Comment organiser efficacement l’offboarding de vos employés

Même si nous serions tentés de penser le contraire, l'endroit où nous travaillons ne constitue pas la finalité de notre carrière professionnelle, ou même de notre vie en général. Avec l'avènement de nouvelles opportunités professionnelles plus agiles aujourd'hui, il n'est pas rare que les employés quittent leur entreprise pour rechercher un poste qui leur correspond davantage. 

Cela ne veut pas dire qu’ils n'aiment pas leur lieu de travail, mais la raison de leur départ peut être une myriade de choses combinées. Parfois, les travailleurs ont le sentiment qu'ils ont besoin d'une marge d’action pour évoluer dans une certaine direction que leur travail actuel ne leur offre pas, ou qu'ils doivent trouver des conditions (lieu, salaire, etc.) qui correspondent mieux à leur style de vie. 

Quel que soit le cas, le turnover des employés est un phénomène réel et très souvent rencontré aujourd'hui. En fait, des études montrent que près d'un tiers des jeunes actifs ont quitté leur premier emploi dès la première année. Ces départs soudains peuvent avoir des répercussions sur votre équipe et son fonctionnement, freinant votre efficacité et affectant les projets en cours de réalisation. 

Pour mieux atténuer le risque de perturbation causé par le départ d'un employé, il est préférable de s'inspirer de ses débuts sur le lieu de travail. Les nouveaux employés ont souvent besoin d'un "onboarding" pour mieux s'intégrer à l'entreprise dans laquelle ils s'apprêtent à travailler. Dans le même ordre d'idées, les entreprises doivent s'assurer qu'elles organisent une session d’offboarding, pour assurer aux employés un départ en douceur, avec une transmission d’information et d’expérience appropriée. 

Les difficultés persistantes de l'offboarding

Le départ d'un employé n'est pas un processus facile, loin s'en faut. Souvent, l'idée même d'avoir à gérer un employé qui quitte l'entreprise envoie toutes sortes de signaux d'alarme, à la fois à l'employé qui quitte l'entreprise et à vous en tant que chef d'équipe ou membre de l'équipe RH. Il devient difficile d'assurer une collaboration efficace avec un employé qui part au cours de ses dernières semaines dans l’entreprise, car vous savez qu'il va partir de toute façon, alors que ses responsabilités doivent encore être gérées en temps réel. 

Cette gestion de responsabilités va plus loin que la simple charge de travail de votre employé. Les experts en organisation appellent ce concept "deep smarts" ou “intelligence profonde”, que l'on observe dans les phénomènes de personnes travaillant dans des organisations avec "ce qui produit cette qualité mystérieuse, le bon jugement", selon les auteurs Dorothy Leonard et Walter Swap. "Les personnes dotées d'une intelligence profonde sont capables d’avoir une vision d’ensemble des sujets, tout en se concentrant sur un problème spécifique que les autres n'ont pas réussi à identifier", expliquent-ils.

L'intelligence profonde est un atout extrêmement utile pour les organisations, car elle ne concerne pas seulement les compétences en tant que telles, mais aussi l'expertise individuelle dans des domaines spécifiques essentiels à votre fonctionnement. Malheureusement, les entreprises ne semblent pas bien gérer ces atouts, surtout en période de départs. Lorsqu'une entreprise perd un employé-clé, une grande partie de son "intelligence profonde" s'en va avec lui, et votre efficacité opérationnelle risque d'en pâtir. 

Les impacts d'un offboarding non abouti

Les entreprises peuvent se dire que le partage des responsabilités s'arrête lorsque les liens sont officiellement coupés sur le papier entre votre équipe et le salarié qui part. Mais souvent, l'employé en question a encore quelques semaines à passer dans l'entreprise, avec un délai qui peut varier d'une entreprise à l'autre. Les managers résument souvent le processus d'offboarding à un seul document qui décrit les responsabilités de l'employé qui part, et qui fait office de guide de transition pour le reste de l'équipe, comme l'explique John Sullivan, expert en RH et professeur de management. Pourtant, ces éléments ne suffisent pas à couvrir la véritable perte potentielle à laquelle votre organisation est confrontée en cas de départ non structuré. 

