the meeting revolution
Pour un travail d'équipe efficace,
tous les jours.

Politique de Confidentialité

1. Objet / Champ d’application

La présente Politique de Confidentialité KLAXOON s’applique à la politique mise en œuvre par la société KLAXOON concernant la collecte et l’utilisation de vos données lors de votre navigation sur les sites internet KLAXOON (en ce compris sur les applications mobiles KLAXOON) ou lors de l’utilisation des services KLAXOON.

Sont expliqués (I) l’origine et la nature des données que la société KLAXOON collecte, (II) la raison de leur collecte, (III) la façon dont nous les utilisons et (IV) les droits dont vous disposez sur ces données conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite loi "Informatique et Liberté"), et au Règlement UE n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données dit « RGPD », (ci-après ensemble la "Règlementation Applicable").

La Politique de Confidentialité KLAXOON revêt une double importance pour vous garantir une expérience positive et confiante lors de votre navigation sur les sites internet KLAXOON ou lors de l’utilisation des services KLAXOON et pour nous permettre de répondre de manière précise et complète à vos questions concernant la collecte et l’utilisation de vos données personnelles.

Par ailleurs, chaque produit ou service KLAXOON peut, le cas échéant, être accompagné de dispositions spécifiques en matière de données personnelles et de confidentialité contenues dans les conditions générales d’utilisation y afférentes.

La Politique de Confidentialité KLAXOON ne s’applique pas aux sites Internet tiers ou aux applications mobiles vers lesquels vous pourriez être redirigés lors de votre utilisation des sites Internet et applications KLAXOON. Nous vous invitons à consulter les mentions légales et politiques de confidentialités de ces sites.

En utilisant les sites Internet et/ou les services KLAXOON, vous déclarez avoir compris et accepté sans réserve les termes de la Politique de Confidentialité KLAXOON.

2. Nature des données collectées par KLAXOON

Lors de la consultation des sites Internet ou de l’utilisation des services KLAXOON, KLAXOON collecte des données vous concernant de deux manières :

  • directement, lorsque vous renseignez nos formulaires et/ou demandes de newsletter en indiquant les données vous concernant (telles que votre nom, votre adresse email, etc.) (ci-après les "Informations personnelles") ; et/ou
  • automatiquement sans que vous ne renseignez de formulaires (ci-après les "Données de Navigation").

3. Communication de vos Informations Personnelles

3.1 Recueil de votre consentement

Pour réaliser les finalités listées à l’Article 5 de la Politique de Confidentialité KLAXOON, KLAXOON peut constituer un fichier constitué d’Informations Personnelles communiquées lors de la création d’un compte utilisateur, lors du renseignement de formulaires et/ou à l’occasion de l’utilisation des sites et/ou des services KLAXOON.

Par la présente, vous êtes informé(e) des modalités et conditions de traitement de vos Informations Personnelles par KLAXOON.

Vous pouvez exprimer votre consentement préalable et exprès à la collecte et au traitement de vos données personnelles par KLAXOON, sur les sites Internet KLAXOON et/ou à l’occasion de l’utilisation des services KLAXOON en conformité avec les dispositions de la loi Informatique et Libertés (notamment par le biais de cases à cocher).

3.2 Informations Personnelles collectées par KLAXOON

KLAXOON peut collecter directement auprès de vous, lors de la création d’un compte utilisateur, lors du renseignement de formulaires et/ou à l’occasion de l’utilisation des sites et/ou des services KLAXOON, les données personnelles suivantes :

  • vos nom, prénom, adresse de courrier électronique ;
  • nom de votre entreprise, votre pays, votre numéro de téléphone ;
  • adresse postale et/ou adresse de livraison ;
  • vos identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe) ;
  • vos avis concernant les services KLAXOON ;

Lorsque nous collectons des données personnelles via nos formulaires, nous vous signalons les données personnelles dont la collecte est obligatoire par la présence d’une (*) devant le cadre à remplir dans le formulaire.

