La facilitation et le Future of Work

Un super-pouvoir sous-estimé

Eddie Turner travaille avec des dirigeants d’organisations pour les aider à accélérer leurs performances, et à avoir un impact positif sur leurs marchés. Et le plus grand défi auquel les dirigeants sont confrontés actuellement est que le monde du travail est en train de changer. On estime que la majorité des employés continueront à faire 50 % de trajets professionnels en moins, et à travailler un tiers de temps en moins au bureau. Dans ces conditions, la plupart des réunions se dérouleront donc à distance. 

Nous savons que nous pouvons le faire - après tout, le travail à distance nous a été imposé lors de la pandémie. Mais comment pouvons-nous continuer à le faire d'une manière qui tire le meilleur des bénéfices du télétravail, et nous permette de nous améliorer en continu ? 

Peut-être devons-nous réfléchir aux outils qui nous aideront à atteindre l'excellence en matière de travail à distance, et nous demander qui sont les personnes qui savent utiliser ces outils ? 

À mesure que le monde du travail évolue, nous allons aussi vers un format plus standardisé de l’espace de travail devant un écran. Mais il est révélateur qu'un nouveau titre de poste commence à émerger : "Head of Remote Working", ou Responsable du Télétravail, ce qui nous montre que les organisations cherchent des moyens de garantir que leurs équipes vivront une expérience positive à distance.

M. Turner estime que la facilitation est un super-pouvoir, car elle peut vous permettre de rassembler toutes les parties prenantes autour d’une table (réelle ou virtuelle !), quel que soit leur niveau dans une hiérarchie donnée. Mais il faut être bon dans ce domaine pour faire tomber les frontières et, à l'heure actuelle, il faut aussi disposer des outils nécessaires pour rendre une réunion à distance engageante et participative. 

M. Turner souligne qu'une fois que vous avez acquis des compétences en matière de facilitation, vous pouvez travailler à partir de pratiquement n'importe quelle plateforme, mais vous devez également comprendre les pièges potentiels du travail à distance ainsi que ses opportunités.

Collaborer et rendre les réunions inclusives ont longtemps été des challenges à surmoter pour les organisations, mais cela n’a pas forcément besoin d’être le cas. Voici pourquoi :

Le défi d’organiser des réunions efficaces

Trouvez les bons outils pour rendre vos réunions participatives

Tout d'abord, il est utile de s'assurer que vous disposez des bons outils pour cela. Et Klaxoon est un excellent point de départ.

Il vous permet de créer des tableaux blanc virtuels appelés Boards, et ce en quelques clics, même pendant que vous présentez ou dirigez une réunion. Il est entièrement en ligne, ce qui réduit l'utilisation de papier, et vous évite de devoir rassembler les notes de tout le monde sur des feuilles volantes après vos réunions. 

Le Board de Klaxoon permet également de partager vos idées dans des formats variés : images, textes, dessins, hyperliens, … Le tout grâce à la puissance du management visuel. Cela vous donne toutes les cartes pour renforcer vos arguments. 

Animer une réunion en face-à-face est une chose, mais pouvoir le faire depuis l'autre bout du pays, voire du monde, et être en mesure de participer simultanément à la discussion, c’est encore un autre défi. Klaxoon permet à chaque participant de faire entendre sa voix et de s’exprimer. 

À présent, il vous faut tenir compte de certains éléments qui vous aideront vraiment à faire passer vos réunions à distance à la vitesse supérieure.

Facilitez des réunions efficaces, même en déplacement

Tout d'abord, assurez-vous que vous invitez les bonnes personnes. Turner note que ce sont surtout les équipes opérationnelles qui seront à privilégier pour faire avancer les sujets. 

Bien que Klaxoon vous permette de faire du brainstorming, de classer vos idées et de faire des sondages, ce sont essentiellement les personnes sur le terrain qui ont généralement la meilleure vision d’ensemble. Alors, faites en sorte que ces personnes se joignent à votre réunion, et donnez-leur les moyens d'interagir. 

Turner suggère de lancer une idée de sujet à traiter, puis de faire une pause pour permettre à chaque participant d'ajouter ses idées sur le Board sous forme de post-il virtuels. Ainsin vous n'êtes pas ralentis dans l'attente que tout le monde s'exprime, et les étapes s’enchaînent de manière beaucoup plus fluide. 

En tant qu'animateur, vous contrôlez le rythme de la réunion, et pouvez assurer la collaboration de manière très visuelle, afin que chacun puisse constater les progrès accomplis. Comme le Board reste accessible après la réunion, les absents à l’instant T peuvent aussi rapidement se rattraper par la suite, en ajoutant leurs propres idées de manière asynchrone.

Les compétences techniques sont tout aussi importantes. Pour faciliter efficacement une réunion virtuelle, il est essentiel de comprendre comment utiliser la plateforme de son choix et en tirer le meilleur parti. 

Selon M. Turner, actuellement nous progressons dans le bon sens, mais la plupart des animateurs ont encore beaucoup de chemin à faire car ils n'utilisent que 10 % des capacités des outils en ligne. Mettez-vous donc défi d'en apprendre davantage, et soyez encouragés par votre progression à mesure que vous montez en compétence. 

On peut dire la même chose de la communication : apprenez à impliquer tout le monde, même ceux qui ne parlent pas, et rappelez-vous que la non-communication reste de la communication. Si certaines personnes ne sont pas très enthousiastes à l'idée d'intervenir et de partager sur votre Board, certaines activités peuvent les y aider, mais tout commence par la communication, quelle que soit sa forme.

Facilitation et collaboration : le duo gagnant

Des organisations ont obtenu d'excellents résultats en animant des réunions où les règles étaient définies dès le départ. Parmi les autres éléments qui se sont avérés faire une réelle différence dans la réussite des sessions, citons le fait de commencer par une personne qui n'a pas peur de parler, puis de faire un tour de table et d'impliquer tout le monde dès le début. 

En donnant clairement le ton de la réunion ou du workshop atelier, chaque participant peut avoir l'occasion de contribuer, et le fera en sachant exactement où il en est. Il est bon de se rappeler que c’est lorsque les gens se sentent véritablement impliqués, et qu’ils ont "le jeu dans la peau", que vous faites un excellent travail en tant que facilitateur.

Au cœur des réunions réussies se trouve un mélange de facilitation et de collaboration. En trouvant le bon équilibre, vous avez toutes les chances d'atteindre vos objectifs, mais cela demande une approche structurée, et un haut niveau d'intelligence émotionnelle. 

Les bons animateurs savent dérouler leur réunion dans une salle physique aussi bien que virtuelle, et cela implique une grande part d'improvisation. Heureusement, Klaxoon fonctionne bien en synchrone comme en asynchrone, et peut soutenir ce type de méthode de travail flexible et spontanée. 

Cela peut sembler difficile au départ, mais en utilisant les outils à votre disposition, vous aurez les bonnes bases pour tirer le meilleur parti de votre environnement.

Suite à la pandémie, reviendrons-nous définitivement au présentiel ? Seul l'avenir nous le dira, mais une approche hybride semble plus probable et, si c'est le cas, le plus grand défi pour les animateurs de réunions sera certainement de toujours se souvenir des personnes qui ne sont pas directement dans la salle. Quoi que le futur nous réserve, c'est un monde nouveau et à toute épreuve, alors adaptons-nous à ces nouvelles méthodes de travail !