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Comment améliorer vos réunions en 4 astuces ?

  • Article de Blog
Par Delphine, le 8 février 2018
Travail à distance, nouvelles méthodes de management, développement des outils collaboratifs, transformation des espaces… le monde professionnel évolue, et les attentes des équipes aussi ! Adoptez 4 règles simples pour améliorer vos réunions.

Favoriser les échanges, le partage, l’expression de tous… voilà autant de leviers pour allier performance collective et bien-être individuel de vos collaborateurs.

Pour les activer, pourquoi ne pas commencer par transformer vos réunions ?

En moyenne, un cadre y passe 16 ans de sa vie. Un temps considérable qui répond au besoin croissant des salariés de collaborer, mais qui est malheureusement souvent mal utilisé.

Chez Klaxoon, nous sommes convaincus que la réunion constitue un temps unique pour permettre à votre équipe de collaborer efficacement, un outil indispensable dont il faut prendre le plus grand soin.

Voici nos 4 astuces à mettre en place dès maintenant, et qui pourraient bien tout changer dans votre vie professionnelle.

1. Veiller à ne pas perdre de temps inutilement

Il ressort d’une étude menée aux Etats-Unis par Klaxoon, en juin 2017, que 67% des personnes interrogées déclarent vouloir davantage collaborer.

Malgré cela, de nombreuses études révèlent que les réunions sont en général perçues comme beaucoup trop longues.

Une des solutions pour limiter le temps de réunion tout en répondant aux besoins des collaborateurs de se réunir consiste donc à traquer les minutes perdues, à optimiser le temps passé en réunion.

Pour cela, deux pratiques peuvent être très facilement mises en œuvre.

Commencer la réunion à l’heure

Cette première recommandation ne surprendra personne : pour qu’une réunion ne s’éternise pas, mieux vaut que tout le monde arrive à l’heure. La meilleure façon pour que des personnes se déplacent à l’heure dite en réunion, c’est qu’ils en aient envie.

Pour cela, adoptez dès maintenant les bonnes astuces qui suivent !

Faire en sorte que chacun prépare la réunion

Mettre l’équipe en capacité de collaborer dès le démarrage de la réunion suppose que chacun arrive en sachant de quoi il est question, voire qu’il ait déjà réfléchi sur le sujet à aborder.

Pour autant, un outil comme le mail ne permet pas nécessairement à un manager de s’assurer que tout le monde ait connaissance des informations en amont. En effet, comment vérifier que les mails sont réellement lus par exemple ?

Avec Klaxoon, il est désormais possible de pallier ces difficultés.

Une de nos activités vous permet en effet d’envoyer du contenu très facilement avant la réunion, en offrant plusieurs avantages par rapport au mail, sans prendre plus de temps :

  • Vous pouvez mixer différents contenus : textes, photos, vidéos…
  • Vous pouvez intégrer des questions et prendre connaissance des réponses de vos destinataires. Un vrai plus pour savoir, avant la réunion, quelles sont les attentes des participants, ou encore quel est leur degré de connaissance du sujet.
  • Vous pouvez savoir qui a consulté votre contenu.

Le nom de cette activité à tester au plus vite ? La capsule.

2. Rendez vos réunions d’équipe plus participatives

Savez-vous que les participants passent 70% de leur temps en réunion à ne pas être attentifs ?

Un pourcentage inquiétant, mais qui trouve son explication dans les neurosciences. En effet, il est prouvé que nous sommes physiologiquement incapables de rester concentrés plus de 20 minutes.

Face à cette contrainte humaine, l’astuce pour que votre réunion conserve toute son utilité consiste à sans cesse relancer l’attention, à multiplier les interactions.

Lors de votre réunion, du début jusqu’à la fin, faites réagir vos participants. Demandez-leur leur avis, testez leurs connaissances, faites-les voter !

Des pratiques qui ont toujours existé (tour de table, vote à main levée…) mais qui peuvent parfois se heurter à des difficultés pratiques de mise en œuvre, tels le temps à y consacrer, ou encore la réticence de certains participants à prendre la parole en public.

Klaxoon règle définitivement ces problèmes, puisque tous les participants répondent simultanément aux activités de quiz, de sondage ou de vote.

Tout le monde s’exprime, y compris les plus timides ou les participants à distance.

L’équipe interagit, les décisions se prennent naturellement, les projets avancent.

3. Faites des réunions plus courtes

Vous savez désormais qu’introduire de l’interaction en réunion constitue un gage d’efficacité. Plus engagée, plus impliquée, votre équipe reste concentrée, prend davantage de décisions.

Pour autant, pourquoi ne pas aller plus loin en revoyant totalement l’agenda de vos réunions ? Aujourd’hui, partager plus d’informations et plus de connaissances est devenu essentiel. C’est un levier de performance collective et un besoin exprimé par les équipes. Dès lors, pourquoi ne pas tester le daily ?

Un nouveau format de réunion, quotidien, très court, dans lequel chaque membre de l’équipe exprime brièvement à ses collègues les points clés de son activité : actions réalisées la veille, projets en cours, besoins d’aide… des idées à exprimer oralement ou, pour un suivi optimal de la progression de l’équipe, dans un Brainstorm Klaxoon.

Pourquoi ne pas tester dès demain matin, en réunissant votre équipe debout autour d’un café ?

4. Pensez au ROTI

Le ROTI (Return on Time Invested), issu des méthodes Agiles, consiste, en fin de réunion à mesurer son efficacité, en demandant aux participants de l’évaluer, sur une échelle de 1 à 5.

Une technique qui vous permet de vérifier l’utilité de vos réunions via le feedback de vos participants et d’initier une boucle d’amélioration continue.

Vous pouvez très facilement mettre en place ce système d’évaluation en procédant à un vote à main levée (chacun lève autant de doigts que le nombre de points qu’il veut attribuer à la réunion).

Pour éviter aux plus timides de se plier à l’exercice avec appréhension, Klaxoon a imaginé une activité à lancer en quelques secondes, le live vote, qui permet à chacun de se livrer à une évaluation sans avoir à s’exprimer publiquement.

Voilà ! Vous disposez désormais de techniques très simples pour révolutionner doucement mais sûrement vos réunions. A vous de jouer!
Delphine
Par Delphine, journaliste interne Klaxoon
Delphine est journaliste interne chez Klaxoon. Elle aime contempler, lire, écrire, découvrir, rencontrer, rire et faire rire, poser des questions et avoir des réponses, la mer, les étoiles, David Bowie, Vivaldi, Tarantino, Jacques Demy, Baudelaire, les contes. Et aussi le Chocochoc.