Comment Orange utilise Klaxoon comme outil de gestion de projet et d’amélioration continue

Résoudre les problèmes grâce à la méthodologie Kaizen et les 5 Pourquoi

Louise et Erell sont toutes deux cheffes de projet au sein de la division pour l’amélioration continue et l’innovation du groupe Orange.

À ce titre, elles interviennent auprès de nombreux collaborateurs afin de les former à de nouvelles techniques de management de projet. Elles dispensent tout particulièrement des formations et des workshops dédiés à l’apprentissage des techniques 6-sigma, Lean, design thinking et à la résolution des problèmes.

L’une de leurs méthodes préférées est la méthode dite des “5 pourquoi”. Le principe est simple : lorsqu’un problème est détecté, on va chercher à déterminer précisément la cause racine du problème en se posant plusieurs fois d'affilée la question “Pourquoi ?”. Il s’agit d’une méthode simple inspirée de la très efficace méthodologie Kaizen et qui permet de déterminer une solution vraiment viable et long-terme.

Cette tâche pousse Louise et Erell à travailler avec des équipes transverses, qui dépendent en même temps de plusieurs pôles au sein de l’entreprise.

“Nous souhaitions accompagner les collaborateurs sur les techniques de résolution de problème grâce à notre workshop des 5 Pourquoi. Klaxoon nous a permis de perpétuer ce workshop à distance et de l’améliorer.”

Ces réunions habituellement organisées en présentiel connaissent cependant un tournant décisif en mars 2020, lorsque les collaborateurs sont contraints d’adapter leurs habitudes au télétravail.

Louise et Erell sont confrontées à un challenge : comment maintenir ces réunions permettant de détecter la source des problèmes avec des collaborateurs à distance, tout en préservant l’efficacité de ces méthodes de gestion de projet ?

Pour ce faire, elles se tournent vers les outils de Klaxoon et les font adopter par des équipes d’Orange, dans toute la France !

Organiser ses workshops en résolution de problèmes, même à distance, avec le Board Klaxoon

Pour adapter leur workshop de résolution des problèmes à la gestion de projet à distance, Louise et Erell utilisent Klaxoon, et tout particulièrement l’activité Board.

Louise et Erell créent leur propre Board Klaxoon pour animer leurs workshops

Il s’agit d’un whiteboard digital à l’espace infini sur lequel elles construisent très simplement leur propre trame personnalisée pour répondre à leurs besoins spécifiques.

À chaque workshop de brainstorming pour répondre aux fameux 5 Pourquoi, 6 à 8 participants sont invités en un clic à rejoindre le Board. Ces personnes se connectent, via l’appareil qu’elles préfèrent : tablette tactile, PC ou smartphone. À leur arrivée sur le Board, seule une idée est visible : il s’agit du problème principal qui doit être traité lors de la réunion et qui a été placé en amont par l’organisateur de la réunion.

Une fois que tout le monde est connecté, l’organisateur décrit le problème à traiter et demande à l’assemblée pour quelle raison le problème existe. Il s’agit du premier “Pourquoi ?”.

Les participants répondent alors en envoyant des idées, en suivant un code couleur établi à l’avance et qui permet de bien différencier les différents niveaux de complexité.

“On invite les collaborateurs à se connecter au whiteboard Klaxoon, qui ne contient alors que l’idée principale. Chacun peut alors émettre ses idées, et on travaille en équipe : c’est simple et direct !”

Ces réponses arrivent toutes dans un cadre dédié, appelé l’Inbox. L’organisateur trie ensuite les idées pour supprimer les doublons et présente chaque idée à l’assemblée avant de la placer sur le Board : de ce fait, le Board ne se remplit que très progressivement, ce qui laisse le temps aux participants de prendre connaissance des idées avancées par les autres.

Pour symboliser les liens de cause à effet, Louise et Erell utilisent la fonctionnalité “Connecteur” de Board pour leur permettre de déplacer les idées sur le Board sans les détacher les unes des autres : cela permet au Board de se transformer à volonté, au fur et à mesure que les idées fusent, sans détruire la structure du Board et les liens de cause à effet déjà établis !

