Réunions à distance : la preuve d'une nouvelle normalité

À la recherche d'interactions qui ont du sens

Depuis le début de la pandémie, on a beaucoup parlé de la "nouvelle normalité", c'est-à-dire de la façon dont nos vies ont dû changer, pour le meilleur ou pour le pire. Tous les aspects de nos vies ont été impactés par des mesures prises à l'échelle des gouvernements, à travers le monde. L'un des changements les plus significatifs a sans doute été la façon dont nous travaillons, avec des effectifs entiers qui sont passés de façon soudaine à un mode de travail à distance. 

A l'échelle du monde, près de 50% des travailleurs avaient basculé sur du télé-travail à 100%, contre 30% avant cette période. 

Aujourd'hui, même s'il semble que le retour au bureau soit proche, de plus en plus d'éléments indiquent que les réunions à distance et le télétravail en général pourraient s’être implantés sur le long terme. D'ailleurs, 68% des effectifs attendent de leur entreprise qu'elle propose des options de télétravail. 

Mais ce qui a drastiquement changé, c'est également le temps que l'on passe en télétravail ! Si le nombre de jours moyen passé à distance était de 1,6 jour par semaine en 2019, il est désormais de 3,6% en 2023 ; ce qui indique surtout une nouvelle façon d'aborder le télétravail, lorsque celui-ci est possible. 

Alors le travail à distance est-il une bonne ou une mauvaise chose ? Il appartient à chacun d'en juger selon ses préférences, mais Joseph A. Allen, professeur de psychologie industrielle et organisationnelle à l'université de l'Utah, a examiné en détail ce que la nouvelle normalité des réunions à distance signifie pour nous tous.

Coïncidence, Allen était justement en train de lancer une étude sur le télétravail lorsque la pandémie a frappé, ce qui lui a permis de facilement comparer les données d'avant et d'après.

Le défi, dit-il, a toujours été de savoir comment collaborer de manière significative :

Nous devons changer la culture des réunions et de nos organisations pour permettre l'émergence des meilleures pratiques.

Comment les réunions ont-elles changé depuis l'arrivée du Covid ?

Eh bien, il y a une évolution claire dans leur format, du face-à-face à la visioconférence. Il s'agit d'un revirement presque complet par rapport à la situation qui prévalait avant le Covid. De plus, cela a complètement changé la façon dont nous nous réunissons.   

Quel impact cela a-t-il sur notre façon de collaborer ? La visioconférence est-elle vraiment aussi efficace que le face-à-face ? Est-elle aussi satisfaisante ? Le lieu où se déroulent vos réunions (actuellement toutes au même endroit) fait-il une différence ? Et pourquoi sommes-nous si nombreux à ressentir une certaine lassitude ou “fatigue” à l'égard de Zoom ?

Atteindre les objectifs du travail à distance en équipe

Selon Allen, il y a deux choses qui ont vraiment changé : la durée des réunions et leur contenu.

Sans le facteur de rassemblement physique, les mêmes réunions qui avaient lieu avant le Covid sont considérablement plus courtes désormais. Pourquoi ? Parce qu'il n'y a pas (ou beaucoup moins) de conversation informelle en début et en fin de réunion - toute la composante sociale est radicalement réduite. Et comme ces réunions vont droit au but, elles ont tendance à être beaucoup plus axées sur les objectifs. La productivité reste alors élevée.

Allen note que la satisfaction et l'efficacité des réunions sont liées et que, bien que nous soyons passés à un format au moins en partie virtuel, nous ne perdons pas la perception d'efficacité que beaucoup d’entre nous recherchent.

Au cours de ses analyses, Allen admet qu'il pensait que les réunions en présentiel arriveraient en tête en termes de satisfaction des utilisateurs, et c'est certainement le cas, mais ce qui est surprenant, c'est que la visioconférence semble être tout aussi efficace.

Bien que nous ne puissions pas dire avec certitude si un retour total au bureau se produira ou non, si vous travaillez dans l'immobilier en ce moment, cette nouvelle peut vous rendre quelque peu dubitatifs.

Des outils comme Klaxoon facilitent certes la réunion à distance d'une équipe, mais pouvez-vous ou devez-vous essayer de reproduire complètement la vie de bureau dans le monde virtuel ?

Les recherches d'Allen ont montré qu'il faut environ 17 minutes à une personne pour se remettre d'une mauvaise réunion, et que même une bonne réunion a un temps de récupération de quelques minutes. Et comme les réunions successives sont souvent la norme en télétravail, il peut être difficile de ne pas laisser une mauvaise réunion avoir un impact sur la suivante.

