Transformer ses réunions hebdomadaires en réunions agiles participatives avec Klaxoon

Comment Christelle, coach Agile chez Allianz, transforme les réunions hebdomadaires des équipes

Christelle Shan est Coach Agile depuis 2018 chez Allianz. Elle travaille au sein de la Direction Transformation Business (la DTB). Son métier consiste à intervenir auprès de Scrum Masters et Product Owners dans le but de mettre en place des méthodes Agiles au sein de leurs équipes.

En quelques chiffres, la DTB, ce sont :

• 116 membres, principalement des chefs de projets, consultants et managers,
• 14 coachs Agiles dont Christelle fait partie,
• des réunions qui comptent entre 20 et 30 participants en moyenne, avec des pics à plus de 60 participants !

Pour Christelle, l’enjeu est donc de taille : elle doit réussir l’accompagnement agile de nombreux professionnels qui travaillent dans des pôles différents, qui sont de cultures et parfois aussi de générations différentes.

Le constat et les besoins de Christelle pour améliorer ses réunions

Pour ce faire, la “mi-temps DTB”, une réunion de 30 minutes, était organisée chaque semaine. Il s’agissait d’une réunion très managériale, qui consistait à réunir tous les participants debouts dans la même pièce et où des informations émanant de la direction étaient transmises.

Ces réunions qui regroupent beaucoup de personnes comptent alors beaucoup de défauts aux yeux de Christelle :

• Les réunions sont trop longues
• Il s’agit quasi exclusivement de transmettre des informations provenant du haut de la hiérarchie. Les participants restent spectateurs et n'interviennent jamais
• Pour faire remonter les problèmes, les avis, les idées et les informations, les collaborateurs doivent passer par d’autres moyens, souvent moins directs
• Les mi-temps DTB ne créent finalement pas assez de valeur pour l’équipe.

 En tant que coach Agile et utilisatrice de Klaxoon depuis plusieurs années sur de nombreux projets, Christelle profite alors du confinement de mars 2020 pour transformer cette réunion et l’améliorer. L’objectif ? Tendre vers plus de participation. Le télétravail généralisé pendant le confinement a forcément beaucoup bousculé les habitudes de la DTB. Les managers prennent le problème au sérieux, et c’est Christelle qui leur propose de transformer la mi-temps DTB, grâce à des outils novateurs tels que les outils Klaxoon.

Comment Christelle construit son Board Klaxoon pour rendre les réunions hebdomadaires plus efficaces

Christelle part donc d’un Board Klaxoon, un whiteboard vierge à l’espace infini, et met en place un Network regroupant pas moins de 120 personnes. Elle personnalise entièrement le Board pour le faire correspondre à ses besoins. Elle construit ce Board de manière à le rendre très simple à comprendre d’un seul coup d'œil. Elle le baptise : “Le Mur des mi-temps DTB”.

Le Board est constitué de lignes représentant chacune une semaine, dans une configuration très simple et efficace :

• Une première case indique les différents sujets abordés chaque semaine lors de la réunion hebdo transformée par Christelle
• Une seconde case indique les sujets qui ne sont pas abordés, mais qui pourront donc revenir à l’ordre du jour la semaine suivante
• Une troisième case rappelle aux membres du DTB les actions à entreprendre
• Une dernière case sert aux participants à donner des suggestions d’amélioration pour la semaine suivante.

En seulement 4 cases, Christelle s’est fabriqué son propre Board à partir d’un whiteboard pour l’adapter à 100% à ses besoins spécifiques. Très simplement, elle a donné vie à ce qui est aujourd’hui un espace d’échanges qui sert aussi bien pour les réunions synchrones hebdomadaires que pour l’échange d’information asynchrone, puisque tout le monde peut se connecter depuis n’importe quel appareil, et n’importe quand, pour récolter des informations.

À noter que pour ceux qui ont le syndrome de la page blanche, Klaxoon propose  une bibliothèque de templates : ce sont des Boards proposant des méthodes prêtes à l’emploi avec un mode d’emploi précis, et personnalisables. Pour les plus pressés,  il est aussi tout à fait possible de lancer un template et de commencer à l’utiliser sans personnalisation préalable. Pour des réunions hebdomadaires efficaces en équipe, que vous soyez au bureau ou en télétravail, le template Weekly est tout indiqué.

