Was ist ein zeiteffizientes Treffen?

Gründe für mehr Meetings

Zu viele Arbeitstreffen während des Tages können geistig und finanziell anstrengend sein. Die Zoom-Müdigkeit (oder virtuelle Meetings) ist eine Realität geworden. Hier sind ein paar Gründe, warum es jetzt mehr tägliche Meetings gibt.

Weniger Chats führen zu mehr Anrufen

In den Tagen, als noch jeder im Büro saß, war der Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen ganz einfach, indem man an ihrem Schreibtisch vorbeischaute. Diese metaphorischen"Water Cooler"-Gespräche ermöglichten Smalltalk, aber auch Diskussionen über Projekte oder die Arbeit. Für diejenigen, die hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten, sind diese Gespräche ausgestorben. Die Nähe zu einem anderen Teammitglied kann nur noch durch einen Anruf, eine SMS oder eine E-Mail hergestellt werden.

Es gibt keine Abstandsbeschränkungen

Wenn du in einem Büro mit kleinen Besprechungsräumen gearbeitet hast oder"der große Raum" nicht zur Verfügung stand, musstest du kleinere Besprechungen planen, getrennte Besprechungen mit verschiedenen Teams abhalten oder bei der Auswahl der Teilnehmer für die Besprechung wählerischer sein. Bei Meetings gibt es keine Beschränkung, wie viele Personen du einladen kannst, also ist es einfacher, einfach alle einzuladen, die an dem Projekt beteiligt sind.

Menschen sind abgelenkt

Wenn du eine Besprechung über deinen Computerbildschirm führst, kann das ganz natürlich zu Multitasking führen, wenn du eigentlich aufmerksam sein solltest. Es kann leicht passieren, dass du Informationen oder eine direkte Frage übersiehst und dich fragst, worum es in der Besprechung ging, und dir nicht klar ist, welche Aufgaben du eigentlich hast. Leider könnte dies zu einem weiteren Treffen oder zumindest zu einem"kurzen Anruf" bei jemandem aus dem Team führen.

Wie man weniger Meetings abhält

Das ist eine harte Nuss, die es zu knacken gilt. Und vielleicht liegt die Antwort nicht darin, weniger Meetings abzuhalten, sondern effizienter zu arbeiten. Wie auch immer, hier sind ein paar Möglichkeiten, weniger Meetings abzuhalten. (Wir werden uns als Nächstes mit der Effizienz von Meetings befassen.)

Dafür ist kein Treffen nötig

Bevor du eine weitere Besprechung anberaumst, solltest du dich fragen:"Könnte das nicht auch eine E-Mail sein?"Klar, in der Bürokultur ist das ein gängiger Witz. Manche haben vielleicht sogar eine Kaffeetasse mit diesem Spruch darauf. Aber es ist wahr. Manche Meetings sind einfach nicht nötig. Überlege dir, ob deines es ist oder nicht. Wenn nicht, finde einen anderen Weg, dich auszutauschen.

Kameranutzung durchsetzen

Ein Teil der Zoom-Müdigkeit hat damit zu tun, dass du zu viel Zeit mit Fremden verbringst, die dir eigentlich fremd sind. Wenn es sich jedoch um ein wichtiges Treffen mit wichtigen Informationen handelt, solltest du die Teilnehmer dazu bringen, ihr Gesicht zu zeigen. Die Möglichkeit, andere zu sehen, kann das Multitasking einschränken und die allgemeine Kommunikation mit nonverbalen Gesten und Hinweisen verbessern.

Einladungen begrenzen

Frag dich, wer für das Treffen obligatorisch ist. Wenn jemand freiwillig teilnimmt, kannst du ihm Zeit sparen, indem du ihm keine Einladung schickst. Wenn du Teamleiter/in bist, solltest du dich dafür einsetzen, dass nur wenige Personen an den Besprechungen teilnehmen, und neue Wege finden, um mit denjenigen zu kommunizieren, die von den Informationen profitieren könnten, sie aber nicht unbedingt wissen müssen.