Pour les cadres et les chefs de projets, accompagnés de Louise et Erell, ces réunions sont donc un très bon moyen de déterminer les sources d’un problème et donc de mieux les prévoir pour limiter grandement leurs effets négatifs, voire pour les éviter complètement.

Pour mettre en place cette méthodologie auprès des collaborateurs, Louise et Erell proposent :

• Des workshops pour expliquer aux collaborateurs les principes de cette méthodologie Kaizen et son application concrète grâce aux outils Klaxoon (avec beaucoup de succès !)
• Une vidéo explicative mise en ligne sur le réseau social interne du groupe Orange pour inciter tous les collaborateurs à utiliser le Board où et quand ils le souhaitent
• Un chapitre entier consacré au Board de Klaxoon au sein de leur formation dédiée aux nouvelles méthodes de management et de gestion de projet !

Pour Louise et Erell qui ont mis en place cette nouvelle méthode de gestion de projet en mars 2020, c’est un succès immédiat : toutes les équipes avec qui elles travaillent apprennent très rapidement à utiliser le Board de Klaxoon et en ressentent les bienfaits aussitôt.

Finalement, les deux cheffes de projet ont créé un Board sur-mesure, qui s’adapte parfaitement à leurs besoins, qui plus est très facilement et rapidement.

C’est l’une des grandes forces du Board Klaxoon : il est possible de créer son propre Board personnalisé à 100% et d’en faire un template.

Des modèles Kaizen prêts à l’emploi sont disponibles dans la bibliothèque de templates Klaxoon

Toutefois, il est aussi possible d’accéder à la bibliothèque de templates Klaxoon qui permettent d’utiliser un Board prêt à l’emploi, avec une méthode détaillée et un mode d’emploi.

C’est le cas du Template “La méthode des 5 pourquoi”, qui est tout spécialement pensé pour utiliser cette méthode de gestion de projet et déterminer précisément la cause racine d’un problème. Sa structure très simple permet de vraiment se concentrer sur l’information principale : quel est le problème étudié, et les causes à l’origine du problème ? En traitant chaque étape en équipe, vous serez en mesure de bien cerner la cause principale et donc de mieux traiter le problème.

Le Template s’installe en quelques clics sur votre Board Klaxoon et vous pouvez l’utiliser directement, et facilement grâce au mode d’emploi détaillé.

Avec un des codes couleurs, des connecteurs, des lignes et plein d’autres outils, vous pouvez aussi personnaliser ce template comme bon vous semble : changer la disposition des éléments déjà présents, ajouter des blocs, des espaces d’échange… À terme, il est très facile d’obtenir un outil de gestion de projet des plus complets !

D’autres templates issus de la méthodologie Kaizen sont disponibles dans la bibliothèque ! 

Pourquoi utiliser le Board Klaxoon comme outil de gestion de projet et d’amélioration continue ?

L’objectif principal de Louise et Erell était d’adapter leur workshop centré sur la méthode Kaizen des 5 Pourquoi à la problématique du télétravail. Comme nous l’avons vu, c’est réussi ! Et les deux cheffes de projet ont ressenti beaucoup d’effets bénéfiques suite à l’utilisation du Board Klaxoon !

La principale inquiétude des deux cheffes de projet était de savoir si elles parviendraient à convertir leurs collaborateurs à l’utilisation du Board Klaxoon. C’est compréhensible : en effet, les collaborateurs en question ont l’habitude des réunions en présentiel, et s’adapter à un mode de gestion à distance peut être difficile.

 Au contraire, les collaborateurs ont tout de suite su prendre en main l’outil Klaxoon au point où ils l’utilisent tous quotidiennement, et pas seulement pour les réunions des 5 Pourquoi, mais pour tous leurs besoins en gestion de projet.

Pour cause, Louise et Erell soulignent et apprécient tout particulièrement certains points qui ont fortement contribué au succès de Klaxoon au sein des équipes de Orange selon elles.‍

Un whiteboard proche de la réalité, mais en mieux !

La prise en main est très simple sur le Board Klaxoon, notamment parce que le Board reprend des éléments des réunions en présentiel, pour ne pas perturber les participants. On retrouve donc :

• un tableau blanc, un whiteboard digital
• la possibilité d’ajouter des choses sur ce tableau blanc, de dessiner...
• la possibilité de déplacer, modifier ces éléments pour mieux les appréhender.