Un Board bien organisé pour optimiser les réunions synchrones

Avant la réunion, tous les participants peuvent se connecter pour proposer des sujets qu’ils veulent traiter lors de la réunion. Pour ce faire, ils font apparaître des idées en temps réel pour tout le monde, ce qui permet de voir les sujets proposés par d’autres et d’éviter les doublons.

En créant son idée, le collaborateur qui propose un sujet doit déterminer la durée requise pour aborder son sujet, mais aussi son nom : c’est lui qui devra présenter son propre sujet, il sera donc aussi animateur l’espace d’un instant ! De plus, cette utilisation des dimensions de Board (des champs à remplir sous une idée pour apporter des précisions) permet aux utilisateurs de mieux s’y retrouver.

Au début de chaque réunion hebdomadaire, pendant deux minutes tous les participants prennent connaissance des sujets proposés et votent pour ceux qui les intéressent le plus : ce sont les participants qui décident des thèmes abordés !

Les sujets qui obtiennent le plus de “like” sont traités en priorité. Les autres peuvent être proposés la semaine suivante, s’ils sont toujours d’actualité. Sinon, ils sont traités en backlog, en asynchrone.

Une fois qu’il est traité, l’animateur d’un sujet le classe dans la catégorie “Terminé” sur le Board afin que tous sachent que le sujet est bien clos.‍

L’impact du Board Klaxoon ne se limite pas seulement à la demi-heure de la réunion, mais se ressent aussi sur l’ensemble de notre management !

Une organisation de la réunion qui incite à la participation de l’équipe

L’animation de la réunion est aussi un travail d’équipe, dans lequel trois catégories de personnes interviennent :

Premièrement, on compte l’animateur général. Son rôle est de planifier le rendez-vous, préparer le Board et de lancer la réunion à partir de l’outil Live de Klaxoon : directement depuis leur Board, les participants reçoivent ainsi une notification et peuvent se connecter dessus. Il est aussi possible de se connecter à la réunion via n’importe quel outil de visioconférence comme Zoom ou Microsoft Teams par exemple. Ensuite et pour tout le reste de la réunion synchrone, l’animateur invite chacun des participants à voter pour son sujet préféré. Enfin, il appelle les intervenants à prendre la parole. Généralement, ce rôle d’animateur est tenu par l’un des managers de la DTB, mais cela arrive aussi que d’autres personnes dirigent la session.

Deuxièmement, les intervenants dont les sujets sont sélectionnés. Ils prennent la parole pour évoquer des sujets qui leur sont chers, mais aussi au reste de la DTB : c’est l’intérêt même de faire voter tout le monde que de s’assurer que les sujets abordés seront bien intéressants et créateurs de valeur pour le plus grand nombre !

Les sujets abordés durant la réunion s’inscrivent dans un panel très large : certains intervenants veulent aborder des sujets organisationnels, quand d’autres veulent simplement prendre 2 minutes pour faire un court sondage ou encore créer un mini workshop d’idéation, très utile en Design Thinking. Chaque participant à la réunion est réellement incité à proposer son idée de sujet : tout le monde a le pouvoir et peut prendre la parole !

Par ailleurs, ce sont les intervenants eux-mêmes qui prennent la main sur le Board, grâce à la fonctionnalité Synchro Board, et peuvent le déplacer pour montrer en temps réel n’importe quel type de support : croquis, schémas, diagrammes… Cela fonctionne tout aussi bien pour des réunions à distance que pour des réunions en présentiel : dans ce cas, l’équipe peut même utiliser un MeetingBoard si elle est équipée, ou un écran, un vidéoprojecteur… Tous les supports sont compatibles avec le Board Klaxoon !

Troisièmement, une dernière personne, le TimeKeeper, s’occupe de gérer les temps de parole de chacun pour éviter à la réunion de dépasser ses 30 minutes : l’impact sur les agendas des nombreux participants est très bénéfique ! Et en lançant le Live en début de réunion, vous pouvez directement prévoir 30 minutes. 

