3 étapes pour simplifier considérablement vos processus en entreprise

Les dirigeants d'entreprise sont confrontés à une vérité universelle : la gestion d'une entreprise est intrinsèquement difficile. Ajoutez à cela des processus internes parfois obsolètes et trop complexes, et il en découle le plus souvent de l'inefficacité et de la frustration.

Malheureusement, de nombreuses grandes organisations sont accablées par des systèmes et des procédures hérités du passé qui n'ont plus aucune valeur ajoutée, ou qui ne font même plus sens. Ces processus sont devenus stressants et ont rendu le travail des équipes moins efficace. 

Cet article vise à mettre en lumière l'importance de faire évoluer régulièrement et de rationaliser vos opérations internes. En outre, nous allons parler de quelques stratégies pour simplifier vos processus à l’échelle de toute votre entreprise. 

Pourquoi vos processus internes sont-ils devenus si complexes ?

L'une des raisons pour lesquelles vos processus internes peuvent vite devenir trop complexes est leur caractère historique dans votre organisation. Si cela fait longtemps qu’ils existent, pourquoi ne pas continuer à les utiliser malgré les changements de contexte, puisque tout le monde est déjà habitué à travailler ainsi ? 

Dans la plupart des cas, les entreprises vont accumuler des processus au fil du temps, en réponse à court terme à des changements de contexte, que ce soit pour résoudre des problèmes ou pour saisir des opportunités. 

Bien que ces processus soient développés au départ avec des objectifs spécifiques, tels qu'une efficacité accrue ou la conformité à la réglementation, ils peuvent finalement devenir inefficaces et complexes. 

Étant donné que ces processus sont ajoutés en réponse à un besoin précis, un manque de coordination peut apparaître avec le temps, ce qui entraîne des conflits de processus et un manque d'efficacité. En outre, étant donné que la procédure est généralement créée pour répondre aux besoins de plusieurs équipes au sein de l'organisation, différents départements peuvent établir leurs propres règles, ce qui accroît encore l'ambiguïté et la complexité. 

La redondance est un problème courant avec ces processus, sans parler du fait qu'ils peuvent être associés à la fois à des technologies anciennes et récentes, ce qui peut également être source de confusion. 

Toutefois, il ne faut pas se méprendre. Ces processus ont peut-être fonctionné dans le passé, mais il est nécessaire d’être en phase avec les avancées technologiques. Il s'agit d'optimiser votre flux de travail pour garantir votre succès et votre agilité à long terme.

Pourquoi s'en tenir au "business as usual" n’est pas la solution ? 

La simplification des processus est aussi cruciale que gratifiante. En simplifiant vos processus de travail, vous réduisez non seulement le stress et l'anxiété de vos employés, mais vous améliorez aussi considérablement les résultats de votre entreprise. 

Voici cinq raisons pour lesquelles le fait de s'accrocher à des processus internes obsolètes et complexes peut nuire à votre travail et à votre entreprise à long terme :

Ils ne sont plus en phase avec vos exigences d’efficacité

En effet, les processus de travail doivent évoluer au rythme de votre entreprise. Le marché évolue lui aussi chaque jour, tout comme les technologies et les stratégies commerciales. S'accrocher à des méthodes dépassées peut au départ sembler plus confortable. Mais en fin de compte, cela conduira à l'inefficacité à la fois de vos équipes et de la production de votre entreprise.

Le processus se complexifiera au fil du temps

La complexité d’un processus découle souvent de l'addition des actions et des contraintes qu’il implique. Avec l'évolution de votre contexte business, il est fort possible que vous accumuliez encore plus de procédures dans votre flux de travail, ce qui le rendra plus difficile à comprendre et à suivre. Le mieux est d'optimiser vos processus au fur et à mesure, afin d'éliminer la confusion, l'inefficacité et le manque d'agilité face aux nouveaux défis.

Les processus complexes gaspillent les ressources

Dans l’environnement concurrentiel actuel, il est important d’optimiser l’usage des ressources de votre entreprise. Or, des procédures complexes consomment non seulement du temps et de l'argent, mais détournent également des ressources précieuses qui auraient pu être allouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En fin de compte, cela empêchera votre entreprise de se développer et entraînera une baisse de la productivité. 

