5 Bewährte Strategien zur Risikominderung im Projektmanagement

Im spezifischen Kontext des Projektmanagements gibt es eine Reihe von Risiken, die die erfolgreiche Durchführung von Projekten beeinträchtigen können. Dazu gehören:

Politische Risiken

Krisensituationen

• Wirtschaftskrise, Inflation
• Unruhen, Krieg, Terroranschläge

Erscheinen oder Änderung von Vorschriften

• Aufkommen neuer Steuern oder Abgaben
• Änderung von Normen oder technischen Vorschriften
• Änderungen der Regeln für die Gewährung öffentlicher Beihilfen

Marktrisiken

Wettbewerb

• Vorhandensein von früheren Patenten, Marken und Modellen
• Auftreten eines konkurrierenden Produkts

Marketing

• Fehlwahrnehmung des Bedarfs (qualitativer Ansatz)
• Überschätztes Marktvolumen
• Überschätzung der Marktpreise

Lieferantenrisiko

• Ausfall eines wichtigen Lieferanten
• Anstieg der Einkaufspreise
• Umweltrisiken
• Aktionen von Interessengruppen
• Physische Schwierigkeiten beim Zugang zum Standort
• Wetterrisiko

Kundenrisiko

Sozioökonomische Probleme

• Strike
• Wirtschaftliche Schwierigkeiten, Konkursanmeldung

Aufkündigung des Vertrags 

• Für Fälle von höherer Gewalt
• Für die Nichteinhaltung von Vereinbarungen (Fristen, Mittel...)

Ein Projekt leiten

Unrealistisches Ziel

• Unzureichende Zeit
• Unzureichendes Budget
• Zu ehrgeizige Spezifikationen 
• Nichtverfügbarkeit von bestimmten Technologien

Falsche Prognosen

• Unterschätzung der Komplexität
• Unterschätzung der personellen und/oder technischen Ressourcen, der Investition

Schlechte Designentscheidungen

• Wahl einer ungeeigneten oder nicht leistungsfähigen Lösung oder eines Verfahrens

Unzureichendes Management

• Schlechte Kontrolle von Qualität und Kommunikation
• Mangelnde Sichtbarkeit und/oder unangemessene Entscheidungen

Daher ist es unerlässlich, die Auswirkungen dieser Bedrohungen auf die Durchführbarkeit des Projekts zu verringern oder abzuschwächen, wenn nicht sogar ganz zu beseitigen.

Risikominderung ist daher die Strategie, sich auf Bedrohungen vorzubereiten und deren Auswirkungen abzuschwächen, die die erfolgreiche Durchführung des Projekts behindern könnten. Enterprise Projektteams erstellen einen Plan zur Risikominderung für potenzielle Situationen, die unvermeidbar sind oder nicht vollständig vermieden werden können, wie z. B. Wetterumschwünge und Datenschutzverletzungen.

Diese Praxis ist nicht dazu gedacht, ein Risiko zu vermeiden, aber sie hilft den Projektteams dabei, herauszufinden, welche Schritte sie unternehmen müssen, um die potenziellen Auswirkungen eines Problems abzumildern und wie sie die Folgen bewältigen können, wenn eine Bedrohung eintritt.

Die Risikominderung ermöglicht es den Projektteams, die Lebensfähigkeit ihrer Projekte zu erhalten, weil sie in der Lage sind, sie mit vertretbaren Kosten durchzuführen.

Um das zu erreichen, müssen Strategien entwickelt werden. Es gibt eine Vielzahl von Strategien, die eingesetzt werden können, aber es ist wichtig sicherzustellen, dass sie effektiv sind.

Welche wirksamen Strategien gibt es also, um Projektmanagementrisiken zu mindern?

Wenn du die Risiken deines Projekts erkannt hast, musst du im nächsten Schritt geeignete Maßnahmen ergreifen. In diesem Artikel werden die fünf strategischen Möglichkeiten zur Risikominderung beschrieben.

