Utiliser le Board Klaxoon pour proposer un workshop d’intelligence collective à distance à 60 managers

Comment Florence décide de faire confiance à Klaxoon pour animer son workshop d’intelligence créative

Florence Vallet est facilitatrice indépendante en intelligence collective. Ses clients, souvent des grands groupes, font appel à elle et ses services pour parvenir à initier des changements au niveau des équipes, à porter leur transformation. Elle utilise tous les jours diverses méthodes Agiles pour stimuler la créativité, la génération d’idées et les synergies d’équipe.

Florence utilise alors Klaxoon seulement pour organiser des sondages, poser des questions et recueillir l’avis des managers avec qui elle travaille. De ses propres mots, ce n’est pas une utilisation très créative de sa part…

Klaxoon, je l’avais et l’utilisais depuis des années, mais jamais de manière assez créative. Du coup, je me suis donné un coup de fouet et je ne regrette pas du tout !

Mais le mois de mars 2020 change tout pour elle et ses clients :

• Alors que le confinement est annoncé en mars 2020, ses clients se retrouvent obligés de mettre au point de nouvelles méthodes pour s’adapter au digital.
• De ce fait, d’un jour à l’autre, ils deviennent de plus en plus réceptifs à ses propositions de création de workshop 100% digitalisés.
• Mais les premières réunions et workshop à grande échelle, organisés via un outil de visioconférence du marché, imposent un constat décevant : ces réunions et workshop ne sont pas efficaces. Le tout digital qui se contente d’offrir un partage d’écran comme seule interaction ne permet pas aux équipes de se sentir impliquées et de retenir l’information. Pour Florence, il devient évident qu’ils doivent être réalisés grâce à un outil qui incite au management visuel : un whiteboard.

C’est dans ce contexte qu’un de ses clients, une mutuelle, lui a confié un nouveau projet. Objectif ? proposer un programme d’accompagnement pour les managers. L’idée est de réaliser dans un premier temps un workshop pour faire le bilan avec les managers de la période de management à distance : comment l’ont-ils vécu? qu’est-ce que ça a changé? 

Pour Florence et son client, cette réflexion qu’ils souhaitent mener sur les 4 grands rôles du manager ne peut se faire efficacement qu’en couplant un outil de visioconférence à un outil de  management visuel.

Florence voit alors en Klaxoon et son outil Board un potentiel illimité, qu’elle n’a encore jamais pris le temps d’exploiter. Elle s’intéresse à la suite Klaxoon un peu plus sérieusement pour animer son workshop à distance et va vite découvrir que c’est l’outil idéal pour ça !

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Un Board interconnecté pour assurer l’atelier d’intelligence collective

Pour répondre aux besoins de son client, Florence construit alors son board comme elle le désire afin de rendre le plus clair et compréhensible possible la démarche de travail pour le groupe. Cela, elle le prépare à l’avance pour être parfaitement prête le jour J.

Les outils intégrés à Board lui permettent de mettre en place l’intégralité des éléments qui constituent le workshop . 

Dans sa démarche, le Board se veut simple et rapide à comprendre. En arrivant sur le Board, les participants voient un chemin linéaire, de gauche à droite : ils savent précisément les différentes étapes qui constituent le workshop et sont capables, dès le début, d’imaginer l’intégralité du workshop.

Ainsi, l’atelier d’intelligence collective créé par Florence est constitué sur le whiteboard de plusieurs blocs distincts : des espaces de réflexions en sous-groupes et grand groupe, des consignes pour chaque temps, un espace pour briser la glace en début d’atelier, …. 

Un icebreaker pour initier rapidement à l’utilisation de Board

La première étape pour les équipes de managers de la mutuelle est de s’adonner à un court icebreaker. Très simplement, les participants sont invités à se présenter en une idée qu’ils postent directement sur le Board. Cette idée comprend deux éléments : une image qui sert de photo de profil et quelques mots pour donner son état d’esprit ou détailler sa personnalité.

Cette étape ludique peut paraître insignifiante, mais elle est en réalité très importante.