4. Collecte des Données de Navigation

Les Données de Navigation concernent notamment :

  • l’identifiant et le contenu d’un fichier cookie stocké par nos soins dans votre terminal ;
  • l’adresse IP (Internet Protocol) du terminal connecté à Internet ;
  • la date et l’heure de connexion d’un terminal à un service de communication électronique ;
  • le type de système d’exploitation utilisé par le terminal (Windows, MacOs, etc.) ;
  • le type et la version du logiciel de navigation utilisé par un terminal (Internet Explorer, Safari, Chrome, etc.) ;
  • la langue d’utilisation du logiciel de navigation utilisé par le terminal.

Les Données de Navigation sont collectées par l’installation de cookies sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.).

Un cookie est un petit fichier téléchargé dans votre terminal lorsque vous naviguez sur un site Internet qui permet d’activer certaines fonctionnalités des sites Internet et des services KLAXOON. Les cookies peuvent être installés à l’initiative de KLAXOON ou de tiers pour répondre aux finalités indiquées à l’Article 5 des présentes (telles que notamment identifier votre ordinateur, sécuriser de manière générale votre accès aux sites et/ou aux services KLAXOON, etc.).

4.1 Typologie des cookies installés depuis les sites KLAXOON

Cookies techniques et de fonctionnalité

Ces cookies permettent à KLAXOON :

  • de mettre en œuvre des mesures de sécurité sur les sites Internet et les applications KLAXOON ;
  • d’améliorer votre confort de navigation en vous donnant notamment accès à des fonctionnalités spécifiques permettant d’améliorer la fluidité et la personnalisation de votre navigation, comme par exemple :
    • adapter la présentation des sites Internet ou des services KLAXOON aux préférences d'affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d'affichage, etc.) ;
    • mémoriser les Information Personnelles relatives à un formulaire que vous avez rempli lors de votre inscription à l’un des services KLAXOON ;
    • bénéficier de la mise en cache des pages des sites internet et/ou services KLAXOON pour un accès plus rapide à ces diverses pages.

Vous comprenez que la suppression de ces cookies n’empêche pas la navigation sur les sites internet KLAXOON mais est susceptible de dégrader fortement l’expérience de navigation. En revanche, la suppression de ces cookies est susceptible d’empêcher l’utilisation normale des applications et/ou services KLAXOON.

Vous pouvez configurer votre navigateur Internet de manière à restreindre, bloquer ou supprimer les cookies des sites et/ou services KLAXOON, et ce, quel que soit le navigateur utilisé. Voir 4.2 Configuration des navigateurs Internet et de votre terminal.

Cookies de mesure d’audience et de suivi de votre activité

Ces cookies permettent à KLAXOON :

  • d’établir des statistiques concernant les volumes de fréquentation des sites Internet et des services KLAXOON (nombre de visites, de visiteurs uniques, de pages vues, etc.) et de compiler des rapports et des statistiques concernant l’utilisation des divers éléments les composant (rubriques et contenus visités, parcours de navigation empruntés) ;
  • d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie des sites Internet et des services KLAXOON et des divers éléments les composant ;
  • de vous proposer des contenus éditoriaux adaptés à vos centres d’intérêts ;
  • de détecter des difficultés de navigation éventuelles.

Vous comprenez que la suppression de ces cookies n’empêche pas la navigation sur les sites Internet KLAXOON. Cependant, le fait de refuser ces cookies pourrait avoir pour effet d’afficher des contenus éditoriaux non adaptés à vos centres d’intérêts.

Durée de conservation : ces cookies ont une durée de vie maximum de 13 mois après leur premier dépôt dans le terminal de l’utilisateur.