Les changements sont mis à jour en temps réel sur les écrans de tous les participants, ce qui permet d’avoir de vraies interactions, comme au bureau !

Un outil de gestion de projet qui utilise le management visuel

Louise et Erell apprécient aussi tout particulièrement l’aspect très visuel du Board. Chacun peut le construire comme il le souhaite, mais le Board reste clair et parfaitement compréhensible. Les codes couleur des idées, la fonctionnalité de filtre qui permet de n’afficher que certaines idées selon les tags qui leur sont appliqués ainsi que les nombreux outils (connecteurs, lignes, flèches…) permettent de s’adonner efficacement à du vrai management visuel.

Le tout est donc parfaitement compréhensible, en très peu de temps, et par tous.

Les collaborateurs profitent de cette clarté de l’information à n’importe quel moment puisqu’il est tout à fait possible d’exporter le Board comme une image et de l’intégrer dans un document, grâce à l’outil Capture. De la même manière, tout le monde peut se connecter sur le Board à son bon vouloir pour consulter les informations qui s’y trouvent. Le Board est donc un outil de gestion de projet à part entière, qui propose en plus un côté collaboratif et direct.

Une meilleure participation et une meilleure cohésion grâce au Board Klaxoon

Ces workshops en groupe avec le Board incitent les collaborateurs à s’exprimer plus librement et plus naturellement sur les problèmes qu’ils rencontrent et les causes qu’ils identifient.

Chacun poste ses idées quant à la cause du problème étudié, et cela fait avancer toute l’équipe vers la résolution du problème.

Pour les cas les plus importants, il est même possible pour eux de s’exprimer et de dénoncer un problème en préservant leur anonymat, via l'utilisation de pseudo.

Le Board Klaxoon est donc un outil qui privilégie la prise de parole des collaborateurs. Le manager n’est d’ailleurs plus automatiquement celui qui dirige la réunion puisque ce sont finalement les idées de tout le groupe qui sont étudiées une par une. Les problèmes rencontrés sont remontés par les principaux intéressés, et c’est donc bien naturel qu’ils travaillent à la résolution du problème en question !

De plus, le Board Klaxoon permet de mettre en place ces workshops orientés gestion de projet bien plus efficacement et rapidement. Plus besoin de réunir obligatoirement tous les participants dans la même pièce, ce qui est particulièrement difficile pour des équipes transverses comme c’est le cas pour Louise et Erell, qui travaillent en même temps avec plusieurs pôles répartis dans toute la France.

Avec le Board Klaxoon, il suffit de lancer une invitation et chacun est libre de rejoindre la réunion. Board propose un outil de visioconférence intégré, Live, mais le groupe peut aussi se retrouver avec le logiciel de visioconférence qu’il préfère. Le Board de Klaxoon s’adapte parfaitement à tous les cas de figure.

Klaxoon, c’est miser sur la cohésion d’équipe, sur la participation et sur les bons outils pour mieux manager ses projets 

Au final, le Board de Klaxoon est réellement un outil très facile d’accès, qui saura s’adapter à toutes les équipes, dans toutes les entreprises, notamment grâce à une bibliothèque de templates prêts à l’emploi très riche.

Le Board est si simple et intuitif qu’il est possible de s’auto-former très rapidement, comme l’ont fait Louise et Erell, qui ont ensuite transmis leurs connaissances à leurs collaborateurs.

Pour autant, Klaxoon propose un accompagnement pour aider les entreprises à mettre en place rapidement et efficacement les solutions Klaxoon.

Dans tous les cas, le Board Klaxoon s’adapte parfaitement aux besoins de l’entreprise : il sera tout indiqué en réunion synchrone comme en asynchrone avec la possibilité de se connecter au Board n’importe où, n’importe quand.

Côté réunion, il sera aussi efficace en réunion présentielle avec un vidéoprojecteur ou le Meeting Board qu’à distance via n’importe quel outil de visioconférence ou l’outil Live, directement intégré à Board…

Tous ces éléments très simples d’accès et l’information qui gagne en fluidité font de Board un outil incroyable pour créer et conserver un aspect collaboratif et collectif dans l’entreprise.