Ceux qui partent se sentent “dans une bulle”

Le premier impact susceptible d'être ressenti suite à un départ non structuré concerne l'employé qui quitte l'entreprise. Imaginez que vous quittez vous-même un poste que vous avez occupé pendant un certain temps. Même si vous ressentez encore une certaine loyauté et une certaine responsabilité à l’égard de votre entreprise, une grande partie du temps qu'il vous reste à y passer sera vécue comme une sorte d'état transitoire. Vous n’avez pas nécessairement le sentiment de faire partie d'un projet particulier sur lequel vous avez travaillé, et vous n’êtes pas non plus incités à fournir davantage d'efforts, car l'entreprise ne vous pousse plus activement à être productifs à cet égard.

Les experts en management du changement appellent cela la "zone neutre", comme l'a conceptualisé William Bridges dans son ouvrage de référence Managing Transitions : Making the Most of Change. La zone neutre est un élément-clé en gestion du changement qui se produit juste après la fin officielle du statu quo, qui, dans notre cas, est le départ de l'employé de l'entreprise. La zone neutre est le moment où l'employé a le plus besoin d'être accompagné pour arriver à son nouveau départ (et probablement au vôtre) après son départ. 

Les effets sur l'équipe

Les effets de cette sortie du statu quo ou de la "zone neutre", une fois que l'employé est prêt à partir, vont au-delà de l’employé lui-même, et sont susceptibles d'affecter également le reste de son équipe. Plus que la simple perte d'une personne qui contribuait au travail fourni, il y a certainement une perte des relations interpersonnelles qui permettaient à toute l’équipe de trouver le travail beaucoup plus efficace et agréable. Ce type de relations garantit également un meilleur partage des connaissances, permettant aux membres de l'équipe de puiser dans l'expertise les uns des autres pour obtenir des conseils dans des situations plus complexes. 

Les effets d’un départ sur l’équipe ne sont pas non plus éphémères, car il faut généralement compter presque une année entière avant qu'un nouvel employé soit opérationnel au point de pouvoir rattraper le niveau de son prédécesseur. Cela inclut le développement d'une nouvelle relation, d'une nouvelle dynamique de travail et de réorganisations de toutes sortes. Cela peut également entraîner des pertes de productivité, une baisse de  la satisfaction des employés, et même de la production et de l’avancement global des sujets.

Les contraintes en externe

Le départ d'un employé, surtout lorsqu'il n’est pas structuré, cause d'énormes problèmes à l'entreprise, pas seulement en interne mais aussi potentiellement en externe. Sur un marché concurrentiel et dans une situation économique en évolution rapide, la manière dont les informations sont exploitées peuvent influencer le succès ou l'échec d'une initiative business.

Les employés ont souvent accès à de nombreuses informations confidentielles au sein de leur entreprise, données qu'ils sont normalement tenus de garder pour eux et pour les autres parties prenantes pendant toute la durée de leur présence au sein de l’organisation. Les employés qui quittent l'entreprise représentent toutefois un risque de fuite de ces données (même si leur contrat peut l'anticiper), en divulguant ces informations à des tiers qui pourraient les utiliser contre leur ancienne entreprise. Selon une étude de l'American Bar Association, le vol de propriété intellectuelle entraîne chaque année une perte de près de 59 milliards de dollars pour les organisations. 

5 éléments-clés pour mieux gérer les départs

Si toutes les questions ne trouveront pas forcément une réponse lors du départ d'un employé, il est possible d’en éviter certaines grâce à des pratiques de management appropriées qui peuvent non seulement épargner à vos employés l'anxiété de l'incertitude, mais aussi vous permettre de mieux faire la transition après ce changement qui aura probablement un impact important. 

Planifiez tout

Avant toute chose, vous devez avoir un plan structuré. Cette étape est volontairement assez large, car chaque entreprise a probablement ses propres méthodes de management en termes de passation, qui peuvent être codifiées dans le cadre de leurs procédures. 