Das Ziel ist, dass du in der Lage bist, eine passende Strategie für deine Projektsituation zu finden.

Von den vielen Möglichkeiten, die es gibt, sind die folgenden fünf am effektivsten:

Die Risiken akzeptieren

Erstens musst du akzeptieren, dass Risiken unvermeidlich sind. Es wird immer einen Kompromiss geben, und egal, welche Entscheidungen du triffst, es wird potenzielle Risiken geben.

Es kann sogar sein, dass du mit Situationen konfrontiert wirst, in denen die Kosten für die Übernahme des Risikos höher sind als der mögliche Verlust.

Der erste Schritt in jeder Strategie zur Risikominderung muss beginnen, bevor die Risiken eintreten. Dieser Schritt besteht darin, die Risiken, denen dein Unternehmen ausgesetzt ist, zu identifizieren, zu erforschen und zu verstehen.

Du kannst die Risiken nach Wahrscheinlichkeit oder Schweregrad kategorisieren. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Bildung von funktionsübergreifenden Teams innerhalb der Organisation und die Förderung der Kommunikation. So kannst du dir ein vollständiges Bild von deiner Büroumgebung machen.

Auch wenn es einfach erscheint, ist die Zusammenarbeit zwischen Teams wichtig. Sie ist der Schlüssel zu Kommunikation, Zugehörigkeit und Transparenz. Nur mit einem funktionsübergreifenden Team kannst du dir eine vielfältige Meinung bilden.

Vermeiden von Risiken

Wenn Menschen sich bedroht fühlen, reagieren sie, indem sie sich wehren oder fliehen. Das nennt man die Kampf- oder Fluchtreaktion. Aus einem bestimmten Blickwinkel können wir die gleichen Reaktionen auch beim Unternehmertum beobachten.

Manchmal ist es besser, sich einer Bedrohung nicht zu stellen, wenn du sie nicht kontrollieren oder beseitigen kannst. In diesem Fall ist es vielleicht besser, deine Pläne anzupassen, um das Risiko zu vermeiden.

Es ist keine Schande, wegzulaufen, wenn du dadurch deine Aktivitäten fortsetzen kannst. Außerdem bedeutet das Vermeiden eines Risikos nicht unbedingt, dass du deine Pläne komplett ändern musst.

Du kannst auch einfach beschließen, zusätzliche Kontrollen einzuführen, um schädliche Ergebnisse zu vermeiden. Du könntest zum Beispiel beschließen, deine Produkte intensiver zu testen, bevor du sie auf den Markt bringst.

Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit neuen Produkten auf den Markt kommen, für die andere Vorschriften gelten als die, die sie gewohnt sind.

Um Risiken zu erkennen und zu vermeiden, ist es wichtig, sowohl interne als auch externe Faktoren zu untersuchen. Wenn du die Abläufe in deinem Unternehmen überprüfst, identifiziere Werkzeuge oder Aktivitäten, die von deinem Erfolg abhängig sind. Stelle sicher, dass du Alternativen hast, falls Probleme auftreten.

Das vergangene Jahr hat ein konkretes Beispiel für die Probleme gebracht, die entstehen können, wenn ein Unternehmen von irgendeiner Software abhängig ist. Da viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Aufgaben zu Hause erledigen mussten, waren die Unternehmen gezwungen, Alternativen zu finden, um ihre Teambesprechungen durchzuführen.

Verschiedene Softwareprogramme für Videokonferenzen sind immer beliebter geworden. Wenn du dich zu sehr auf persönliche Treffen oder ein bestimmtes Softwareprogramm verlässt, bist du anfälliger für Risiken.

Risikokontrolle

Die dritte Strategie ist die Risikokontrolle. Sie ähnelt der Risikoakzeptanz, geht aber noch einen Schritt weiter, da die Organisation Anstrengungen unternehmen muss, um die möglichen Risiken zu kontrollieren. Das Ziel ist es, mögliche negative Folgen zu erkennen und zu verringern.