Si vous ne souhaitez pas que les sites et/ou les services KLAXOON enregistrent des cookies sur votre terminal, vous pouvez cliquer sur les liens ci-dessous :

Liste des cookies de suivi utilisés par KLAXOON

Nom du cookieLiens d’information / comment le désactiver
Google Analyticshttps://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Google Adwordshttps://www.google.com/settings/u/0/ads

Cookies émis sur les sites KLAXOON par des tiers

KLAXOON peut inclure sur les sites Internet et/ou les services KLAXOON, des applications informatiques émanant de tiers, qui vous permettent de partager des contenus issus des sites Internet et/ou les services KLAXOON avec d'autres personnes ou de faire connaître à ces autres personnes votre consultation ou votre opinion concernant un contenu issu des sites Internet ou des services KLAXOON.

Tel est notamment le cas des boutons "Partager", "J'aime", issus de réseaux sociaux tels que "Facebook" "Twitter", "LinkedIn", "Viadeo", etc.

Vous comprenez que le réseau ou média social fournissant un tel bouton applicatif est susceptible de vous identifier grâce à ce bouton, même si vous n'avez pas utilisé ce bouton lors de votre consultation des sites Internet et/ou les services KLAXOON. En effet, ce type de bouton applicatif peut permettre au réseau ou média social concerné de suivre votre navigation sur les sites Internet et/ou les services KLAXOON, du seul fait que votre compte au réseau ou média social concerné était activé sur votre terminal (session ouverte) durant votre navigation sur les sites Internet et/ou les services KLAXOON.

KLAXOON ne dispose d’aucun contrôle sur le processus employé par les réseaux sociaux pour collecter des informations relatives à votre navigation sur les sites Internet ou services KLAXOON et associées aux données personnelles dont ils disposent.

KLAXOON vous invite à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des modalités de collecte, finalités d'utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu'ils peuvent recueillir grâce à ces boutons applicatifs. Ces politiques de protection doivent notamment vous permettre d'exercer vos choix auprès de ces réseaux sociaux, notamment en paramétrant vos comptes d'utilisation de chacun de ces réseaux.

Pour connaitre la politique de protection de vie privée des réseaux sociaux précités (sans que cette liste ne soit exhaustive), cliquez sur l’URL du réseau social de votre choix :

4.2 Configuration des navigateurs Internet et de votre terminal

Vous pouvez configurer votre navigateur Internet de manière à restreindre, bloquer ou supprimer les cookies des sites et/ou des services KLAXOON, et ce, quel que soit le navigateur utilisé. Ainsi, compte-tenu des spécificités des principaux navigateurs Internet disponibles, vous pouvez consulter le menu de paramétrage ou de confidentialité du navigateur de votre choix.

S’agissant des principaux navigateurs accessibles gratuitement à la date d’entrée en vigueur de la Politique de Confidentialité KLAXOON (sans que cette liste ne soit exhaustive) :

Chaque Utilisateur peut configurer les paramètres de partage de données, de confidentialité et de navigation Internet depuis le menu réglages de son terminal lorsqu’une telle fonctionnalité est disponible.

5. Utilisation de vos Informations Personnelles par KLAXOON

Les Informations Personnelles que KLAXOON collecte directement auprès de vous, notamment lors de la création d’un compte utilisateur ou de votre utilisation des sites et/ou services KLAXOON, peuvent être traitées en vue des finalités suivantes :