Tout d’abord, elle sert à Florence et les autres facilitateurs en intelligence collective,  avec qui elle anime l’atelier, à répartir les managers de l’entreprise en deux groupes. En effet, pour favoriser les échanges, Florence divise pas moins de 60 managers en 4 équipes qui travaillent chacune sur une thématique liée à un rôle du manager identifié par l’entreprise, à savoir :

• Le manager garant des résultats
• Le manager organisateur de ressources
• Le manager leader de son équipe
• Le manager porteur de sens.

Par la suite, chaque équipe est accompagnée durant le workshop par un facilitateur de son client, formé auparavant sur la démarche et sur Board par Florence elle-même.

Ensuite, cette étape d’icebreaker permet de former très rapidement les managers aux fonctionnalités de base de Board, notamment l’envoi d’idée, le partage d’images ainsi que la synchronisation de son board avec celui des autres participants. En effet, à tout moment, une personne peut décider de synchroniser la vue de son Board à celles des autres. Si elle bouge dans le Board, les autres personnes connectées, où qu’elles soient, vont suivre le mouvement. Très pratique pour progresser ensemble sur un board en commun. Ainsi, en quelques minutes, tous les managers connaissent l’environnement du Board et son fonctionnement très simple !

De la réflexion personnelle à celle enrichie par l’intelligence collective

La première étape de réflexion consiste pour les participants à se poser une question : qu’ai-je expérimenté dans le rôle du manager durant la période de confinement ?

Au début, les participants sont invités à poster des idées uniquement extraites de leurs réflexions personnelles : leur board est alors désynchronisé du Board principal. Ainsi, leurs idées ne sont pas encore visibles pour les autres participants.

Après quelques minutes de réflexion, les Boards de chacun sont synchronisés et ainsi dévoilés. Vient alors la phase de raffinement de ces idées brutes.

Ensemble, les managers renseignent, sur chaque idée, la difficulté de mettre en place cette expérimentation et le degré d’effort que cela a pu demander au manager. Concrètement, cela prend la forme d’une dimension et de catégories ajoutées à chaque idée. Ainsi, en utilisant la vue Colonne du Board, il est ensuite facile de trier les idées selon les difficultés qu’elles représentent.

Une matrice pour identifier les idées les plus intéressantes

Toujours en groupe, les managers de la mutuelle sont ensuite invités à analyser toutes les idées. Ils le font grâce à une matrice très simple permettant d’identifier les idées à abandonner, celles à garder mais plus important encore, celles qu’il faut améliorer pour les rendre plus efficaces. De manière très simple, les idées sont déplacées dans les espaces de la matrice par le groupe après discussion. 

Ainsi, c’est toute l’équipe qui traite l'information ensemble et prend des décisions qui impacteront directement leur façon de manager par la suite.

La phase de restitution pour que les 60 managers se synchronisent

L’avant dernière étape consiste pour les 4 groupes à se retrouver sur un board commun. A 60, ils présentent les idées qui ont été retenues et celles qui sont jugées assez bonnes pour être améliorées et directement appliquées dans leur façon de manager leurs équipes respectives.

Ce sont donc les mêmes collaborateurs qui ont trouvé les différentes idées et qui décident, collégialement, de celles qu’ils vont pouvoir appliquer par la suite.

Pour aller même plus loin, Florence demande à chaque manager de choisir une idée et de s’engager à mettre en place l’idée dès la semaine suivante avec son équipe.

Ainsi, le workshop part d’une réflexion personnelle, qui est ensuite enrichie par le collectif et qui débouche sur un vrai engagement de la part des managers.

Collecter des feedbacks plus naturellement avec Klaxoon

Dernière étape, l’étape de feedback. Habituellement, en présentiel, c’est Florence qui pose des questions à ce moment et qui collecte ainsi des avis à chaud, mais d’une minorité de personnes.

Avec Klaxoon, elle incite chaque personne à poster au moins une idée sur le board directement. Les avis qu’elle collecte sont donc bien plus précieux et nombreux : pour Florence, c’est un très bon moyen d’améliorer ses workshops à chaque nouvelle utilisation du Board.

Et finalement, les avis qu’elle collecte sont très bons !

Quels bénéfices à utiliser Klaxoon pour ses ateliers ?

 Les avantages et bénéfices que cite Florence sont nombreux. Selon elle, c’est simple : elle ne fait plus rien sans Klaxoon !

Utiliser le Board Klaxoon pour gagner (beaucoup) de temps !

