal haben Arbeitnehmer/innen das Gefühl, dass sie mehr Raum brauchen, um sich in eine bestimmte Richtung zu entwickeln, den ihr aktueller Arbeitsplatz nicht bietet, oder dass sie bestimmte Aspekte eines Arbeitsplatzes (Standort, Gehalt usw.) finden müssen, die besser zu ihrem Lebensstil passen.
Wie auch immer, die Fluktuation ist ein sehr reales und häufiges Phänomen in der heutigen Zeit. Tatsächlich zeigen Studien, dass fast ein Drittel der jungen Arbeitnehmer/innen ihren ersten Job innerhalb des ersten Jahres künd igen. Solche plötzlichen Abgänge können sich auf dein Team und dessen Arbeitsweise auswirken, deine Produktivität einschränken und laufende Projekte beeinträchtigen.
Um das Risiko von Unterbrechungen und Ineffizienzen, die durch einen ausscheidenden Mitarbeiter verursacht werden, zu minimieren, ist es am besten, sich daran zu orientieren, wie der neue Mitarbeiter in den Betrieb kam. Neue Mitarbeiter/innen brauchen oft ein Onboarding, um sich besser in das Unternehmen, in dem sie arbeiten werden, zu integrieren. Nach dem gleichen Prinzip müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie ein ordentliches Offboarding durchführen, damit die Mitarbeiter/innen das Unternehmen mit allen Informationen und Erfahrungen, die sie haben, reibungslos verlassen können.
Die anhaltenden Schwierigkeiten beim Offboarding
Offboarding ist beileibe kein einfacher Prozess. Oft sendet die Vorstellung, einen ausscheidenden Mitarbeiter überhaupt managen zu müssen, alle möglichen Warnsignale innerer kognitiver Dissonanz aus, sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für dich als Teamleiter oder Mitglied des HR-Teams.
Es wird schwierig, eine effiziente Zusammenarbeit mit einem ausscheidenden Mitarbeiter in den letzten Wochen seines Aufenthalts zu gewährleisten, da du weißt, dass er sowieso geht, während seine Aufgaben noch in Echtzeit erledigt werden müssen.
Dieses Konzept der Verantwortung geht tiefer als nur die individuellen Fähigkeiten deines Mitarbeiters. Organisationsexperten nennen dieses Konzept "Deep Smarts". Es zeigt sich in Phänomenen von Menschen, die in Organisationen arbeiten, die den Menschen einfach "das Zeug geben, das diese geheimnisvolle Qualität hervorbringt: gutes Urteilsvermögen", erklären die Autoren Dorothy Leonard und Walter Swap. Diejenigen, die über "Deep Smarts" verfügen, können das ganze Bild sehen und dennoch auf ein bestimmtes Problem zoomen, das andere nicht diagnostizieren konnten", schreiben sie weiter.
Deep Smarts sind ein äußerst nützliches Kapital für Unternehmen, da sie sich nicht nur auf allgemeine Fähigkeiten beziehen, sondern auch auf individuelle Fachkenntnisse in bestimmten Bereichen, die für den Betrieb wichtig sind. Leider scheinen Unternehmen mit diesem Kapital nicht gut umzugehen, vor allem, wenn sie Mitarbeiter/innen entlassen müssen. Wenn ein Unternehmen einen wichtigen Mitarbeiter oder eine wichtige Mitarbeiterin verliert, geht ein großer Teil des "Deep Smarts" mit ihm oder ihr verloren, und die betriebliche Effizienz leidet darunter.
Die Schwierigkeit von unkontrolliertem Offboarding
Unternehmen denken vielleicht, dass die Verantwortung endet, wenn die Verbindung zwischen deinem Team und dem ausscheidenden Mitarbeiter offiziell auf dem Papier gekappt wird. Aber oft bleibt der betreffende Mitarbeiter noch ein paar Wochen im Unternehmen, was von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann. Manager fassen den Offboarding-Prozess oft in einem einzigen Dokument zusammen, das die Verantwortlichkeiten des ausscheidenden Mitarbeiters und einen groben Leitfaden für den Rest des Teams enthält, wie der HR-Experte und Professor für Management John Sullivan erklärt. Doch diese Punkte reichen nicht aus, um den wahren potenziellen Verlust zu decken, der deinem Unternehmen durch ein unkontrolliertes Offboarding entsteht.
Die Abgänger fühlen sich in der "Vorhölle"
Die erste Auswirkung, die ein unsachgemäß durchgeführtes Offboarding-Verfahren haben kann, betrifft den ausscheidenden Mitarbeiter selbst. Stell dir vor, du selbst verlässt eine Stelle, die du eine Zeit lang innehattest. Es gibt vielleicht noch einen Rest von Loyalität und Verantwortung, aber ein großer Teil der Zeit, die dir im Unternehmen bleibt, wird sich wie eine Art Schwebezustand anfühlen. Du wirst dich nicht unbedingt als Teil eines bestimmten Projekts fühlen, an dem du gearbeitet hast, da es wahrscheinlich zu Übergängen kommen wird, und du hast auch keinen Anreiz, dich noch mehr anzustrengen, da das Unternehmen dich in dieser Hinsicht nicht mehr aktiv zur Produktivität antreibt.