Wenn du ein Risiko identifizierst, aber in der Lage bist, es zu kontrollieren, verliert es seine Macht. Das kann einen großen Einfluss auf die Moral deines Teams haben.

Unternehmen stehen jeden Tag vor Problemen. Sie müssen Risiken eingehen, die kalkuliert sind. Je mehr Kontrolle sie über ihre Kontinuität haben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie erfolgreich sind.

Wenn ein großes Risiko besteht, kann selbst der ruhigste Manager zum Mikromanagement greifen.

Aufgabenmanagement-Tools sind ein guter Weg, um ein gutes Teammanagement zu erreichen. Für jedes Unternehmen gibt es eine Lösung. Achte darauf, dass du eine Projektmanagement-Software wählst, mit der du die Zeit verwalten und die Aufgaben kontinuierlich verfolgen kannst.

Es gibt viele Möglichkeiten, Risiken zu kontrollieren. Die gebräuchlichsten sind Diversifizierung und Risikostreuung, um die Auswirkungen zu begrenzen.

Online zu arbeiten und alle Dokumente zu speichern ist eine weitere Möglichkeit, das Risiko zu verringern. Erwäge die Installation eines sicheren Dateiaustauschsystems, um Datenverluste zu verhindern. Vor Jahren mussten Unternehmen ihre Unterlagen für lange Zeit aufbewahren.

Diese Praxis setzte sie einem großen Verlustrisiko durch Feuer oder sogar Überschwemmung aus. Zum Glück können wir dieses Risiko heute mit Hilfe von Technologie kontrollieren.

Das Risiko übertragen

Unternehmen können Risiken in dem Maße kontrollieren, wie sie vorhersehbar sind. Manche Ereignisse wie das Wetter können jedoch unkontrollierbar erscheinen, obwohl sie manchmal vorhersehbar sind. Das heißt, Unternehmen können Risiken streuen oder übertragen. Die gängigste Art, dies zu tun, ist der Abschluss einer entsprechenden Versicherung.

Die meisten Risiken sind keine dramatischen und unkontrollierbaren Naturkatastrophen. Sie sind oft das Ergebnis von menschlichem Versagen. Eine Risikotransferstrategie hilft dabei, die verantwortlichen Parteien zu identifizieren.

Bei der Arbeit von zu Hause aus ist es schwieriger, diese Praxis anzuwenden. Dies verdeutlicht die Herausforderungen beim Management von Remote-Teams.

Eine weitere gängige Methode, Risiken zu übertragen, ist die Verwendung von Entschädigungsklauseln in deinen Verträgen. Eine solche Klausel bedeutet, dass beide Parteien zustimmen, ein Risiko zu teilen.

Beide Parteien tun dies, indem sie sich gegenseitig für alle in der Vereinbarung genannten negativen Auswirkungen entschädigen.

Alles überwachen

Die zuletzt vorgestellte Strategie ist die wichtigste, die es umzusetzen gilt. Erfolgreiche Unternehmen beobachten alles. Sie sind ständig auf der Suche nach neuen Trends. Das ist so etwas wie ein Frühwarnsystem.

Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, und die erfolgreichsten Organisationen nutzen eine Vielzahl von Methoden.

Neue Projektmanagementtechniken und Möglichkeiten zur Verbesserung von E-Commerce-Analysen helfen Unternehmensleitern, alle Risiken in Echtzeit zu überwachen.

Eine der größten Herausforderungen im Risikomanagement ist es, die manchmal engen Ziele deiner Kunden zu übertreffen.

Es mag zwar toll klingen, wenn du versprichst, den Kunden in den Mittelpunkt deines Unternehmens zu stellen, aber das macht dich anfälliger für unerwartete Risiken.

Am besten ist es, wenn du die volle Kontrolle über deine Situation hast. Du musst dich auf deine Kunden konzentrieren und gleichzeitig den Markt studieren.