Wie man Meetings effizienter gestaltet

Wenn du diese Möglichkeiten ausgeschöpft hast oder sie für dich und deine Teamkollegen einfach nicht funktionieren, musst du vielleicht Wege finden, um deine Meetings effizienter zu gestalten.

Passe deine Tools an die Ziele deines Treffens an

Für manche Präsentationen eignen sich Tools wie Zoom und Microsoft Teams ganz gut. Aber für Besprechungen, bei denen Sie Beiträge aus dem Team, Zusammenarbeit oder eine andere Person, die spricht und sich mit anderen austauscht, wünschen, sollten Sie vielleicht bessere Tools in Betracht ziehen, die diese Dinge erleichtern. Die Workshop Plattform von Klaxoon ist diese Art von Tool. Sie bietet ein Whiteboard, integrierte Videokonferenzen, Umfragen, Quizfragen, automatische Berichte, interaktive und sequenzielle Präsentationen mit konsolidiertem Feedback usw.. Das Beste daran ist, dass Sie kostenlos starten können.

Meetings partizipativ gestalten

Wenn du nicht direkt mit den Leuten sprichst oder die Informationen nicht unbedingt ihre Arbeit betreffen, können sich die Mitarbeiter ablenken, E-Mails checken, andere Arbeiten erledigen oder einfach alles andere tun, als aufmerksam zu sein. Wenn du Meetings interaktiver gestaltest, kannst du diese Ablenkungen einschränken. Es ist schwer, an anderen Projekten zu arbeiten, wenn du jederzeit zur Teilnahme aufgefordert werden könntest.

Eisbrecher

Eisbrecher außerhalb eines Networking-Events zu verwenden, scheint vielleicht ein bisschen albern. Aber die Wahrheit ist, dass viele von uns ihre Kolleginnen und Kollegen nicht mehr wirklich kennen. Wenn wir sie nicht schon vor der Pandemie kannten, kennen wir sie sicher nicht außerhalb der Treffen, die wir mit ihnen hatten. Und die meisten Treffen dienen nicht dazu, einander besser kennenzulernen. Warum eigentlich nicht? Die Teamkollegen zu kennen, ist ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit. Eisbrecher können dabei helfen, eine Gruppe aufzulockern, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren und insgesamt Vertrauen in der Gruppe aufzubauen. 

Umfragen & Erhebungen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Interaktivität zu verbessern, ist die Durchführung von Umfragen während des Meetings. Du kannst diese im Voraus planen oder sie während der Sitzung ausdenken. Einige können albern sein, aber andere sollten sich direkt auf die Arbeit beziehen. Wäre es nicht nützlich zu wissen, ob die letzten 45 Minuten eines Meetings sinnvoll waren oder ob alle die Kernbotschaften verstanden haben? Diese können dem Gruppenleiter wichtige Informationen liefern und ihm helfen, zukünftige Treffen besser zu leiten.

Ermutige Emojis und die Chatbox

Die meiste Software für virtuelle Meetings verfügt über ein Chatfeld oder eine Emoji-Funktion. Lass die Leute bei Fragen die Hand heben, für gute Arbeit klatschen und während des Meetings Kommentare hinterlassen. Am Anfang mag das vielleicht etwas unangenehm sein, aber wenn sich alle daran gewöhnt haben, wirst du feststellen, dass die Teammitglieder den zusätzlichen Schnickschnack, den du während deiner Besprechungen zulässt, genießen. 

Informationen klar formulieren und direkte Aufgaben zuweisen

Es ist wichtig, dass du dich im Voraus gut auskennst, wenn du die Informationen an andere weitergeben willst. Stelle sicher, dass du in der Lage bist, Informationen klar und effizient weiterzugeben, damit du keine Zeit damit verschwendest, Dinge erneut zu erklären oder Fragen zu stellen, die mit dem Material hätten beantwortet werden müssen. 