Experten für Veränderungsmanagement nennen dies die "neutrale Zone", wie sie William Bridges in seinem bahnbrechenden Buch "Managing Transitions: Making the Most of Change". Die neutrale Zone ist eine Schlüsselkomponente im Veränderungsmanagement, die unmittelbar nach der offiziellen Beendigung des Status quo, in diesem Fall dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen, eintritt. Wenn dieses Ende feststeht, ist die neutrale Zone die Zeit , in der der/die Arbeitnehmer/in noch die meiste Unterstützung braucht, um seinen/ihren (und wahrscheinlich auch deinen eigenen) Neuanfang nach dem Ausscheiden zu finden.
Auswirkungen auf das Team
Die Auswirkungen dieses Verlassens des Status quo oder der "neutralen Zone", sobald der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin ausscheidet, gehen über den eigenen Fall hinaus und betreffen wahrscheinlich auch das Team in der Umgebung. Es geht nicht nur darum, jemanden zu verlieren, der zu der geleisteten Arbeit beigetragen hat, sondern auch um den Verlust von zwischenmenschlichen Beziehungen, durch die die Arbeit viel effizienter und leichter zu bewältigen war. Diese Art von Beziehungen garantiert auch einen besseren Wissensaustausch und ermöglicht es den Teammitgliedern, auf das Fachwissen anderer zurückzugreifen, um sich bei einer besonders komplexen Aufgabe beraten zu lassen.
Die Auswirkungen sind auch nicht von kurzer Dauer, denn in der Regel braucht ein neuer Mitarbeiter fast ein ganzes Jahr, bis er den Stand seines Vorgängers erreicht hat. Dazu gehört die Entwicklung einer neuen Beziehung, einer neuen Arbeitsdynamik und möglicher Effizienzsteigerungen innerhalb der Organisation. Das kann zu Einbußen bei der Produktivität, der Mitarbeiterzufriedenheit und sogar bei der Leistungserstellung führen, wenn ein Mitarbeiter geht und ein neuer kommt, um seinen Platz einzunehmen.
Externe Komplikationen
Das Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, vor allem wenn es falsch gehandhabt wird, stellt das Unternehmen nicht nur intern, sondern möglicherweise auch extern vor große Probleme. In einem wettbewerbsintensiven Markt und einer relativ schnelllebigen Wirtschaft können Informationen, die auf eine bestimmte Art und Weise genutzt werden, über Erfolg oder Misserfolg einer bestimmten Geschäftsinitiative entscheiden.
Beschäftigte verfügen oft über eine Vielzahl vertraulicher Informationen, die sie während ihrer Tätigkeit in einem Unternehmen normalerweise für sich und andere interne Interessengruppen behalten müssen. Ausscheidende Mitarbeiter/innen stellen jedoch eine Bedrohung für mögliche Datenlecks und Integritätsverluste dar (auch wenn ihr Vertrag dies vorhersehen kann), da sie die Möglichkeit haben, diese Informationen an Dritte weiterzugeben, die sie gegen das Unternehmen verwenden könnten. Laut einer Studie der American Bar Association gehen jedes Jahr fast 59 Milliarden Dollar durch den Diebstahl von geistigem Eigentum verloren.
5 wichtige Dinge, um das Offboarding besser zu managen
Auch wenn sich nicht alle Probleme im Umgang mit ausscheidenden Mitarbeitern völlig aus der Welt schaffen lassen, so gibt es doch Möglichkeiten, bestimmte Probleme durch ein angemessenes Entlassungsmanagement zu entschärfen, das deinen ausscheidenden Mitarbeitern nicht nur die Angst vor der Ungewissheit erspart, sondern dir auch einen besseren Übergang von dieser wahrscheinlich einschneidenden Veränderung ermöglicht.
Einen Plan vorlegen
Zuallererst brauchst du einen Plan. Dieser Schritt ist absichtlich etwas unspezifisch, da jedes Unternehmen wahrscheinlich seine eigenen Methoden zur Bewältigung von Übergängen hat, die vielleicht in den Standardverfahren des Unternehmens verankert sind.
Ein entscheidender Unterschied besteht darin, wie du als Führungskraft einen Plan für die Durchführung des Prozesses aufstellst, um sicherzustellen, dass das Offboarding so reibungslos wie möglich verläuft. Eine der grundlegendsten Möglichkeiten, einen Plan für den Abschied zu entwickeln, besteht darin, den erwarteten Zustand deines Teams nach dem Ausscheiden deines Mitarbeiters festzulegen und rückwärts zu arbeiten, um zu sehen, wie ihr den geplanten "Neuanfang" erreichen könnt. Ein Zeitplan ist ebenfalls unerlässlich, da dein/e Mitarbeiter/in wahrscheinlich nicht flexibel ist, wenn es um seine/ihre Zeitplanung geht.