Le premier bénéfice identifié par Florence est le gain de temps. En effet, il ne lui a fallu que quelques minutes pour comprendre parfaitement les différentes fonctionnalités qui lui permettent ensuite de construire son board. Blocs, flèches, connecteurs : tout est très simple d’utilisation et le temps d’onboarding est extrêmement court.

A ce titre d’ailleurs, Florence utilise aujourd’hui Klaxoon avec tous les types de population : fan des outils digitaux ou pas, tout le monde comprend rapidement comment Klaxoon fonctionne et plus aucune limite en termes de capacités et de compétence ne persiste.

Le temps de préparation est déjà très court, mais on peut encore le raccourcir : il est possible d’utiliser un ou plusieurs templates disponibles dans la bibliothèque de template sur Klaxoon.

Concrètement, il s’agit de Board préfabriqués que l’on peut utiliser tel quel ou modifier par la suite selon ses envies et ses besoins.

Par exemple, pour animer un workshop à distance basé sur l’intelligence collective et les méthodologies Design Thinking, le template Design Thinking est tout indiqué. Il permet d’avoir en un clic à plusieurs méthodes directement sur son Board et de s’y retrouver en équipe pour avancer plus efficacement.

Des activités en workshop plus efficaces grâce à la participation

Un autre gros avantage de Klaxoon et du Board pour Florence, est qu’ils permettent de rompre avec la fatigue issue des très longues séquences de visioconférences. En effet, depuis le confinement et le télétravail à grande échelle, nombreux sont les collaborateurs qui se plaignent d’une perte de sens des réunions, mais surtout d’une perte d’utilité de ces dernières.

Les collaborateurs ne sont pas assez impliqués et se sentent déconnectés de la réunion et de ses enjeux.

Klaxoon apporte la solution en proposant une interface ludique et visuelle, qui permet de mieux ordonner l’information. De plus, les fonctionnalités comme Question, qui permet de faire un sondage rapide, ou le fait que chacun puisse envoyer une idée permettent de stimuler grandement la participation au sein des équipes. Enfin, la facilitation visuelle est réelle avec, notamment, la très grande simplicité de construction de son propre Board. Résultats : une bien meilleure mémorisation de l’information, plus de convivialité et finalement, un workshop bien plus efficace !

Un Board en commun qui relie les équipes même après l’atelier d’intelligence collective

Après tous ses ateliers d’intelligence collective, Florence a l'habitude d’envoyer aux participants un compte-rendu de ce qui a été fait et décidé durant le workshop. Habituellement, elle envoie un compte-rendu textuel qui regroupe l’ensemble de ces informations.

Avec Klaxoon, elle va plus loin en envoyant directement des captures d’image de morceaux  du Board qui a été manipulé par les équipes elles-mêmes ! De ce fait, les managers qu’elle coach sont plus à même de mettre en place de façon très concrète les résolutions qu’ils ont décidé de garder.

On peut même aller plus loin encore en se servant du même Board pour continuer le projet : assurer une réunion, un workshop ou encore comme outil de gestion de projet. Tous les collaborateurs conservent leur droit de modification du Board et le renseignent chaque fois qu’une tâche a besoin d’être mise à jour et ce, de façon instantanée.

Klaxoon, toujours utile pour toutes les équipes et tous les projets !

Finalement, Klaxoon est un outil de whiteboard très efficace aussi bien pour assurer des réunions que pour animer des workshops d’intelligence collective à distance.

Pour Florence, Klaxoon est une évidence pour toutes les entreprises et tous les managers qui ont envie d’une vraie efficacité au quotidien dans leurs activités, leurs réunions et leurs ateliers.

Pouvoir collaborer avec ses équipes en direct et voir les résultats immédiatement est un énorme avantage que seul un outil de whiteboard peut proposer.

Alors, pourquoi Klaxoon et pas un autre ?

Pour Florence, c’est très clair : Klaxoon est le seul qui propose une telle efficacité ! Entre rapidité de mise en place, le nombre de templates disponibles et avec des possibilités infinies, c’est tout simplement le meilleur outil pour elle !

Pour en savoir plus sur l'usage de Florence Vallet, découvrez le replay de son webinar Klaxoon, également disponible sur notre chaîne YouTube.

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