Ses suggestions pour éviter un épuisement dû à la vidéoconférence dans un contexte de travail à distance sont simples :

1. Prévoyez quelques minutes de plus entre deux réunions qui se succèdent, afin de pouvoir bénéficier d’un temps de transition et de récupération.
2. Acceptez qu'il y a des choses que vous ne pouvez tout simplement pas contrôler.
3. Gardez votre caméra allumée en réunion (il est prouvé que cela améliore réellement l'efficacité des réunions à distance).
4. Introduisez des outils de collaboration qui rendent ces moments où vous travaillez en équipe simples, efficaces et intuitifs.

Existe-t-il un idéal en ce qui concerne le nombre de réunions virtuelles par jour ? Allen pense que non, mais il a ajouté qu'étant donné que les réunions à distance demandent généralement plus d'efforts et de travail, il vaut la peine d'essayer de réduire en général le nombre de réunions. 

Mais sachant que l'on passe près de 16 ans de notre vie en réunion, et si on les rendait plus dynamiques ? 

Les bons outils de travail

A l'heure du télétravail, les entreprises ont dû faire preuve d'ingéniosité rapidement pour maintenir leur productivité tout en gérant la fermeture temporaire (partielle ou totale) de leurs bureaux. S'est alors posée la question des moyens à introduire pour maintenir cette productivité. 

En effet, avant 2020, le télétravail était encore relativement peu répandu. Il suscitait parfois une certaine méfiance de la part des managers, mais également un paramètre complexe à gérer pour assurer la cohésion des équipes. Cependant, lorsqu'il devint obligatoire pour tous les métiers le permettant, ce fut également l'occasion pour de nombreuses entreprises de constater la faisabilité de l'opération, et même les gains qui en découlaient. 

Du côté des employés, l'équilibre vie privée / vie professionnel fut grandement apprécié, et de nombreux collaborateurs exigèrent de conserver cette option comme un avantage supplémentaire au sein de l'entreprise. 

Pour parvenir à maintenir l'engagement, toutefois, les managers se virent dans l'obligation de questionner leurs outils, ainsi que les canaux de communication accessibles à l'équipe pour parvenir à faire avancer des projets, et conserver une cohésion entre tous les membres.

Allen maintient que le fait de disposer des bons outils peut faire une grande différence, ce qui explique pourquoi tant de personnes se tournent vers Klaxoon. Ces outils ont été conçus pour aider les équipes à se réunir et à collaborer, qu'il s'agisse de réunions, de sprints, de design thinking, de workshops, de réunions de travail, etc. 

Mais au-delà de la réunion, la plateforme Klaxoon permet également de stimuler l'engagement de tous les membres d'une équipe, grâce à des fonctionnalités hautement participatives qui offrent la possibilité de s'exprimer, que ce soit par l'écrit ou à l'oral. 

En centralisant l'information, les équipes peuvent également avoir accès en un clic à tous les éléments nécessaires à la bonne évolution d'un projet, mais également partager des éléments importants en temps réel. 

Dans le cadre du travail à distance, il n'est pas étonnant que les gens cherchent à se faciliter la vie en ce qui concerne leurs solutions technologiques. Mais la surenchère suscite parfois un certain épuisement lié à la multiplication des outils divers et variés. Offrir des espaces uniques pour centraliser les discussions permet également d'alléger la journée, en s'épargnant de jongler entre de trop nombreux onglets.

Et avec les bons outils, il est probable que vos réunions et ateliers seront plus efficaces, ce qui vous permettra de passer moins de temps en synchrone, et un temps de meilleure qualité, plutôt que d’enchaîner les visios qui pourraient nuire à votre productivité.

Le travail hybride (un mélange de travail en personne et à distance) exige un autre type de compétences afin d'éviter le travail en silos. Il est d’autant plus facile de s'impliquer dans des conversations secondaires et de s'écarter du sujet lorsque des équipes sont à la fois présentes sur site, et en ligne à distance.

Ce qu'il faut retenir de tout cela, c'est que les membres d’une équipe doivent se sentir psychologiquement en sécurité, afin de réduire la quantité d’actions inefficaces pendant les activités de travail à distance. 

Les bons leaders sont ceux qui parviennent à créer systématiquement cet environnement plus sûr pour leurs équipes. Mais il existe d'autres points de bonnes pratiques qui peuvent y aider :

• Nommez un modérateur pour signaler lorsque la conversation commence à dévier du sujet.
• Envoyez un ordre du jour ou d'autres documents préparatoires avant la réunion, en asynchrone, afin que les participants sachent ce que l'on attend d'eux ou ce qu'ils peuvent faire pour se préparer.
• Soyez clairs sur ce que vous voulez accomplir à l’issue d’une réunion.
• Prévoyez plus de temps entre deux réunions.

Toutes ces bonnes pratiques sont liées entre elles, et c'est là que réside le challenge. N'oublions pas que nous sommes tous en train d'apprendre, et que changer nos habitudes prendra du temps, à nous de faire en sorte que cela porte ses fruits !