3 Schritte zur drastischen Vereinfachung Ihrer Unternehmensprozesse

Führungskräfte in Unternehmen sind mit einer universellen Wahrheit konfrontiert: Die Führung eines Unternehmens ist von Natur aus schwierig. Wenn dann noch veraltete und komplexe interne Prozesse hinzukommen, ist das ein Rezept für Ineffizienz und Frustration.

Leider sind viele große Unternehmen durch Altsysteme und Verfahren belastet , die keinen Mehrwert bieten oder gar nicht mehr sinnvoll sind. Diese Prozesse wurden stressig und machten die Aufgaben weniger effizient. 

Dieser Artikel soll die entscheidende Bedeutung einer regelmäßigen Aktualisierung und Rationalisierung der internen Abläufe beleuchten. Außerdem werden einige spezifische Strategien zur Vereinfachung von Prozessen auf Unternehmensebene vorgestellt. 

Warum können unternehmensinterne Prozesse einen so hohen Grad an Komplexität erreichen?

Ein Grund, warum interne Prozesse komplex werden können, ist die historische Prägung des Verfahrens. Wenn es existiert, warum sollte man es dann nicht trotz veränderter Rahmenbedingungen beibehalten, da alle daran gewöhnt sind, so zu arbeiten? 

In den meisten Fällen passen Unternehmen eine Vielzahl von Prozessen und Verfahren an, während sie sich an die veränderten Umstände anpassen. Dies geschieht in der Regel bei der Reaktion auf Herausforderungen oder bei der Nutzung von Chancen. 

Obwohl diese Prozesse mit bestimmten Zielen wie Effizienzsteigerung oder Einhaltung von Vorschriften entwickelt werden, sind sie letztendlich ineffektiv und komplex. 

Da die Verfahren als Reaktion auf eine externe Anregung hinzugefügt werden, kann es mit der Zeit zu einem Mangel an Koordination kommen, was zu Prozessüberschneidungen, Konflikten oder Ineffizienz führt. Da das Verfahren in der Regel für mehrere Teams innerhalb der Organisation geschaffen wird, könnten außerdem verschiedene Abteilungen ihre eigenen Regeln aufstellen, was zu noch mehr Unklarheit und Komplexität führt. 

Redundanz ist eine häufige Herausforderung bei diesen Prozessen, ganz zu schweigen davon, dass sie sowohl mit alten als auch mit neuesten technologischen Strategien vollgestopft sein können, was ebenfalls zu Verwirrung führen kann. 

Aber verstehen Sie mich nicht falsch. Diese Verfahren mögen in der Vergangenheit funktioniert haben, aber es ist notwendig, mit dem technologischen Fortschritt Schritt zu halten; es geht darum, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, um langfristigen Erfolg und Flexibilität zu gewährleisten.

Warum das Festhalten am "Business as usual" Sie zurückhalten könnte? 

Die Vereinfachung von Prozessen ist ebenso wichtig wie befriedigend. Durch die Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe verringern Sie nicht nur den Stress und die Ängste Ihrer Mitarbeiter, sondern steigern auch den Gewinn Ihres Unternehmens erheblich. 

Es gibt fünf zwingende Gründe, warum das Festhalten an veralteten und komplexen internen Prozessen Ihre Arbeit und Ihr Unternehmen auf Dauer behindern kann:

Sie ist veraltet und ineffizient

Die Arbeitsabläufe müssen in der Tat aktualisiert werden. Der Markt verändert sich täglich, ebenso die Technologie und die Geschäftsstrategien. Sich an veraltete Methoden zu klammern, mag sich bequemer anfühlen. Aber letztlich führt es zu Ineffizienz sowohl bei Ihren Teams als auch bei der Leistung Ihres Unternehmens.

Es wird noch komplexer als es ist

Die Komplexität des ursprünglichen Prozesses ist oft auf die Anhäufung von Verfahren zurückzuführen. In einem sich wandelnden Geschäftsumfeld ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich noch mehr Verfahren in Ihrem Arbeitsablauf ansammeln, was es noch schwieriger macht, sie zu verstehen und zu befolgen. Am besten ist es, die Prozesse zu optimieren, um Verwirrung, Ineffizienz und mangelnde Flexibilität bei der Reaktion auf neue Herausforderungen zu beseitigen.

Komplexe Prozesse verschwenden Ressourcen

Im heutigen Wettbewerb ist es wichtig, die Ressourcen Ihres Unternehmens zu maximieren. Komplexe Verfahren verschlingen nicht nur Zeit und Geld, sondern vergeuden auch wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle hätten eingesetzt werden können. Letztendlich wird Ihr Unternehmen dadurch am Wachstum gehindert und die Produktivität sinkt. 

Es könnte rechtlich riskant sein

Nicht nur das Geschäftsumfeld und der Markt verändern sich im Laufe der Zeit. Auch die rechtlichen Anforderungen und Vorschriften entwickeln sich dynamisch. Wenn Sie mit veralteten Prozessen arbeiten, kann Ihr Unternehmen anfällig für Compliance-Risiken sein, da sich Gesetze und Richtlinien seit der Einführung dieser Prozesse geändert haben können. Wenn Sie sich nicht an diese Änderungen anpassen, kann dies zu rechtlichen Problemen und finanziellen Strafen führen, die kostspielig und riskant für den Ruf Ihres Unternehmens sind. 