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Teammitglieder nach der Besprechung wissen, was sie mitnehmen können und welche Aufgaben ihnen zugewiesen wurden. Dadurch sparst du vielleicht nicht viel Zeit während der Sitzung, aber es könnte zukünftige Sitzungen oder Anrufe verhindern. Nimm dir bei jeder Sitzung ein paar Minuten Zeit, um am sprichwörtlichen Tisch herumzugehen und alle zu fragen, ob sie ihre nächsten Schritte kennen.

Habe einen Helfer

Egal, ob du eine Pause für deine Sprachbox brauchst oder jemanden, der die oben genannten interaktiven Aufgaben übernimmt, ein Meeting-Helfer kann dazu beitragen, dass Versammlungen effizienter und reibungsloser ablaufen. Sie können für dich Umfragen und Erhebungen durchführen, Fragen stellen (direkt oder an alle) und dir eine Einschätzung geben, wie du die Treffen in Zukunft verbessern kannst. 

Helfen, Beziehungen zu verbessern

Wie bereits erwähnt, bedeuten bessere Beziehungen mehr Vertrauen. Dieses Vertrauen kann zu mehr Produktivität, Beteiligung und Kommunikation führen. Um die Beziehungen in deinem Team zu verbessern, solltest du sie ermutigen, sich gegenseitig besser kennenzulernen, Smalltalk während des ersten Teils der Besprechung zuzulassen und neue Teammitglieder nicht nur mit dem üblichen "Was machst du hier?" vor. 

Die Vorteile eines zeiteffizienten Meetings

Es hat schon etwas für sich, wenn man allen während des Arbeitstages Zeit spart. Du wirst vielleicht nie einen Preis gewinnen, aber du solltest einen besonderen Platz in den Herzen vieler Kolleginnen und Kollegen haben. Hier sind einige Vorteile, wenn du Meetings zeiteffizienter gestaltest.

Projekte beginnen und enden pünktlich

Wenn Projektinformationen vollständig und klar geteilt werden und die einzelnen Aufgaben klar sind, hilft das, Projekte rechtzeitig zu beginnen und zu beenden. Die Einhaltung von Fristen bedeutet oft eine angemessene Ressourcenausstattung, zufriedenere Kunden und mehr Gewinn für dein Unternehmen. 

Jeder hat mehr Zeit, seine Aufgaben zu erledigen

"Also gut, ich gebe euch alle zehn Minuten zurück."Wer hört diese schönen Worte nicht gerne? Zusätzliche Zeit bedeutet, dass die Leute etwas trinken, auf die Toilette gehen oder die Aufgabe, an der sie gearbeitet haben, beenden können. Statt eines Dominoeffekts durch verspätete Meetings können sie entspannter in den Tag gehen. 

Du wirst ein Held für viele

Wir alle haben einen Kollegen oder Teamleiter, mit dem wir keine Besprechungen haben wollen. Vielleicht sind sie unorganisiert, schweifen gerne ab oder wir haben einfach das Gefühl, dass sie unsere Zeit verschwenden. Wenn du deine Besprechungen immer effizient gestaltest, wirst du das nicht sein. Stattdessen wirst du derjenige sein, mit dem alle gerne zusammenarbeiten. Du wirst zum Helden der hybriden Arbeitsumgebung. 

Schlussfolgerung

Besprechungen, vor allem am virtuellen Arbeitsplatz, werden immer wichtiger. Aber sie müssen nicht zwangsläufig schmerzhaft sein. Wenn du bessere Tools und Lösungen einführst und dir etwas Zeit nimmst, um den Tag für alle ein bisschen besser zu machen, wird sich der Druck, dem wir alle in dieser neuen Normalität der Remote-Arbeitsumgebung ausgesetzt sind, deutlich verringern.

Wenn du noch Fragen hast oder neue Dinge ausprobieren möchtest, um deinen eigenen Arbeitsalltag zu verbessern, schau dir die Tools und Ressourcen an, die wir unter Klaxoon. 

Was kostet dich das?

Falls du dich jetzt fragst, wie viel deine Treffen kosten, haben wir ein nettes Tool entwickelt, um dir zu helfen!