Formation : des activités Klaxoon pour se remettre à niveau après une absence longue durée

Le challenge d’Aurore : mieux encadrer la formation et avoir plus de retours 

Chez SOGESSUR, Aurore utilise Klaxoon depuis quatre ans. Elle et son équipe de formateurs ont totalement adopté la ses outils de management visuel. “Nous n’avons pas une seule journée sans Klaxoon !” confirme Aurore. 

Parmi les formations à digitaliser, il y avait le parcours “absence longue durée”. Il a pour but d’accompagner le retour des personnes ayant été absentes pendant une longue période, afin de les remettre à niveau pour réintégrer leurs fonctions après un congé maternité, maladie ou parental. 

Comment cela se passait avant Klaxoon ? “On envoyait des supports Powerpoint par email aux personnes concernées, explique Aurore, et on leur demandait de les lire. Puis, on envoyait un lien pour faire les tests de connaissances. En parallèle, il y avait un accompagnement en tutorat.” La formatrice ajoute qu’il y avait toutefois peu de retours quant à l’efficacité de cette formule. Or, le feedback est primordial pour pouvoir avancer et s’améliorer. Aurore a donc l’idée de passer ce parcours de réintégration à 100% sur Klaxoon.

La suite d’activités Klaxoon pour dynamiser le parcours et gagner du temps

Pour s’inspirer et ne pas partir d’une feuille blanche, ou plutôt d’un whiteboard en l'occurrence, Aurore pioche dans la bibliothèque de templates Klaxoon. Des centaines de modèles de méthodes prêtes à l’emploi sont à disposition, à personnaliser selon les besoins de son équipe. “C’est un vrai gain de temps de pouvoir personnaliser les templates” avance la formatrice de SOGESSUR. Elle jette son dévolu sur le template Parcours d’intégration qu’elle va adapter en enrichissant les étapes de différents contenus. 

J’ai choisi le template Parcours d’intégration car c’est très visuel. En un coup d'œil, le collaborateur sait ce qu’il doit faire. Par exemple, grâce à des icônes, il voit lorsqu’il est accompagné par son tuteur ou lorsqu’il est autonome.

Un Board multi-activités pour plus d’interactions 

Aurore intègre à son Board d’autres activités de la suite Klaxoon : des Aventures, des Mémos, des Quiz… et des Questions pour “casser le rythme”. Certains des modules utilisés existaient déjà sur Klaxoon, d’autres étaient sous format Powerpoint et Aurore les adapte à son nouveau support. 

Un code couleur est appliqué pour s’y retrouver sur cette partie itinéraire séquencé sur le Board : par exemple, en rouge les Quiz de connaissance, en bleu les évaluations de satisfaction.  

Les mémos mis à disposition sont des récapitulatifs pour aider les participants à tout reprendre en main, voici par exemple un des intitulés : “Comment lire une procédure de résiliation”. Les missions permettent aux formateurs de s’assurer des connaissances sur le produit. Une Question est posée pour chaque produit, “ça permet de revoir tous les produits de manière autonome sans qu’on soit toujours sur leur dos” explique Aurore. 

Aurore ajoute au départ du parcours le lien vers un Board Planning où il y a tout le déroulé de la formation de réintégration de la personne concernée. Ainsi, elle peut le partager à son manager pour qu’il sache à quel moment il intervient (accueil, moment d’échange et feedback), ou encore quand son collaborateur est disponible. 

Dupliquer et exporter, des fonctionnalités utiles pour l’équipe de formateurs 

Le service d’Aurore accompagne 3 statuts différents dans la réintégration. Elle a donc préparé trois types de parcours, un pour chaque statut. “De cette manière, en fonction du statut de la personne qui revient d'un arrêt longue durée, j’ai juste besoin d’importer le Board. En fait, mon travail est déjà fait, je n’ai rien d’autre à faire que dupliquer des activités.” Toutes les activités Klaxoon, une fois créées et personnalisées, peuvent en effet être dupliquées autant de fois que vous le souhaitez. 