Pour effectuer des opérations de "gestion clients" concernant :Bases juridiquesCatégorie de données personnelles
  • Vos sollicitations (demandes d’informations, devis, commandes) ;
  • La fourniture de services KLAXOON ;
  • Le suivi de la "relation client" (tel que la réalisation d'enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations, etc.).
  • Exécution d’un contrat ;
  • Intérêt légitime
  • Coordonnées et civilités ;
  • Données d’utilisation des services KLAXOON
Pour améliorer votre expérience utilisateur sur les sites Internet et applications KLAXOON :Bases juridiquesCatégorie de données personnelles
  • Pour réaliser des opérations promotionnelles (notamment l’organisation de jeux-concours) ;
  • Pour gérer vos demandes de droit d'accès à vos données personnelles, de rectification et d'opposition ;
  • Pour gérer les éventuels impayés et les contentieux ;
  • Pour gérer vos avis concernant les services KLAXOON (ainsi que les contenus / produits mis à disposition via les sites ou services KLAXOON) ;
  • Pour vous reconnaître lors de votre navigation et, le cas échéant, adapter les sites Internet et services KLAXOON ainsi que les contenus et publicités qu’ils diffusent (I) aux caractéristiques que vous avez vous-même renseignées et dont KLAXOON peut avoir connaissance (âge, sexe, etc.) et, le cas échéant (II) à votre navigation antérieure dont KLAXOON peut avoir connaissance;
  • Pour vous permettre de bénéficier de certains services complémentaires (participation à l’un de nos jeux-concours, réception de notre newsletter, etc.).
  • Respect de dispositions légales ;
  • Exécution d’un contrat ;
  • Intérêt légitime
  • Données d’inscription du compte utilisateur ;
  • Données d’utilisation des services KLAXOON ;
  • Données de navigation
Pour effectuer des opérations relatives à la prospection comprenant :Bases juridiquesCatégorie de données personnelles
  • la gestion d'opérations techniques de prospection (ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la normalisation, l'enrichissement et la déduplication de vos Informations Personnelles) ; l'élaboration de statistiques commerciales ;
  • la réalisation d'opérations de sollicitations (conformément aux dispositions de l’Article 7 ci-après) ;
  • la cession, la location ou l'échange de nos fichiers contenant vos Informations Personnelles (conformément aux dispositions de l’Article 7 ci-après) ;
  • l’établissement de profils, pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage et de promotion ciblées.
  • Consentement ;
  • Intérêt légitime
  • Coordonnées et civilités

6. Destinataires de vos données personnelles

Peuvent accéder à vos Informations Personnelles :

  • le personnel de KLAXOON chargé du service marketing, du service commercial, du service chargé de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services chargés des procédures internes du contrôle, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques;
  • les services chargés du contrôle (service interne à KLAXOON mais également le commissaire aux comptes, etc.)
  • les sous-traitants dans le cadre de contrats signés (I) faisant mention des obligations leur incombant en matière de sécurité et de confidentialité des données personnelles au titre de la Loi Informatique et Libertés et (II) précisant notamment les objectifs de sécurité devant être atteints ;
  • les filiales actuelles et futures de la société KLAXOON ;
  • toute société dans le cadre d’une opération de cession de contrôle de notre société (prise de participation majoritaire, apport partiel d’actif, cession de fonds de commerce, fusion acquisition, sans que cette liste ne soit limitative) ;
  • les officiers ministériels et auxiliaires de justice, le cas échéant, dans le cadre de l’exercice de toute procédure et/ou disposition d’ordre public ;
  • la CNIL et/ou toute autorité de contrôle compétente ;
  • les partenaires commerciaux de la société KLAXOON (conformément aux dispositions de l’Article 7 ci-après.

7. Prospection commerciale

Lors de la création de votre compte utilisateur et/ou à l’occasion de votre inscription ou de votre utilisation de certains services KLAXOON mis à disposition sur les sites internet et/ou applications KLAXOON, vous aurez éventuellement accès aux propositions suivantes :

  • recevoir des informations sur les produits et/ou services KLAXOON actuels ou futurs ;
  • recevoir des informations sur les produits et/ou services des partenaires de KLAXOON ;
  • recevoir des newsletters dédiées à certaines thématiques (formation, méthodes de collaboration, nouveaux espaces de travail, etc.) élaborées par KLAXOON ou par ses partenaires.

Le cas échéant, vous pourrez souscrire à chacune propositions ci-dessus en cochant chacune des cases prévues à ces fins.

Si vous choisissez de vous abonner à une newsletter ou si vous acceptez de recevoir des prospections directes par courrier électronique de KLAXOON (ou de ses partenaires), vous disposez du droit de vous opposer à la réception de toute nouvelle newsletter ou de toute nouvelle prospection directe par courrier électronique de KLAXOON (ou de ses partenaires) :

Concernant les newsletters :

  • soit en cliquant sur le lien hypertexte figurant dans chaque newsletter reçue et reproduit ci-après "si vous ne souhaitez plus recevoir d’emails, vous pouvez vous désabonner" ;
  • soit, si vous avez créé un compte utilisateur, en utilisant la fonction de désabonnement qui vous est proposée dans la rubrique "Mon Compte" / "Mes Préférences".

