Comment gérer et prioriser des projets de conduite du changement à l’échelle d’une entreprise du CAC 40

Le challenge : enclencher la transformation de l’entreprise pour adopter une démarche RSE pour aujourd’hui et demain

Farah Harriche est Directrice de la Transformation chez Saint-Gobain, dans le département Distribution Bâtiment France. À ce titre, il y a deux ans, Farah et son équipe ont lancé une démarche de transformation autour de la stratégie de l’entreprise avec une vision orientée RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Comme elle le précise elle-même, à propos de cette démarche : « C’est un enjeu stratégique et prioritaire pour engager les équipes et les partenaires. » 

Pour inspirer cette transformation, qui peut s’avérer lourde pour une entreprise comme Saint-Gobain, elle s’est appuyée sur de nombreux collaborateurs et collaboratrices : « Nous en avons envoyé environ 200 dans différentes entreprises afin qu’ils et elles mènent des ethnos (ou learning expeditions) autour de 4 thématiques. »

Ces “ethnos” ont pour but de ramener des informations et des bonnes pratiques instituées dans d’autres organismes, afin d’en faire bénéficier les équipes de Saint-Gobain. En s’appuyant sur des visites, des conférences, l’objectif est clair pour Farah : « imaginer ce que sera l’entreprise à l’horizon 2030. »

Une fois ces ethnos réalisés, Farah organise un grand séminaire pour déterminer avec les parties prenantes les chantiers prioritaires pour établir une feuille de route à suivre pour atteindre les objectifs RSE d’ici 2030. Face à la grande quantité d’informations, elle décide de se tourner vers les outils Klaxoon pour organiser son séminaire de la manière la plus efficace possible.

La solution : des questions simples, des réponses claires, des prises de décisions facilitées à l’aide de l’outil Question

Le jour J du séminaire, c’est pas moins d’une quarantaine de personnes, issues du comité de direction et du comité RSE qui se réunissent avec un objectif : cadrer les chantiers et établir une feuille de route claire pour atteindre les objectifs fixés par la vision 2030.

En amont du séminaire, Farah et ses équipes ont listé 30 chantiers de transformation. Mais comme elle l’indique elle-même : « 30 projets, cela fait beaucoup et il faut en prioriser certains. » Cette étape de priorisation est cruciale pour passer de l’idée à l’action. Ce sont ces priorités qui déterminent l’ordre des actions et des responsabilités. Et pour la mener au mieux, Farah décide de s’appuyer sur le Board Klaxoon.

En amont du séminaire, Farah réorganise les chantiers selon trois piliers RSE. Elle les liste sur le Board pour que chacun d’entre eux soit vu par le comité de décision le jour du séminaire. Ensuite, pour évaluer la criticité de chaque chantier, elle élabore une grille de notation très complète. « Chacun des chantiers possède 3 critères de décision qui sont l’impact sociétal et environnemental, la criticité d’un point de vue business ainsi que la facilité de mise en œuvre. »

Pour évaluer la qualité de ces trois critères, Farah utilise l’outil Question de Klaxoon. Une par critère, en s’appuyant sur la notation par étoiles proposée par l’outil. Le jour du séminaire, les personnes présentes sont invitées à se prononcer sur le chantier en évaluant chaque critère. Elles n’ont alors qu’à les noter de une à cinq étoiles.

Ces trois clics (un par question), répétés pour les trente chantiers, permettent alors d’envisager une priorisation assez facilement. Farah nous donne sa méthode :

Nous faisons la moyenne des étoiles obtenues pour chaque proposition, et cela nous permet de voir celles qui sortent du lot. Et tout ça, de manière très collégiale.

Pour s’assurer de l’approbation du comité, Farah retourne sur le Board et demande aux représentants de choisir les 15 chantiers qui semblent prioritaires. Chaque personne présente est alors invitée à liker les 15 projets qui lui semblent les plus critiques. Les plus plébiscités deviennent immédiatement les priorités.

En à peine 45 minutes, Farah réussit ainsi à obtenir un consensus de la part du comité de direction et RSE, pour évaluer et prioriser 15 chantiers sur la trentaine présentés.

Le résultat : une prise de décision plus rapide, des actions prêtes à être lancées en moins d’une heure

Pour Farah, les bénéfices de l’utilisation des outils Klaxoon sont notables. 

D’abord, en amont du séminaire, en matière de préparation et de définition des objectifs, Farah est très satisfaite : « Le premier bénéfice est la rapidité de préparation et de création. J’ai mis à peine 20 minutes pour créer mon Board avec les différentes Questions. Avec Klaxoon, on a des réunions qui sont bien mieux préparées, avec un vrai objectif. »

Ensuite, sur la qualité des échanges, elle estime que « les réunions n’étaient pas forcément efficaces avant, et tout le monde n’avait pas forcément l’opportunité de s’exprimer. Là, on avait un côté multi-participants avec 40 personnes et, en un temps record, elles ont pu évaluer et prioriser les chantiers. » Avec l’outil Question, la possibilité est laissée à toutes les personnes présentes de donner leur point de vue sur chaque chantier. Résultat : 100% de participation et des informations précises pour déterminer les projets prioritaires.

Tous les résultats sont visibles sur le Board, ce qui factualise les échanges. Cette factualisation permet de mieux comprendre les enjeux et de prendre les bonnes décisions. En bonus, cela permet de repérer en un clin d'œil les chantiers prioritaires.

Et à l’issue du séminaire, les effets sont presque immédiats, selon Farah : « On prend des décisions collectives pertinentes, et on peut activer des plans d’action beaucoup plus facilement et rapidement, grâce à la plateforme qui encapsule toutes les informations de la réunion. » Toutes les évaluations, informations et idées restent sur le Board à l’issue du séminaire, ce qui permet à toutes les parties prenantes de venir le consulter et récupérer des informations. 

Pour conclure, Farah se souvient d’un séminaire similaire tenu sans Klaxoon, il y a quelques années : « Nous avions fait la même session avec un peu plus de chantiers. À l’époque, on y a passé une journée de délibérations, sans compter le temps passé pour établir un compte-rendu. Aujourd’hui, en une heure, on a tous les éléments avec un compte-rendu, on passe de 1 journée sans compter le compte-rendu derrière à 1 heure de séminaire avec un compte-rendu déjà établi.

Pour Farah, le bénéfice de Klaxoon s’incarne en une phrase :