Améliorer ses réunions hebdomadaires pour les rendre plus participatives : quels avantages ?

La mise en place du Board Klaxoon a-t-elle permis à Christelle d’atteindre les objectifs qu’elle s’était fixés ? Oui, totalement, et même plus.

Des collaborateurs qui s’expriment davantage dans des réunions synchrones plus efficaces

Le premier bénéfice se trouve dans la réunion “mi-temps” : la transformer complètement constituait l’objectif principal de Christelle.

C’est chose faite avec tous les participants qui sont incités à voter dès le début de la réunion pour leurs sujets préférés. Cela peut paraître peu, mais cette simple idée permet de moduler la réunion en fonction des besoins réels de l’équipe à un instant T : la réunion participative est donc plus proche que jamais des besoins réels de l’équipe..

La durée des réunions synchrones est parfaitement respectée, jamais dépassée : pourtant l’information n’a jamais été si claire et utile !

Un sentiment d’appartenance et un changement de posture des managers qui incitent les collaborateurs à plus de responsabilisation

Grâce à la mise en place du Board Klaxoon, Christelle et son équipe constatent un véritable changement de posture des managers : ces derniers peuvent se servir de Board pour aller vers plus de participation des collaborateurs, mais aussi vers une meilleure responsabilisation. Les collaborateurs éprouvent un sentiment d’appartenance, même entre des personnes très différentes et dont certaines sont en télétravail !

Finalement, le Board Klaxoon a réellement permis de rapprocher tout le monde et d’obtenir du participatif, quelle que soit l’échelle de la réunion ou du groupe : pour 10 ou 200 personnes, l’outil reste toujours aussi simple et efficace. Certains groupes, workshops et communautés se sont même créés au sein de la DTB grâce au Board ! Travailler en équipe n’a jamais été aussi facile.

Pour les collaborateurs, la mise en place du Board Klaxoon est synonyme de liberté de parole qu’on avait pas avant : ça a fait exploser des murs !

Un management plus horizontal et plus collaboratif

 Le troisième bénéfice très important pour Christelle est l’amélioration du management, même en dehors des limites de la réunion. C’est ce qu’elle appelle le “Collaboratif 3.0”. Le Board Klaxoon est devenu la plateforme numéro 1 pour échanger de l’information même en asynchrone parce qu’il regroupe tout le monde, mais aussi parce que la parole est donnée à tous : les collaborateurs postent des idées et font remonter leurs problèmes. Les managers peuvent s’y connecter très facilement et à tout moment pour faire un point projet : c’est donc aussi un outil de gestion de projet très efficace et direct.

Tout le monde peut utiliser l’outil Board de Klaxoon pour rendre ses réunions hebdo plus participatives

Finalement, l’un des grandes forces de Board de Klaxoon est que c’est un outil qui peut s’adapter à toutes les situations.

Que ce soit pour animer une réunion de quelques personnes ou regroupant plus de 30 participants, l’outil reste très simple d’accès et disponible tout le temps, via n’importe quelle plateforme.

A l’échelle du collectif, les idées fusent mais restent ordonnées : on évite ainsi un Board brouillon. Le Board se construit très simplement grâce à une barre d’outil prévue à cet effet, mais l’installation d’un template permet aussi de rendre le Board très rapidement opérationnel pour les équipes les plus pressées.

A l’échelle du collaborateur, chacun peut utiliser le Board pour répondre à ses besoins : besoin d’avoir une information à un moment donné, besoin de se réunir pour faire un point projet rapide…

Enfin, le fait que le Board soit accessible via n’importe quel appareil est réellement un avantage, d’autant plus depuis que les équipes sont de plus en plus à distance !

Au final, on obtient des réunions hebdos plus courtes, mieux maîtrisées, qui transmettent de l’information dans les deux sens et qui stimulent la participation des collaborateurs.

Hors réunion, le Board sert d’outil de gestion de projet efficace et adaptatif en temps réel.

Ce sont donc absolument toutes les équipes de toutes les entreprises, petites, moyennes ou grandes, qui peuvent profiter et exploiter au mieux le Board de Klaxoon !