Cela peut présenter des risques légaux

Il n'y a pas que votre contexte business et les marchés que vous ciblez qui changent au fil du temps. Les exigences légales et les réglementations évoluent elles aussi de manière dynamique. L'utilisation de processus obsolètes peut exposer votre entreprise à des risques de non-conformité, car les lois et les politiques peuvent avoir changé depuis la mise en œuvre initiale de ces processus. Le fait de ne pas s'adapter à ces changements peut alors entraîner des problèmes juridiques, voire des sanctions financières coûteuses, qui risquent de nuire à la réputation de votre entreprise. 

Vous serez désavantagés par rapport à la concurrence

S'accrocher à des processus dépassés, c'est passer à côté de l'innovation. Le monde change et les entreprises aussi. D'autres grandes entreprises adoptent de nouvelles stratégies et simplifient leurs processus de travail. Si vous ne vous adaptez pas à votre tour, vous serez exposés à des concurrents plus agiles et plus efficaces, ce qui mettra en péril votre position sur le marché et votre rentabilité à long terme.

Alors, comment simplifier de manière efficace les processus de votre entreprise ?

3 conseils pour simplifier vos processus en entreprise

En suivant ces conseils, vous pouvez d’ores et déjà simplifier vos processus, pour travailler plus facilement et avec une meilleure productivité.

Mettez en place une plateforme tout-en-un 

Grâce à une plateforme tout-en-un, vous pouvez rendre vos processus flexibles et les adapter aux changements qui surviennent au fil du temps. Ce type de système peut centraliser et rationaliser vos processus d'entreprise pour les rendre plus efficaces et mieux organisés. Il peut également vous aider à réduire les tâches de saisie manuelle, qui prennent souvent beaucoup de temps et n’excluent pas le risque d’une erreur humaine.

En outre, lorsque vos flux de travail sont normalisés, tous les processus de vos employés sont catégorisés en fonction de leurs départements respectifs. Cela favorise donc une meilleure collaboration entre les équipes, et réduit la durée de transmission d’information. En général, avec une autre plateforme tout-en-un, l'exactitude des données est garantie, la visibilité est assurée et le processus de travail devient plus productif. 

Comment mettre en œuvre une plateforme tout-en-un ?

Voici les étapes recommandées aux chefs d'entreprise pour mettre en œuvre une plateforme tout-en-un :

Préparez un plan d'action clair

La première étape consiste à élaborer un plan qui comprend vos objectifs, votre business plan, votre planning, vos estimations de coûts, entre autres. L'idée est de consigner tout ce dont vous aurez besoin pour démarrer, de manière à ce que vous puissiez tout voir d'un seul coup d'œil. Bien qu’il soit compliqué de faire une liste exhaustive, les critères les plus importants comprennent un plan de la plateforme tout-en-un que vous souhaitez adopter, un délai réaliste pour l'achèvement de la mise en œuvre, un budget avec lequel vous êtes à l'aise et les exigences qui sont nécessaires en fonction du plan que vous avez établi. 

Analysez votre projet

Une fois que vous avez créé le projet, passez-le en revue pour voir s'il fonctionne avec vos processus existants. Organisez des sessions avec vos employés et rassemblez leurs retours sur la partie opérationnelle. Enfin, finalisez votre plan avec le codir, avant de le présenter aux parties prenantes. 

Impliquez les parties prenantes 

L'étape suivante consiste justement à faire progresser les initiatives de votre entreprise en impliquant toutes vos parties prenantes, qui font partie intégrante des activités de votre fonctionnement. Au lieu de contacter chaque partie prenante individuellement - ce qui est souvent peu pratique pour les grandes organisations - pensez à organiser une réunion dédiée (qui ne doit pas nécessairement être à 100% en présentiel) pour clarifier vos projets à venir. Pour maximiser l'impact, présentez vos idées dans un document bien organisé, en y intégrant idéalement des aides visuelles pour une meilleure compréhension.

Choisissez la technologie pour vous accompagner

Il existe une multitude de technologies à la disposition des dirigeants lors de la mise en œuvre d'une plateforme tout-en-un. L’idée est d'héberger un système tout-en-un sur votre serveur local ou dans le Cloud pour que tous vos employés y soient tous connectés, et que leurs données soient centralisées.

Faites monter en compétences vos équipes sur l’adoption de la plateforme 

Qu'il s'agisse de former votre équipe ou de recruter de nouveaux collaborateurs, c'est le bon moment pour que vos employés adoptent la nouvelle technologie de manière fluide.

Testez et déployez progressivement

Il se peut que vous deviez faire fonctionner le logiciel pendant un certain temps à échelle réduite, et suivre ses performances pour voir s'il répond à vos objectifs de réussite. Après une série de tests réussis, n'hésitez pas à le déployer à grande échelle, au sein de plusieurs équipes. 