Sie werden einen Wettbewerbsnachteil haben

Wer an überholten Prozessen festhält, verpasst die Innovation. Die Welt verändert sich und mit ihr die Unternehmen. Andere große Unternehmen wenden neue Strategien an und vereinfachen ihre Arbeitsabläufe. Wenn Sie sich nicht anpassen, sind Sie den effizienteren Konkurrenten von agile ausgesetzt und gefährden Ihre Marktposition und langfristige Rentabilität.

Wie können Sie also den Prozess in Ihrem Unternehmen vereinfachen?

3 Tipps zur Vereinfachung von Prozessen auf Unternehmensebene

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihre Abläufe sofort unkomplizierter gestalten und einfacher und produktiver arbeiten. Die Tipps lauten wie folgt:

Implementierung einer All-in-One-Plattform 

Mit einer All-in-One-Plattform können Sie Ihre Prozesse flexibel an Veränderungen im Laufe der Zeit anpassen. Ein All-in-One-System kann Ihre Geschäftsprozesse zentralisieren und rationalisieren, so dass sie weniger schwerfällig und besser organisiert sind. Es kann Ihnen auch helfen, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren, die in der Regel anfällig für Ungenauigkeiten und Zeitverluste ist.

Wenn die Arbeitsabläufe standardisiert sind, haben Ihre Mitarbeiter außerdem alle Prozesse nach ihren jeweiligen Abteilungen kategorisiert. Und was noch wichtiger ist: Die Zusammenarbeit im Team wird gefördert und die Prozesszeiten werden verkürzt. Im Allgemeinen wird mit einer All-in-One-Plattform die Datengenauigkeit sichergestellt, die Transparenz gewährleistet und der Arbeitsprozess produktiver gestaltet. 

Wie können Sie eine All-in-One-Plattform implementieren?

Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die CEOs unternehmen, um eine All-in-One-Plattform zu implementieren:

Erstellen Sie einen Bauplan 

Der erste Schritt besteht darin, einen Plan zu entwerfen, der Ihre Ziele, Zielsetzungen, den Geschäftsplan, den Zeitplan, Kostenvoranschläge und vieles mehr enthält. Die Idee ist, alles, was Sie für den Start benötigen, aufzuschreiben, damit Sie alles auf einen Blick sehen können. Die Liste dieser Elemente ist endlos, aber zu den wichtigsten Kriterien gehören ein Plan der All-in-One-Plattform, die Sie einführen möchten, eine realistische Frist für den Abschluss der Implementierung, ein Budget, mit dem Sie gut arbeiten können, und die Anforderungen, die sich aus dem von Ihnen festgelegten Plan ergeben. 

Analysieren Sie Ihren Entwurf

Nachdem Sie den Entwurf erstellt haben, überprüfen Sie ihn noch einmal, um zu sehen , ob er mit Ihrem bestehenden Prozess funktioniert. Führen Sie Sitzungen mit Ihren Mitarbeitern durch und hören Sie sich deren Meinung an. Beziehen Sie schließlich Ihre Kollegen mit ein, um Ihren Plan abzustimmen, bevor Sie ihn den Interessengruppen vorlegen. 

Engagieren Sie Ihre Stakeholder 

Der nächste Schritt besteht darin, die Initiativen Ihres Unternehmens voranzutreiben, indem Sie Ihre Stakeholder einbeziehen, die für die Abläufe in Ihrem Unternehmen ebenso wichtig sind wie Sie selbst. Anstatt jeden Stakeholder einzeln zu kontaktieren - was für große Organisationen oft unpraktisch ist -, sollten Sie ein spezielles Treffen organisieren (das allerdings nicht vor Ort stattfinden muss), um Ihre anstehenden Projekte zu klären. Um die Wirkung zu maximieren, sollten Sie Ihre Ideen in einem übersichtlichen Dokument präsentieren, das idealerweise auch visuelle Hilfsmittel zum besseren Verständnis enthält.

Fahren Sie fort mit der Auswahl der Technologie 

Bei der Implementierung einer All-in-One-Plattform stehen den Führungskräften eine Vielzahl von Technologien zur Verfügung. Alles, was Sie tun müssen, ist, ein All-in-One-System auf Ihrem lokalen Server oder in der Cloud zu hosten, und alle Ihre Mitarbeiter können verbunden und ihre Daten zentralisiert werden.

Holen Sie Ihr Team ins Boot 

Ganz gleich, ob es sich um die Schulung Ihres Teams oder um die Einstellung neuer Mitarbeiter handelt, dies wäre der richtige Zeitpunkt, um Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, die Technologie gekonnt einzusetzen.

Testen und Einsetzen

Möglicherweise müssen Sie die Software eine Weile laufen lassen und verfolgen, ob sie einen Ihrer Erfolgsparameter erfüllt. Zögern Sie daher nicht, die Software nach einem erfolgreichen Test in großem Maßstab bei mehreren Teams einzusetzen. 