Concernant les prospections directes par courrier électronique :

  • en cliquant sur le lien hypertexte prévu à cet effet, figurant dans chaque courrier électronique de sollicitation adressé.

Concernant les produits ou services KLAXOON :

  • vous pourrez faire l’objet d’une prospection directe par courrier électronique de la part des équipes KLAXOON, concernant des produits ou services analogues à ceux que nous vous avons fourni via les sites internet ou services KLAXOON. Dans cette hypothèse, vous pourrez toujours manifester, sans frais, votre opposition à toute sollicitation nouvelle, via le lien hypertexte prévu à cet effet.

8. Durée de conservation

Nous conservons vos Informations Personnelles tant que votre compte utilisateur existe ou tant que nécessaire pour vous fournir les prestations en relation avec nos services.

Les Informations Personnelles utilisées dans le cadre de l’envoi d’informations commerciales ou de prospection sont conservées conformément aux préconisations de la CNIL dans la délibération n°2016-264 du 21 juillet 2016, à savoir trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de votre part.

Vous avez naturellement la possibilité de supprimer votre compte-utilisateur, ou vous opposer aux prospections commerciales ou vous désinscrire de ces listes d’envois en exerçant les droits dont vous disposez tels que listés ci-après.

Vous comprenez que le maintien de vos Données Personnelles dans notre système d’information revêt un intérêt légitime en terme administratif, juridique et de sécurité. Cette conservation au-delà de la durée des finalités indiquées à l’article 5 « Utilisation de vos données » est nécessaire pour mener à bien vos demandes d’opposition, de limitation des opérations de traitement et d’effacement de vos Informations Personnelles et pour satisfaire toute obligation légale, comptable ou fiscale de conservation des données personnelles (notamment à des fins probatoires) ou de communication à des autorités habilitées (administration, services de police, etc.). Nous nous engageons à maintenir un niveau performant de sécurité et de confidentialité de vos données, à en restreindre l’accès aux seules personnes autorisées et ne pas les traiter pour des finalités auxquelles vous n’avez pas consenti.

9. Information et exercice de vos droits

Conformément aux dispositions de la Règlementation Applicable et notamment des articles 15 à 22 du RGPD, vous pouvez :

  • nous adresser toute demande d’informations relatives à la Politique de Confidentialité KLAXOON et au traitement de vos données personnelles ;
  • accéder aux informations concernant le traitement de vos données personnelles (catégorie de données, finalités, etc.) ;
  • supprimer votre compte utilisateur en vous connectant à votre compte-utilisateur et en modifiant les paramètres (lorsque cette option est disponible) ou en nous contactant par mail ;
  • corriger ou actualiser les données personnelles qui sont inexactes, en vous connectant à votre compte-utilisateur et en modifiant les paramètres (lorsque cette option est disponible) ou en nous contactant par mail ;
  • supprimer vos données personnelles en vous connectant à votre compte-utilisateur et en modifiant les paramètres (lorsque cette option est disponible) ou en nous contactant par mail ; 
  • limiter les opérations de traitement de vos données personnelles que nous réalisons, lorsque vous contestez l'exactitude des données personnelles (limitation pendant une durée nous permettant de vérifier l'exactitude de vos données personnelles), ou la licéité du traitement (mais que vous nous autorisez à le poursuivre), en nous contactant par mail ;
  • recevoir copie de vos données personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par votre ordinateur en nous contactant par mail ; étant précisé que toute demande de copie au-delà de la première pourra générer des coûts de traitement administratif qui vous seront facturés. Vous êtes informé que les Données Personnelles qui sont dérivées, calculées ou inférées par nos soins, à partir des données que vous nous fournissez sont exclues du droit à la portabilité, dans la mesure où elles ne sont pas fournies par vous, mais créées par nos soins ;
  • vous opposer à tout moment au traitement des données personnelles à des fins de prospection commerciale en vous désinscrivant de la liste d’envoi en cliquant le lien hypertexte dédié figurant dans le courrier électronique de prospection commerciale ;
  • décider de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur la prise de décision automatisée, y compris le profilage, dans le cas où la décision aurait un effet juridique sur vous ou produirait un effet significatif similaire ;
  • introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, Tel :01 53 73 22 22 ;

