Comment préparer et animer des réunions hebdomadaires en ligne avec Klaxoon et Microsoft Teams ?

Christophe travaille à la Caisse Nationale des Allocations Familiales (CNAF), qui pilote le réseau des Caisses d’allocations familiales (Caf) présentes sur tout le territoire. Au sein de la Direction Sécurité Informatique (DSI), il est responsable du Support Accueil National : une équipe de 12 agents qui répond à l'ensemble des sollicitations informatiques des organismes Caf, du lundi au samedi, qu’ils soient sur site ou à distance. Pour partager et collaborer à distance efficacement chaque semaine, Christophe et son équipe utilisent Klaxoon. Découvrez en vidéo comment Christophe et son équipe utilisent Klaxoon lors de leurs réunions hebdomadaires en ligne :

Comment Christophe prépare facilement ses réunions en ligne avec Klaxoon

Klaxoon, outil collaboratif accessible dans Microsoft Teams pour faciliter le partage avec toute l'équipe

Tous les mardis à 14h, Christophe et son équipe se retrouvent pour leur point hebdomadaire. Cette réunion d’une vingtaine de minutes à distance leur permet de se retrouver, de prendre la température de l’équipe et de partager les informations importantes. Pour faire cette réunion d’équipe, ils utilisent l’outil collaboratif Klaxoon à partir de Microsoft Teams : un réel avantage qui évite d’utiliser un outil supplémentaire. L’interopérabilité entre Microsoft Teams et Klaxoon renforce le travail en équipe et permet de collaborer de manière encore plus rapide et efficace. Un agent du support a une activité et des objectifs très ciblés : il doit traiter les sollicitations dans un minimum de temps, être réactif sur le diagnostic, pouvoir escalader des incidents critiques vers des équipes d’expertise ou les résoudre directement s’il en a les compétences. Pour Christophe, il est alors crucial que l’équipe partage régulièrement autour de différents sujets : Klaxoon répond à cette nécessité et incite à la collaboration.

Network, espace numérique de travail pour centraliser les informations

Directement sur Teams, dans son équipe Support Accueil National, Christophe a créé un canal “Points hebdo” au sein duquel il partage le Network Klaxoon. Le Network est un espace numérique de travail privé auquel chaque membre de l’équipe peut accéder très facilement et qui contient l’ensemble des activités Klaxoon que Christophe a déjà préparées pour les points hebdomadaires.

Une fois le Network créé, Christophe y ajoute les Boards qu’il partage avec l’équipe pour chaque réunion.

Template, un modèle prêt à l'emploi pour préparer sa réunion en quelques clics

Pour créer un Board dédié aux réunions hebdomadaires, Christophe s’inspire d’un Template Klaxoon - modèle de Board prêt à l’emploi accessible à tous les utilisateurs Klaxoon - qu’il adapte en fonction des besoins de l’équipe. Christophe a choisi de partir du Template Weekly : il conserve les éléments qui l’intéressent et grâce à la barre d’outils très simple, il modifie la structure pour recréer un tableau, des zones de couleurs, du texte, etc. Ce Board est utilisé pour préparer et animer la réunion hebdomadaire.Christophe crée différentes zones et colonnes :

• Incidents critiques : permet de tracer les incidents gérés par l’équipe au quotidien
• Consignes : les consignes propres à l’équipe qui sont déjà écrites ou qui doivent l’être suite à un retour d’expérience d’une intervention réalisée par un agent
• Fiches de procédure : les fiches qui permettent de réaliser des actions de résolution, de diagnostic par rapport à des incidents ou des demandes particulières
• Infos à partager : toutes les informations qui ont un sens pour l’équipe, par exemple le nombre de sollicitations reçues dans la semaine
• Les éventuelles difficultés rencontrées par les agents

Le même modèle de Board est utilisé chaque semaine et Christophe peut le modifier dès qu’il en a besoin. Tout au long de la semaine, chaque membre de l’équipe peut poster ses idées directement sur le Board à partir de son smartphone, de sa tablette ou de son ordinateur, d’où qu’il soit. Christophe a ajouté une catégorie par agent de l’équipe : à chaque idée postée sur le Board, l’émetteur peut alors “signer” en sélectionnant son prénom parmi les catégories, en un seul clic. Très simplement et en toute autonomie, les agents déplacent leurs idées dans la colonne correspondante. Visuellement, tout le monde sait qui a posté une idée, elle est classée dans un canal, on s’y retrouve et chacun peut intervenir pour poser des questions. Aussi, le Board est toujours à jour et le mardi, la réunion peut se tenir autour des idées remontées au cours de la semaine précédente.

