Conceptualiser une page web avec Board en mode gestion de projet

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Françoise est Head of Digital chez Klaxoon : elle est donc chargée du pôle digital. Au quotidien, sa mission est de mettre à jour le site web de Klaxoon, et de l’alimenter en news. Elle partage aussi toutes les informations utiles aux clients de Klaxoon sur les réseaux sociaux.

Alors qu’elle apprend que le Klaxoon Store de Paris doit fermer ses portes pour suivre les directives de l’Etat relatives au confinement, elle se donne l’objectif que cela n’empêchera pas les futurs clients de Klaxoon d’utiliser la Workshop Platform et d’en apprendre plus sur Klaxoon. Pour ce faire, elle lance rapidement un projet qui demande la coopération de plusieurs équipes en interne.

Board : faire le choix d’un outil de travail collaboratif pour avancer plus vite sur un projet

 En pleine période de confinement, Françoise et son équipe doivent s’adapter au télétravail à 100%. Pour ce faire, l’une des méthodes appliquées est de se synchroniser le matin grâce au template La Matinale, notamment pour faire remonter certains points qui requièrent l’attention de toute l’équipe.

C’est pendant l’une de ces réunions de synchro matinales que l’info tombe : le Klaxoon Store de Paris se voit obligé de fermer ses portes, confinement oblige.

Ni une ni deux, Françoise entreprend de mettre à jour le site et les réseaux sociaux de Klaxoon pour informer les clients de cette fermeture. Mais elle y voit aussi une opportunité : pourquoi ne pas en profiter pour mettre en avant et valoriser toutes les solutions qu’offre Klaxoon pour les télétravailleurs, et notamment les solutions d’accompagnement à distance ?

Pour ce faire, elle doit donc créer une nouvelle page web qui explique les différentes solutions. Pour cela, elle doit faire appel à de nombreux intervenants, issus d’autres équipes de Klaxoon. Le tout le plus vite possible !

Françoise crée son propre Board comme un outil de gestion de projet

 Françoise entreprend de créer une maquette de la future page web. Elle part donc d’un Board qu’elle crée et commence par une phase de zoning : elle crée le squelette de la future page web “Accompagnement à distance”. Ainsi, elle place sur le Board les zones de texte, les liens, les boutons, les images… En bref, elle se sert du Board comme d’un outil d’édition de maquette, qui va servir de base de travail dans toutes les étapes du projet.

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 À noter que dans la bibliothèque de templates Klaxoon, vous pouvez retrouver le template UI Online : prêt à l’emploi, il vous permet de créer rapidement une maquette pour votre site web, pour un e-mail, une newsletter ou n’importe quel autre support graphique web ou print. Invitez sur votre Board votre équipe et toutes les personnes dont l’intervention est requise pour réussir votre projet, et avancez rapidement, du début à la fin du projet, sur le même Board !

 Une fois la phase de zoning terminée, il faut remplir ces différentes zones : pour cela, Françoise utilise la fonctionnalité Question, qui permet d’envoyer une demande à quelqu’un et de demander son intervention. Ainsi, sur chaque zone, elle invite designer, webdesigner, développeurs et graphistes à enrichir son Board de leurs propres idées et à compléter le squelette de la page. Au total, ce sont 15 personnes issues de 5 équipes différentes qui transforment un simple squelette vide en une maquette graphique complète de la page en construction. 

Les différents intervenants peuvent se connecter quand ils le souhaitent au Board. Klaxoon et Board s’inscrivent comme une solution de gestion de projet plus hybride et permettent d’appliquer une méthodologie plus agile, qui prend en compte l’agenda de tout le monde et le respecte, puisque l’on peut facilement avancer en asynchrone, chacun à son rythme.

De son côté, Françoise n’est pas interrompue dans son travail, et ça lui permet de travailler très rapidement.

Elle fait le choix de conserver le même Board du début à la fin du projet pour garder une trace des évolutions, et pour centraliser toutes les actions entreprises au même endroit. Elle adopte donc une vue centrée sur la gestion de projet, et différentes représentations de la page en construction se succèdent, de gauche à droite.

Mais un bon outil de gestion du projet comporte toujours un moyen d’améliorer l’existant, et de faire remonter les erreurs et les modifications qui en découlent. C’est précisément ce que fait Françoise une fois la V1 de la page web livrée !

 Pour ce faire, elle crée tout simplement un tableau qui comporte plusieurs thématiques en colonne et demande aux intervenants de le remplir.

 Ces derniers postent donc des idées, en respectant un code couleur, par exemple :

• en rouge, les bugs rencontrés,
• en bleu, les erreurs en cours de rectification,
• en vert, les points validés.

Ainsi, le Board est vivant et s’enrichit à chaque intervention de l’équipe, comme lors d’une séance de brainstorming. Françoise garde une trace des évolutions du projet, et centralise toutes les informations au même endroit.

L’objectif : faire passer l’ensemble du tableau en vert !

Quels résultats pour ce travail en équipe ?

 Le projet est un succès complet, puisqu’il est terminé en seulement 2 jours ! L’utilisation de Klaxoon pour ce projet a beaucoup joué, et voici les principaux bénéfices ressentis par Françoise :

• En règle générale, un tel projet demande la rédaction d’un cahier des charges, mais le management visuel de Klaxoon et Board permet de conceptualiser la page web avec bien plus d’efficacité.
• Ce n’est pas toujours facile de réunir plusieurs personnes aux profils différents et qui appartiennent à différentes équipes. Avec Board, ce n’est plus un problème.  
• Il est possible de se servir de Board aussi bien pour des points de contrôle synchrones (réunions matinales ou workshops par exemple) que pour des échanges asynchrones. Chacun est libre de se connecter quand son agenda le lui permet. C’est une façon de travailler plus agile, qui respecte l’emploi du temps de chacun. De plus, on sort d’un mode de gestion linéaire, où une tâche ne peut être commencée que si la tâche précédente est terminée. On peut lancer autant de missions et de tâches que nécessaire, et tout le monde avance en même temps. Cette agilité augmente considérablement les chances de réussir un projet donné.
• Le Board est un formidable outil de gestion de projet, surtout parce qu’il permet d’échanger de l’information en temps réel. Les membres de l’équipe mettent à jour eux-mêmes les tableaux du Board et Françoise ne perd pas de temps à créer des supports de reporting, à inviter les intervenants par e-mail, appel téléphonique ou SMS : le Board se suffit à lui-même ! Par ailleurs, c’est aussi un très bon outil pour éviter les problèmes de versioning.
• Tout le monde est connecté via l’outil collaboratif Board, c’est le meilleur moyen de travailler en équipe, en télétravail ou en présentiel !
• Enfin, l’onboarding est si simple qu’il est très aisé d’inviter de nouveaux intervenants dans un projet. Cela incite à collaborer avec plus de personnes, et le projet avance donc plus vite.

Finalement, Board s’inscrit parmi les outils de gestion de projet les plus complets qui soient. Il permet de centraliser en un endroit toutes les informations relatives au projet, et d’inviter facilement de nouveaux collaborateurs qui viennent enrichir le projet de leur expertise.

La collaboration est plus naturelle que jamais grâce à cet outil collaboratif hybride qui permet de travailler de manière plus agile.

 Vous pouvez à votre tour vous lancer, notamment en testant les nombreux templates disponibles dans notre bibliothèque de templates. Commencez à booster vos projets dès maintenant !