La différence principale réside donc dans la manière dont vous, en tant que manager, allez mettre en place un plan d'exécution du processus en place afin de garantir que l'offboarding se passe le mieux possible. L'une des façons les plus efficaces d'élaborer un plan de départ est de vous projeter sur le contexte de l’équipe après le départ de votre employé, et de commencer à travailler à rebours pour voir comment vous pouvez atteindre ce "nouveau départ" prévu. Il est impératif d'y inclure des échéances, car votre employé qui part dispose probablement de moins de flexiblité.

Assurez une communication ouverte

Dans le cadre du processus de planification global que vous souhaitez mettre en place, vous devez vous assurer d'avoir une communication ouverte avec l'employé qui quitte l'entreprise, afin de garantir que vos points de vue aussi bien que les siens sont pris en compte. Il peut s'agir d'attentes en matière de travail au moment du départ de l'employé, ou de demandes de la part des deux parties pour faciliter la passation. 

Naturellement, ce processus est plus facile si l'employé part en bons termes. Dans le cas contraire, les employés seront probablement beaucoup réticents à poursuivre toute forme de communication à l'approche de leur départ. Néanmoins, un effort doit être fait pour communiquer entre le manager et l'employé qui part, afin de s'assurer que la passation des sujets se déroule au mieux. 

La difficulté de l'offboarding se pose également lorsque l'employé part chez un concurrent dans le même secteur d’activité (lorsque son contrat le lui permet). Dans ce cas, il faut établir avec lui une communication selon laquelle il doit être entendu que les informations apprises au sein d'une organisation restent confidentielles, même après le départ. Il peut s'agir d'un sujet difficile à aborder, mais le fait de le faire en toute transparence peut faire la différence pour une diffusion d'informations minimisée.

Maintenez la cohésion de l'équipe

Comme nous l'avons mentionné, les effets d'un employé qui s’en va se répercuteront au-delà de lui-même et dans ses sphères d'influence. L'une des cibles les plus probables sera ses collègues de travail directs avec lesquels il avait établi une relation au fil du temps. Un manager efficace veillera donc à ce que leur présence dans l’équipe se poursuive aussi longtemps que possible afin de préserver l'esprit d’équipe. 

Il peut sembler contre-intuitif de continuer à inclure un employé sortant dans les différents aspects de la collaboration, mais l'idée ici est de s'assurer que le travail en équipe continue à être agréable, même si l'un de ses membres choisit une autre voie dans sa carrière professionnelle. Cela permet de limiter la perte de productivité pendant la période de transition, et de maintenir le moral de l'équipe tout au long du processus. 

Créez de la documentation pour tout

Une partie du processus d’offboarding plutôt d’ordre opérationnel est le besoin de documenter tout ce que l'employé a fait par rapport à ses missions dans l’entreprise. Alors que la plupart des managers se contentent de créer un document unique pour centraliser les derniers contacts et les personnes à qui ils seront transférés, ceux qui souhaitent une transition en douceur devront approfondir les aspects granulaires des tâches de l'employé qui part

Cela signifie qu'il faut s'assurer que les informations-clés sont correctement documentées en ce qui concerne les projets passés, tout en conservant les archives des documents sur lesquels l'employé avait travaillé ce faisant. Cela peut être difficile, mais cela évitera à l'équipe de passer beaucoup de temps à rassembler toutes les informations pour reconstituer le puzzle.

Faites un retour d’expérience pour vous améliorer

Enfin, comme pour tout bon processus, prendre le temps de faire un retour d’expérience sera essentiel pour garantir l’amélioration continue du processus. Il est essentiel de s'assurer qu’il est affiné à chaque étape, pour que les employés soient satisfaits des options qui s'offrent à eux à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, et pour maintenir l'intégrité opérationnelle indépendamment de la perte de personnel. 

Principaux points à retenir

L’offboarding n'est jamais une tâche facile, et varie d'une entreprise à l'autre et d'un manager à l'autre. Il faut prendre en compte les différents aspects de la situation, à savoir pourquoi et comment un employé quitte l'entreprise, tandis que le management met en place des passations efficaces pour limiter l'impact de son départ. Grâce à une planification, une communication, une gestion d'équipe et une documentation appropriées, les managers sont mieux préparés à affronter le marché de l’emploi qui évolue constamment.

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