Comment toute l’équipe prend-elle part à l’animation des réunions hebdomadaires ?

Engager l’équipe dans l’animation des réunions

Christophe et les membres de l’équipe alternent chaque semaine pour animer la réunion hebdomadaire. Pour Christophe, confier l’animation à chaque agent avec Klaxoon permet de faire découvrir d’autres méthodes et outils de travail mais aussi de faire comprendre les enjeux du pilotage d’une équipe et de l’animation.

C’est la personne qui travaille le samedi qui est chargée d’animer la réunion de la semaine qui suit. À tour de rôle, chaque membre de l’équipe devient alors le référent de la réunion. En utilisant le Board dédié à la réunion de la semaine, le référent doit s’assurer que chaque membre de l’équipe participe à la remontée des idées et que celles-ci soient compréhensibles. Il doit également inciter l’équipe à poser des questions et avoir recueilli les réponses de chacun sur des questions qui ont été posées pendant la semaine. L’objectif : garantir la tenue d’une réunion engageante et efficace pendant laquelle chacun peut s’exprimer sur les idées qui sont partagées au cours de la semaine par l’équipe. Avec la Synchro Board, c'est le référent qui guide la réunion en partageant en temps réel son écran sur les écrans de tous les participants. Ainsi, même à distance, toute l'équipe de Christophe vit la même expérience.

Prendre des décisions efficacement en mobilisant l’intelligence collective

Christophe et son équipe ont souvent besoin de faire des choix et de prendre des décisions suite aux différentes interventions effectuées par les agents. Pour Christophe, il s’agit avant tout de prendre en compte les besoins et les attentes des agents dans les réponses qui sont apportées mais aussi de tracer la démarche qui conduit à la réponse.

Pour répondre à ces enjeux, l’équipe utilise Questions : l’outil le plus efficace, le plus simple et le plus rapide pour poser des questions engageantes au sein d’une équipe. Il permet de formuler facilement des questions ouvertes, des challenges, des propositions d’idées, de vote et d’évaluation. Questions concentre toutes les réponses, les affiche de manière dynamique et intelligente pour faciliter leur analyse et la recherche de réponses.

Lorsqu'une Question est posée sur une idée postée dans le Board, chacun reçoit une notification et peut y répondre en un clic. L’échange se crée et une fois que tout le monde a donné son avis, Christophe indique dans le flux de réponses la décision finale. Une personne qui était absente la semaine précédente ou lors de la dernière réunion peut alors très facilement consulter les échanges et prendre connaissance de la décision qui a été prise. Réaliser un compte-rendu de la réunion n’est pas nécessaire :  tous les échanges sont conservés sur Board et l’information est accessible à tous, partout, tout le temps.

Favoriser l’amélioration continue avec Questions

La capacité à poser des questions au sein d’un groupe est la clé de l’intelligence collective. Questions est une invitation à penser ensemble, booste l’engagement des équipes et les rend plus créatives dans la recherche de solutions. En moyenne, Questions permet de récolter cinq fois plus de réponses. Au-delà de la réunion hebdomadaire, Christophe et son équipe postent des idées et des remarques tout au long de la semaine via Questions, sur leur Board. Pour Christophe, le fait de pouvoir se questionner à distance sur un thème ciblé permet de créer l’échange et d’avoir un partage complet sur tous les sujets liés à l’équipe.

Via Questions, on peut aussi donner des orientations : par exemple, un incident est remonté par un agent qui poste une idée sur le Board. Il peut poser une question sur l’idée pour que l’équipe y apporte des réponses. Finalement, on va conclure que cet incident nécessite la rédaction d’une consigne. Une nouvelle idée est alors ajoutée dans le canal “consigne” : de cette façon, l’équipe identifie collectivement les actions à mener en priorité. Christophe et l’équipe Support Accueil National utilisent Klaxoon pour tous les moments de la collaboration : en amont de la réunion hebdomadaire, pour préparer et animer les réunions de façon collective, pour favoriser l’engagement de tous, prendre des décisions, partager de façon efficace et avancer en équipe.

Comme Christophe et son équipe, adoptez vous aussi le template Weekly !