En cas de demandes excessives de votre part, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous nous réservons le droit de ne pas donner suite à toute demande d’accès postérieure à une demande d’accès à vos données personnelles dûment satisfaite par nos soins.

Vos demandes devront être adressées par écrit ou par courrier électronique aux coordonnées indiquées ci-dessous, être signées et accompagnées de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire. La demande devra préciser l’adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Nous disposerons d’un délai d’un (1) mois pour répondre suivant réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

KLAXOON
3 avenue de Belle Fontaine
35510 CESSON-SEVIGNE (FRANCE)
+ 33(0)2 22 74 06 70 - legal@klaxoon.com

10. Sécurité et confidentialité

KLAXOON met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques de sécurité destinées à garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel. Toutes nos données stockées sur nos serveurs sont protégées par portail sécurisé sous protocole HTTPS, chiffrement des données en transit sous protocole SSL, barrières coupe-feu, usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions.

Cependant, compte-tenu de la nature même du réseau public qu’est l’Internet, vous reconnaissez et acceptez que la sécurité des transmissions via Internet et l’intégrité des Données Personnelles ne puissent être garanties.

En cas de faille de sécurité entraînant une violation des données personnelles, nous nous engageons à mettre en œuvre des correctifs dans les meilleurs délais et à notifier à la CNIL cette violation, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, conformément aux dispositions de la Règlementation Applicable.

11. Transfert des Informations Personnelles à l’étranger

Dans le cadre des finalités listées à l’Article 5, tout ou partie des Informations Personnelles peuvent être transférés à des destinataires localisés dans d’autres pays que la France.

KLAXOON veille à ce que vos données personnelles soient efficacement protégées. Ainsi, tous les transferts s’effectuent auprès de destinataires localisés :

  • dans des pays présentant, selon les critères établis par la Commission européenne, un niveau adéquat de protection des données personnelles ;
  • dans des pays n’offrant pas de protection adéquate mais vers lesquels le transfert est encadré par les clauses contractuelles types édictées par la Commission européenne ou par l’adoption de règles d’entreprise contraignantes ("binding corporate rules") ;
  • aux Etats-Unis, sous réserve que ces destinataires satisfassent aux conditions posées par le "Privacy Shield" établi par le département du commerce aux Etats-Unis.

12. Modification de la politique de Confidentialité

Nous pouvons modifier la Politique de Confidentialité à tout moment et, si nous y apportons des modifications importantes, nous vous en informerons par le biais d’une notification s’affichant lors de la connexion aux sites Internet KLAXOON ou par courrier électronique à l’adresse renseignée lors de la création de votre Compte Utilisateur, pour vous donner l’opportunité d’examiner les modifications avant qu’elles prennent effet.

Si vous vous opposez à l’une quelconque des modifications, vous pouvez supprimer votre compte utilisateur.

Si vous continuez à consulter notre site Internet et/ou à utiliser nos services après la publication ou l’envoi d’un avis concernant les modifications apportées à la présente Politique de Confidentialité, cela signifie que vous acceptez sans réserve la Politique de Confidentialité mise à jour

13. Nous contacter

Vous pouvez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la Politique de Confidentialité, à l’adresse indiquée ci-dessous :
legal@klaxoon.com

Coordonnées du Délégué à la protection des données personnelles :
legal@klaxoon.com

Politique de confidentialité mise à jour le 24/05/2018