Die digitale Transformation ist eine wichtige Triebkraft für diesen Bewusstseinswandel. Im Internet sind so viele Informationen verfügbar, dass sich die Märkte schneller als je zuvor verändern.

Die Einführung neuer Technologien ist einer der spannendsten Aspekte des Risikomanagements. Durch die Nutzung digitaler Technologien haben Unternehmen schnellen Zugang zu Informationen.

Mit der digitalen Transformation ist es für Projektteams jetzt viel einfacher, Risiken zu messen

Es ist nun möglich, die Einflüsse unseres Marktes zu bewerten.

Diese Elemente bilden ein effektives Warnsystem für das Management von Projektrisiken.

Wir sprechen von Instrumenten, die entwickelt wurden, um Projektteams mit Indikatoren zu versorgen, die ihnen den Weg zu der am besten geeigneten Entscheidung weisen.

Was sind einige dieser Werkzeuge?

Klaxoon hat zu diesem Zweck ein eigenes Tool entwickelt und empfiehlt eine Methode, die von der US Navy übernommen wurde.

Die Klaxoon Board

Mit dem Klaxoon Whiteboard und seinen fortschrittlichen Funktionen kannst du ganz einfach kollektive Intelligenz mobilisieren, um alle Risiken und ihre Vor- und Nachteile zu analysieren und einen Aktionsplan zu erstellen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass diese Risiken eintreten.

Die PERT-Methode

Die PERT-Methode ist eine grafische Darstellung der Aufgaben- und Zeitplanung, die in den 1950er Jahren von der US Navy entwickelt wurde. Das Diagramm, dessen Initialen für"Program Evaluation and Review Technique" stehen, erleichtert das Projektmanagement, indem es sowohl einen direkten Einblick in die Reihenfolge der auszuführenden Aufgaben und damit in die gegenseitigen Abhängigkeiten als auch die Kontrolle der Fristen ermöglicht.

Sobald das Diagramm fertiggestellt ist, zeigt es den kritischen Pfad, d.h. alle Aufgaben, die keinen Spielraum haben. Diese Identifizierung ermöglicht es dir, die verschiedenen Szenarien vorauszusehen und die kritischen Aufgaben als Hebel zur Verringerung von Verzögerungen zu priorisieren.

Mit dem PERT template stellst du dir zu Beginn des Projekts die folgenden Fragen und beantwortest sie im Team:

• Welche Aktionen können parallel durchgeführt werden, um Zeit zu sparen?
• Welche Phase des Projekts kann nicht begonnen werden, bevor eine andere Phase abgeschlossen ist?
• Was kannst du vorhersehen, ohne den Rest zu beeinträchtigen?

Dieses template ist ideal für den Einsatz im Projektmanagement. Schon vor dem Start eines Projekts kannst du die Beteiligten versammeln und das Diagramm gemeinsam erstellen.

Dank einer gemeinsam erstellten grafischen Darstellung wird der Überblick über die Terminierung und Planung von Aufgaben erhöht. Auf diese Weise kannst du das gewünschte Enddatum des Projekts mit der Realität vor Ort vergleichen, indem du die Reihenfolge der Aufgaben verfolgst.

Diese sehr visuelle Methode lässt sich an alle Projekte anpassen und ermöglicht es dir, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Nimm mögliche Störungen vorweg und ernte die Früchte deiner Arbeit pünktlich. Wenn der Termin nicht eingehalten werden kann, finde im Team Lösungen und sichere den Erfolg des Projekts!

Die unbekannten Bedrohungen für ein Projekt oder eine Organisation sind die beängstigendsten. Deshalb ist die Risikominderung so wichtig.

Die Strategien zur Risikominderung müssen in jeder Phase des Projekts umgesetzt werden. Dies kann jedoch nur dann erfolgreich geschehen, wenn alle Mitarbeiter über ausreichende Kenntnisse und Schulungen verfügen, um die verschiedenen Risikomanagement- und -minderungspraktiken in ihrem Projekt umzusetzen.