Sorge für eine offene Kommunikationslinie
Als Teil des gesamten Planungsprozesses musst du sicherstellen, dass du eine offene Kommunikation mit dem/der ausscheidenden Mitarbeiter/in führst, um zu gewährleisten, dass sowohl deine als auch seine/ihre Punkte angesprochen werden. Dabei kann es um die Erwartungen an die Arbeit gehen, wenn der/die Mitarbeiter/in das Unternehmen verlässt, aber auch um Wünsche von euch beiden, um den Übergang reibungsloser zu gestalten.
Dies ist natürlich einfacher, wenn der Arbeitnehmer im Guten geht. Verärgerte Mitarbeiter/innen werden wahrscheinlich viel zögerlicher sein, wenn es darum geht, die Kommunikation fortzusetzen, während sie sich ihrem Ausscheiden nähern. Dennoch sollte man sich bemühen, zwischen der Führungskraft und dem/der ausscheidenden Mitarbeiter/in zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.
Die Schwierigkeit beim Offboarding tritt auch dann auf, wenn der/die Arbeitnehmer/in zu einem Konkurrenten in der gleichen Branche wechselt (wenn sein/ihr Vertrag dies zulässt). Hier muss kommuniziert werden, dass Informationen, die in einem Unternehmen gelernt wurden, auch nach dem Ausscheiden vertraulich bleiben. Es mag ein schwieriges Thema sein, darüber zu sprechen, aber es kann den Unterschied zwischen einem garantierten Datenleck und einer minimalen Informationsverbreitung ausmachen, wenn man seine Erwartungen transparent macht.
Den Zusammenhalt des Teams aufrechterhalten
Wie wir bereits erwähnt haben, wirken sich die Auswirkungen des Ausscheidens eines Mitarbeiters auch auf seinen Einflussbereich aus. Eines der wahrscheinlichsten Ziele sind ihre direkten Arbeitskollegen, zu denen sie im Laufe der Zeit eine enge Beziehung aufgebaut haben. Eine effektive Führungskraft wird daher dafür sorgen, dass ihre Anwesenheit zwar ausläuft, aber so lange wie möglich fortgesetzt wird, um die Kameradschaft zu erhalten.
Es mag kontraintuitiv erscheinen, einen ausscheidenden Mitarbeiter weiterhin in die verschiedenen Aspekte der Zusammenarbeit einzubeziehen, aber der Gedanke dahinter ist, sicherzustellen, dass der sehr reale Aspekt der Teamarbeit weiterhin respektiert wird, auch wenn eines der Mitglieder einen anderen Weg in seiner beruflichen Laufbahn einschlagen sollte. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Produktivitätsverlust in der Übergangsphase begrenzt wird und die Stimmung im Team während des gesamten Prozesses erhalten bleibt.
Dokumentation für alles erstellen
Ein betriebsnotwendiger Teil des Offboarding-Prozesses ist die Notwendigkeit, alles zu dokumentieren, was der/die Arbeitnehmer/in in Bezug auf seine/ihre aktuellen Aufgaben getan hat. Während sich die meisten Manager damit begnügen, ein einziges Dokument zu erstellen, in dem die letzten Berührungspunkte und die Übergabe an den Nachfolger festgehalten werden, müssen diejenigen, die einen reibungsloseren Übergang anstreben, die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters genauer unter die Lupe nehmen.
Das bedeutet, dass du sicherstellen musst, dass die wichtigsten Informationen über frühere Ausführungen ordnungsgemäß dokumentiert werden, und dass du ein Archiv der Dokumente, an denen der/die Mitarbeiter/in gearbeitet hat, auf organisierte und effiziente Weise führst. Das mag zwar anstrengend sein, aber es erspart dem Team in Zukunft viel Zeit, alle Informationen zusammenzutragen, um das Puzzle zusammenzusetzen.
Überprüfe die Erfahrung für das nächste Mal
Wie bei jedem guten Prozess ist die Überprüfung und Überarbeitung der Schlüssel, um sicherzustellen, dass der Prozess selbst mit jeder Anwendung besser wird. Die Tatsache, dass Mitarbeiter/innen das Unternehmen verlassen, ist fast schon eine Garantie. Deshalb ist es wichtig, dass der Prozess in jeder Phase verfeinert wird, damit die Mitarbeiter/innen mit ihren Möglichkeiten innerhalb und außerhalb des Unternehmens zufrieden sind und die betriebliche Integrität auch bei Personalabgängen erhalten bleibt.
Die wichtigsten Erkenntnisse zum Offboarding von Mitarbeitern
Offboarding ist nie eine einfache Aufgabe und unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Manager zu Manager. Die verschiedenen Aspekte der Situation, warum und wie ein/e Mitarbeiter/in geht, müssen berücksichtigt werden, während die Manager/innen Strategien entwickeln, um die Auswirkungen des Ausscheidens zu begrenzen. Wenn du jedoch relativ einfache Aufgaben durch richtige Planung, Kommunikation, Teamführung und Dokumentation befolgst, bist du besser darauf vorbereitet, die sich ständig verändernden Prioritäten in der Arbeitswelt zu bewältigen.