Assurez le support et la maintenance de la plateforme

Enfin, surveillez la disponibilité de votre système, en formant par exemple une personne ou une équipe dédiée à l’assistance et à la maintenance. N'oubliez pas de leur demander des rapports réguliers et complets sur le fonctionnement de votre plateforme tout-en-un.

Maintenant que vous savez comment mettre en œuvre une plateforme tout-en-un, pour simplifier vos processus, voyons notre conseil suivant.

Adoptez des méthodes de travail en asynchrone

La plupart des grandes entreprises ont adopté ces méthodes de travail au cours de ces dernières années, mais cela ne veut pas dire que tout le monde l'utilise encore pleinement. Le travail asynchrone simplifie vos processus de manière efficace, et augmente votre productivité. Il supprime également le besoin d’organiser systématiquement des réunions physiques, sources de stress et quelquefois de temps perdu. 

Lorsqu’ils travaillent de manière asynchrone, vos employés réagissent aux sollicitations à l'heure qui leur convient suivant leurs autres priorités. Personne n'a besoin de se trouver physiquement quelque part, ni de se coordonner en temps réel avec une autre personne. La dépendance à l'égard des réunions est réduite et, surtout, la flexibilité des travailleurs est améliorée. 

Mais alors, comment simplifier votre processus avec le modèle asynchrone ? 

De manière conventionnelle, le travail est divisé entre plusieurs départements, ce qui oblige les équipes à dépendre fortement les unes des autres en temps réel pour accomplir leurs tâches. Cette approche est non seulement source de stress, mais elle impacte également leur productivité globale.

La solution consiste à mettre en place un outil collaboratif qui encourage la communication asynchrone et centralise le partage de vos fichiers. Ainsi, vos employés peuvent travailler de manière indépendante et autonome, tout en respectant leurs délais. Vous favorisez alors également une culture basée sur la responsabilisation et sur la confiance, qui permet à vos employés de s'approprier réellement ce qu’ils font.

Points à retenir pour mettre en place des méthodes asynchrones

1. Faites le point sur les performances de vos équipes. Cela vous aidera à comprendre leurs points forts, le temps qui leur est nécessaire pour réaliser différents types de tâches, et avoir une vision globale de leur productivité.
2. Fixez des délais clairs. Les délais facilitent la communication et la productivité, en particulier dans le cadre du travail à distance.
3. Évitez d'envoyer des messages longs et ambigus sur plusieurs canaux. L'objectif étant de simplifier les choses, envoyez des messages clairs et précis en un lieu centralisé et accessible à leurs destinataires au moment qui leur convient.
4. Rédigez des réponses détaillées à toutes les questions que vos équipes pourraient avoir. Notez que ces réponses ne sont pas destinées à une seule personne, mais à quiconque souhaiterait en bénéficier dans le collectif. Veillez donc à ce que toutes ces réponses soient, là encore, centralisées en un seul endroit accessible à tous.
5. Évitez d'organiser trop de réunions. Les réunions peuvent prendre beaucoup de temps et sont parfois source d'inefficacité. Pour optimiser le processus, réduisez le nombre de réunions aux plus indispensables, et concentrez-vous sur l'amélioration de leur efficacité. 

Rationalisez et automatisez votre fonctionnement

Dernier conseil, les grandes organisations sont souvent confrontées à des contraintes récurrentes ou des tâches répétitives. Chercher à proposer une solution unique à chaque fois, même lorsque le problème est récurrent, complique la situation et fait perdre un temps précieux. En automatisant vos flux de travail, vous pouvez simplifier vos processus face à des situations que vous avez déjà connues, et gagner du temps tout en garantissant la précision de votre réponse. 

Comment automatiser vos processus de travail ?

L'automatisation et la rationalisation des processus de votre entreprise se font en quatre étapes :

1. Analysez votre processus actuel et identifiez les tâches redondantes, importantes et inutiles.
2. Supprimez les étapes inutiles de votre processus, et créez des réponses-types aux tâches redondantes. Définissez ces réponses de manière à ce qu'elles soient précises et adaptées à la situation, même si elle peut comporter des variantes. 
3. Intégrez un outil d'automatisation capable de gérer les tâches répétitives et manuelles. Mettez en place des requêtes, et testez-les dans différents scénarios. 
4. Établissez des lignes directrices claires et des bonnes pratiques pour garantir la cohérence de vos flux de travail. N'oubliez pas de former vos employés à l'utilisation de votre outil d'automatisation.