Unterstützen und Pflegen

Überwachen Sie die Software von Zeit zu Zeit oder beauftragen Sie vorzugsweise jemanden mit der Unterstützung und Wartung. Vergessen Sie aber nicht, regelmäßige Berichte anzufordern.

Da Sie nun wissen, wie Sie eine All-in-One-Plattform zur Prozessvereinfachung implementieren können, sehen wir uns den nächsten Tipp an. 

Einführung eines asynchronen Arbeitsmodells

Die meisten großen Unternehmen haben dieses Arbeitsmodell bereits eingeführt, aber das bedeutet nicht, dass es von allen in vollem Umfang genutzt wird. Das asynchrone Arbeitsmodell vereinfacht den Arbeitsprozess im Handumdrehen und steigert so die Produktivität. Außerdem entfallen dadurch physische, stressige und zeitraubende Besprechungen. 

Bei diesem Arbeitsmodell arbeiten Ihre Mitarbeiter nach eigenem Gutdünken und in verschiedenen Zeitfenstern. Niemand muss sich physisch irgendwo aufhalten und niemand muss sich in Echtzeit mit einer anderen Person abstimmen. Besprechungsabhängigkeiten werden reduziert und vor allem wird die Flexibilität der Mitarbeiter verbessert. 

Aber wie kann man auf diese Weise seinen Arbeitsprozess vereinfachen? 

Herkömmliche Arbeitsabläufe sind oft zwischen Abteilungen aufgeteilt, so dass die Mitarbeiter gezwungen sind, sich bei der Erledigung ihrer Aufgaben stark aufeinander zu verlassen. Dieser Ansatz verursacht nicht nur Stress, sondern verlangsamt auch die Gesamtproduktivität.

Der Schlüssel dazu ist die Einrichtung eines Tools für die Zusammenarbeit, das asynchrone Kommunikation und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten unterstützt. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter unabhängig arbeiten und gleichzeitig die Fristen einhalten. Außerdem fördern Sie eine Kultur der Verantwortlichkeit und des Vertrauens, in der Ihre Mitarbeiter die Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen können.

Wichtige Punkte, die bei der Einführung eines asynchronen Arbeitsmodells zu beachten sind

Bei der Implementierung eines asynchronen Arbeitsmodells sind folgende Punkte zu beachten:

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Leistung Ihrer Mitarbeiter. Auf diese Weise können Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter, die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit und die Gesamtproduktivität Ihrer Mitarbeiter besser einschätzen.
2. Setzen Sie klare Fristen. Fristen fördern die Kommunikation und Produktivität, insbesondere bei Fernarbeit.
3. Senden Sie keine zweideutigen und langen Nachrichten auf allen Plattformen. Da das Ziel darin besteht, die Dinge einfach zu machen, sollten Sie klarere und präzisere Nachrichten senden, um Informationen zu übermitteln.
4. Verfassen Sie detaillierte Antworten auf Fragen und Anfragen. Beachten Sie, dass diese Antworten nicht für einen einzelnen Mitarbeiter, sondern für alle gelten. Stellen Sie daher sicher, dass alle Antworten an einem Ort zentralisiert werden, auf den alle Teams zugreifen können.
5. Setzen Sie nicht zu viele Sitzungen an. Besprechungen können sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und manchmal zu Ineffizienz führen. Um Prozesse zu optimieren, sollten Sie die Anzahl der Besprechungen reduzieren und sich darauf konzentrieren, die verbleibenden effektiver zu gestalten. 

Arbeitsabläufe rationalisieren und automatisieren

Unser letzter Tipp: Große Organisationen stehen oft vor wiederkehrenden Herausforderungen, insbesondere wenn es um redundante Aufgaben geht. Die Entwicklung einer einzigen Lösung für jedes identische Problem verkompliziert nicht nur die Situation, sondern verschwendet auch wertvolle Zeit. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Sie den Arbeitsprozess vereinfachen, Zeit sparen und gleichzeitig Genauigkeit gewährleisten. 

Wie lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren?

Es gibt vier Schritte zur Automatisierung und Rationalisierung der Prozesse Ihres Unternehmens:

1. Analysieren Sie Ihren aktuellen Prozess und ermitteln Sie, welche Aufgaben redundant, wichtig und unnötig sind.
2. Entfernen Sie unnötige Schritte aus Ihrem Prozess und erstellen Sie Antworten auf überflüssige Aufgaben. Stellen Sie diese Antworten so ein, dass sie unabhängig von der Situation detailliert und genau sind. 
3. Finden und integrieren Sie ein Automatisierungstool, das sich wiederholende und manuelle Aufgaben übernehmen kann. Geben Sie Ihre Antwort ein und testen Sie sie mit verschiedenen Szenarien. 
4. Legen Sie klare Richtlinien und bewährte Verfahren fest, um die Konsistenz der Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Automatisierungstool zu schulen, dann sollten Sie gut gerüstet sein.