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La réunion à l’ère du partage

Par Delphine, le 8 juin 2017
Optimiser l’efficacité d’une réunion, favoriser l’engagement et la créativité des participants est aujourd’hui une exigence pour soutenir la prise de décision et la performance. À l’heure de la transformation digitale, il existe des solutions innovantes pour valoriser l’intelligence collective !

« Quelle perte de temps ! », « Je n’ai pas pu placer un mot. », « Et la montagne accoucha d’une souris… ». Ces remarques grinçantes maintes fois entendues à la sortie des salles de réunions trahissent le désarroi voire l’amertume de collaborateurs frustrés par ce gâchis de temps et de matière grise. D’ailleurs, 88 % des cadres disent s’être déjà sentis inutiles en réunion et 32 % avouent même y avoir piqué du nez¹ ! Un constat alarmant qui pousse de nombreux spécialistes des organisations et du numérique à imaginer des outils et solutions pour libérer les potentiels du collectif.

Pour une majorité d’experts, la réunion idéale repose avant tout sur quelques fondamentaux : préparation de l’ordre du jour et des objectifs, qualité des échanges et de l’écoute, clarté de la prise de décision et de la répartition des tâches. Plusieurs techniques permettent d’y parvenir.

La méthode TOP, par exemple, se veut simple et sobre : trois éléments suffisent pour préparer une réunion efficacement : le thème, les objectifs et le plan. Définir et communiquer ces quelques informations clarifie les attentes et permet aux participants de mieux préparer leurs contributions.

Davantage orientée vers la résolution de problèmes, l’approche du co-développement vise, pour sa part, à stimuler les échanges pour mieux partager les bonnes pratiques au sein d’un groupe. Très rythmée, cette technique prévoit des phases en temps limité pour la présentation de la problématique, la réflexion individuelle puis les échanges, suivis de l’élaboration d’un plan d’action.

D’autres techniques font appel, en première partie de réunion, à des modes d’expression alternatifs comme le dessin ou le post-it, qui deviennent en seconde partie des supports à l’échange.

Le plaisir du jeu

Ces méthodes tendent à considérer la réunion comme un jeu. Avant la partie, chaque joueur prend connaissance de ses règles, à savoir les conditions de participation et de réussite, qui sont les mêmes pour tous. Il s’efforce ensuite de les exploiter à son avantage pour atteindre le but prédéfini. Les joueurs prennent du plaisir à négocier, à recevoir du feedback, à sentir que leurs contributions ont un impact sur l’évolution de la partie.

Si ces méthodes ont fait leurs preuves, en pratique, elles sont souvent réservées à des réunions spécifiques ou aux happy few. Leur mise en œuvre implique une préparation chronophage, des formations coûteuses et l’intervention d’animateurs externes. En clair, il est quasi impossible de les généraliser.

À l’ère du digital, les regards se tournent de plus en plus vers de nouvelles solutions de partage et de collaboration développées par des entreprises spécialisées. Basées elles aussi sur le jeu et l’interaction, elles promettent de rendre accessibles à tous les outils et techniques les plus performants pour animer les réunions.

Chaque semaine, préparer la réunion me prenait un temps fou !
Inès, manager d’une dizaine de chefs de projets dans l’événementiel.

« Je listais les problèmes qu’on me soumettait lors de one-to-one ou de points informels. Ensuite, je les priorisais pour en discuter en réunion. Mais je sentais bien que je ne mettais pas toujours le doigt sur les vraies questions. Un jour, un collaborateur qui souhaitait pouvoir peser sur le choix des sujets à traiter, m’a parlé de Klaxoon, un outil développé par une start-up française, qu’il avait utilisé lors d’une formation. »

Une réunion klaxoon
Inès, directrice de projets dans l’événementiel, utilise Klaxoon pour inciter l’ensemble de son équipe à contribuer aux réunions.

Convaincue par une démonstration, Inès mise désormais sur les activités proposées dans la plate-forme Klaxoon pour susciter l’implication de ses collaborateurs. « J’utilise notamment les Live Storms. Ils permettent à chacun de soumettre des sujets et de les prioriser, afin d’élaborer collectivement l’ordre du jour. Non seulement je gagne du temps sur la préparation, mais j’observe en plus que les participants sont beaucoup plus réactifs, n’hésitent pas à renchérir et rebondir sur les idées postées avant de voter pour des solutions concrètes. »

Inès n’est pas un cas isolé. Quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, des dizaines d’entreprises font l’expérience des outils collaboratifs développés par Klaxoon et lauréats de plusieurs prix internationaux, dont le prestigieux CES Innovation Award de Las Vegas.

Pour la jeune entreprise rennaise, l’enjeu est de stimuler les échanges et le partage d’idées dans les réunions afin de libérer la créativité et booster l’engagement des collaborateurs. « Au moyen d’activités faciles à mettre en œuvre, et en toute autonomie, les salariés sont responsabilisés et naturellement investis,» souligne Anne Paumier, consultante Klaxoon.

Les participants se connectent à la plate-forme avec leur smartphone pour réagir, commenter ou compléter les idées. Ainsi, ils s’inspirent les uns des autres et prennent du plaisir en allant plus vite, plus loin.

Souples dans leur déploiement, rapides à prendre en main et accompagnés d’une multitude de cas d’usage, ces nouveaux outils présentent l’avantage de s’adresser aussi bien aux groupes et entreprises globales qu’aux PME, collectivités, consultants et formateurs indépendants. Avec en arrière-plan, un enjeu de taille : permettre à une kyrielle d’acteurs de profiter eux aussi des techniques d’animation de réunions les plus pointues et des gains de performances qu’elles promettent.

¹ Sondage IFOP de 2014 « Les cadres et les réunions : attitudes et perceptions »

Delphine
Par Delphine, journaliste interne Klaxoon
Delphine est journaliste interne chez Klaxoon. Elle aime contempler, lire, écrire, découvrir, rencontrer, rire et faire rire, poser des questions et avoir des réponses, la mer, les étoiles, David Bowie, Vivaldi, Tarantino, Jacques Demy, Baudelaire, les contes. Et aussi le Chocochoc.