Aurore a également exporté ses activités préparées pour le parcours “absence longue durée”, afin que ses collègues puissent y avoir accès facilement en toute autonomie. “Les modèles en .klx sont accessibles depuis notre intranet donc mes collègues y ont accès  et peuvent prendre la main si je suis absente.” Un fichier klx est le fruit de l’export d’une activité Klaxoon depuis votre Studio. Ces fichiers sont ensuite importables dans n’importe quel autre compte Klaxoon pour être réutilisés à l’identique. 

Lorsque le collaborateur termine son parcours, Aurore extrait l’ensemble des résultats des Questions, des tests et évaluations de connaissances. “Cela permet de faire un bilan, de savoir si cela a été bénéfique, si ça a bien fonctionné et cela me permet aussi d’avoir un feedback et d’ajuster le parcours selon les retours que je reçois.” Et ce n’est pas tout ! “Je peux aussi présenter très rapidement les résultats des quiz de connaissances au manager, ajoute la formatrice. Cela lui permet de rebondir facilement.” 

Résultat : plus de dix jours de travail gagnés et 100% de collaborateurs satisfaits par la formation

Digitaliser cette formation de réintégration, “cela a permis de challenger nos collaborateurs et d'avoir une évaluation à chaud de la formation dispensée”, explique Aurore. En effet, sur Klaxoon le feedback est immédiat et toujours contructif. 

Le feedback le prouve : des collaborateurs plus sereins à leur retour

L’équipe d’Aurore propose ce parcours de réintégration depuis plus d’un an et les retours sont unanimes : “C’est clair”, “On sait où on va”, “En un clic, on a toutes les informations”, “Le parcours dédramatise le stress”… Voici quelques extraits des feedbacks recueillis par les formateurs auprès des collaborateurs de retour après une absence longue durée. 

Aurore ne peut qu’approuver ces retours positifs : “Pour les participants, c’est ludique, c’est plus complet et ça leur fait gagner du temps. Lorsqu’ils reviennent, ils sont moins stressés. Ils savent où ils vont grâce aux visuels et au planning. Ils ont des temps en autonomie et en même temps, ils sont accompagnés, ils savent qu’ils peuvent nous contacter.”

• Simple “car il faut seulement créer le Board une fois et ensuite on peut dupliquer, exporter / importer autant de fois qu’on le souhaite”.  
• Rapide “car on importe, on duplique et il n'y a plus rien à changer”. 
• Efficace “car tout est centralisé, il n'y a pas besoin d’aller tout chercher à droite et à gauche”. 

Un réel gain de temps constaté 

Aurore est convaincue par Klaxoon aussi pour l’aspect gain de temps. Pour la formatrice, le calcul est simple et sans appel : “Avant, on passait 1 à 2 journées à préparer un retour de collaborateur. Aujourd’hui, on passe entre 0,5 et 1 journée à le faire.” Sachant que son équipe accompagne au moins 10 collaborateurs par an, c’est au minimum 10 journées de travail économisées grâce à Klaxoon. "Imaginez le temps gagné si on mettait ça en place pour l’ensemble de nos formations ?” poursuit la formatrice de SOGESSUR. 

Et l’avantage temporel n’est pas seulement du côté des formateurs, insiste Aurore. “Il y a aussi un vrai gain temps pour les participants, notamment dans la recherche d’informations, ils n’ont plus besoin d’appeler quelqu’un, tout est dans le Board !”

Ce parcours est désormais bien ancré dans les pratiques d’Aurore et de ses collègues,  “on va forcément le garder en place et continuer de l’améliorer” confirme la formatrice, toujours dans une logique d’amélioration continue. Avant d’ajouter : “J’aimerais maintenant le proposer aux collaborateurs qu’on recrute sur les parcours d'intégration.”